為什麼工作流管理對業務成功至關重要

由於技術，世界發生了巨大變化。

考慮優步、GrubHub 或亞馬遜。 他們只需按一下按鈕即可提供日常服務，一切都像發條一樣運行，不涉及電子郵件或電話。 沒有長時間的會議，也沒有協調工作來解決細節。 這有助於這些公司更多地關注他們的戰略增長——開展哪些促銷活動，擴大哪些市場等等。

我們的業務是否也能以類似的方式輕鬆順暢地運營？ 假設您的公司應該向潛在客戶發送電子郵件，說明您的產品如何符合 GDPR。 但是他們超過了最後期限，你失去了企業交易。 現在您要確保這種情況不再發生。 但是，由於涉及營銷、工程和法律團隊，以及多個電子郵件線程和聊天對話，您既不確定是誰負責發送它，也無法確定延遲發生的原因。

任何組織中發生的大量工作都涉及重複執行一系列步驟：批准文件、入職客戶以及管理採購和應收賬款。 使用多種工具的分佈式團隊參與這些流程的不同階段，最終結果是組織孤島和混亂。

自動化此類日常業務工作流程和標準操作程序將有助於簡化您的日常運營、縮短周轉時間並提高對流程瓶頸的可見性。 它將幫助員工從“忙碌的工作”中解放出來，讓他們更多地專注於有意義的工作和戰略增長。 即使您的所有員工都不能親自出現在一個公共工作區，它也可以讓您的節目繼續進行變得更加容易。

為您的團隊創建高效工作流程的 7 個技巧

不完善的工作流程只會導致無效的結果。 另一方面，好的一個可以確保一致性和對請求的更快響應。 以下是創建適合您的高效工作流程的一些基本技巧。 這些不是硬性規定，可以根據您的業務需求進行修改。

1. 確定邊界

確定您選擇的流程的起點和終點。 例如，旅行請求在員工請求旅行時開始，在旅行完成時結束，併計算費用。 但是，這不是唯一的情況，如果經理拒絕請求或旅行被取消，它也可能結束。 了解觸發流程的不同方式及其可交付成果是很重要的。

2. 分解現有流程

一旦確定了界限，就可以將過程分解為不同的步驟。 找出每個步驟需要做什麼以及執行這些活動需要哪些信息。

採購部門是否應該等待財務團隊批准超過一定金額的費用？ HR需要哪些候選人信息和文件才能完成背景驗證？ 當客戶處理費用時，是否應該通知您的支付工具？ 與相關團隊討論並了解當前流程是如何進行的。

3. 識別子工作流、並行和循環

準備好營銷材料更像是一個線性過程，可能在審查階段進行來回交流。 同時，在員工入職時，多個團隊以並行方式設置帳戶、背景驗證和提供設備。

類似地，有時特定步驟可以為自己提供單獨的工作流程。 例如，在處理採購請求的同時管理供應商本身可能就是一個小型工作流程。 分析是否存在這樣的循環和子工作流程。 確定在進行下一項任務之前是否必須完成特定任務，或者是否可以同時完成某些任務。 在構建工作流程時結合您的所有發現。

4. 識別差距、缺陷和冗餘

消除浪費很重要，同時提高工作流程的效率。 因此，一旦您將當前的工作流程寫在紙上，請找出問題所在。 做到這一點的最好方法是與利益相關者進行頭腦風暴，並從他們的角度理解這個過程。

完成工作的員工可以解釋流程的哪一部分對他們來說很麻煩。 他們可能難以在需要時獲得正確的信息，或者不知道下一步該做什麼。 也可能有一些不必要的步驟，沒有任何價值。 同樣，與請求者和管理層討論有助於揭示當前工作流模型的黑匣子。 在修改工作流程時努力解決這些問題。

這種頭腦風暴的另一個好處是，當您擁有工作流程的修改版本時，員工的支持可以被視為理所當然。 鑑於他們已投入大量時間來幫助塑造流程，您的團隊將非常樂意進行試運行、改進工作流程並說服其他人採用新的工作方法。

5. 盡可能自動化

您是否需要通知經理批准請求？ 您是否希望每次在您的 CRM 中完成新交易時自動啟動客戶入職流程？ 您可以動態地將任務分配給團隊嗎？ 人類並不總是需要干預。 識別工作流的這些部分並將它們自動化。

6. 定義角色和職責

一旦您定義了流程步驟，請明確確定誰將是流程所有者，以及誰將負責每個步驟。 例如，雖然營銷人員將擁有發布營銷材料的過程，但包括設計、動畫和編輯在內的多個團隊可能負責工作流程中的各個階段。

7.分析和改進

在您清楚地列出了您的工作流程所需的所有內容後，進行一些試運行並重新組合以進行評估。 什麼運作良好？ 有什麼東西減慢了這個過程嗎？ 你應該改變步驟的順序嗎？ 進行必要的更改，再次運行和評估。

建立工作流程沒有一種正確的方法，適用於一個企業的方法不一定適用於另一個企業。 找出最適合您和您的團隊的方法，定期審查，並確保您的工作流程符合您公司的最佳利益。

什麼是工作流管理軟件？

記錄您的工作流程只是第一步，在許多公司中，它會導致紙質運行手冊無效。 在這裡，自動化可以成為您最好的朋友。 使用工作流管理系統將您的日常流程數字化，以數字方式取代紙質記錄，並確保您運行一個無延遲的組織。

工作流程管理軟件有助於自動化可重複的工作流程，通過合規性和審計執行它們，並優化流程以獲得更好的結果。 以下是任何工作流管理系統的關鍵功能。

數字化步驟、角色和職責

工作流管理系統可以幫助在線建模所有流程步驟，以及誰負責每個步驟，以及他們應該做什麼。

自動化決策

根據是否需要簽證，旅行流程可以採用不同的方式。 如果候選人在幾週內沒有回復電話和電子郵件，則可能不得不關閉招聘流程。 工作流系統使此類決策自動化，同時也為員工在需要時進行判斷留出了空間。

自動化操作

營銷人員完成通訊內容的編寫後，必須通知設計團隊。 為新員工提供設備後，庫存報告必須自動更新。 必須升級超過截止日期未完成的任務。 工作流管理軟件有助於自動執行此類操作。

上下文可擴展性

所有團隊都使用大量工具來完成他們的工作。 工作流管理系統可以幫助連接到這些第三方應用程序，以便在需要時推送和提取數據。

促進與 RBAC 的合作

工作流管理工具確保每個人都可以在需要時訪問所需的數據。 它們還具有保護機密數據的功能。

優化

一個過程是否耗時太長？ 工作延遲是因為工作流程，還是因為涉及的人？ 良好的工作流管理系統具有定制的動態報告模塊，可幫助創建個性化報告。

工作流管理軟件解決方案的 8 大優勢

工作流管理系統最切實的好處是改進了常規流程的周期時間，並降低了成本。 繼續閱讀以了解它們可以給您的運營帶來哪些影響的詳細信息。

降低運營成本

您的所有工作流程都在工作流程管理系統中在線映射 - 所有步驟，以及每個步驟的負責人以及他們應該做什麼。 這些系統還有助於自動化決策、例外情況、通知以及流程中不需要人工干預的那些部分。 這有助於最大限度地減少人為錯誤，減少日常運營的周轉時間，進而降低成本。

改進問責制

通過讓您將正確的任務分配給正確的人員，工作流管理系統可確保改進問責制。

更好的透明度

工作流管理系統可幫助您的員工確切地知道他們應該做什麼以及何時做。 您的團隊可以在需要時訪問相關數據，從而避免任何溝通障礙。 這些工作流系統允許企業根據角色控制對數據的訪問，從而確保更好的透明度，同時也維護數據的安全和隱私。 他們還讓請求者隨時了解他們的請求狀態。

強制流程遵守

通過在線映射整個過程，合規性是工作流管理系統的一個保證優勢。 不可能遺漏任何步驟、向錯誤的人發送電子郵件或洩露機密信息。 這些系統還保留所有活動的歷史記錄，從而確保審計準備就緒。

無縫協作

借助主動警報和通知、集成工具和自動化工作流程，工作流程管理系統可幫助不同團隊在單一平台上順利協作並高效工作。 良好的工作流程產品也可以跨設備使用，從而可以隨時隨地訪問流程。

優化流程

分析過程報告和圖表有助於識別瓶頸、異常以及需要改進的領域。 深入分析有助於了解是否需要修改工作流程，或者您的團隊是否需要接受更好的培訓。 採取必要的行動可以帶來更好的運營 KPI。

輕鬆的變更管理

業務流程不斷發展。 政策可能會改變，合規實踐可能會改變，或者新經理可能只是想嘗試不同的東西。 快速應對不斷變化的市場機遇和挑戰也很重要。 靈活的工作流程系統可幫助企業輕鬆地對其流程進行此類迭代修改，並有助於了解對其盈利能力的影響。 對員工進行新方法的培訓也很容易，因為他們所要做的就是遵循該工具。

更適合在家工作

我們所知道的世界正在轉向關注我們的工作方式，而不是我們的工作地點。 隨著團隊採用新的工作方式，工作流管理軟件可以實現有效的團隊協作，而不受地點限制。 它有助於以結構化的方式實施遠程工作，從而以降低的成本提高生產力。

最後的想法

鑑於當今競爭激烈的市場、分佈式團隊和多種工具，需要可靠的工作流管理策略來確保業務連續性。 高效的流程將有助於最大限度地減少錯誤、消除冗餘並提高生產力。 一個好的工作流程管理軟件可以幫助實現這一目標的速度、規模和靈活性。

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