Por que o gerenciamento de fluxo de trabalho é essencial para o sucesso dos negócios

O mundo mudou significativamente graças à tecnologia.

Considere Uber, GrubHub ou Amazon. Eles fornecem serviços de rotina com o toque de um botão, e tudo funciona como um relógio, sem e-mails ou chamadas envolvidas. Não há longas reuniões ou esforços de coordenação para acertar os detalhes. Isso ajuda essas empresas a se concentrarem mais em seu crescimento estratégico - quais promoções executar, quais mercados expandir e coisas do tipo.

Nossos negócios também operam com facilidade e suavidade semelhantes? Vamos supor que sua empresa deveria enviar um e-mail a um cliente em potencial sobre como seu produto é compatível com GDPR. Mas eles estragaram o prazo e você perdeu o negócio. Agora você quer garantir que isso não aconteça novamente. No entanto, com as equipes de marketing, engenharia e jurídica envolvidas e vários tópicos de e-mail e conversas de bate-papo, você não tem certeza de quem foi o responsável por enviá-lo, nem pode identificar por que o atraso aconteceu.

Uma quantidade significativa de trabalho que acontece em qualquer organização envolve seguir uma sequência de etapas repetidamente: aprovação de documentos, integração de clientes e gerenciamento de compras e contas a receber. Equipes distribuídas que trabalham com várias ferramentas estão envolvidas em diferentes estágios desses processos, e o resultado final são silos organizacionais e caos.

Automatizar esses fluxos de trabalho rotineiros de negócios e procedimentos operacionais padrão ajudará a simplificar suas operações diárias, melhorar os tempos de resposta e aumentar a visibilidade dos gargalos do processo. Isso ajudará a liberar os funcionários do “trabalho ocupado” e, em vez disso, permitirá que eles se concentrem mais em um trabalho significativo e no crescimento estratégico. E pode tornar muito mais fácil manter seu show, mesmo que todos os seus funcionários não possam estar fisicamente presentes em um espaço de trabalho comum.

7 dicas para criar um processo de fluxo de trabalho eficiente para sua equipe

Um fluxo de trabalho inadequado só levará a resultados ineficazes. Um bom, por outro lado, garante consistência e resposta mais rápida às solicitações. Abaixo estão algumas dicas essenciais para criar fluxos de trabalho eficientes que podem funcionar para você. Essas não são regras rígidas e rápidas e podem ser modificadas para atender às suas necessidades de negócios.

1. Identifique os limites

Identifique os pontos inicial e final do processo que você escolher. Por exemplo, as solicitações de viagem começam quando um funcionário solicita uma viagem e termina quando a viagem é concluída e as despesas são contabilizadas. No entanto, este não é o único caso, e também pode terminar se o gerente rejeitar o pedido ou se a viagem for cancelada. É importante entender as diferentes maneiras pelas quais um processo pode ser acionado e quais são suas entregas.

2. Divida os processos existentes

Depois de identificar os limites, trabalhe para dividir o processo em etapas distintas. Descubra o que precisa ser feito em cada etapa e quais informações são necessárias para realizar essas atividades.

O departamento de compras deve esperar que a equipe financeira aprove as despesas que ultrapassam um determinado valor? Quais informações e documentos do candidato o RH precisa para concluir a verificação de antecedentes? Sua ferramenta de pagamentos deve ser notificada quando um cliente processa a taxa? Discuta com as equipes envolvidas e entenda como o processo acontece atualmente.

3. Identifique subfluxos de trabalho, paralelos e loops

Preparar o material de marketing é um processo mais linear, possivelmente com trocas de ida e volta no estágio de revisão. Enquanto isso, a configuração de contas, a verificação de antecedentes e o fornecimento de equipamentos são feitos de maneira paralela por várias equipes durante a integração de um funcionário.

Da mesma forma, há momentos em que uma etapa específica pode garantir um fluxo de trabalho separado para si. Por exemplo, gerenciar um fornecedor ao lidar com uma solicitação de compra pode ser um mini fluxo de trabalho. Analise se esses loops e subfluxos de trabalho existem. Determine se uma tarefa específica deve ser concluída antes de passar para a próxima ou se algumas tarefas podem ser feitas simultaneamente. Incorpore todas as suas descobertas ao construir o fluxo de trabalho.

4. Identifique lacunas, falhas e redundâncias

É importante eliminar o desperdício, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência em seus fluxos de trabalho. Então, uma vez que você tenha seu fluxo de trabalho atual no papel, identifique onde estão os problemas. A melhor maneira de fazer isso é fazer um brainstorming com as partes interessadas e entender o processo de sua perspectiva.

Os funcionários que realizam o trabalho podem explicar qual parte do processo é um incômodo para eles. Eles provavelmente têm dificuldade em obter as informações certas quando precisam, ou saber o que fazer a seguir. Também pode haver algumas etapas desnecessárias que não agregam valor. Da mesma forma, discutir com os solicitantes e o gerenciamento pode ajudar a descobrir a caixa preta do seu modelo de fluxo de trabalho atual. Trabalhe para resolver esses problemas ao modificar seu fluxo de trabalho.

Um benefício adicional desse brainstorming é que, quando você tem uma versão modificada do fluxo de trabalho, a adesão dos funcionários pode ser considerada garantida. Dado que eles investiram uma boa parte de seu tempo para ajudar a moldar o processo, sua equipe ficará mais do que feliz em fazer testes, melhorar o fluxo de trabalho e também convencer outras pessoas a adotar os novos métodos de trabalho.

5. Automatize sempre que possível

Você precisa notificar os gerentes para aprovar as solicitações? Deseja iniciar automaticamente o processo de integração do cliente sempre que um novo negócio for fechado em seu CRM? Você pode atribuir tarefas dinamicamente às equipes? Nem sempre é necessário que os humanos intervenham. Identifique essas partes do fluxo de trabalho e automatize-as.

6. Definir funções e responsabilidades

Depois de definir as etapas do processo, estabeleça claramente quem será o proprietário do processo e quem será responsável por cada etapa. Por exemplo, embora um profissional de marketing seja o proprietário do processo de publicação de um material de marketing, várias equipes, incluindo design, animação e editorial, podem ser responsáveis ​​pelos estágios individuais do fluxo de trabalho.

7. Analisar e melhorar

Depois de definir claramente tudo o que seu fluxo de trabalho envolve, faça algumas simulações e reagrupe para avaliar. O que está funcionando bem? Algo está retardando o processo? Você deve alterar a ordem das etapas? Faça as alterações necessárias, execute e avalie mais uma vez.

Não existe uma maneira certa de criar um fluxo de trabalho, e o que funciona para uma empresa não precisa funcionar para outra. Encontre o que funciona melhor para você e suas equipes, revise periodicamente e garanta que seus fluxos de trabalho estejam alinhados aos melhores interesses de sua empresa.

O que é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Documentar seus fluxos de trabalho é apenas o primeiro passo e, em muitas empresas, resulta em runbooks em papel ineficazes. Aqui é onde a automação pode ser sua melhor amiga. A digitalização de seus processos diários com sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho substitui as trilhas em papel por digitais e garante que você execute uma organização sem atrasos.

O software de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a automatizar fluxos de trabalho repetíveis, executa-os com conformidade e auditorias e também otimiza os processos para obter melhores resultados. Abaixo estão os recursos críticos de qualquer sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Digitalize etapas, funções e responsabilidades

Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ajudar a modelar todas as etapas do processo online, juntamente com quem é responsável por cada etapa e o que eles devem fazer.

Automatize decisões

Um processo de viagem pode fluir de diferentes maneiras, dependendo se o visto é necessário ou não. Um processo de contratação pode ter que ser encerrado se o candidato não responder a ligações e e-mails por algumas semanas. Os sistemas de fluxo de trabalho automatizam essas decisões, ao mesmo tempo em que deixam espaço para que os funcionários exerçam julgamento quando necessário.

Automatize ações

A equipe de design deve ser notificada assim que um profissional de marketing terminar de escrever o conteúdo do boletim informativo. Os relatórios de inventário devem ser atualizados automaticamente após o fornecimento de equipamentos a um novo funcionário. Uma tarefa não realizada após o prazo deve ser escalada. O software de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a automatizar essas ações.

Extensibilidade contextual

Todas as equipes trabalham com uma infinidade de ferramentas para realizar seu trabalho. Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ajudar a conectar-se a esses aplicativos de terceiros para enviar e extrair dados quando necessário.

Facilite a colaboração com o RBAC

As ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho garantem que todos tenham acesso aos dados necessários, quando precisarem. Eles também têm recursos para proteger dados confidenciais.

Otimização

Um processo está demorando muito? O trabalho está atrasado devido ao fluxo de trabalho ou devido às pessoas envolvidas? Bons sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho têm um módulo de relatório dinâmico e personalizado que ajuda a criar relatórios personalizados.

8 benefícios das soluções de software de gerenciamento de fluxo de trabalho

Os benefícios mais tangíveis dos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho são tempos de ciclo aprimorados de processos regulares e custos reduzidos. Continue lendo para obter detalhes sobre o impacto que eles podem trazer para suas operações.

Custos operacionais reduzidos

Todos os seus fluxos de trabalho são mapeados online em sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho - todas as etapas, juntamente com quem é responsável por cada etapa e o que eles devem fazer. Os sistemas também ajudam a automatizar decisões, exceções, notificações e as partes do seu processo que não requerem intervenção manual. Isso ajuda a minimizar erros humanos, reduzir o tempo de resposta de suas operações diárias e, por sua vez, reduzir custos.

Melhor responsabilidade

Ao permitir que você atribua as tarefas certas às pessoas certas, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho garantem maior responsabilidade.

Melhor transparência

Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho ajudam seus funcionários a saber exatamente o que devem fazer e quando. Suas equipes podem acessar dados relevantes quando precisarem, evitando assim quaisquer obstáculos de comunicação. Esses sistemas de fluxo de trabalho permitem que as empresas controlem o acesso aos dados com base em funções, garantindo maior transparência, além de manter a segurança e a privacidade dos dados. Eles também mantêm os solicitantes informados sobre o status de sua solicitação.

Impor a adesão ao processo

Com todo o processo mapeado online, a conformidade é um benefício garantido dos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho. Não há possibilidade de perder uma etapa, enviar e-mail para a pessoa errada ou expor informações confidenciais. Esses sistemas também mantêm um histórico de todas as atividades, garantindo a prontidão para auditoria.

Colaboração perfeita

Com alertas e notificações proativos, ferramentas integradas e fluxos de trabalho automatizados, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho ajudam diferentes equipes a colaborar sem problemas em uma única plataforma e trabalhar com eficiência. Bons produtos de fluxo de trabalho também estão disponíveis em todos os dispositivos, permitindo assim o acesso a processos em movimento.

Processos otimizados

A análise de relatórios e gráficos de processos ajuda a identificar gargalos, anomalias e também áreas de melhoria. A análise aprofundada pode ajudar a entender se os fluxos de trabalho precisam ser modificados ou se suas equipes precisam ser melhor treinadas. Tomar as medidas necessárias pode resultar em melhores KPIs operacionais.

Fácil gerenciamento de mudanças

Os processos de negócios continuam evoluindo. As políticas podem mudar, as práticas de conformidade podem mudar ou talvez um novo gerente simplesmente queira tentar algo diferente. Também é importante responder rapidamente às oportunidades e desafios do mercado em constante mudança. Os sistemas de fluxo de trabalho flexíveis ajudam as empresas a fazer essas modificações iterativas em seus processos com facilidade e também ajudam a entender o impacto em sua lucratividade. Treinar os funcionários sobre os novos métodos também é muito fácil, pois tudo o que eles precisam fazer é seguir a ferramenta.

Mais acessível para trabalhar em casa

O mundo como o conhecemos está mudando focando em como trabalhamos e não em onde trabalhamos. À medida que as equipes adotam novas formas de trabalho, o software de gerenciamento de fluxo de trabalho permite a colaboração efetiva da equipe, independentemente da localização. Ajuda a implementar o trabalho remoto de forma estruturada, aumentando assim a produtividade a custos reduzidos.

Pensamentos finais

Dado o mercado ultracompetitivo de hoje, equipes distribuídas e várias ferramentas, é necessária uma sólida estratégia de gerenciamento de fluxo de trabalho para garantir a continuidade dos negócios. Um processo eficiente ajudará a minimizar erros, eliminar redundâncias e aumentar a produtividade. Um bom software de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ajudar a alcançar isso com velocidade, escala e flexibilidade.

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