لماذا تعتبر إدارة سير العمل ضرورية لنجاح الأعمال

لقد تغير العالم بشكل كبير بفضل التكنولوجيا.

فكر في استخدام Uber أو GrubHub أو Amazon. إنهم يقدمون خدمات روتينية بضغطة زر ، وكل شيء يعمل كالساعة ، دون الحاجة إلى رسائل بريد إلكتروني أو مكالمات. لا توجد اجتماعات طويلة ، أو جهود تنسيقية لتسوية التفاصيل. يساعد هذا هذه الشركات على التركيز بشكل أكبر على نموها الاستراتيجي - ما هي العروض الترويجية التي يجب تشغيلها والأسواق التي يجب توسيعها وما شابه ذلك.

هل تعمل أعمالنا أيضًا بنفس السهولة والسلاسة؟ لنفترض أن شركتك كان من المفترض أن ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عميل محتمل حول كيفية توافق منتجك مع القانون العام لحماية البيانات (GDPR). لكنهم فجروا الموعد النهائي ، وخسرت صفقة المؤسسة. الآن تريد التأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى. ومع ذلك ، مع مشاركة فرق التسويق والهندسة والقانونية ، والعديد من سلاسل رسائل البريد الإلكتروني ومحادثات الدردشة ، لست متأكدًا من المسؤول عن إرسالها ، ولا يمكنك تحديد سبب حدوث التأخير.

يتضمن قدر كبير من العمل الذي يحدث في أي مؤسسة اتباع سلسلة من الخطوات بشكل متكرر: الموافقة على المستندات ، وإعداد العملاء ، وإدارة المشتريات والحسابات المدينة. تشارك الفرق الموزعة التي تعمل بأدوات متعددة في مراحل مختلفة من هذه العمليات ، والنتيجة النهائية هي الصوامع التنظيمية والفوضى.

ستساعد أتمتة تدفقات العمل الروتينية وإجراءات التشغيل القياسية هذه على تبسيط عملياتك اليومية ، وتحسين أوقات الاستجابة وزيادة الرؤية في اختناقات العملية. سيساعد ذلك على تحرير الموظفين من "العمل المزدحم" وبدلاً من ذلك السماح لهم بالتركيز أكثر على العمل الهادف والنمو الاستراتيجي. ويمكن أن يسهّل عليك الاستمرار في استمرار عرضك ، حتى لو لم يكن بإمكان جميع موظفيك التواجد فعليًا في مكان عمل مشترك.

7 نصائح لإنشاء عملية سير عمل فعالة لفريقك

لن يؤدي سير العمل غير الكافي إلا إلى نتائج غير فعالة. من ناحية أخرى ، يضمن الخيار الجيد الاتساق والاستجابة السريعة للطلبات. فيما يلي بعض النصائح الأساسية لإنشاء تدفقات عمل فعالة يمكن أن تعمل من أجلك. هذه ليست قواعد صارمة وسريعة ، ويمكن تعديلها لتناسب احتياجات عملك.

1. تحديد الحدود

حدد نقطتي البداية والنهاية للعملية التي تختارها. على سبيل المثال ، تبدأ طلبات السفر عندما يطلب الموظف السفر ، وتنتهي عند اكتمال الرحلة ، ويتم تسجيل النفقات. ومع ذلك ، فهذه ليست الحالة الوحيدة ، ويمكن أن تنتهي أيضًا إذا رفض المدير الطلب أو إذا تم إلغاء الرحلة. من المهم أن نفهم الطرق المختلفة التي يمكن أن تبدأ بها العملية وما هي مخرجاتها.

2. كسر العمليات الحالية

بمجرد تحديد الحدود ، اعمل على تقسيم العملية إلى خطوات مميزة. تعرف على ما يجب القيام به في كل خطوة وما هي المعلومات المطلوبة لأداء هذه الأنشطة.

هل يجب على قسم المشتريات انتظار موافقة الفريق المالي على المصروفات التي تتجاوز مبلغًا معينًا؟ ما هي معلومات ووثائق المرشح التي يحتاجها قسم الموارد البشرية لإنهاء التحقق من الخلفية؟ هل يجب إخطار أداة السداد الخاصة بك عندما يقوم العميل بمعالجة الرسوم؟ ناقش مع الفرق المشاركة وافهم كيف تجري العملية حاليًا.

3. تحديد تدفقات العمل الفرعية ، والتوازيات ، والحلقات

يعد إعداد ضمانات التسويق عملية خطية ، ربما مع عمليات التبادل ذهابًا وإيابًا في مرحلة المراجعة. وفي الوقت نفسه ، يتم إعداد الحسابات والتحقق من الخلفية وتوفير المعدات بطريقة متوازية من قبل فرق متعددة أثناء إعداد الموظف.

وبالمثل ، هناك أوقات يمكن فيها لخطوة معينة أن تضمن سير عمل منفصلًا لنفسها. على سبيل المثال ، قد تكون إدارة مورد أثناء التعامل مع طلب الشراء بمثابة سير عمل صغير بحد ذاته. قم بتحليل ما إذا كانت هذه الحلقات ومهام سير العمل الفرعية موجودة. حدد ما إذا كان يجب إنهاء مهمة معينة قبل الانتقال إلى التالية ، أو ما إذا كان من الممكن إنجاز بعض المهام في وقت واحد. ادمج جميع نتائجك أثناء بناء سير العمل.

4. تحديد الثغرات والعيوب والتكرار

من المهم التخلص من الهدر ، مع زيادة الكفاءة في سير عملك. لذلك بمجرد الانتهاء من سير عملك الحالي على الورق ، حدد مكان المشاكل. أفضل طريقة للقيام بذلك هي تبادل الأفكار مع أصحاب المصلحة وفهم العملية من وجهة نظرهم.

يمكن للموظفين الذين ينجزون العمل شرح أي جزء من العملية يمثل مشكلة بالنسبة لهم. ربما يجدون صعوبة في الحصول على المعلومات الصحيحة عندما يحتاجون إليها ، أو معرفة ما يجب عليهم فعله بعد ذلك. قد تكون هناك أيضًا بعض الخطوات غير الضرورية التي لا تضيف أي قيمة. وبالمثل ، يمكن أن تساعد المناقشة مع مقدمي الطلبات والإدارة في الكشف عن الصندوق الأسود لنموذج سير العمل الحالي. اعمل على معالجة هذه المشكلات عند تعديل سير العمل.

من المزايا الإضافية لمثل هذا العصف الذهني أنه عندما يكون لديك نسخة معدلة من سير العمل في مكانه ، يمكن اعتبار قبول الموظف أمرًا مفروغًا منه. نظرًا لأنهم استثمروا قدرًا كبيرًا من وقتهم للمساعدة في تشكيل العملية ، فسيكون فريقك أكثر من سعداء للقيام بالجولات الجافة وتحسين سير العمل وإقناع الآخرين أيضًا بتبني أساليب العمل الجديدة.

5. أتمتة حيثما أمكن ذلك

هل تحتاج إلى إخطار المديرين للموافقة على الطلبات؟ هل ترغب في بدء عملية إعداد العميل تلقائيًا في كل مرة يتم فيها إغلاق صفقة جديدة في CRM الخاص بك؟ هل يمكنك تعيين المهام بشكل ديناميكي للفرق؟ ليس من الضروري دائمًا أن يتدخل البشر. حدد هذه الأجزاء من سير العمل وأتمتتها.

6. تحديد الأدوار والمسؤوليات

بمجرد تحديد خطوات العملية ، حدد بوضوح من سيكون مالك العملية ، ومن سيكون مسؤولاً عن كل خطوة. على سبيل المثال ، بينما يمتلك المسوق عملية نشر ضمان تسويقي ، فإن العديد من الفرق بما في ذلك التصميم والرسوم المتحركة والتحرير قد تكون مسؤولة عن المراحل الفردية في سير العمل.

7. تحليل وتحسين

بعد أن تحدد بوضوح كل ما يستلزمه سير عملك ، قم ببعض الدورات الجافة وأعد التجميع للتقييم. ما الذي يعمل بشكل جيد؟ هل هناك شيء يبطئ العملية؟ هل يجب عليك تغيير ترتيب الخطوات؟ قم بإجراء التغييرات اللازمة ، وقم بإجراء التقييم مرة أخرى.

لا توجد طريقة واحدة صحيحة لبناء سير عمل ، وما يصلح لنشاط تجاري ما لا يحتاج إلى عمل آخر. ابحث عن أفضل ما يناسبك ولفرقك ، وقم بمراجعته بشكل دوري ، وتأكد من أن مهام سير عملك تتماشى مع المصالح الفضلى لشركتك.

ما هو برنامج إدارة سير العمل؟

إن توثيق سير العمل الخاص بك ليس سوى الخطوة الأولى ، وفي العديد من الشركات ، ينتج عنه دفاتر ورقية غير فعالة. هنا حيث يمكن أن تكون الأتمتة أفضل صديق لك. إن تحويل عملياتك اليومية باستخدام أنظمة إدارة سير العمل إلى رقمية يستبدل المسارات الورقية بالرقمي ، ويضمن لك تشغيل مؤسسة خالية من التأخير.

يساعد برنامج إدارة سير العمل على أتمتة تدفقات العمل القابلة للتكرار ، وتنفيذها بالامتثال والتدقيق ، وكذلك تحسين العمليات لتحقيق نتائج أفضل. فيما يلي القدرات الهامة لأي نظام لإدارة سير العمل.

رقمنة الخطوات والأدوار والمسؤوليات

يمكن أن تساعد أنظمة إدارة سير العمل في نمذجة جميع خطوات العملية عبر الإنترنت ، جنبًا إلى جنب مع المسؤول عن كل خطوة ، وما يجب عليهم فعله.

أتمتة القرارات

يمكن أن تتدفق عملية السفر بطرق مختلفة ، اعتمادًا على ما إذا كانت التأشيرة مطلوبة أم لا. قد يتعين إغلاق عملية التوظيف إذا لم يستجب المرشح للمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني لمدة أسبوعين. تعمل أنظمة سير العمل على أتمتة مثل هذه القرارات ، مع ترك مجال للموظفين لممارسة الحكم عند الحاجة.

أتمتة الإجراءات

يجب إخطار فريق التصميم بمجرد انتهاء المسوق من كتابة محتوى الرسالة الإخبارية. يجب تحديث تقارير الجرد تلقائيًا بعد تزويد موظف جديد بالمعدات. يجب تصعيد المهمة التي تُركت غير مُنجزة بعد الموعد النهائي. يساعد برنامج إدارة سير العمل على أتمتة مثل هذه الإجراءات.

التوسع السياقي

تعمل جميع الفرق مع عدد كبير من الأدوات لإنجاز عملها. يمكن أن تساعد أنظمة إدارة سير العمل في الاتصال بتطبيقات الجهات الخارجية هذه لدفع البيانات وسحبها عند الحاجة.

تسهيل التعاون مع RBAC

تضمن أدوات إدارة سير العمل أن كل شخص لديه حق الوصول إلى البيانات المطلوبة ، عندما يحتاجون إليها. لديهم أيضًا ميزات مطبقة لحماية البيانات السرية.

تحسين

هل العملية تستغرق وقتا طويلا؟ هل تأخر العمل بسبب سير العمل أم بسبب الأشخاص المعنيين؟ تحتوي أنظمة إدارة سير العمل الجيدة على وحدة إعداد تقارير ديناميكية مخصصة تساعد في إنشاء تقارير مخصصة.

8 فوائد لحلول برامج إدارة سير العمل

تتمثل أكثر الفوائد الملموسة لأنظمة إدارة سير العمل في تحسين أوقات دورات العمليات المنتظمة وتقليل التكاليف. تابع القراءة للحصول على تفاصيل حول التأثير الذي يمكن أن تحدثه على عملياتك.

انخفاض تكاليف التشغيل

يتم تعيين جميع مهام سير العمل الخاصة بك عبر الإنترنت في أنظمة إدارة سير العمل - جميع الخطوات ، جنبًا إلى جنب مع المسؤول عن كل خطوة ، وما يجب عليهم فعله. تساعد الأنظمة أيضًا في أتمتة القرارات والاستثناءات والإشعارات وتلك الأجزاء من العملية التي لا تتطلب تدخلًا يدويًا. يساعد هذا في تقليل الأخطاء البشرية ، وتقليل وقت الاستجابة لعملياتك اليومية ، وبالتالي تقليل التكاليف.

تحسين المساءلة

من خلال السماح لك بتعيين المهام المناسبة للأشخاص المناسبين ، تضمن أنظمة إدارة سير العمل تحسين المساءلة.

شفافية أفضل

تساعد أنظمة إدارة سير العمل موظفيك على معرفة ما يجب عليهم فعله بالضبط ومتى. يمكن لفرقك الوصول إلى البيانات ذات الصلة عندما يحتاجون إليها ، وبالتالي تجنب أي حواجز اتصال. تسمح أنظمة سير العمل هذه للشركات بالتحكم في الوصول إلى البيانات بناءً على الأدوار ، وبالتالي ضمان شفافية أفضل ، مع الحفاظ أيضًا على أمان البيانات والخصوصية. كما يقومون بإبلاغ المتقدمين بحالة طلبهم.

فرض الالتزام بالعملية

من خلال تعيين العملية برمتها عبر الإنترنت ، يعد الامتثال ميزة مؤكدة لأنظمة إدارة سير العمل. لا توجد إمكانية لفقد خطوة أو إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الخطأ أو كشف معلومات سرية. تحافظ هذه الأنظمة أيضًا على مسار تاريخي لجميع الأنشطة ، وبالتالي ضمان جاهزية التدقيق.

تعاون سلس

من خلال التنبيهات والإشعارات الاستباقية والأدوات المتكاملة وسير العمل الآلي ، تساعد أنظمة إدارة سير العمل الفرق المختلفة على التعاون بسلاسة على نظام أساسي واحد والعمل بفعالية. تتوفر أيضًا منتجات تدفق العمل الجيد عبر الأجهزة ، مما يتيح الوصول إلى العمليات أثناء التنقل.

عمليات محسّنة

يساعد تحليل تقارير العمليات والرسوم البيانية في تحديد الاختناقات والأمور الشاذة وأيضًا مجالات التحسين. يمكن أن يساعد التحليل المتعمق في فهم ما إذا كانت مهام سير العمل بحاجة إلى تعديل ، أو ما إذا كانت فرقك بحاجة إلى التدريب بشكل أفضل. يمكن أن يؤدي اتخاذ الإجراءات اللازمة إلى تحسين مؤشرات الأداء الرئيسية التشغيلية.

إدارة التغيير بسهولة

تستمر العمليات التجارية في التطور. قد تتغير السياسات ، وقد تتغير ممارسات الامتثال ، أو ربما يرغب المدير الجديد ببساطة في تجربة شيء مختلف. من المهم أيضًا الاستجابة بسرعة لفرص وتحديات السوق المتغيرة. تساعد أنظمة سير العمل المرنة الشركات على إجراء مثل هذه التعديلات التكرارية على عملياتها بسهولة ، كما تساعد أيضًا في فهم التأثير على ربحيتها. يعد تدريب الموظفين على الأساليب الجديدة أيضًا في غاية السهولة لأن كل ما عليهم فعله هو اتباع الأداة.

أكثر قابلية للعمل من المنزل

العالم كما نعرفه يتحول في التركيز على كيفية عملنا بدلاً من مكان عملنا. نظرًا لأن الفرق تتبنى طرقًا جديدة للعمل ، فإن برنامج إدارة سير العمل يتيح التعاون الجماعي الفعال بغض النظر عن الموقع. يساعد في تنفيذ العمل عن بعد بطريقة منظمة ، وبالتالي زيادة الإنتاجية بتكاليف منخفضة.

افكار اخيرة

نظرًا لسوق اليوم شديد التنافسية ، والفرق الموزعة ، والأدوات المتعددة ، فإن استراتيجية إدارة سير العمل القوية مطلوبة لضمان استمرارية الأعمال. ستساعد العملية الفعالة في تقليل الأخطاء والقضاء على التكرار وزيادة الإنتاجية. يمكن أن يساعد برنامج إدارة سير العمل الجيد في تحقيق ذلك بالسرعة والقياس والمرونة.

اعثر على أفضل حل لبرنامج إدارة سير العمل لاحتياجات عملك - فقط على G2.