Dlaczego zarządzanie przepływem pracy jest niezbędne do sukcesu w biznesie

Świat zmienił się znacząco dzięki technologii.

Rozważ Uber, GrubHub lub Amazon. Zapewniają rutynowe usługi za dotknięciem przycisku, a wszystko działa jak w zegarku, bez e-maili i połączeń telefonicznych. Nie ma długich spotkań ani wysiłków koordynacyjnych, by dopracować szczegóły. Pomaga to tym firmom bardziej skoncentrować się na strategicznym wzroście – jakie promocje prowadzić, które rynki rozwijać i co lubi.

Czy nasze firmy również działają z podobną łatwością i płynnością? Załóżmy, że Twoja firma miała wysłać e-maila do potencjalnego klienta z informacją, w jaki sposób Twój produkt jest zgodny z RODO. Przesadzili jednak termin, a ty straciłeś umowę z przedsiębiorstwem. Teraz chcesz się upewnić, że to się nie powtórzy. Jednak przy zaangażowanych zespołach marketingowych, inżynieryjnych i prawnych oraz wielu wątkach e-mailowych i rozmowach na czacie ani nie jesteś pewien, kto był odpowiedzialny za jego wysłanie, ani nie możesz określić, dlaczego nastąpiło opóźnienie.

Znaczna ilość pracy, która ma miejsce w każdej organizacji, polega na wielokrotnym wykonywaniu sekwencji kroków: zatwierdzaniu dokumentów, wdrażaniu klientów oraz zarządzaniu zakupami i należnościami. Rozproszone zespoły pracujące z wieloma narzędziami są zaangażowane na różnych etapach tych procesów, a efektem końcowym są silosy organizacyjne i chaos.

Automatyzacja takich rutynowych przepływów pracy i standardowych procedur operacyjnych pomoże usprawnić codzienne operacje, skrócić czas realizacji i zwiększyć widoczność wąskich gardeł w procesach. Pomoże to uwolnić pracowników od „zajętej pracy”, a zamiast tego pozwoli im bardziej skupić się na znaczącej pracy i strategicznym wzroście. I może znacznie ułatwić kontynuowanie pokazu, nawet jeśli wszyscy Twoi pracownicy nie mogą być fizycznie obecni we wspólnym miejscu pracy.

7 wskazówek dotyczących tworzenia wydajnego procesu przepływu pracy dla Twojego zespołu

Nieodpowiedni przepływ pracy doprowadzi jedynie do nieefektywnych wyników. Z drugiej strony dobry zapewnia spójność i szybszą reakcję na prośby. Poniżej znajduje się kilka podstawowych wskazówek dotyczących tworzenia wydajnych przepływów pracy, które mogą działać dla Ciebie. Nie są to twarde i szybkie zasady, które można modyfikować w celu dostosowania do potrzeb Twojej firmy.

1. Określ granice

Określ początek i koniec wybranego procesu. Na przykład prośby o podróż rozpoczynają się, gdy pracownik poprosi o podróż, a kończą się, gdy podróż się zakończy, a wydatki zostaną policzone. Nie jest to jednak jedyny przypadek i może się również skończyć, jeśli kierownik odrzuci prośbę lub jeśli podróż zostanie odwołana. Ważne jest, aby zrozumieć różne sposoby uruchamiania procesu i jakie są jego rezultaty.

2. Rozbij istniejące procesy

Po zidentyfikowaniu granic pracuj nad rozbiciem procesu na odrębne etapy. Dowiedz się, co należy zrobić na każdym etapie i jakie informacje są wymagane do wykonania tych czynności.

Czy dział zakupów powinien czekać, aż zespół finansowy zatwierdzi wydatki przekraczające określoną kwotę? Jakie informacje i dokumenty kandydata potrzebuje HR, aby zakończyć weryfikację przeszłości? Czy Twoje narzędzie płatnicze powinno być powiadamiane, gdy klient przetwarza opłatę? Porozmawiaj z zaangażowanymi zespołami i zrozum, jak ten proces przebiega obecnie.

3. Zidentyfikuj pod-przepływy pracy, paralele i pętle

Przygotowanie materiałów marketingowych jest procesem bardziej liniowym, prawdopodobnie z wymianą tam iz powrotem na etapie przeglądu. Tymczasem konfigurowanie kont, weryfikacja w tle i dostarczanie sprzętu są wykonywane równolegle przez wiele zespołów podczas wdrażania pracownika.

Podobnie zdarza się, że dany krok może gwarantować dla siebie osobny przepływ pracy. Na przykład zarządzanie dostawcą podczas obsługi żądania zakupu może być samo w sobie mini przepływem pracy. Przeanalizuj, czy takie pętle i przepływy podrzędne istnieją. Określ, czy określone zadanie musi zostać zakończone przed przejściem do następnego, czy też niektóre zadania można wykonać jednocześnie. Uwzględnij wszystkie swoje ustalenia podczas budowania przepływu pracy.

4. Zidentyfikuj luki, wady i nadmiary

Ważne jest, aby wyeliminować marnotrawstwo, jednocześnie zwiększając wydajność przepływów pracy. Więc kiedy już masz swój obecny przepływ pracy na papierze, określ, gdzie leżą problemy. Najlepszym sposobem na to jest przeprowadzenie burzy mózgów z interesariuszami i zrozumienie procesu z ich perspektywy.

Pracownicy, którzy wykonują pracę, mogą wyjaśnić, jaka część procesu jest dla nich kłopotliwa. Prawdopodobnie mają trudności z uzyskaniem właściwych informacji w razie potrzeby lub wiedzą, co dalej. Mogą również wystąpić pewne niepotrzebne kroki, które nie dodają żadnej wartości. Podobnie, omówienie z wnioskodawcami i kierownictwem może pomóc odkryć czarną skrzynkę obecnego modelu przepływu pracy. Pracuj nad rozwiązaniem tych problemów podczas modyfikowania przepływu pracy.

Dodatkową korzyścią takiej burzy mózgów jest to, że gdy masz zmodyfikowaną wersję przepływu pracy, akceptację pracownika można uznać za pewnik. Biorąc pod uwagę, że zainwestowali dużo czasu, aby pomóc w kształtowaniu procesu, Twój zespół z przyjemnością wykona suche przebiegi, poprawi przepływ pracy, a także przekona innych do przyjęcia nowych metod pracy.

5. Automatyzuj tam, gdzie to możliwe

Czy musisz powiadomić menedżerów o zatwierdzeniu próśb? Czy chcesz automatycznie uruchamiać proces onboardingu klienta za każdym razem, gdy w Twoim CRM zostanie zamknięta nowa transakcja? Czy potrafisz dynamicznie przydzielać zadania zespołom? Ludzie nie zawsze muszą interweniować. Zidentyfikuj takie części przepływu pracy i zautomatyzuj je.

6. Zdefiniuj role i obowiązki

Po zdefiniowaniu etapów procesu jasno ustal, kto będzie właścicielem procesu i kto będzie odpowiedzialny za każdy etap. Na przykład, podczas gdy marketer będzie właścicielem procesu publikowania materiałów marketingowych, kilka zespołów, w tym projekt, animacja i redakcja, może być odpowiedzialnych za poszczególne etapy przepływu pracy.

7. Analizuj i ulepszaj

Po jasnym przedstawieniu wszystkiego, co wiąże się z przepływem pracy, wykonaj kilka próbnych przebiegów i przegrupuj się, aby ocenić. Co działa dobrze? Czy coś spowalnia proces? Czy powinieneś zmienić kolejność kroków? Wprowadź niezbędne zmiany, uruchom i ponownie oceń.

Nie ma jednego właściwego sposobu na zbudowanie przepływu pracy, a to, co działa w jednej firmie, nie musi działać w innej. Znajdź to, co najlepiej odpowiada Tobie i Twoim zespołom, przeglądaj okresowo i upewnij się, że Twoje przepływy pracy są zgodne z najlepszym interesem Twojej firmy.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy?

Dokumentowanie przepływów pracy to dopiero pierwszy krok, aw wielu firmach skutkuje nieefektywnymi papierowymi runbookami. Tutaj automatyzacja może być twoim najlepszym przyjacielem. Cyfryzacja codziennych procesów za pomocą systemów zarządzania przepływem pracy zastępuje papierowe ślady cyfrowymi i zapewnia prowadzenie organizacji bez opóźnień.

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy pomaga zautomatyzować powtarzalne przepływy pracy, wykonuje je zgodnie z przepisami i audytami, a także optymalizuje procesy w celu uzyskania lepszych wyników. Poniżej znajdują się krytyczne możliwości dowolnego systemu zarządzania przepływem pracy.

Digitalizuj kroki, role i obowiązki

Systemy zarządzania przepływem pracy mogą pomóc w modelowaniu wszystkich etapów procesu online, wraz z określeniem, kto jest odpowiedzialny za każdy etap i co powinien zrobić.

Zautomatyzuj decyzje

Proces podróży może przebiegać na różne sposoby, w zależności od tego, czy wiza jest wymagana, czy nie. Proces rekrutacji może zostać zamknięty, jeśli kandydat nie odpowiada na telefony i e-maile przez kilka tygodni. Systemy przepływu pracy automatyzują takie decyzje, jednocześnie pozostawiając pracownikom miejsce na osąd, gdy jest to wymagane.

Automatyzacja działań

Zespół projektowy musi zostać powiadomiony, gdy marketer zakończy pisanie treści biuletynu. Raporty inwentaryzacyjne muszą być automatycznie aktualizowane po dostarczeniu sprzętu nowemu pracownikowi. Zadanie niewykonane po terminie musi zostać eskalowane. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy pomaga zautomatyzować takie działania.

Rozszerzalność kontekstowa

Wszystkie zespoły pracują z mnóstwem narzędzi, aby wykonać swoją pracę. Systemy zarządzania przepływem pracy mogą pomóc w łączeniu się z aplikacjami innych firm w celu wypychania i pobierania danych w razie potrzeby.

Ułatw współpracę z RBAC

Narzędzia do zarządzania przepływem pracy zapewniają, że każdy ma dostęp do wymaganych danych, kiedy tego potrzebuje. Posiadają również funkcje ochrony poufnych danych.

Optymalizacja

Czy proces trwa zbyt długo? Czy praca jest opóźniona z powodu przepływu pracy lub z powodu zaangażowanych osób? Dobre systemy zarządzania przepływem pracy mają dostosowany do potrzeb, dynamiczny moduł raportowania, który pomaga tworzyć spersonalizowane raporty.

8 zalet oprogramowania do zarządzania przepływem pracy

Najbardziej wymiernymi korzyściami systemów zarządzania przepływem pracy są skrócone czasy cykli regularnych procesów i niższe koszty. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jaki wpływ mogą one wpłynąć na Twoje operacje.

Zmniejszone koszty operacyjne

Wszystkie Twoje przepływy pracy są mapowane online w systemach zarządzania przepływem pracy - wszystkie kroki, wraz z tym, kto jest odpowiedzialny za każdy krok i co powinien zrobić. Systemy pomagają również zautomatyzować decyzje, wyjątki, powiadomienia i te części procesu, które nie wymagają ręcznej interwencji. Pomaga to zminimalizować błędy ludzkie, skrócić czas realizacji codziennych operacji, a co za tym idzie, obniżyć koszty.

Poprawiona odpowiedzialność

Pozwalając na przydzielanie właściwych zadań właściwym osobom, systemy zarządzania przepływem pracy zapewniają lepszą odpowiedzialność.

Lepsza przejrzystość

Systemy zarządzania przepływem pracy pomagają pracownikom dokładnie wiedzieć, co i kiedy powinni robić. Twoje zespoły mogą uzyskać dostęp do odpowiednich danych w razie potrzeby, unikając w ten sposób przeszkód komunikacyjnych. Te systemy przepływu pracy pozwalają firmom kontrolować dostęp do danych w oparciu o role, zapewniając w ten sposób lepszą przejrzystość, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i prywatności danych. Informują również wnioskodawców o statusie ich wniosku.

Egzekwuj przestrzeganie procesu

Ponieważ cały proces jest zmapowany online, zgodność jest gwarantowaną korzyścią systemów zarządzania przepływem pracy. Nie ma możliwości pominięcia kroku, wysłania wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby lub ujawnienia poufnych informacji. Systemy te zachowują również historyczny ślad wszystkich działań, zapewniając w ten sposób gotowość do audytu.

Bezproblemowa współpraca

Dzięki proaktywnym alertom i powiadomieniom, zintegrowanym narzędziom i zautomatyzowanym przepływom pracy systemy zarządzania przepływem pracy ułatwiają różnym zespołom płynną współpracę na jednej platformie i efektywną pracę. Dobre produkty obiegu dokumentów są również dostępne na różnych urządzeniach, umożliwiając w ten sposób dostęp do procesów w podróży.

Zoptymalizowane procesy

Analiza raportów i wykresów dotyczących procesów pomaga zidentyfikować wąskie gardła, anomalie, a także obszary wymagające poprawy. Dogłębna analiza może pomóc w zrozumieniu, czy przepływy pracy wymagają modyfikacji lub czy zespoły wymagają lepszego przeszkolenia. Podjęcie niezbędnych działań może skutkować lepszymi operacyjnymi wskaźnikami KPI.

Łatwe zarządzanie zmianami

Procesy biznesowe wciąż ewoluują. Zasady mogą się zmienić, praktyki zgodności mogą się zmienić, a może nowy menedżer po prostu chciałby spróbować czegoś innego. Ważne jest również szybkie reagowanie na zmieniające się możliwości i wyzwania rynku. Elastyczne systemy przepływu pracy pomagają firmom w łatwym dokonywaniu takich iteracyjnych modyfikacji procesów, a także pomagają zrozumieć wpływ na ich rentowność. Szkolenie pracowników w zakresie nowych metod to również pestka, ponieważ wszystko, co muszą zrobić, to podążać za narzędziem.

Bardziej skłonny do pracy w domu

Świat, jaki znamy, skupia się na tym, jak pracujemy, a nie na tym, gdzie pracujemy. Gdy zespoły przyjmują nowe sposoby pracy, oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy umożliwia efektywną współpracę zespołową niezależnie od lokalizacji. Pomaga wdrożyć zdalną pracę w uporządkowany sposób, zwiększając w ten sposób produktywność przy obniżonych kosztach.

Końcowe przemyślenia

Biorąc pod uwagę dzisiejszy bardzo konkurencyjny rynek, rozproszone zespoły i wiele narzędzi, potrzebna jest solidna strategia zarządzania przepływem pracy, aby zapewnić ciągłość biznesową. Wydajny proces pomoże zminimalizować błędy, wyeliminować nadmiarowość i zwiększyć produktywność. Dobre oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy może pomóc w osiągnięciu tego celu dzięki szybkości, skali i elastyczności.

Znajdź najlepsze oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy dla potrzeb Twojej firmy — tylko w G2.