Mengapa Manajemen Alur Kerja Penting untuk Kesuksesan Bisnis

Dunia telah berubah secara signifikan berkat teknologi.

Pertimbangkan Uber, GrubHub, atau Amazon. Mereka menyediakan layanan rutin dengan satu ketukan tombol, dan semuanya berjalan seperti jarum jam, tanpa melibatkan email atau panggilan. Tidak ada pertemuan panjang, atau upaya koordinasi untuk menyelesaikan detailnya. Ini membantu perusahaan-perusahaan ini lebih fokus pada pertumbuhan strategis mereka - promosi apa yang harus dijalankan, pasar mana yang perlu diperluas, dan sejenisnya.

Apakah bisnis kita juga beroperasi dengan kemudahan dan kelancaran yang sama? Anggaplah perusahaan Anda seharusnya mengirim email kepada prospek tentang bagaimana produk Anda mematuhi GDPR. Tapi mereka melanggar tenggat waktu, dan Anda kehilangan kesepakatan perusahaan. Sekarang Anda ingin memastikan bahwa ini tidak terjadi lagi. Namun, dengan pemasaran, teknik, dan tim hukum yang terlibat, dan beberapa utas email dan percakapan obrolan, Anda juga tidak yakin siapa yang bertanggung jawab untuk mengirimnya, Anda juga tidak dapat menentukan mengapa penundaan itu terjadi.

Sejumlah besar pekerjaan yang terjadi di organisasi mana pun melibatkan urutan langkah-langkah berikut berulang kali: menyetujui dokumen, memasukkan klien, dan mengelola pembelian dan piutang. Tim terdistribusi yang bekerja dengan banyak alat terlibat pada berbagai tahap proses ini, dan hasil akhirnya adalah silo dan kekacauan organisasi.

Mengotomatiskan alur kerja bisnis rutin dan prosedur operasi standar akan membantu merampingkan operasi sehari-hari Anda, meningkatkan waktu penyelesaian, dan meningkatkan visibilitas ke dalam kemacetan proses. Ini akan membantu membebaskan karyawan dari "pekerjaan sibuk" dan sebaliknya membiarkan mereka lebih fokus pada pekerjaan yang bermakna, dan pertumbuhan strategis. Dan itu dapat membuat acara Anda tetap berjalan dengan lebih mudah, bahkan jika semua karyawan Anda tidak dapat hadir secara fisik di ruang kerja yang sama.

7 tips untuk menciptakan proses alur kerja yang efisien untuk tim Anda

Alur kerja yang tidak memadai hanya akan menghasilkan hasil yang tidak efektif. Yang baik, di sisi lain, memastikan konsistensi dan respons yang lebih cepat terhadap permintaan. Berikut adalah beberapa tip penting untuk menciptakan alur kerja yang efisien yang dapat bekerja untuk Anda. Ini bukan aturan yang keras dan cepat, dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Identifikasi batasan

Identifikasi titik awal dan akhir dari proses yang Anda pilih. Misalnya, permintaan perjalanan dimulai saat karyawan meminta untuk bepergian, dan berakhir saat perjalanan selesai, dan biaya dihitung. Namun, ini bukan satu-satunya kasus, dan juga dapat berakhir jika pengelola menolak permintaan atau jika perjalanan dibatalkan. Sangat penting untuk memahami berbagai cara proses dapat dipicu dan apa yang dapat dihasilkannya.

2. Hancurkan proses yang ada

Setelah Anda mengidentifikasi batasannya, kerjakan pemecahan proses menjadi langkah-langkah yang berbeda. Cari tahu apa yang perlu dilakukan pada setiap langkah dan informasi apa yang diperlukan untuk melakukan aktivitas ini.

Haruskah departemen pembelian menunggu tim keuangan untuk menyetujui pengeluaran yang melewati jumlah tertentu? Informasi dan dokumen kandidat apa yang dibutuhkan HR untuk menyelesaikan verifikasi latar belakang? Haruskah alat pembayaran Anda diberi tahu saat klien memproses biayanya? Diskusikan dengan tim yang terlibat dan pahami bagaimana proses yang terjadi saat ini.

3. Identifikasi sub-alur kerja, paralel, dan loop

Menyiapkan agunan pemasaran lebih merupakan proses linier, mungkin dengan pertukaran bolak-balik pada tahap peninjauan. Sementara itu, pengaturan akun, verifikasi latar belakang, dan penyediaan peralatan semuanya dilakukan secara paralel oleh beberapa tim saat melakukan orientasi karyawan.

Demikian pula ada kalanya langkah tertentu dapat menjamin alur kerja yang terpisah untuk dirinya sendiri. Misalnya, mengelola pemasok saat menangani permintaan pembelian mungkin merupakan alur kerja mini itu sendiri. Analisis apakah loop dan sub-alur kerja seperti itu ada. Tentukan apakah tugas tertentu harus diselesaikan sebelum pindah ke tugas berikutnya, atau jika beberapa tugas dapat dilakukan secara bersamaan. Gabungkan semua temuan Anda saat membangun alur kerja.

4. Identifikasi kesenjangan, kekurangan, dan redundansi

Sangat penting untuk menghilangkan pemborosan, sambil meningkatkan efisiensi ke dalam alur kerja Anda. Jadi, setelah Anda memiliki alur kerja Anda saat ini di atas kertas, identifikasi di mana letak masalahnya. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah melakukan brainstorming dengan para pemangku kepentingan dan memahami proses dari sudut pandang mereka.

Karyawan yang menyelesaikan pekerjaan dapat menjelaskan bagian mana dari proses yang merepotkan bagi mereka. Mereka mungkin mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi yang tepat ketika mereka membutuhkan, atau mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Mungkin juga ada beberapa langkah yang tidak perlu yang tidak menambah nilai. Demikian pula, berdiskusi dengan pemohon dan manajemen dapat membantu mengungkap kotak hitam model alur kerja Anda saat ini. Berusahalah mengatasi masalah ini saat memodifikasi alur kerja Anda.

Manfaat tambahan dari brainstorming semacam itu adalah ketika Anda memiliki versi alur kerja yang dimodifikasi, dukungan karyawan dapat diterima begitu saja. Mengingat bahwa mereka telah menginvestasikan banyak waktu mereka untuk membantu membentuk proses, tim Anda akan dengan senang hati melakukan dry run, meningkatkan alur kerja, dan juga meyakinkan orang lain untuk mengadopsi metode kerja baru.

5. Otomatiskan jika memungkinkan

Apakah Anda perlu memberi tahu manajer untuk menyetujui permintaan? Apakah Anda ingin memulai proses orientasi pelanggan secara otomatis setiap kali kesepakatan baru ditutup di CRM Anda? Bisakah Anda secara dinamis menugaskan tugas ke tim? Tidak selalu perlu bagi manusia untuk campur tangan. Identifikasi bagian-bagian seperti itu dari alur kerja dan otomatisasi mereka.

6. Tentukan peran dan tanggung jawab

Setelah Anda menetapkan langkah-langkah proses, tentukan dengan jelas siapa yang akan menjadi pemilik proses, dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk setiap langkah. Misalnya, sementara pemasar akan memiliki proses penerbitan jaminan pemasaran, beberapa tim termasuk desain, animasi, dan editorial mungkin bertanggung jawab atas tahapan individual dalam alur kerja.

7. Analisis dan perbaiki

Setelah Anda mengatur dengan jelas semua alur kerja Anda, lakukan beberapa latihan kering dan kelompokkan kembali untuk menilai. Apa yang bekerja dengan baik? Apakah ada yang memperlambat proses? Haruskah Anda mengubah urutan langkah-langkahnya? Buat perubahan yang diperlukan, jalankan dan nilai sekali lagi.

Tidak ada satu cara yang tepat untuk membangun alur kerja, dan apa yang berhasil untuk satu bisnis tidak perlu bekerja untuk yang lain. Temukan apa yang paling cocok untuk Anda dan tim Anda, tinjau secara berkala, dan pastikan alur kerja Anda selaras dengan kepentingan terbaik perusahaan Anda.

Apa itu perangkat lunak manajemen alur kerja?

Mendokumentasikan alur kerja Anda hanyalah langkah pertama, dan di banyak perusahaan, ini menghasilkan runbook kertas yang tidak efektif. Di sinilah otomatisasi dapat menjadi teman terbaik Anda. Mendigitalkan proses sehari-hari Anda dengan sistem manajemen alur kerja menggantikan jejak kertas dengan digital, dan memastikan bahwa Anda menjalankan organisasi tanpa penundaan.

Perangkat lunak manajemen alur kerja membantu mengotomatiskan alur kerja yang dapat diulang, menjalankannya dengan kepatuhan dan audit, dan juga mengoptimalkan proses untuk hasil yang lebih baik. Di bawah ini adalah kemampuan penting dari sistem manajemen alur kerja apa pun.

Digitalisasi langkah, peran, dan tanggung jawab

Sistem manajemen alur kerja dapat membantu memodelkan semua langkah proses secara online, bersama dengan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan apa yang harus mereka lakukan.

Mengotomatiskan keputusan

Proses perjalanan dapat mengalir dengan cara yang berbeda, tergantung pada apakah visa diperlukan atau tidak. Proses perekrutan mungkin harus ditutup jika kandidat tidak menanggapi panggilan dan email selama beberapa minggu. Sistem alur kerja mengotomatiskan keputusan tersebut, sementara juga memberikan ruang bagi karyawan untuk melakukan penilaian bila diperlukan.

Otomatisasi tindakan

Tim desain harus diberi tahu setelah pemasar selesai menulis konten buletin. Laporan inventaris harus diperbarui secara otomatis setelah menyediakan peralatan untuk karyawan baru. Tugas yang belum diselesaikan melewati tenggat waktu harus ditingkatkan. Perangkat lunak manajemen alur kerja membantu mengotomatiskan tindakan tersebut.

Ekstensibilitas kontekstual

Semua tim bekerja dengan banyak alat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Sistem manajemen alur kerja dapat membantu terhubung ke aplikasi pihak ketiga ini untuk mendorong dan menarik data saat diperlukan.

Memfasilitasi kerjasama dengan RBAC

Alat manajemen alur kerja memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke data yang diperlukan, saat mereka membutuhkannya. Mereka juga memiliki fitur untuk melindungi data rahasia.

Optimasi

Apakah suatu proses memakan waktu terlalu lama? Apakah pekerjaan tertunda karena alur kerja, atau karena orang-orang yang terlibat? Sistem manajemen alur kerja yang baik memiliki modul pelaporan dinamis yang dipesan lebih dahulu yang membantu membuat laporan yang dipersonalisasi.

8 manfaat solusi perangkat lunak manajemen alur kerja

Manfaat paling nyata dari sistem manajemen alur kerja adalah peningkatan waktu siklus dari proses reguler, dan penurunan biaya. Baca terus untuk detail tentang dampak apa yang dapat mereka bawa ke operasi Anda.

Mengurangi biaya operasi

Semua alur kerja Anda dipetakan secara online dalam sistem manajemen alur kerja - semua langkah, bersama dengan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah, dan apa yang harus mereka lakukan. Sistem juga membantu mengotomatiskan keputusan, pengecualian, pemberitahuan, dan bagian-bagian dari proses Anda yang tidak memerlukan intervensi manual. Ini membantu meminimalkan kesalahan manusia, mengurangi waktu penyelesaian operasi sehari-hari Anda, dan pada gilirannya, mengurangi biaya.

Peningkatan akuntabilitas

Dengan membiarkan Anda menetapkan tugas yang tepat kepada orang yang tepat, sistem manajemen alur kerja memastikan peningkatan akuntabilitas.

Transparansi yang lebih baik

Sistem manajemen alur kerja membantu karyawan Anda mengetahui apa yang sebenarnya harus mereka lakukan, dan kapan. Tim Anda dapat mengakses data yang relevan saat dibutuhkan, sehingga menghindari hambatan komunikasi apa pun. Sistem alur kerja ini memungkinkan bisnis untuk mengontrol akses ke data berdasarkan peran, sehingga memastikan transparansi yang lebih baik, sekaligus menjaga keamanan dan privasi data. Mereka juga memberi tahu pemohon tentang status permintaan mereka.

Terapkan kepatuhan proses

Dengan seluruh proses yang dipetakan secara online, kepatuhan merupakan manfaat yang pasti dari sistem manajemen alur kerja. Tidak ada kemungkinan melewatkan satu langkah, mengirim email kepada orang yang salah, atau mengungkapkan informasi rahasia. Sistem ini juga mempertahankan jejak historis dari semua aktivitas, sehingga memastikan kesiapan audit.

Kolaborasi yang mulus

Dengan peringatan dan pemberitahuan proaktif, alat terintegrasi, dan alur kerja otomatis, sistem manajemen alur kerja membantu tim yang berbeda berkolaborasi dengan lancar di satu platform, dan bekerja secara efektif. Produk alur kerja yang baik juga tersedia di seluruh perangkat, sehingga memungkinkan akses ke proses saat bepergian.

Proses yang dioptimalkan

Menganalisis laporan dan bagan proses membantu mengidentifikasi kemacetan, anomali, dan juga area untuk perbaikan. Analisis mendalam dapat membantu memahami apakah alur kerja perlu dimodifikasi, atau jika tim Anda perlu dilatih lebih baik. Mengambil tindakan yang diperlukan dapat menghasilkan KPI operasional yang lebih baik.

Manajemen perubahan yang mudah

Proses bisnis terus berkembang. Kebijakan mungkin berubah, praktik kepatuhan mungkin berubah, atau mungkin manajer baru hanya ingin mencoba sesuatu yang berbeda. Penting juga untuk segera merespons peluang dan tantangan pasar yang berubah. Sistem alur kerja yang fleksibel membantu bisnis membuat modifikasi berulang pada proses mereka dengan mudah, dan juga membantu memahami dampaknya terhadap profitabilitas mereka. Melatih karyawan tentang metode baru juga sangat mudah karena yang harus mereka lakukan hanyalah mengikuti alatnya.

Lebih bisa bekerja dari rumah

Dunia seperti yang kita kenal sedang bergeser dengan fokus pada bagaimana kita bekerja daripada di mana kita bekerja. Saat tim mengadopsi cara kerja baru, perangkat lunak manajemen alur kerja memungkinkan kolaborasi tim yang efektif di mana pun lokasinya. Ini membantu menerapkan kerja jarak jauh secara terstruktur, sehingga meningkatkan produktivitas dengan biaya yang lebih rendah.

Pikiran terakhir

Mengingat pasar yang sangat kompetitif saat ini, tim terdistribusi, dan berbagai alat, strategi manajemen alur kerja yang solid diperlukan untuk memastikan kelangsungan bisnis. Proses yang efisien akan membantu meminimalkan kesalahan, menghilangkan redundansi, dan mendorong produktivitas. Perangkat lunak manajemen alur kerja yang baik dapat membantu mencapai hal ini dengan kecepatan, skala, dan fleksibilitas.

Temukan solusi perangkat lunak manajemen alur kerja terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda – hanya di G2.