Pourquoi la gestion des flux de travail est essentielle au succès de l'entreprise

Le monde a considérablement changé grâce à la technologie.

Pensez à Uber, GrubHub ou Amazon. Ils fournissent des services de routine au simple toucher d'un bouton, et tout fonctionne comme sur des roulettes, sans e-mails ni appels. Il n'y a pas de longues réunions ou d'efforts de coordination pour régler les détails. Cela aide ces entreprises à se concentrer davantage sur leur croissance stratégique - quelles promotions organiser, quels marchés développer, etc.

Nos entreprises fonctionnent-elles également avec la même facilité et la même fluidité ? Supposons que votre entreprise était censée envoyer un e-mail à un prospect sur la conformité de votre produit au RGPD. Mais ils ont dépassé le délai et vous avez perdu le contrat d'entreprise. Maintenant, vous voulez vous assurer que cela ne se reproduise plus. Cependant, avec les équipes marketing, d'ingénierie et juridiques impliquées, et les multiples fils de discussion et conversations de chat, vous ne savez pas non plus qui était responsable de l'envoi, et vous ne pouvez pas non plus déterminer pourquoi le retard s'est produit.

Une quantité importante de travail qui se produit dans toute organisation implique de suivre une séquence d'étapes à plusieurs reprises : approbation des documents, intégration des clients et gestion des achats et des comptes clients. Des équipes distribuées travaillant avec plusieurs outils sont impliquées à différentes étapes de ces processus, et le résultat final est des silos organisationnels et le chaos.

L'automatisation de ces workflows d'entreprise de routine et de ces procédures d'exploitation standard contribuera à rationaliser vos opérations quotidiennes, à améliorer les délais d'exécution et à accroître la visibilité sur les goulots d'étranglement des processus. Cela aidera à libérer les employés du « travail chargé » et les laissera plutôt se concentrer davantage sur un travail significatif et une croissance stratégique. Et cela peut faciliter la poursuite de votre salon, même si tous vos employés ne peuvent pas être physiquement présents dans un espace de travail commun.

7 conseils pour créer un processus de workflow efficace pour votre équipe

Un flux de travail inadéquat ne mènera qu'à des résultats inefficaces. Un bon, en revanche, assure la cohérence et une réponse plus rapide aux demandes. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils essentiels pour créer des flux de travail efficaces qui pourraient vous convenir. Ce ne sont pas des règles strictes et rapides, et peuvent être modifiées pour répondre aux besoins de votre entreprise.

1. Identifier les limites

Identifiez les points de début et de fin du processus que vous choisissez. Par exemple, les demandes de voyage commencent lorsqu'un employé demande à voyager et se terminent lorsque le voyage est terminé et que les dépenses sont comptabilisées. Cependant, ce n'est pas le seul cas, et cela peut aussi se terminer si le gestionnaire rejette la demande ou si le voyage est annulé. Il est important de comprendre les différentes manières dont un processus peut être déclenché et quels sont ses livrables.

2. Décomposer les processus existants

Une fois que vous avez identifié les limites, travaillez à décomposer le processus en étapes distinctes. Découvrez ce qui doit être fait à chaque étape et quelles informations sont nécessaires pour effectuer ces activités.

Le service des achats doit-il attendre que l'équipe financière approuve les dépenses dépassant un certain montant ? De quelles informations et documents du candidat les RH ont-ils besoin pour terminer la vérification des antécédents ? Votre outil de paiement doit-il être averti lorsqu'un client traite les frais ? Discutez avec les équipes impliquées et comprenez comment le processus se déroule actuellement.

3. Identifiez les sous-workflows, les parallèles et les boucles

La préparation des supports marketing est un processus plus linéaire, avec éventuellement des échanges de va-et-vient au stade de la révision. Pendant ce temps, la création de comptes, la vérification des antécédents et la fourniture d'équipements sont toutes effectuées en parallèle par plusieurs équipes lors de l'intégration d'un employé.

De même, il y a des moments où une étape particulière peut justifier un flux de travail distinct pour elle-même. Par exemple, la gestion d'un fournisseur tout en traitant une demande d'achat peut être un mini workflow en soi. Analysez si de telles boucles et sous-workflows existent. Déterminez si une tâche particulière doit être terminée avant de passer à la suivante, ou si certaines tâches peuvent être effectuées simultanément. Incorporez toutes vos découvertes lors de la création du flux de travail.

4. Identifiez les lacunes, les défauts et les redondances

Il est important d'éliminer le gaspillage, tout en augmentant l'efficacité de vos flux de travail. Donc, une fois que vous avez votre flux de travail actuel sur papier, identifiez où se situent les problèmes. La meilleure façon d'y parvenir est de réfléchir avec les parties prenantes et de comprendre le processus de leur point de vue.

Les employés qui font le travail peuvent expliquer quelle partie du processus est un problème pour eux. Ils ont probablement du mal à obtenir les bonnes informations quand ils en ont besoin ou à savoir quoi faire ensuite. Il peut également y avoir des étapes inutiles qui n'ajoutent aucune valeur. De même, discuter avec les demandeurs et la direction peut aider à découvrir la boîte noire de votre modèle de workflow actuel. Travaillez à résoudre ces problèmes lors de la modification de votre flux de travail.

Un avantage supplémentaire d'un tel brainstorming est que lorsque vous avez une version modifiée du flux de travail en place, l'adhésion des employés peut être considérée comme acquise. Étant donné qu'ils ont investi une bonne partie de leur temps pour aider à façonner le processus, votre équipe sera plus qu'heureuse de faire des simulations, d'améliorer le flux de travail et de convaincre les autres d'adopter les nouvelles méthodes de travail.

5. Automatisez si possible

Avez-vous besoin d'informer les gestionnaires pour approuver les demandes ? Souhaitez-vous lancer automatiquement le processus d'intégration des clients chaque fois qu'une nouvelle transaction est conclue dans votre CRM ? Pouvez-vous attribuer dynamiquement des tâches aux équipes ? Il n'est pas toujours nécessaire que les humains interviennent. Identifiez ces parties du flux de travail et automatisez-les.

6. Définir les rôles et les responsabilités

Une fois que vous avez défini les étapes du processus, établissez clairement qui sera le propriétaire du processus et qui sera responsable de chaque étape. Par exemple, alors qu'un spécialiste du marketing sera responsable du processus de publication d'un support marketing, plusieurs équipes, y compris la conception, l'animation et la rédaction, peuvent être responsables des étapes individuelles du flux de travail.

7. Analyser et améliorer

Une fois que vous avez clairement défini tout ce que votre flux de travail implique, effectuez quelques essais et regroupez-vous pour évaluer. Qu'est-ce qui marche bien ? Est-ce que quelque chose ralentit le processus ? Faut-il changer l'ordre des étapes ? Apportez les modifications nécessaires, exécutez et évaluez à nouveau.

Il n'y a pas de bonne façon de créer un flux de travail, et ce qui fonctionne pour une entreprise ne doit pas nécessairement fonctionner pour une autre. Trouvez ce qui fonctionne le mieux pour vous et vos équipes, révisez-le périodiquement et assurez-vous que vos flux de travail sont alignés sur les meilleurs intérêts de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de workflow ?

La documentation de vos flux de travail n'est que la première étape et, dans de nombreuses entreprises, cela se traduit par des runbooks papier inefficaces. C'est là que l'automatisation peut être votre meilleur ami. La numérisation de vos processus quotidiens avec des systèmes de gestion des flux de travail remplace les traces papier par le numérique et vous assure de gérer une organisation sans retard.

Le logiciel de gestion des flux de travail permet d'automatiser les flux de travail reproductibles, de les exécuter avec conformité et audits, et d'optimiser également les processus pour de meilleurs résultats. Vous trouverez ci-dessous les fonctionnalités essentielles de tout système de gestion de flux de travail.

Numérisez les étapes, les rôles et les responsabilités

Les systèmes de gestion des flux de travail peuvent aider à modéliser toutes les étapes du processus en ligne, ainsi que qui est responsable de chaque étape et ce qu'il doit faire.

Automatisez les décisions

Un processus de voyage peut se dérouler de différentes manières, selon qu'un visa est requis ou non. Un processus d'embauche peut devoir être fermé si le candidat ne répond pas aux appels et aux courriels pendant quelques semaines. Les systèmes de flux de travail automatisent ces décisions, tout en laissant aux employés la possibilité d'exercer leur jugement en cas de besoin.

Automatisez les actions

L'équipe de conception doit être informée une fois qu'un spécialiste du marketing a terminé la rédaction du contenu de la newsletter. Les rapports d'inventaire doivent être automatiquement mis à jour après avoir fourni des équipements à un nouvel employé. Une tâche non effectuée après la date limite doit être escaladée. Un logiciel de gestion de flux de travail permet d'automatiser ces actions.

Extensibilité contextuelle

Toutes les équipes travaillent avec une pléthore d'outils pour faire leur travail. Les systèmes de gestion des flux de travail peuvent aider à se connecter à ces applications tierces pour envoyer et extraire des données si nécessaire.

Faciliter la collaboration avec RBAC

Les outils de gestion des flux de travail garantissent que chacun a accès aux données requises, quand il en a besoin. Ils ont également des fonctionnalités en place pour protéger les données confidentielles.

Optimisation

Un processus prend-il trop de temps ? Le travail est-il retardé en raison du flux de travail ou en raison des personnes impliquées ? Les bons systèmes de gestion des flux de travail disposent d'un module de reporting dynamique sur mesure qui permet de créer des rapports personnalisés.

8 avantages des solutions logicielles de gestion de flux de travail

Les avantages les plus tangibles des systèmes de gestion des flux de travail sont l'amélioration des temps de cycle des processus réguliers et la réduction des coûts. Lisez la suite pour plus de détails sur l'impact qu'ils peuvent avoir sur vos opérations.

Coûts d'exploitation réduits

Tous vos flux de travail sont cartographiés en ligne dans des systèmes de gestion de flux de travail - toutes les étapes, ainsi que qui est responsable de chaque étape et ce qu'ils doivent faire. Les systèmes aident également à automatiser les décisions, les exceptions, les notifications et les parties de votre processus qui ne nécessitent pas d'intervention manuelle. Cela permet de minimiser les erreurs humaines, de réduire le délai d'exécution de vos opérations quotidiennes et, par conséquent, de réduire les coûts.

Responsabilisation améliorée

En vous permettant d'attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes, les systèmes de gestion des flux de travail garantissent une meilleure responsabilisation.

Meilleure transparence

Les systèmes de gestion des flux de travail aident vos employés à savoir exactement ce qu'ils doivent faire et quand. Vos équipes peuvent accéder aux données pertinentes quand elles en ont besoin, évitant ainsi tout blocage de communication. Ces systèmes de flux de travail permettent aux entreprises de contrôler l'accès aux données en fonction des rôles, assurant ainsi une meilleure transparence, tout en maintenant la sécurité et la confidentialité des données. Ils tiennent également les demandeurs informés de l'état de leur demande.

Faire respecter le processus

Avec l'ensemble du processus cartographié en ligne, la conformité est un avantage assuré des systèmes de gestion des flux de travail. Il n'y a aucune possibilité de manquer une étape, d'envoyer un e-mail à la mauvaise personne ou d'exposer des informations confidentielles. Ces systèmes conservent également une trace historique de toutes les activités, garantissant ainsi la préparation à l'audit.

Collaboration transparente

Avec des alertes et des notifications proactives, des outils intégrés et des flux de travail automatisés, les systèmes de gestion des flux de travail aident différentes équipes à collaborer en douceur sur une seule plate-forme et à travailler efficacement. De bons produits de flux de travail sont également disponibles sur tous les appareils, permettant ainsi d'accéder aux processus en déplacement.

Processus optimisés

L'analyse des rapports et des graphiques de processus permet d'identifier les goulots d'étranglement, les anomalies, ainsi que les domaines à améliorer. Une analyse approfondie peut aider à comprendre si les flux de travail doivent être modifiés ou si vos équipes doivent être mieux formées. Prendre les mesures nécessaires peut se traduire par de meilleurs KPI opérationnels.

Gestion facile du changement

Les processus métier ne cessent d'évoluer. Les politiques peuvent changer, les pratiques de conformité peuvent changer ou peut-être qu'un nouveau responsable aimerait simplement essayer quelque chose de différent. Il est également important de réagir rapidement aux opportunités et aux défis changeants du marché. Les systèmes de flux de travail flexibles aident les entreprises à apporter facilement de telles modifications itératives à leurs processus et aident également à comprendre l'impact sur leur rentabilité. Former les employés aux nouvelles méthodes est également un jeu d'enfant puisqu'ils n'ont qu'à suivre l'outil.

Plus disposé à travailler à domicile

Le monde tel que nous le connaissons évolue en se concentrant sur la façon dont nous travaillons plutôt que sur l'endroit où nous travaillons. À mesure que les équipes adoptent de nouvelles méthodes de travail, les logiciels de gestion des flux de travail permettent une collaboration d'équipe efficace, quel que soit l'emplacement. Il permet de mettre en œuvre le travail à distance de manière structurée, augmentant ainsi la productivité à moindre coût.

Dernières pensées

Compte tenu du marché ultra-concurrentiel d'aujourd'hui, des équipes distribuées et des multiples outils, une solide stratégie de gestion des flux de travail est nécessaire pour assurer la continuité des activités. Un processus efficace aidera à minimiser les erreurs, à éliminer les redondances et à augmenter la productivité. Un bon logiciel de gestion des flux de travail peut aider à atteindre cet objectif avec rapidité, évolutivité et flexibilité.

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