Почему управление рабочим процессом необходимо для успеха в бизнесе

Мир значительно изменился благодаря технологиям.

Рассмотрим Uber, GrubHub или Amazon. Они предоставляют рутинные услуги одним нажатием кнопки, и все работает как часы, без электронных писем или звонков. Никаких долгих совещаний или усилий по координации, чтобы сгладить детали. Это помогает этим компаниям больше сосредоточиться на своем стратегическом росте: какие рекламные акции проводить, какие рынки расширять и тому подобное.

Наши предприятия также работают с такой же легкостью и плавностью? Предположим, ваша компания должна была отправить потенциальному клиенту электронное письмо о том, соответствует ли ваш продукт требованиям GDPR. Но они сорвали сроки, и вы потеряли корпоративную сделку. Теперь вы хотите убедиться, что это не повторится. Однако с участием маркетинговой, инженерной и юридической групп, а также с несколькими потоками электронной почты и разговорами в чате вы не уверены ни в том, кто несет ответственность за его отправку, ни в том, что вы не можете точно определить, почему произошла задержка.

Значительный объем работы, выполняемой в любой организации, включает многократное выполнение последовательности шагов: утверждение документов, привлечение клиентов и управление покупками и дебиторской задолженностью. Распределенные команды, работающие с несколькими инструментами, участвуют на разных этапах этих процессов, и конечным результатом является организационная разрозненность и хаос.

Автоматизация таких рутинных бизнес-процессов и стандартных операционных процедур поможет оптимизировать ваши повседневные операции, сократить время выполнения работ и улучшить видимость узких мест в процессах. Это поможет освободить сотрудников от «занятой работы» и вместо этого позволит им больше сосредоточиться на значимой работе и стратегическом росте. И это может значительно упростить проведение вашего шоу, даже если все ваши сотрудники не могут физически присутствовать на общем рабочем месте.

7 советов по созданию эффективного рабочего процесса для вашей команды

Неправильный рабочий процесс приведет только к неэффективным результатам. Хороший, с другой стороны, обеспечивает согласованность и более быстрый ответ на запросы. Ниже приведены несколько важных советов по созданию эффективных рабочих процессов, которые могут работать на вас. Это не жесткие и быстрые правила, и их можно изменить в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

1. Определите границы

Определите начальную и конечную точки выбранного вами процесса. Например, запросы на командировку начинаются, когда сотрудник запрашивает поездку, и заканчиваются, когда поездка завершена и подсчитаны расходы. Однако это не единственный случай, и он также может закончиться, если менеджер отклонит заявку или поездка будет отменена. Важно понимать различные способы запуска процесса и его результаты.

2. Разрушьте существующие процессы

Как только вы определили границы, работайте над разбивкой процесса на отдельные этапы. Узнайте, что необходимо сделать на каждом этапе и какая информация требуется для выполнения этих действий.

Должен ли отдел закупок ждать, пока финансовый отдел утвердит расходы, превышающие определенную сумму? Какая информация и документы о кандидате нужны HR для завершения проверки биографических данных? Должен ли ваш платежный инструмент получать уведомления, когда клиент обрабатывает комиссию? Обсудите с участвующими командами и поймите, как процесс происходит в настоящее время.

3. Определите подпроцессы, параллели и циклы

Подготовка маркетинговых материалов — это более линейный процесс, возможно, с обменом информацией на этапе проверки. Между тем, настройка учетных записей, проверка биографических данных и предоставление оборудования выполняются параллельно несколькими командами при приеме на работу сотрудника.

Точно так же бывают случаи, когда конкретный шаг может потребовать отдельного рабочего процесса. Например, управление поставщиком при обработке запроса на покупку само по себе может быть мини-процессом. Проанализируйте, существуют ли такие циклы и подпроцессы. Определите, должна ли конкретная задача быть завершена, прежде чем переходить к следующей, или некоторые задачи можно выполнять одновременно. Включите все свои выводы при построении рабочего процесса.

4. Определите пробелы, недостатки и избыточность

Важно устранять потери, одновременно повышая эффективность рабочих процессов. Итак, как только вы изложите свой текущий рабочий процесс на бумаге, определите, в чем заключаются проблемы. Лучший способ сделать это — провести мозговой штурм с заинтересованными сторонами и понять процесс с их точки зрения.

Сотрудники, которые выполняют работу, могут объяснить, какая часть процесса вызывает у них затруднения. Вероятно, им трудно получить нужную информацию, когда она им нужна, или понять, что делать дальше. Также могут быть некоторые ненужные шаги, которые не добавляют ценности. Точно так же обсуждение с заказчиками и руководством может помочь раскрыть черный ящик вашей текущей модели рабочего процесса. Работайте над решением этих проблем при изменении рабочего процесса.

Дополнительным преимуществом такого мозгового штурма является то, что когда у вас есть модифицированная версия рабочего процесса, заинтересованность сотрудников может восприниматься как должное. Учитывая, что они вложили много своего времени, чтобы помочь сформировать процесс, ваша команда будет более чем счастлива провести пробные прогоны, улучшить рабочий процесс, а также убедить других принять новые методы работы.

5. Автоматизируйте, где это возможно

Нужно ли уведомлять менеджеров об утверждении запросов? Вы хотите автоматически запускать процесс адаптации клиентов каждый раз, когда в вашей CRM закрывается новая сделка? Можете ли вы динамически назначать задачи командам? Вмешательство человека не всегда необходимо. Определите такие части рабочего процесса и автоматизируйте их.

6. Определите роли и обязанности

После того, как вы определили этапы процесса, четко определите, кто будет владельцем процесса и кто будет нести ответственность за каждый этап. Например, в то время как маркетолог будет владеть процессом публикации маркетинговых материалов, несколько команд, включая дизайнеров, аниматоров и редакторов, могут нести ответственность за отдельные этапы рабочего процесса.

7. Анализируйте и улучшайте

После того, как вы четко изложили все, что влечет за собой ваш рабочий процесс, сделайте несколько пробных прогонов и перегруппируйтесь для оценки. Что работает хорошо? Что-то тормозит процесс? Стоит ли менять порядок шагов? Внесите необходимые изменения, запустите и оцените еще раз.

Не существует единственно правильного способа построить рабочий процесс, и то, что работает для одного бизнеса, не обязательно будет работать для другого. Найдите то, что лучше всего подходит для вас и вашей команды, периодически проверяйте и убедитесь, что ваши рабочие процессы соответствуют интересам вашей компании.

Что такое программное обеспечение для управления рабочим процессом?

Документирование ваших рабочих процессов — это только первый шаг, и во многих компаниях это приводит к неэффективности бумажных модулей Runbook. Вот где автоматизация может быть вашим лучшим другом. Оцифровка ваших повседневных процессов с помощью систем управления рабочими процессами заменяет бумажные журналы цифровыми и гарантирует, что ваша организация работает без задержек.

Программное обеспечение для управления рабочими процессами помогает автоматизировать повторяющиеся рабочие процессы, выполнять их с соблюдением требований и аудитов, а также оптимизировать процессы для достижения лучших результатов. Ниже приведены важнейшие возможности любой системы управления рабочим процессом.

Оцифруйте шаги, роли и обязанности

Системы управления рабочими процессами могут помочь смоделировать все этапы процесса в режиме онлайн, а также указать, кто отвечает за каждый этап и что они должны делать.

Автоматизируйте решения

Процесс путешествия может протекать по-разному, в зависимости от того, требуется ли виза или нет. Процесс найма, возможно, придется закрыть, если кандидат не отвечает на звонки и электронные письма в течение пары недель. Системы рабочего процесса автоматизируют такие решения, а также оставляют сотрудникам возможность выносить суждения, когда это необходимо.

Автоматизируйте действия

Команда дизайнеров должна быть уведомлена, как только маркетолог закончит написание информационного бюллетеня. Инвентаризационные отчеты должны автоматически обновляться после предоставления новому сотруднику оборудования. Задача, оставшаяся невыполненной после крайнего срока, должна быть эскалирована. Программное обеспечение для управления рабочим процессом помогает автоматизировать такие действия.

Контекстная расширяемость

Все команды работают с множеством инструментов для выполнения своей работы. Системы управления рабочими процессами могут помочь подключиться к этим сторонним приложениям для передачи и извлечения данных при необходимости.

Упрощение совместной работы с RBAC

Инструменты управления рабочим процессом гарантируют, что каждый имеет доступ к необходимым данным, когда это необходимо. У них также есть функции для защиты конфиденциальных данных.

Оптимизация

Процесс занимает слишком много времени? Работа задерживается из-за рабочего процесса или из-за вовлеченных людей? Хорошие системы управления рабочим процессом имеют специальный модуль динамической отчетности, который помогает создавать персонализированные отчеты.

8 преимуществ программных решений для управления рабочими процессами

Наиболее ощутимыми преимуществами систем управления рабочими процессами являются сокращение времени цикла обычных процессов и снижение затрат. Читайте дальше, чтобы узнать, какое влияние они могут оказать на вашу деятельность.

Снижение эксплуатационных расходов

Все ваши рабочие процессы отображаются онлайн в системах управления рабочими процессами — все этапы, а также ответственные за каждый этап и действия, которые они должны выполнять. Системы также помогают автоматизировать решения, исключения, уведомления и те части вашего процесса, которые не требуют ручного вмешательства. Это помогает свести к минимуму человеческие ошибки, сократить время выполнения повседневных операций и, в свою очередь, снизить затраты.

Улучшенная подотчетность

Позволяя вам назначать правильные задачи нужным людям, системы управления рабочими процессами обеспечивают улучшенную подотчетность.

Лучшая прозрачность

Системы управления рабочим процессом помогают вашим сотрудникам знать, что именно они должны делать и когда. Ваши команды могут получить доступ к соответствующим данным, когда им это нужно, избегая любых препятствий для связи. Эти системы рабочих процессов позволяют компаниям контролировать доступ к данным на основе ролей, что обеспечивает лучшую прозрачность, а также обеспечивает безопасность и конфиденциальность данных. Они также информируют запрашивающих о статусе их запроса.

Обеспечьте соблюдение процесса

Поскольку весь процесс отображается в режиме онлайн, соблюдение требований является гарантированным преимуществом систем управления рабочими процессами. Нет никакой возможности пропустить шаг, отправить электронное письмо не тому человеку или раскрыть конфиденциальную информацию. Эти системы также сохраняют исторический след всех действий, тем самым обеспечивая готовность к аудиту.

Беспрепятственное сотрудничество

Благодаря проактивным предупреждениям и уведомлениям, интегрированным инструментам и автоматизированным рабочим процессам системы управления рабочими процессами помогают различным командам эффективно сотрудничать на единой платформе. Хорошие продукты для рабочих процессов также доступны для разных устройств, что обеспечивает доступ к процессам на ходу.

Оптимизированные процессы

Анализ отчетов о процессах и диаграмм помогает выявить узкие места, аномалии, а также области для улучшения. Углубленный анализ может помочь понять, нужно ли изменить рабочие процессы или лучше обучить ваши команды. Принятие необходимых мер может привести к улучшению операционных KPI.

Простое управление изменениями

Бизнес-процессы продолжают развиваться. Могут измениться политики, могут измениться методы соблюдения требований, или, может быть, новый менеджер просто захочет попробовать что-то другое. Также важно быстро реагировать на изменяющиеся рыночные возможности и вызовы. Гибкие системы рабочих процессов помогают компаниям легко вносить такие повторяющиеся изменения в свои процессы, а также помогают понять влияние на их прибыльность. Обучить сотрудников новым методам также несложно, поскольку все, что им нужно делать, — это следовать инструменту.

Больше подходит для работы из дома

Мир, каким мы его знаем, фокусируется на том, как мы работаем, а не на том, где мы работаем. По мере того, как команды внедряют новые способы работы, программное обеспечение для управления рабочими процессами обеспечивает эффективное командное сотрудничество независимо от местоположения. Это помогает организовать удаленную работу структурированным образом, тем самым повышая производительность при снижении затрат.

Последние мысли

Учитывая современный сверхконкурентный рынок, распределенные команды и множество инструментов, для обеспечения непрерывности бизнеса требуется надежная стратегия управления рабочими процессами. Эффективный процесс поможет свести к минимуму ошибки, устранить избыточность и повысить производительность. Хорошее программное обеспечение для управления рабочим процессом может помочь достичь этого благодаря скорости, масштабу и гибкости.

Найдите лучшее программное решение для управления рабочими процессами для нужд вашего бизнеса — только на G2.