ワークフロー管理がビジネスの成功に不可欠な理由

公開: 2020-05-27

テクノロジーのおかげで世界は大きく変わりました。

Uber、GrubHub、または Amazon を検討してください。ボタンをタップするだけで定期的なサービスを提供し、すべてが時計仕掛けのように動作し、電子メールや電話は必要ありません. 詳細を解決するための長い会議や調整作業はありません。これにより、これらの企業は、戦略的成長 (実行するプロモーション、拡大する市場など) により集中することができます。

私たちのビジネスも同じように簡単でスムーズに運営されていますか? あなたの会社が見込み客に、あなたの製品がどのように GDPR に準拠しているかについて電子メールを送ることになっていたと仮定しましょう。しかし、彼らは締め切りに間に合わず、あなたはエンタープライズ契約を失いました. これが二度と起こらないようにする必要があります。ただし、マーケティング、エンジニアリング、法務チームが関与し、複数の電子メールスレッドとチャットでの会話があるため、送信の責任者が誰であるかも、遅延が発生した理由を特定することもできません。

あらゆる組織で発生する大量の作業には、ドキュメントの承認、クライアントのオンボーディング、購入と売掛金の管理など、一連の手順を繰り返し実行することが含まれます。複数のツールを使用する分散したチームは、これらのプロセスのさまざまな段階に関与しており、最終的には組織のサイロと混乱が生じます。

このような日常的なビジネスワークフローと標準的な操作手順を自動化することで、日常業務を合理化し、ターンアラウンドタイムを短縮し、プロセスのボトルネックを可視化することができます。従業員を「忙しい仕事」から解放し、代わりに有意義な仕事と戦略的成長にもっと集中できるようにします。また、すべての従業員が物理的に共通のワークスペースにいることができない場合でも、ショーを継続しやすくなります。

チームの効率的なワークフロープロセスを作成するための 7 つのヒント

不適切なワークフローは、効果のない結果につながるだけです。一方、優れたものは、要求に対する一貫性と迅速な応答を保証します。以下は、効率的なワークフローを作成するための重要なヒントです。これらは厳格なルールではなく、ビジネスニーズに合わせて変更できます。

1.境界を特定する

選択したプロセスの開始点と終了点を特定します。たとえば、出張申請は、従業員が出張を申請したときに開始され、出張が完了して経費が集計されると終了します。ただし、これだけではなく、管理者がリクエストを拒否した場合や旅行がキャンセルされた場合も終了する可能性があります。プロセスをトリガーするさまざまな方法と、その成果物を理解することが重要です。

2. 既存のプロセスを分解する

境界を特定したら、プロセスを個別のステップに分解します。各ステップで何をする必要があるか、これらのアクティビティを実行するために必要な情報を見つけてください。

購買部門は、財務チームが特定の金額を超える経費を承認するのを待つ必要がありますか? 人事部がバックグラウンド検証を完了するために必要な候補者の情報とドキュメントは何ですか? クライアントが料金を処理するときに、支払いツールに通知する必要がありますか? 関係するチームと話し合い、プロセスが現在どのように行われているかを理解してください。

3. サブワークフロー、類似点、およびループを特定する

マーケティング資料の準備は、より直線的なプロセスであり、レビュー段階でやり取りが行われる可能性があります。一方、アカウントの設定、身元の確認、および機器の提供は、従業員のオンボーディング中に複数のチームによって並行して行われます。

同様に、特定のステップが別のワークフローを必要とする場合もあります。たとえば、購入リクエストを処理しながらサプライヤーを管理することは、それ自体が小さなワークフローかもしれません。そのようなループやサブワークフローが存在するかどうかを分析します。次のタスクに移る前に特定のタスクを終了する必要があるかどうか、またはいくつかのタスクを同時に実行できるかどうかを判断します。ワークフローを構築する際に、すべての調査結果を組み込みます。

4. ギャップ、欠陥、冗長性を特定する

ワークフローの効率を高めながら、無駄を排除することが重要です。したがって、現在のワークフローを紙に書き終えたら、どこに問題があるかを特定します。これを行う最善の方法は、利害関係者とブレインストーミングを行い、彼らの視点からプロセスを理解することです。

仕事を成し遂げた従業員は、プロセスのどの部分が面倒なのかを説明できます。彼らはおそらく、必要なときに適切な情報を入手することや、次に何をすべきかを知ることが困難です。また、付加価値のない不必要な手順がいくつかある場合もあります。同様に、依頼者や経営陣と話し合うことで、現在のワークフローモデルのブラックボックスを明らかにすることができます。ワークフローを変更するときは、これらの問題に対処してください。

このようなブレインストーミングのもう 1 つの利点は、修正されたバージョンのワークフローを導入すると、従業員の賛同を当然のことと見なすことができることです。彼らがプロセスの形成を支援するためにかなりの時間を費やしていることを考えると、あなたのチームはドライランを行い、ワークフローを改善し、新しい作業方法を採用するよう他の人を説得することを喜んで行うでしょう.

5. 可能な限り自動化する

リクエストを承認するためにマネージャに通知する必要がありますか? CRM で新しい商談が成立するたびに、顧客のオンボーディングプロセスを自動的に開始しますか? チームにタスクを動的に割り当てることはできますか? 人間が介入する必要は必ずしもありません。ワークフローのそのような部分を特定して自動化します。

6. 役割と責任を定義する

プロセスのステップを定義したら、誰がプロセスの所有者になり、誰が各ステップの責任者になるかを明確にします。たとえば、マーケターはマーケティング資料を公開するプロセスを担当しますが、デザイン、アニメーション、編集などの複数のチームがワークフローの個々の段階を担当する場合があります。

7. 分析と改善

ワークフローに必要なすべてを明確にレイアウトしたら、ドライランを数回実行し、再グループ化して評価します。何がうまくいっていますか？何かがプロセスを遅くしていますか？ステップの順序を変更する必要がありますか? 必要な変更を行い、もう一度実行して評価します。

ワークフローを構築する唯一の正しい方法はありません。また、あるビジネスでうまくいく方法が別のビジネスでもうまくいくとは限りません。あなたとあなたのチームにとって最適なものを見つけ、定期的に見直して、ワークフローが会社の最善の利益に沿っていることを確認してください。

ワークフロー管理ソフトウェアとは

ワークフローを文書化することは最初のステップにすぎず、多くの企業では、紙のランブックは効果的ではありません。ここで、自動化があなたの親友になることができます。ワークフロー管理システムを使用して日常のプロセスをデジタル化すると、紙の証跡がデジタルに置き換えられ、遅延のない組織を確実に運営できます。

ワークフロー管理ソフトウェアは、反復可能なワークフローを自動化し、コンプライアンスと監査を使用して実行し、プロセスを最適化してより良い結果を得るのに役立ちます。以下は、ワークフロー管理システムの重要な機能です。

ステップ、役割、責任をデジタル化する

ワークフロー管理システムは、すべてのプロセスステップをオンラインでモデル化し、各ステップの責任者とその担当者が何をすべきかを示すのに役立ちます。

意思決定の自動化

ビザが必要かどうかに応じて、旅行プロセスの流れはさまざまです。候補者が数週間電話やメールに応答しない場合、採用プロセスを終了する必要がある場合があります。ワークフローシステムは、このような決定を自動化すると同時に、従業員が必要に応じて判断を下す余地を残します。

アクションの自動化

マーケティング担当者がニュースレターのコンテンツを書き終えたら、デザインチームに通知する必要があります。新しい従業員に機器を提供した後、在庫レポートを自動的に更新する必要があります。締め切りを過ぎても取り残されているタスクは、エスカレートする必要があります。ワークフロー管理ソフトウェアは、このようなアクションを自動化するのに役立ちます。

コンテキスト拡張性

すべてのチームは、作業を完了するために多数のツールを使用しています。ワークフロー管理システムは、これらのサードパーティアプリに接続して、必要に応じてデータをプッシュおよびプルするのに役立ちます。

RBAC とのコラボレーションを促進する

ワークフロー管理ツールにより、誰もが必要なときに必要なデータにアクセスできるようになります。また、機密データを保護するための機能も備えています。

最適化

プロセスに時間がかかりすぎていませんか? ワークフローが原因で作業が遅れているのか、それとも関係者が原因で遅れているのか? 優れたワークフロー管理システムには、パーソナライズされたレポートの作成に役立つ特注の動的レポートモジュールがあります。

ワークフロー管理ソフトウェアソリューションの 8 つの利点

ワークフロー管理システムの最も明白な利点は、通常のプロセスのサイクルタイムの改善とコストの削減です。それらがお客様の業務にどのような影響を与えるかについて、詳細をお読みください。

運用コストの削減

すべてのワークフローは、ワークフロー管理システムでオンラインでマッピングされます。すべてのステップは、各ステップの責任者とその担当者とともに、何をすべきかを示しています。システムは、意思決定、例外、通知、および手動介入を必要としないプロセスの部分を自動化するのにも役立ちます。これにより、人的エラーを最小限に抑え、日常業務のターンアラウンドタイムを短縮し、ひいてはコストを削減できます。

説明責任の改善

適切なタスクを適切な人に割り当てられるようにすることで、ワークフロー管理システムは説明責任を向上させます。

透明性の向上

ワークフロー管理システムは、従業員が正確に何をいつ行うべきかを知るのに役立ちます。チームは必要なときに関連データにアクセスできるため、コミュニケーションの障害を回避できます。これらのワークフローシステムにより、企業は役割に基づいてデータへのアクセスを制御できるため、透明性が向上し、データのセキュリティとプライバシーも維持されます。また、リクエストのステータスをリクエスタに通知します。

プロセス遵守の徹底

プロセス全体がオンラインでマッピングされているため、コンプライアンスはワークフロー管理システムの確実な利点です。手順を間違えたり、間違った人にメールを送信したり、機密情報を公開したりする可能性はありません。これらのシステムは、すべてのアクティビティの履歴も保持するため、監査の準備が整っています。

シームレスなコラボレーション

プロアクティブなアラートと通知、統合ツール、および自動化されたワークフローを備えたワークフロー管理システムは、さまざまなチームが単一のプラットフォームでスムーズに共同作業し、効果的に作業するのに役立ちます。優れたワークフロー製品もさまざまなデバイスで利用できるため、外出先でプロセスにアクセスできます。

最適化されたプロセス

プロセスレポートとチャートを分析すると、ボトルネック、異常、および改善領域を特定するのに役立ちます。詳細な分析は、ワークフローを変更する必要があるかどうか、またはチームのトレーニングを強化する必要があるかどうかを理解するのに役立ちます。必要なアクションを実行することで、運用上の KPI が向上する可能性があります。

簡単な変更管理

ビジネスプロセスは進化し続けています。ポリシーが変更されたり、コンプライアンスの慣行が変更されたり、新しいマネージャーが何か違うことを試してみたいと思ったりする可能性があります。変化する市場の機会と課題に迅速に対応することも重要です。柔軟なワークフローシステムは、企業がそのような反復的な変更を簡単にプロセスに加えるのに役立ち、収益性への影響を理解するのにも役立ちます。新しい方法について従業員をトレーニングすることも簡単です。従業員はツールに従うだけでよいからです。

在宅勤務がしやすくなる

私たちが知っている世界は、どこで働くかではなく、どのように働くかに焦点を当てています。チームが新しい働き方を採用するにつれて、ワークフロー管理ソフトウェアにより、場所に関係なく効果的なチームコラボレーションが可能になります。構造化された方法でリモート作業を実装するのに役立ち、コストを削減して生産性を向上させます。

最終的な考え

今日の非常に競争の激しい市場、分散したチーム、および複数のツールを考えると、ビジネスの継続性を確保するには、堅実なワークフロー管理戦略が必要です。効率的なプロセスは、エラーを最小限に抑え、冗長性を排除し、生産性を向上させるのに役立ちます。優れたワークフロー管理ソフトウェアは、スピード、規模、および柔軟性でこれを実現するのに役立ちます。

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