Warum Workflow-Management für den Geschäftserfolg unerlässlich ist

Die Welt hat sich dank der Technologie erheblich verändert.

Denken Sie an Uber, GrubHub oder Amazon. Sie bieten Routinedienste auf Knopfdruck, und alles läuft wie am Schnürchen, ohne E-Mails oder Anrufe. Es gibt keine langen Meetings oder Koordinationsbemühungen, um die Details auszubügeln. Dies hilft diesen Unternehmen, sich mehr auf ihr strategisches Wachstum zu konzentrieren – welche Werbeaktionen sollen durchgeführt werden, welche Märkte sollen expandiert werden und Ähnliches.

Funktionieren unsere Geschäfte auch mit ähnlicher Leichtigkeit und Reibungslosigkeit? Nehmen wir an, Ihr Unternehmen sollte einem potenziellen Kunden per E-Mail mitteilen, wie Ihr Produkt DSGVO-konform ist. Aber sie haben die Frist versäumt, und Sie haben den Unternehmensvertrag verloren. Jetzt wollen Sie sicherstellen, dass dies nicht noch einmal passiert. Angesichts der beteiligten Marketing-, Technik- und Rechtsteams sowie mehrerer E-Mail-Threads und Chat-Gespräche sind Sie sich jedoch weder sicher, wer für den Versand verantwortlich war, noch können Sie feststellen, warum es zu der Verzögerung kam.

Ein erheblicher Teil der Arbeit, die in jeder Organisation anfällt, besteht darin, eine Reihe von Schritten wiederholt zu befolgen: Dokumente genehmigen, Kunden einbinden und Einkäufe und Forderungen verwalten. Verteilte Teams, die mit mehreren Tools arbeiten, sind an verschiedenen Phasen dieser Prozesse beteiligt, und das Endergebnis sind organisatorische Silos und Chaos.

Die Automatisierung solcher routinemäßiger Geschäftsabläufe und Standardarbeitsanweisungen trägt dazu bei, Ihre täglichen Abläufe zu rationalisieren, die Durchlaufzeiten zu verbessern und die Sichtbarkeit von Prozessengpässen zu erhöhen. Es wird dazu beitragen, Mitarbeiter von „geschäftiger Arbeit“ zu befreien und sie sich stattdessen mehr auf sinnvolle Arbeit und strategisches Wachstum konzentrieren zu können. Und es kann es viel einfacher machen, Ihre Show am Laufen zu halten, selbst wenn nicht alle Ihre Mitarbeiter physisch an einem gemeinsamen Arbeitsplatz anwesend sein können.

7 Tipps zum Erstellen eines effizienten Workflow-Prozesses für Ihr Team

Ein unzureichender Arbeitsablauf führt nur zu ineffektiven Ergebnissen. Ein guter hingegen sorgt für Konsistenz und eine schnellere Reaktion auf Anfragen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps zum Erstellen effizienter Workflows, die für Sie funktionieren könnten. Dies sind keine festen Regeln und können an Ihre geschäftlichen Anforderungen angepasst werden.

1. Grenzen erkennen

Identifizieren Sie die Start- und Endpunkte des von Ihnen ausgewählten Prozesses. Beispielsweise beginnen Reiseanträge, wenn ein Mitarbeiter die Reise anfordert, und enden, wenn die Reise abgeschlossen ist und die Spesen abgerechnet sind. Dies ist jedoch nicht der einzige Fall und kann auch enden, wenn der Manager die Anfrage ablehnt oder die Reise storniert wird. Es ist wichtig, die verschiedenen Möglichkeiten zu verstehen, wie ein Prozess ausgelöst werden kann, und was seine Ergebnisse sind.

2. Bestehende Prozesse aufschlüsseln

Sobald Sie die Grenzen identifiziert haben, arbeiten Sie daran, den Prozess in verschiedene Schritte zu unterteilen. Finden Sie heraus, was bei jedem Schritt getan werden muss und welche Informationen erforderlich sind, um diese Aktivitäten durchzuführen.

Soll die Einkaufsabteilung warten, bis das Finanzteam Ausgaben genehmigt, die einen bestimmten Betrag überschreiten? Welche Kandidateninformationen und -dokumente benötigt die Personalabteilung, um die Hintergrundüberprüfung abzuschließen? Soll Ihr Zahlungstool benachrichtigt werden, wenn ein Kunde die Gebühr verarbeitet? Diskutieren Sie mit den beteiligten Teams und verstehen Sie, wie der Prozess derzeit abläuft.

3. Identifizieren Sie Sub-Workflows, Parallelen und Schleifen

Die Erstellung von Marketingmaterialien ist eher ein linearer Prozess, möglicherweise mit Hin- und Heraustausch in der Überprüfungsphase. In der Zwischenzeit werden das Einrichten von Konten, die Überprüfung des Hintergrunds und die Bereitstellung von Ausrüstung parallel von mehreren Teams durchgeführt, während ein Mitarbeiter eingestellt wird.

Ebenso kann es Zeiten geben, in denen ein bestimmter Schritt einen separaten Arbeitsablauf für sich rechtfertigen kann. Beispielsweise kann die Verwaltung eines Lieferanten während der Bearbeitung einer Kaufanfrage selbst ein Mini-Workflow sein. Analysieren Sie, ob solche Schleifen und Sub-Workflows existieren. Bestimmen Sie, ob eine bestimmte Aufgabe beendet werden muss, bevor Sie zur nächsten übergehen, oder ob einige Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können. Integrieren Sie alle Ihre Erkenntnisse beim Erstellen des Workflows.

4. Identifizieren Sie Lücken, Fehler und Redundanzen

Es ist wichtig, Verschwendung zu eliminieren und gleichzeitig die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu steigern. Sobald Sie also Ihren aktuellen Workflow auf Papier haben, identifizieren Sie, wo die Probleme liegen. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, mit den Stakeholdern ein Brainstorming durchzuführen und den Prozess aus ihrer Perspektive zu verstehen.

Die Mitarbeiter, die die Arbeit erledigen, können erklären, welcher Teil des Prozesses für sie mühsam ist. Sie haben wahrscheinlich Schwierigkeiten, die richtigen Informationen zu erhalten, wenn sie sie brauchen, oder zu wissen, was als nächstes zu tun ist. Es kann auch einige unnötige Schritte geben, die keinen Mehrwert bringen. Ebenso kann die Diskussion mit den Anforderern und dem Management dazu beitragen, die Black Box Ihres aktuellen Workflow-Modells aufzudecken. Arbeiten Sie daran, diese Probleme zu beheben, wenn Sie Ihren Workflow ändern.

Ein zusätzlicher Vorteil eines solchen Brainstormings besteht darin, dass bei einer modifizierten Version des Workflows die Zustimmung der Mitarbeiter als selbstverständlich angesehen werden kann. Da sie viel Zeit investiert haben, um den Prozess mitzugestalten, macht Ihr Team gerne Probeläufe, verbessert den Workflow und überzeugt auch andere von den neuen Arbeitsmethoden.

5. Automatisieren Sie wo möglich

Müssen Sie Manager benachrichtigen, um Anfragen zu genehmigen? Möchten Sie den Kunden-Onboarding-Prozess jedes Mal automatisch starten, wenn ein neues Geschäft in Ihrem CRM abgeschlossen wird? Können Sie Teams Aufgaben dynamisch zuweisen? Es ist nicht immer notwendig, dass Menschen eingreifen. Identifizieren Sie solche Teile des Workflows und automatisieren Sie sie.

6. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Sobald Sie die Prozessschritte definiert haben, legen Sie klar fest, wer der Prozessverantwortliche sein wird und wer für jeden Schritt verantwortlich ist. Während beispielsweise ein Vermarkter für den Prozess der Veröffentlichung von Marketingmaterialien verantwortlich ist, sind möglicherweise mehrere Teams, einschließlich Design, Animation und Redaktion, für die einzelnen Phasen des Arbeitsablaufs verantwortlich.

7. Analysieren und verbessern

Nachdem Sie alles, was Ihr Arbeitsablauf beinhaltet, klar dargelegt haben, machen Sie ein paar Probeläufe und gruppieren Sie sich neu, um sie zu bewerten. Was läuft gut? Verlangsamt etwas den Prozess? Sollten Sie die Reihenfolge der Schritte ändern? Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, führen Sie sie erneut aus und bewerten Sie sie erneut.

Es gibt nicht den einen richtigen Weg, um einen Workflow zu erstellen, und was für ein Unternehmen funktioniert, muss nicht für ein anderes funktionieren. Finden Sie heraus, was für Sie und Ihre Teams am besten funktioniert, überprüfen Sie es regelmäßig und stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsabläufe auf die besten Interessen Ihres Unternehmens ausgerichtet sind.

Was ist Workflow-Management-Software?

Die Dokumentation Ihrer Arbeitsabläufe ist nur der erste Schritt und führt in vielen Unternehmen zu ineffektiven Papier-Runbooks. Hier kann Automatisierung Ihr bester Freund sein. Die Digitalisierung Ihrer täglichen Prozesse mit Workflow-Management-Systemen ersetzt Papierspuren durch digitale und stellt sicher, dass Sie eine verzögerungsfreie Organisation führen.

Workflow-Management-Software hilft bei der Automatisierung wiederholbarer Workflows, führt sie mit Compliance und Audits aus und optimiert auch die Prozesse für bessere Ergebnisse. Nachfolgend sind die kritischen Funktionen eines jeden Workflow-Management-Systems aufgeführt.

Schritte, Rollen und Verantwortlichkeiten digitalisieren

Workflow-Management-Systeme können helfen, alle Prozessschritte online zu modellieren, zusammen mit der Frage, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und was er tun sollte.

Entscheidungen automatisieren

Ein Reiseprozess kann unterschiedlich ablaufen, je nachdem, ob ein Visum erforderlich ist oder nicht. Ein Einstellungsverfahren muss möglicherweise abgeschlossen werden, wenn der Kandidat einige Wochen lang nicht auf Anrufe und E-Mails reagiert. Workflow-Systeme automatisieren solche Entscheidungen, während sie den Mitarbeitern bei Bedarf auch Raum für Urteilsvermögen lassen.

Aktionen automatisieren

Das Designteam muss benachrichtigt werden, sobald ein Vermarkter den Inhalt des Newsletters fertig geschrieben hat. Bestandsberichte müssen automatisch aktualisiert werden, nachdem ein neuer Mitarbeiter mit Geräten ausgestattet wurde. Eine Aufgabe, die nach Ablauf der Frist nicht erledigt wurde, muss eskaliert werden. Workflow-Management-Software hilft bei der Automatisierung solcher Aktionen.

Kontextuelle Erweiterbarkeit

Alle Teams arbeiten mit einer Fülle von Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Workflow-Managementsysteme können dabei helfen, sich mit diesen Drittanbieter-Apps zu verbinden, um Daten bei Bedarf zu pushen und abzurufen.

Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit RBAC

Workflow-Management-Tools stellen sicher, dass jeder Zugriff auf die erforderlichen Daten hat, wenn er sie braucht. Sie verfügen auch über Funktionen zum Schutz vertraulicher Daten.

Optimierung

Dauert ein Prozess zu lange? Verzögert sich die Arbeit aufgrund des Workflows oder aufgrund der beteiligten Personen? Gute Workflow-Management-Systeme verfügen über ein maßgeschneidertes, dynamisches Berichtsmodul, mit dem personalisierte Berichte erstellt werden können.

8 Vorteile von Workflow-Management-Softwarelösungen

Die greifbarsten Vorteile von Workflow-Management-Systemen sind verbesserte Zykluszeiten regelmäßiger Prozesse und geringere Kosten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Auswirkungen sie auf Ihren Betrieb haben können.

Reduzierte Betriebskosten

Alle Ihre Workflows werden online in Workflow-Management-Systemen abgebildet – alle Schritte, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und was er tun soll. Die Systeme helfen auch bei der Automatisierung von Entscheidungen, Ausnahmen, Benachrichtigungen und den Teilen Ihres Prozesses, die keinen manuellen Eingriff erfordern. Dies trägt dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren, die Durchlaufzeit Ihres täglichen Betriebs zu verkürzen und somit die Kosten zu senken.

Verbesserte Verantwortlichkeit

Indem Sie den richtigen Personen die richtigen Aufgaben zuweisen, sorgen Workflow-Management-Systeme für eine verbesserte Verantwortlichkeit.

Bessere Transparenz

Workflow-Management-Systeme helfen Ihren Mitarbeitern zu wissen, was sie wann genau tun sollen. Ihre Teams können bei Bedarf auf relevante Daten zugreifen und so Kommunikationshindernisse vermeiden. Diese Workflow-Systeme ermöglichen es Unternehmen, den Zugriff auf Daten basierend auf Rollen zu steuern und so für mehr Transparenz zu sorgen und gleichzeitig die Datensicherheit und den Datenschutz zu wahren. Sie halten die Anforderer auch über den Status ihrer Anfrage auf dem Laufenden.

Erzwingen Sie die Einhaltung von Prozessen

Da der gesamte Prozess online abgebildet wird, ist Compliance ein sicherer Vorteil von Workflow-Management-Systemen. Es besteht keine Möglichkeit, einen Schritt zu verpassen, eine E-Mail an die falsche Person zu senden oder vertrauliche Informationen preiszugeben. Diese Systeme führen auch eine historische Spur aller Aktivitäten und stellen so die Prüfungsbereitschaft sicher.

Nahtlose Zusammenarbeit

Mit proaktiven Warnungen und Benachrichtigungen, integrierten Tools und automatisierten Workflows helfen Workflow-Management-Systeme verschiedenen Teams, reibungslos auf einer einzigen Plattform zusammenzuarbeiten und effektiv zu arbeiten. Gute Workflow-Produkte sind auch geräteübergreifend verfügbar und ermöglichen so den Zugriff auf Prozesse von unterwegs.

Optimierte Prozesse

Die Analyse von Prozessberichten und -diagrammen hilft dabei, Engpässe, Anomalien und auch Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Eine eingehende Analyse kann helfen zu verstehen, ob die Arbeitsabläufe geändert werden müssen oder ob Ihre Teams besser geschult werden müssen. Das Ergreifen der erforderlichen Maßnahmen kann zu besseren operativen KPIs führen.

Einfaches Änderungsmanagement

Geschäftsprozesse entwickeln sich ständig weiter. Richtlinien können sich ändern, Compliance-Praktiken können sich ändern, oder vielleicht möchte ein neuer Manager einfach etwas anderes ausprobieren. Es ist auch wichtig, schnell auf die sich ändernden Marktchancen und -herausforderungen zu reagieren. Flexible Workflow-Systeme helfen Unternehmen, solche iterativen Änderungen an ihren Prozessen einfach vorzunehmen, und helfen auch, die Auswirkungen auf ihre Rentabilität zu verstehen. Auch die Schulung der Mitarbeiter zu den neuen Methoden ist ein Kinderspiel, da sie nur dem Tool folgen müssen.

Eher zugänglich für die Arbeit von zu Hause aus

Die Welt, wie wir sie kennen, konzentriert sich mehr darauf, wie wir arbeiten, als darauf, wo wir arbeiten. Da Teams neue Arbeitsweisen annehmen, ermöglicht Workflow-Management-Software eine effektive Teamzusammenarbeit unabhängig vom Standort. Es hilft, Remote-Arbeiten strukturiert umzusetzen und so die Produktivität bei reduzierten Kosten zu steigern.

Abschließende Gedanken

Angesichts des heutigen hart umkämpften Marktes, verteilter Teams und mehrerer Tools ist eine solide Workflow-Management-Strategie erforderlich, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Ein effizienter Prozess trägt dazu bei, Fehler zu minimieren, Redundanzen zu beseitigen und die Produktivität zu steigern. Eine gute Workflow-Management-Software kann dabei helfen, dies mit Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität zu erreichen.

Finden Sie die beste Workflow-Management-Softwarelösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens – nur auf G2.