De ce managementul fluxului de lucru este esențial pentru succesul afacerii

Lumea s-a schimbat semnificativ datorită tehnologiei.

Luați în considerare Uber, GrubHub sau Amazon. Ele oferă servicii de rutină la atingerea unui buton și totul funcționează ca un ceas, fără e-mailuri sau apeluri implicate. Nu există întâlniri lungi sau eforturi de coordonare pentru a clarifica detaliile. Acest lucru ajută aceste companii să se concentreze mai mult pe creșterea lor strategică - ce promoții să ruleze, ce piețe să se extindă și altele asemenea.

Afacerile noastre funcționează și cu aceeași ușurință și netezime? Să presupunem că compania dvs. ar trebui să trimită un e-mail unui client potențial cu privire la modul în care produsul dvs. respectă GDPR. Dar au depășit termenul limită, iar tu ai pierdut afacerea. Acum doriți să vă asigurați că acest lucru nu se va mai întâmpla. Cu toate acestea, având în vedere echipele de marketing, inginerie și juridice implicate și mai multe fire de e-mail și conversații prin chat, nici nu sunteți sigur cine a fost responsabil pentru trimiterea acestuia și nici nu puteți identifica de ce a avut loc întârzierea.

O cantitate semnificativă de muncă care se întâmplă în orice organizație implică urmarea în mod repetat a unei secvențe de pași: aprobarea documentelor, integrarea clienților și gestionarea achizițiilor și a conturilor de încasat. Echipele distribuite care lucrează cu instrumente multiple sunt implicate în diferite etape ale acestor procese, iar rezultatul final este silozările organizaționale și haosul.

Automatizarea unor astfel de fluxuri de lucru de rutină de afaceri și a procedurilor standard de operare vă va ajuta să vă eficientizați operațiunile de zi cu zi, să îmbunătățiți timpul de lucru și să creșteți vizibilitatea asupra blocajelor procesului. Îi va ajuta să elibereze angajații de „munca ocupată” și, în schimb, îi va permite să se concentreze mai mult pe munca semnificativă și pe creșterea strategică. Și vă poate face mult mai ușor să vă continuați spectacolul, chiar dacă toți angajații dvs. nu pot fi prezenți fizic la un spațiu de lucru comun.

7 sfaturi pentru a crea un proces eficient de flux de lucru pentru echipa ta

Un flux de lucru inadecvat va duce doar la rezultate ineficiente. Unul bun, pe de altă parte, asigură coerența și răspunsul mai rapid la solicitări. Mai jos sunt câteva sfaturi esențiale pentru a crea fluxuri de lucru eficiente, care ar putea funcționa pentru dvs. Acestea nu sunt reguli stricte și rapide și pot fi modificate pentru a se potrivi nevoilor dvs. de afaceri.

1. Identificați granițele

Identificați punctele de început și de sfârșit ale procesului pe care îl alegeți. De exemplu, cererile de călătorie încep atunci când un angajat solicită să călătorească și se termină când călătoria este finalizată, iar cheltuielile sunt calculate. Totuși, acesta nu este singurul caz și se poate termina și dacă managerul respinge cererea sau dacă călătoria este anulată. Este important să înțelegeți diferitele moduri în care poate fi declanșat un proces și care sunt rezultatele sale.

2. Defalcă procesele existente

Odată ce ați identificat limitele, lucrați la împărțirea procesului în pași distincti. Aflați ce trebuie făcut la fiecare pas și ce informații sunt necesare pentru realizarea acestor activități.

Ar trebui departamentul de achiziții să aștepte ca echipa financiară să aprobe cheltuieli care depășesc o anumită sumă? De ce informații și documente despre candidat are nevoie HR pentru a finaliza verificarea antecedentelor? Instrumentul dvs. de plăți ar trebui să fie notificat atunci când un client procesează taxa? Discutați cu echipele implicate și înțelegeți cum se întâmplă procesul în prezent.

3. Identificați subfluxuri de lucru, paralele și bucle

Pregătirea garanției de marketing este mai mult un proces liniar, posibil cu schimburi înainte și înapoi în etapa de revizuire. Între timp, configurarea conturilor, verificarea fundalului și furnizarea de echipamente sunt toate efectuate în mod paralel de mai multe echipe în timp ce se integrează un angajat.

În mod similar, există momente în care un anumit pas poate garanta un flux de lucru separat. De exemplu, gestionarea unui furnizor în timp ce gestionează o cerere de achiziție ar putea fi un mini flux de lucru în sine. Analizați dacă există astfel de bucle și sub-fluxuri de lucru. Stabiliți dacă o anumită sarcină trebuie finalizată înainte de a trece la următoarea sau dacă unele sarcini pot fi efectuate simultan. Încorporați toate constatările dvs. în timp ce construiți fluxul de lucru.

4. Identificați lacune, defecte și redundanțe

Este important să eliminați risipa, în timp ce creșteți eficiența în fluxurile dvs. de lucru. Așa că, odată ce ai fluxul de lucru actual pe hârtie, identificați unde se află problemele. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să faci brainstorming cu părțile interesate și să înțelegi procesul din perspectiva lor.

Angajații care fac munca pot explica ce parte a procesului este o bătaie de cap pentru ei. Probabil că au dificultăți în a obține informațiile corecte atunci când au nevoie sau în a ști ce să facă în continuare. S-ar putea să existe și câțiva pași inutile care nu adaugă valoare. În mod similar, discutarea cu solicitanții și managementul poate ajuta la descoperirea cutiei negre a modelului actual de flux de lucru. Lucrați la rezolvarea acestor probleme atunci când vă modificați fluxul de lucru.

Un avantaj suplimentar al unui astfel de brainstorming este că atunci când aveți o versiune modificată a fluxului de lucru, acceptarea angajaților poate fi considerată de la sine înțeles. Având în vedere că au investit o bună parte din timpul lor pentru a ajuta la modelarea procesului, echipa ta va fi mai mult decât încântată să facă curse uscate, să îmbunătățească fluxul de lucru și, de asemenea, să-i convingă pe alții să adopte noile metode de lucru.

5. Automatizați acolo unde este posibil

Trebuie să anunțați managerii pentru a aproba cereri? Doriți să porniți automat procesul de integrare a clienților de fiecare dată când se încheie o nouă ofertă în CRM-ul dvs.? Puteți atribui dinamic sarcini echipelor? Nu este întotdeauna necesar ca oamenii să intervină. Identificați astfel de părți ale fluxului de lucru și automatizați-le.

6. Definiți rolurile și responsabilitățile

Odată ce ați definit pașii procesului, stabiliți clar cine va fi proprietarul procesului și cine va fi responsabil pentru fiecare pas. De exemplu, în timp ce un agent de marketing va deține procesul de publicare a unui colateral de marketing, mai multe echipe, inclusiv design, animație și editorial, ar putea fi responsabile pentru etapele individuale ale fluxului de lucru.

7. Analizați și îmbunătățiți

După ce ați prezentat în mod clar tot ceea ce presupune fluxul dvs. de lucru, faceți câteva curse uscate și regrupați-vă pentru a evalua. Ce merge bine? Ceva încetinește procesul? Ar trebui să schimbați ordinea pașilor? Faceți modificările necesare, rulați și evaluați încă o dată.

Nu există o modalitate corectă de a construi un flux de lucru, iar ceea ce funcționează pentru o afacere nu trebuie să funcționeze pentru alta. Găsiți ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs. și echipele dvs., examinați periodic și asigurați-vă că fluxurile dvs. de lucru sunt aliniate la cele mai bune interese ale companiei dvs.

Ce este software-ul de management al fluxului de lucru?

Documentarea fluxurilor de lucru este doar primul pas și, în multe companii, are ca rezultat niște runbook-uri pe hârtie ineficiente. Iată unde automatizarea poate fi cel mai bun prieten al tău. Digitalizarea proceselor de zi cu zi cu sisteme de management al fluxului de lucru înlocuiește traseele de hârtie cu digitale și vă asigură că conduceți o organizație fără întârzieri.

Software-ul de gestionare a fluxurilor de lucru ajută la automatizarea fluxurilor de lucru repetabile, le execută cu conformitate și audituri și, de asemenea, optimizează procesele pentru rezultate mai bune. Mai jos sunt capabilitățile critice ale oricărui sistem de management al fluxului de lucru.

Digitalizați pașii, rolurile și responsabilitățile

Sistemele de management al fluxului de lucru pot ajuta la modelarea online a tuturor etapelor procesului, împreună cu cine este responsabil pentru fiecare pas și ce ar trebui să facă.

Automatizați deciziile

Un proces de călătorie poate decurge în moduri diferite, în funcție de dacă viza este necesară sau nu. Este posibil ca un proces de angajare să fie închis dacă candidatul nu răspunde la apeluri și e-mailuri timp de câteva săptămâni. Sistemele de flux de lucru automatizează astfel de decizii, lăsând totodată loc angajaților să își exercite raționamentul atunci când este necesar.

Automatizați acțiunile

Echipa de proiectare trebuie să fie anunțată odată ce un agent de marketing a terminat de scris conținutul buletinului informativ. Rapoartele de inventar trebuie actualizate automat după furnizarea echipamentelor unui nou angajat. O sarcină rămasă nerealizată după termenul limită trebuie escaladată. Software-ul de gestionare a fluxului de lucru ajută la automatizarea acestor acțiuni.

Extensibilitatea contextuală

Toate echipele lucrează cu o multitudine de instrumente pentru a-și îndeplini munca. Sistemele de gestionare a fluxului de lucru pot ajuta la conectarea la aceste aplicații terță parte pentru a împinge și extrage date atunci când este necesar.

Facilitează colaborarea cu RBAC

Instrumentele de gestionare a fluxului de lucru asigură accesul tuturor la datele necesare, atunci când au nevoie. Au, de asemenea, funcții pentru a proteja datele confidențiale.

Optimizare

Durează un proces prea mult? Lucrările sunt întârziate din cauza fluxului de lucru sau din cauza persoanelor implicate? Sistemele bune de gestionare a fluxului de lucru au un modul de raportare dinamic, personalizat, care ajută la crearea de rapoarte personalizate.

8 beneficii ale soluțiilor software de management al fluxului de lucru

Cele mai tangibile beneficii ale sistemelor de management al fluxului de lucru sunt ciclurile îmbunătățite ale proceselor obișnuite și costurile reduse. Citiți mai departe pentru detalii despre impactul pe care îl pot aduce asupra operațiunilor dvs.

Costuri de operare reduse

Toate fluxurile dvs. de lucru sunt mapate online în sistemele de management al fluxului de lucru - toți pașii, împreună cu cine este responsabil pentru fiecare pas și ce ar trebui să facă. Sistemele ajută, de asemenea, să automatizeze deciziile, excepțiile, notificările și acele părți ale procesului dvs. care nu necesită intervenție manuală. Acest lucru ajută la minimizarea erorilor umane, la reducerea timpului de realizare al operațiunilor dumneavoastră de zi cu zi și, la rândul său, la reducerea costurilor.

Responsabilitate îmbunătățită

Permițându-vă să atribuiți sarcinile potrivite persoanelor potrivite, sistemele de gestionare a fluxului de lucru asigură o responsabilitate îmbunătățită.

Transparență mai bună

Sistemele de management al fluxului de lucru îi ajută pe angajații să știe exact ce ar trebui să facă și când. Echipele dvs. pot accesa date relevante atunci când au nevoie, evitând astfel orice blocaj de comunicare. Aceste sisteme de flux de lucru permit companiilor să controleze accesul la date în funcție de roluri, asigurând astfel o mai bună transparență, menținând în același timp securitatea și confidențialitatea datelor. De asemenea, țin solicitanții informați cu privire la stadiul cererii lor.

Implementați respectarea procesului

Cu întregul proces mapat online, conformitatea este un beneficiu asigurat al sistemelor de management al fluxului de lucru. Nu există posibilitatea de a rata un pas, de a trimite un e-mail persoanei greșite sau de a expune informații confidențiale. Aceste sisteme mențin, de asemenea, un traseu istoric al tuturor activităților, asigurând astfel pregătirea pentru audit.

Colaborare fără întreruperi

Cu alerte și notificări proactive, instrumente integrate și fluxuri de lucru automatizate, sistemele de management al fluxului de lucru ajută diferitele echipe să colaboreze fără probleme pe o singură platformă și să lucreze eficient. Produse bune pentru fluxul de lucru sunt, de asemenea, disponibile pe toate dispozitivele, permițând astfel accesul la procese din mers.

Procese optimizate

Analiza rapoartelor și diagramelor de proces ajută la identificarea blocajelor, anomaliilor și, de asemenea, zonele de îmbunătățire. Analiza aprofundată vă poate ajuta să înțelegeți dacă fluxurile de lucru trebuie modificate sau dacă echipele dvs. trebuie să fie mai bine instruite. Luarea măsurilor necesare poate avea ca rezultat indicatori KPI operaționali mai buni.

Gestionare simplă a schimbărilor

Procesele de afaceri continuă să evolueze. Politicile s-ar putea schimba, practicile de conformitate s-ar putea schimba sau poate un nou manager ar dori pur și simplu să încerce ceva diferit. De asemenea, este important să răspundem rapid la oportunitățile și provocările pieței în schimbare. Sistemele flexibile de flux de lucru ajută companiile să facă astfel de modificări iterative proceselor lor cu ușurință și, de asemenea, ajută la înțelegerea impactului asupra profitabilității lor. Instruirea angajaților cu privire la noile metode este, de asemenea, o briză, deoarece tot ce trebuie să facă este să urmeze instrumentul.

Mai predispus la lucru de acasă

Lumea așa cum o știm se schimbă, concentrându-se mai degrabă asupra modului în care lucrăm decât asupra locului în care lucrăm. Pe măsură ce echipele adoptă noi moduri de lucru, software-ul de management al fluxului de lucru permite colaborarea eficientă în echipă, indiferent de locație. Ajută la implementarea lucrului de la distanță într-o manieră structurată, crescând astfel productivitatea la costuri reduse.

Gânduri finale

Având în vedere piața ultra-competitivă de astăzi, echipele distribuite și instrumentele multiple, este necesară o strategie solidă de gestionare a fluxului de lucru pentru a asigura continuitatea afacerii. Un proces eficient va ajuta la minimizarea erorilor, la eliminarea redundanțelor și la creșterea productivității. Un software bun de gestionare a fluxului de lucru poate ajuta la realizarea acestui lucru cu viteză, amploare și flexibilitate.

Găsiți cea mai bună soluție software de gestionare a fluxului de lucru pentru nevoile afacerii dvs. – numai pe G2.