Por qué la gestión del flujo de trabajo es esencial para el éxito empresarial

El mundo ha cambiado significativamente gracias a la tecnología.

Considere Uber, GrubHub o Amazon. Brindan servicios de rutina con solo tocar un botón, y todo funciona como un reloj, sin correos electrónicos ni llamadas involucradas. No hay largas reuniones, ni esfuerzos de coordinación para pulir los detalles. Esto ayuda a estas empresas a centrarse más en su crecimiento estratégico: qué promociones ejecutar, qué mercados expandir y cosas por el estilo.

¿Nuestros negocios también operan con la misma facilidad y fluidez? Supongamos que se suponía que su empresa enviaría un correo electrónico a un cliente potencial sobre cómo su producto cumple con GDPR. Pero no cumplieron con la fecha límite y usted perdió el trato empresarial. Ahora quiere asegurarse de que esto no vuelva a suceder. Sin embargo, con los equipos de marketing, ingeniería y legales involucrados, y múltiples hilos de correo electrónico y conversaciones de chat, no está seguro de quién fue el responsable de enviarlo, ni puede determinar por qué ocurrió la demora.

Una cantidad significativa de trabajo que ocurre en cualquier organización implica seguir una secuencia de pasos repetidamente: aprobar documentos, incorporar clientes y administrar compras y cuentas por cobrar. Los equipos distribuidos que trabajan con múltiples herramientas están involucrados en diferentes etapas de estos procesos, y el resultado final son silos organizacionales y caos.

La automatización de tales flujos de trabajo comerciales rutinarios y procedimientos operativos estándar ayudará a optimizar sus operaciones diarias, mejorar los tiempos de respuesta y aumentar la visibilidad de los cuellos de botella del proceso. Ayudará a liberar a los empleados del "trabajo ocupado" y, en su lugar, les permitirá concentrarse más en el trabajo significativo y el crecimiento estratégico. Y puede hacer que sea mucho más fácil mantener su espectáculo en marcha, incluso si todos sus empleados no pueden estar físicamente presentes en un espacio de trabajo común.

7 consejos para crear un proceso de flujo de trabajo eficiente para su equipo

Un flujo de trabajo inadecuado solo conducirá a resultados ineficaces. Una buena, por otro lado, asegura consistencia y una respuesta más rápida a las solicitudes. A continuación, se incluyen algunos consejos esenciales para crear flujos de trabajo eficientes que podrían funcionar para usted. Estas no son reglas estrictas y rápidas, y pueden modificarse para adaptarse a las necesidades de su negocio.

1. Identificar los límites

Identifique los puntos de inicio y finalización del proceso que elija. Por ejemplo, las solicitudes de viaje comienzan cuando un empleado solicita viajar y finaliza cuando se completa el viaje y se contabilizan los gastos. Sin embargo, este no es el único caso, y también puede terminar si el gestor rechaza la solicitud o si se cancela el viaje. Es importante comprender las diferentes formas en que se puede desencadenar un proceso y cuáles son sus resultados.

2. Descomponga los procesos existentes

Una vez que haya identificado los límites, trabaje para dividir el proceso en pasos distintos. Averigüe qué debe hacerse en cada paso y qué información se requiere para realizar estas actividades.

¿El departamento de compras debe esperar a que el equipo de finanzas apruebe los gastos que cruzan una cierta cantidad? ¿Qué información y documentos del candidato necesita el departamento de recursos humanos para finalizar la verificación de antecedentes? ¿Se debe notificar a su herramienta de pagos cuando un cliente procesa la tarifa? Discuta con los equipos involucrados y comprenda cómo ocurre el proceso actualmente.

3. Identifique subflujos de trabajo, paralelos y bucles

Preparar la garantía de marketing es más un proceso lineal, posiblemente con intercambios de ida y vuelta en la etapa de revisión. Mientras tanto, la configuración de cuentas, la verificación de antecedentes y el suministro de equipos se realizan de manera paralela por varios equipos mientras se incorpora a un empleado.

Del mismo modo, hay momentos en que un paso en particular puede justificar un flujo de trabajo separado para sí mismo. Por ejemplo, la gestión de un proveedor mientras se gestiona una solicitud de compra puede ser un mini flujo de trabajo en sí mismo. Analice si tales bucles y subflujos de trabajo existen. Determine si una tarea en particular debe terminarse antes de pasar a la siguiente, o si algunas tareas se pueden realizar simultáneamente. Incorpore todos sus hallazgos mientras construye el flujo de trabajo.

4. Identifique brechas, fallas y redundancias

Es importante eliminar el desperdicio, mientras aumenta la eficiencia en sus flujos de trabajo. Entonces, una vez que tenga su flujo de trabajo actual en papel, identifique dónde están los problemas. La mejor manera de hacer esto es hacer una lluvia de ideas con las partes interesadas y comprender el proceso desde su perspectiva.

Los empleados que hacen el trabajo pueden explicar qué parte del proceso es una molestia para ellos. Probablemente tengan dificultades para obtener la información correcta cuando la necesitan, o para saber qué hacer a continuación. También puede haber algunos pasos innecesarios que no agregan ningún valor. Del mismo modo, discutir con los solicitantes y la gerencia puede ayudar a descubrir la caja negra de su modelo de flujo de trabajo actual. Trabaje para abordar estos problemas cuando modifique su flujo de trabajo.

Un beneficio adicional de dicha lluvia de ideas es que cuando tiene una versión modificada del flujo de trabajo, la aceptación de los empleados puede darse por sentada. Dado que han invertido una buena cantidad de su tiempo para ayudar a dar forma al proceso, su equipo estará más que feliz de hacer simulacros, mejorar el flujo de trabajo y también convencer a otros para que adopten los nuevos métodos de trabajo.

5. Automatiza donde sea posible

¿Necesita notificar a los gerentes para aprobar las solicitudes? ¿Desea iniciar automáticamente el proceso de incorporación de clientes cada vez que se cierra un nuevo trato en su CRM? ¿Puedes asignar dinámicamente tareas a los equipos? No siempre es necesario que los humanos intervengan. Identifique dichas partes del flujo de trabajo y automatícelas.

6. Definir roles y responsabilidades

Una vez que haya definido los pasos del proceso, establezca claramente quién será el propietario del proceso y quién será el responsable de cada paso. Por ejemplo, mientras que un especialista en marketing será el propietario del proceso de publicación de un material de marketing, varios equipos, incluidos los de diseño, animación y edición, pueden ser responsables de las etapas individuales del flujo de trabajo.

7. Analiza y mejora

Una vez que haya establecido claramente todo lo que implica su flujo de trabajo, haga algunos ensayos y reagruparse para evaluar. ¿Qué está funcionando bien? ¿Algo está ralentizando el proceso? ¿Deberías cambiar el orden de los pasos? Realice los cambios necesarios, ejecute y evalúe una vez más.

No existe una forma correcta de crear un flujo de trabajo y lo que funciona para una empresa no tiene por qué funcionar para otra. Encuentre lo que funciona mejor para usted y sus equipos, revíselo periódicamente y asegúrese de que sus flujos de trabajo estén alineados con los mejores intereses de su empresa.

¿Qué es el software de gestión de flujo de trabajo?

Documentar sus flujos de trabajo es solo el primer paso y, en muchas empresas, da como resultado runbooks en papel ineficaces. Aquí es donde la automatización puede ser tu mejor amiga. La digitalización de sus procesos cotidianos con sistemas de gestión de flujos de trabajo reemplaza los registros en papel por documentos digitales y garantiza que gestione una organización sin demoras.

El software de gestión del flujo de trabajo ayuda a automatizar los flujos de trabajo repetibles, los ejecuta con cumplimiento y auditorías, y también optimiza los procesos para obtener mejores resultados. A continuación se encuentran las capacidades críticas de cualquier sistema de gestión de flujo de trabajo.

Digitalice pasos, roles y responsabilidades

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo pueden ayudar a modelar todos los pasos del proceso en línea, junto con quién está a cargo de cada paso y qué debe hacer.

Automatice las decisiones

Un proceso de viaje puede fluir de diferentes maneras, dependiendo de si se requiere visa o no. Es posible que se deba cerrar un proceso de contratación si el candidato no responde a las llamadas y correos electrónicos durante un par de semanas. Los sistemas de flujo de trabajo automatizan tales decisiones, al mismo tiempo que dejan espacio para que los empleados ejerzan su juicio cuando sea necesario.

Automatizar acciones

El equipo de diseño debe ser notificado una vez que un vendedor haya terminado de escribir el contenido del boletín. Los informes de inventario deben actualizarse automáticamente después de proporcionar equipos a un nuevo empleado. Una tarea que se deja sin hacer después de la fecha límite se debe escalar. El software de gestión del flujo de trabajo ayuda a automatizar tales acciones.

Extensibilidad contextual

Todos los equipos trabajan con una plétora de herramientas para realizar su trabajo. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo pueden ayudar a conectarse a estas aplicaciones de terceros para enviar y recibir datos cuando sea necesario.

Facilitar la colaboración con RBAC

Las herramientas de gestión del flujo de trabajo garantizan que todos tengan acceso a los datos necesarios, cuando lo necesiten. También tienen funciones para proteger los datos confidenciales.

Mejoramiento

¿Un proceso está tomando demasiado tiempo? ¿Se retrasa el trabajo debido al flujo de trabajo o a las personas involucradas? Los buenos sistemas de gestión de flujo de trabajo tienen un módulo de informes dinámicos y personalizados que ayuda a crear informes personalizados.

8 beneficios de las soluciones de software de gestión de flujo de trabajo

Los beneficios más tangibles de los sistemas de gestión de flujo de trabajo son tiempos de ciclo mejorados de procesos regulares y costos reducidos. Siga leyendo para obtener detalles sobre el impacto que pueden tener en sus operaciones.

Costos operativos reducidos

Todos sus flujos de trabajo se asignan en línea en los sistemas de gestión de flujos de trabajo: todos los pasos, junto con quién es responsable de cada paso y qué deben hacer. Los sistemas también ayudan a automatizar decisiones, excepciones, notificaciones y aquellas partes de su proceso que no requieren intervención manual. Esto ayuda a minimizar los errores humanos, reduce el tiempo de respuesta de sus operaciones diarias y, a su vez, reduce los costos.

Rendición de cuentas mejorada

Al permitirle asignar las tareas correctas a las personas adecuadas, los sistemas de gestión del flujo de trabajo garantizan una mayor responsabilidad.

Mejor transparencia

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo ayudan a sus empleados a saber qué deben hacer exactamente y cuándo. Sus equipos pueden acceder a datos relevantes cuando lo necesiten, evitando así cualquier obstáculo en la comunicación. Estos sistemas de flujo de trabajo permiten a las empresas controlar el acceso a los datos en función de los roles, lo que garantiza una mayor transparencia y, al mismo tiempo, mantiene la seguridad y la privacidad de los datos. También mantienen informados a los solicitantes sobre el estado de su solicitud.

Hacer cumplir el proceso

Con todo el proceso mapeado en línea, el cumplimiento es un beneficio garantizado de los sistemas de gestión de flujo de trabajo. No hay posibilidad de perder un paso, enviar un correo electrónico a la persona equivocada o exponer información confidencial. Estos sistemas también mantienen un registro histórico de todas las actividades, lo que garantiza la preparación para la auditoría.

Colaboración perfecta

Con alertas y notificaciones proactivas, herramientas integradas y flujos de trabajo automatizados, los sistemas de gestión de flujos de trabajo ayudan a diferentes equipos a colaborar sin problemas en una sola plataforma y a trabajar de manera efectiva. Los buenos productos de flujo de trabajo también están disponibles en todos los dispositivos, lo que permite el acceso a los procesos sobre la marcha.

Procesos optimizados

El análisis de informes y gráficos de procesos ayuda a identificar cuellos de botella, anomalías y también áreas de mejora. El análisis en profundidad puede ayudar a comprender si los flujos de trabajo deben modificarse o si sus equipos deben capacitarse mejor. Tomar las medidas necesarias puede resultar en mejores KPI operativos.

Fácil gestión de cambios

Los procesos de negocio siguen evolucionando. Las políticas pueden cambiar, las prácticas de cumplimiento pueden cambiar, o tal vez un nuevo gerente simplemente desee probar algo diferente. También es importante responder rápidamente a las cambiantes oportunidades y desafíos del mercado. Los sistemas de flujo de trabajo flexibles ayudan a las empresas a realizar fácilmente modificaciones iterativas en sus procesos y también ayudan a comprender el impacto en su rentabilidad. Capacitar a los empleados sobre los nuevos métodos también es muy sencillo, ya que todo lo que tienen que hacer es seguir la herramienta.

Más dispuesto a trabajar desde casa

El mundo tal como lo conocemos está cambiando centrándose en cómo trabajamos en lugar de dónde trabajamos. A medida que los equipos adoptan nuevas formas de trabajar, el software de gestión del flujo de trabajo permite una colaboración eficaz en equipo independientemente de la ubicación. Ayuda a implementar el trabajo remoto de manera estructurada, aumentando así la productividad a costos reducidos.

Pensamientos finales

Dado el mercado ultracompetitivo actual, los equipos distribuidos y las múltiples herramientas, se requiere una sólida estrategia de gestión del flujo de trabajo para garantizar la continuidad del negocio. Un proceso eficiente ayudará a minimizar errores, eliminar redundancias e impulsar la productividad. Un buen software de gestión de flujo de trabajo puede ayudar a lograr esto con velocidad, escala y flexibilidad.

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