为什么工作流管理对业务成功至关重要

由于技术，世界发生了巨大变化。

考虑优步、GrubHub 或亚马逊。 他们只需按一下按钮即可提供日常服务，一切都像发条一样运行，不涉及电子邮件或电话。 没有长时间的会议，也没有协调工作来解决细节。 这有助于这些公司更多地关注他们的战略增长——开展哪些促销活动，扩大哪些市场等等。

我们的业务是否也能以类似的方式轻松顺畅地运营？ 假设您的公司应该向潜在客户发送电子邮件，说明您的产品如何符合 GDPR。 但是他们超过了最后期限，你失去了企业交易。 现在您要确保这种情况不再发生。 但是，由于涉及营销、工程和法律团队，以及多个电子邮件线程和聊天对话，您既不确定是谁负责发送它，也无法确定延迟发生的原因。

任何组织中发生的大量工作都涉及重复执行一系列步骤：批准文件、入职客户以及管理采购和应收账款。 使用多种工具的分布式团队参与这些流程的不同阶段，最终结果是组织孤岛和混乱。

自动化此类日常业务工作流程和标准操作程序将有助于简化您的日常运营、缩短周转时间并提高对流程瓶颈的可见性。 它将帮助员工从“忙碌的工作”中解放出来，让他们更多地专注于有意义的工作和战略增长。 即使您的所有员工都不能亲自出现在一个公共工作区，它也可以让您的节目继续进行变得更加容易。

为您的团队创建高效工作流程的 7 个技巧

不完善的工作流程只会导致无效的结果。 另一方面，好的一个可以确保一致性和对请求的更快响应。 以下是创建适合您的高效工作流程的一些基本技巧。 这些不是硬性规定，可以根据您的业务需求进行修改。

1. 确定边界

确定您选择的流程的起点和终点。 例如，旅行请求在员工请求旅行时开始，在旅行完成时结束，并计算费用。 但是，这不是唯一的情况，如果经理拒绝请求或旅行被取消，它也可能结束。 了解触发流程的不同方式及其可交付成果是很重要的。

2. 分解现有流程

一旦确定了界限，就可以将过程分解为不同的步骤。 找出每个步骤需要做什么以及执行这些活动需要哪些信息。

采购部门是否应该等待财务团队批准超过一定金额的费用？ HR需要哪些候选人信息和文件才能完成背景验证？ 当客户处理费用时，是否应该通知您的支付工具？ 与相关团队讨论并了解当前流程是如何进行的。

3. 识别子工作流、并行和循环

准备好营销材料更像是一个线性过程，可能在审查阶段进行来回交流。 同时，在员工入职时，多个团队以并行方式设置帐户、背景验证和提供设备。

类似地，有时特定步骤可以为自己提供单独的工作流程。 例如，在处理采购请求的同时管理供应商本身可能就是一个小型工作流程。 分析是否存在这样的循环和子工作流程。 确定在进行下一项任务之前是否必须完成特定任务，或者是否可以同时完成某些任务。 在构建工作流程时结合您的所有发现。

4. 识别差距、缺陷和冗余

消除浪费很重要，同时提高工作流程的效率。 因此，一旦您将当前的工作流程写在纸上，请找出问题所在。 做到这一点的最好方法是与利益相关者进行头脑风暴，并从他们的角度理解这个过程。

完成工作的员工可以解释流程的哪一部分对他们来说很麻烦。 他们可能难以在需要时获得正确的信息，或者不知道下一步该做什么。 也可能有一些不必要的步骤，没有任何价值。 同样，与请求者和管理层讨论有助于揭示当前工作流模型的黑匣子。 在修改工作流程时努力解决这些问题。

这种头脑风暴的另一个好处是，当您拥有工作流程的修改版本时，员工的支持可以被视为理所当然。 鉴于他们已投入大量时间来帮助塑造流程，您的团队将非常乐意进行试运行、改进工作流程并说服其他人采用新的工作方法。

5. 尽可能自动化

您是否需要通知经理批准请求？ 您是否希望每次在您的 CRM 中完成新交易时自动启动客户入职流程？ 您可以动态地将任务分配给团队吗？ 人类并不总是需要干预。 识别工作流的这些部分并将它们自动化。

6. 定义角色和职责

一旦您定义了流程步骤，请明确确定谁将是流程所有者，以及谁将负责每个步骤。 例如，虽然营销人员将拥有发布营销材料的过程，但包括设计、动画和编辑在内的多个团队可能负责工作流程中的各个阶段。

7.分析和改进

在您清楚地列出了您的工作流程所需的所有内容后，进行一些试运行并重新组合以进行评估。 什么运作良好？ 有什么东西减慢了这个过程吗？ 你应该改变步骤的顺序吗？ 进行必要的更改，再次运行和评估。

建立工作流程没有一种正确的方法，适用于一个企业的方法不一定适用于另一个企业。 找出最适合您和您的团队的方法，定期审查，并确保您的工作流程符合您公司的最佳利益。

什么是工作流管理软件？

记录您的工作流程只是第一步，在许多公司中，它会导致纸质运行手册无效。 在这里，自动化可以成为您最好的朋友。 使用工作流管理系统将您的日常流程数字化，以数字方式取代纸质记录，并确保您运行一个无延迟的组织。

工作流程管理软件有助于自动化可重复的工作流程，通过合规性和审计执行它们，并优化流程以获得更好的结果。 以下是任何工作流管理系统的关键功能。

数字化步骤、角色和职责

工作流管理系统可以帮助在线建模所有流程步骤，以及谁负责每个步骤，以及他们应该做什么。

自动化决策

根据是否需要签证，旅行流程可以采用不同的方式。 如果候选人在几周内没有回复电话和电子邮件，则可能不得不关闭招聘流程。 工作流系统使此类决策自动化，同时也为员工在需要时进行判断留出了空间。

自动化操作

营销人员完成通讯内容的编写后，必须通知设计团队。 为新员工提供设备后，库存报告必须自动更新。 必须升级超过截止日期未完成的任务。 工作流管理软件有助于自动执行此类操作。

上下文可扩展性

所有团队都使用大量工具来完成他们的工作。 工作流管理系统可以帮助连接到这些第三方应用程序，以便在需要时推送和提取数据。

促进与 RBAC 的合作

工作流管理工具确保每个人都可以在需要时访问所需的数据。 它们还具有保护机密数据的功能。

优化

一个过程是否耗时太长？ 工作延迟是因为工作流程，还是因为涉及的人？ 良好的工作流管理系统具有定制的动态报告模块，可帮助创建个性化报告。

工作流管理软件解决方案的 8 大优势

工作流管理系统最切实的好处是改进了常规流程的周期时间，并降低了成本。 继续阅读以了解它们可以给您的运营带来哪些影响的详细信息。

降低运营成本

您的所有工作流程都在工作流程管理系统中在线映射 - 所有步骤，以及每个步骤的负责人以及他们应该做什么。 这些系统还有助于自动化决策、例外情况、通知以及流程中不需要人工干预的那些部分。 这有助于最大限度地减少人为错误，减少日常运营的周转时间，进而降低成本。

改进问责制

通过让您将正确的任务分配给正确的人员，工作流管理系统可确保改进问责制。

更好的透明度

工作流管理系统可帮助您的员工确切地知道他们应该做什么以及何时做。 您的团队可以在需要时访问相关数据，从而避免任何沟通障碍。 这些工作流系统允许企业根据角色控制对数据的访问，从而确保更好的透明度，同时也维护数据的安全和隐私。 他们还让请求者随时了解他们的请求状态。

强制流程遵守

通过在线映射整个过程，合规性是工作流管理系统的一个保证优势。 不可能遗漏任何步骤、向错误的人发送电子邮件或泄露机密信息。 这些系统还保留所有活动的历史记录，从而确保审计准备就绪。

无缝协作

借助主动警报和通知、集成工具和自动化工作流程，工作流程管理系统可帮助不同团队在单一平台上顺利协作并高效工作。 良好的工作流程产品也可以跨设备使用，从而可以随时随地访问流程。

优化流程

分析过程报告和图表有助于识别瓶颈、异常以及需要改进的领域。 深入分析有助于了解是否需要修改工作流程，或者您的团队是否需要接受更好的培训。 采取必要的行动可以带来更好的运营 KPI。

轻松的变更管理

业务流程不断发展。 政策可能会改变，合规实践可能会改变，或者新经理可能只是想尝试不同的东西。 快速应对不断变化的市场机遇和挑战也很重要。 灵活的工作流程系统可帮助企业轻松地对其流程进行此类迭代修改，并有助于了解对其盈利能力的影响。 对员工进行新方法的培训也很容易，因为他们所要做的就是遵循该工具。

更适合在家工作

我们所知道的世界正在转向关注我们的工作方式，而不是我们的工作地点。 随着团队采用新的工作方式，工作流管理软件可以实现有效的团队协作，而不受地点限制。 它有助于以结构化的方式实施远程工作，从而以降低的成本提高生产力。

最后的想法

鉴于当今竞争激烈的市场、分布式团队和多种工具，需要可靠的工作流管理策略来确保业务连续性。 高效的流程将有助于最大限度地减少错误、消除冗余并提高生产力。 一个好的工作流程管理软件可以帮助实现这一目标的速度、规模和灵活性。

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