เหตุใดการจัดการเวิร์กโฟลว์จึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ

โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากด้วยเทคโนโลยี

พิจารณา Uber, GrubHub หรือ Amazon พวกเขาให้บริการตามปกติด้วยการแตะเพียงปุ่มเดียว และทุกอย่างทำงานเหมือนเครื่องจักร โดยไม่ต้องมีอีเมลหรือการโทรเข้ามาเกี่ยวข้อง ไม่มีการประชุมที่ยาวนานหรือความพยายามในการประสานงานเพื่อสรุปรายละเอียด ซึ่งช่วยให้บริษัทเหล่านี้มุ่งเน้นการเติบโตเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการส่งเสริมการขายใด ตลาดใดที่จะขยาย และสิ่งที่ชอบ

ธุรกิจของเราดำเนินการด้วยความง่ายดายและราบรื่นเช่นเดียวกันหรือไม่ สมมติว่าบริษัทของคุณควรจะส่งอีเมลถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าว่าผลิตภัณฑ์ของคุณสอดคล้องกับ GDPR อย่างไร แต่พวกเขาทำเกินกำหนด และคุณเสียข้อตกลงองค์กร ตอนนี้คุณต้องการให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก อย่างไรก็ตาม ด้วยทีมการตลาด วิศวกรรม และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง และมีเธรดอีเมลหลายชุดและการสนทนาทางแชท คุณไม่แน่ใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการส่ง และไม่สามารถระบุได้ว่าทำไมถึงเกิดความล่าช้า

งานจำนวนมากที่เกิดขึ้นในองค์กรใด ๆ เกี่ยวข้องกับการทำตามขั้นตอนซ้ำ ๆ กัน: การอนุมัติเอกสาร การปฐมนิเทศลูกค้า และการจัดการการซื้อและบัญชีลูกหนี้ ทีมแบบกระจายที่ทำงานกับเครื่องมือหลายอย่างมีส่วนร่วมในขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการเหล่านี้ และผลลัพธ์ที่ได้คือความโกลาหลและความโกลาหลขององค์กร

การทำเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจตามปกติและขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานให้เป็นแบบอัตโนมัติจะช่วยปรับปรุงการดำเนินงานประจำวันของคุณ ปรับปรุงเวลาตอบสนอง และเพิ่มการมองเห็นถึงปัญหาคอขวดของกระบวนการ มันจะช่วยให้พนักงานเป็นอิสระจาก "งานยุ่ง" และให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายและการเติบโตเชิงกลยุทธ์แทน และยังสามารถช่วยให้การแสดงของคุณดำเนินต่อไปได้ง่ายขึ้น แม้ว่าพนักงานทุกคนของคุณจะไม่อยู่ในพื้นที่ทำงานทั่วไปก็ตาม

7 เคล็ดลับสำหรับการสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ

เวิร์กโฟลว์ที่ไม่เพียงพอจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น ในทางกลับกัน ข้อดีคือช่วยให้มั่นใจถึงความสม่ำเสมอและการตอบสนองต่อคำขอที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับสำคัญบางประการในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งเหมาะสำหรับคุณ กฎเหล่านี้ไม่ใช่กฎที่ยากและรวดเร็ว และสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้

1. ระบุขอบเขต

ระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น คำขอเดินทางเริ่มต้นเมื่อพนักงานร้องขอการเดินทาง และสิ้นสุดเมื่อการเดินทางเสร็จสิ้น และค่าใช้จ่ายจะถูกนับ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่กรณีเดียว และอาจจบลงได้หากผู้จัดการปฏิเสธคำขอหรือหากการเดินทางถูกยกเลิก สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวิธีต่างๆ ที่กระบวนการสามารถทริกเกอร์ได้และสิ่งที่ส่งมอบได้คืออะไร

2. แยกย่อยกระบวนการที่มีอยู่

เมื่อคุณระบุขอบเขตได้แล้ว ให้แบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนที่ชัดเจน ค้นหาสิ่งที่ต้องทำในแต่ละขั้นตอนและข้อมูลที่จำเป็นในการทำกิจกรรมเหล่านี้

ฝ่ายจัดซื้อควรรอให้ทีมไฟแนนซ์อนุมัติรายจ่ายที่เกินกำหนดหรือไม่? ข้อมูลผู้สมัครและเอกสารใดบ้างที่ HR จำเป็นต้องทำการยืนยันภูมิหลังให้เสร็จสิ้น เครื่องมือการชำระเงินของคุณควรได้รับแจ้งเมื่อลูกค้าประมวลผลค่าธรรมเนียมหรือไม่ พูดคุยกับทีมที่เกี่ยวข้องและทำความเข้าใจว่ากระบวนการที่เกิดขึ้นในปัจจุบันเป็นอย่างไร

3. ระบุเวิร์กโฟลว์ย่อย ความคล้ายคลึง และลูป

การเตรียมเอกสารทางการตลาดให้พร้อมนั้นเป็นกระบวนการเชิงเส้นมากกว่า อาจมีการแลกเปลี่ยนกลับไปกลับมาในขั้นตอนการตรวจทาน ในขณะเดียวกัน การตั้งค่าบัญชี การตรวจสอบเบื้องหลัง และการจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ จะทำแบบคู่ขนานกันโดยหลายทีมในขณะที่เริ่มงานกับพนักงาน

ในทำนองเดียวกัน มีบางครั้งที่ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งสามารถรับประกันเวิร์กโฟลว์แยกต่างหากได้ ตัวอย่างเช่น การจัดการซัพพลายเออร์ในขณะที่จัดการคำขอซื้ออาจเป็นเวิร์กโฟลว์ขนาดเล็ก วิเคราะห์ว่ามีลูปและเวิร์กโฟลว์ย่อยดังกล่าวอยู่หรือไม่ กำหนดว่างานใดงานหนึ่งต้องเสร็จสิ้นก่อนย้ายไปยังงานถัดไป หรืองานบางอย่างสามารถทำได้พร้อม ๆ กัน รวมสิ่งที่คุณค้นพบทั้งหมดในขณะที่สร้างเวิร์กโฟลว์

4. ระบุช่องว่าง ข้อบกพร่อง และความซ้ำซ้อน

สิ่งสำคัญคือต้องกำจัดของเสีย ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานของคุณ ดังนั้น เมื่อคุณมีขั้นตอนการทำงานปัจจุบันของคุณบนกระดาษแล้ว ให้ระบุว่าปัญหาอยู่ที่ใด วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการระดมความคิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทำความเข้าใจกระบวนการจากมุมมองของพวกเขา

พนักงานที่ทำงานเสร็จสามารถอธิบายได้ว่าส่วนใดของกระบวนการที่ยุ่งยากสำหรับพวกเขา พวกเขาอาจมีปัญหาในการรับข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อต้องการ หรือรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป อาจมีบางขั้นตอนที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่เพิ่มคุณค่า ในทำนองเดียวกัน การพูดคุยกับผู้ขอและฝ่ายจัดการสามารถช่วยเปิดเผยกล่องดำของแบบจำลองเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณได้ แก้ไขปัญหาเหล่านี้เมื่อแก้ไขเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ประโยชน์เพิ่มเติมของการระดมความคิดดังกล่าวคือ เมื่อคุณมีเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันที่แก้ไขแล้ว การซื้อพนักงานก็อาจถือเป็นเรื่องปกติ เนื่องจากพวกเขาได้ทุ่มเทเวลาอย่างดีเพื่อช่วยกำหนดรูปแบบกระบวนการ ทีมของคุณจะมีความสุขมากกว่าที่จะทำแบบแห้ง ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ และยังโน้มน้าวให้ผู้อื่นนำวิธีการทำงานแบบใหม่มาใช้

5. อัตโนมัติเท่าที่เป็นไปได้

คุณจำเป็นต้องแจ้งผู้จัดการเพื่ออนุมัติคำขอหรือไม่? คุณต้องการเริ่มต้นกระบวนการต้อนรับลูกค้าโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ปิดดีลใหม่ใน CRM ของคุณหรือไม่ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับทีมแบบไดนามิกได้หรือไม่? ไม่จำเป็นเสมอไปที่มนุษย์จะเข้าไปแทรกแซง ระบุส่วนดังกล่าวของเวิร์กโฟลว์และทำให้เป็นอัตโนมัติ

6. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

เมื่อคุณกำหนดขั้นตอนของกระบวนการแล้ว ให้ระบุให้ชัดเจนว่าใครจะเป็นเจ้าของกระบวนการ และใครจะรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน ตัวอย่างเช่น ในขณะที่นักการตลาดจะเป็นเจ้าของกระบวนการเผยแพร่เอกสารทางการตลาด หลายทีมรวมถึงการออกแบบ แอนิเมชั่น และบรรณาธิการอาจต้องรับผิดชอบสำหรับแต่ละขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์

7. วิเคราะห์และปรับปรุง

หลังจากที่คุณได้อธิบายขั้นตอนการทำงานของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดอย่างชัดเจนแล้ว ให้ดำเนินการแบบแห้ง 2-3 ครั้งแล้วจัดกลุ่มใหม่เพื่อประเมิน ทำงานอะไรดี? มีบางอย่างที่ทำให้กระบวนการช้าลงหรือไม่? คุณควรเปลี่ยนลำดับของขั้นตอนหรือไม่? ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น เรียกใช้และประเมินอีกครั้ง

ไม่มีวิธีใดที่เหมาะสมในการสร้างเวิร์กโฟลว์ และสิ่งที่ได้ผลสำหรับธุรกิจหนึ่งไม่จำเป็นต้องทำงานสำหรับอีกธุรกิจหนึ่ง ค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณและทีมของคุณ ตรวจสอบเป็นระยะ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณสอดคล้องกับผลประโยชน์สูงสุดของบริษัทของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร

การจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นเพียงขั้นตอนแรก และในหลายบริษัท การทำเช่นนี้ส่งผลให้สมุดรันบุ๊กกระดาษไม่มีประสิทธิภาพ ที่ซึ่งระบบอัตโนมัติสามารถเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณได้ การแปลงกระบวนการในชีวิตประจำวันของคุณให้เป็นดิจิทัลด้วยระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์จะแทนที่เส้นทางกระดาษด้วยระบบดิจิทัล และทำให้แน่ใจได้ว่าคุณดำเนินการในองค์กรที่ปราศจากความล่าช้า

ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้เวิร์กโฟลว์ทำซ้ำได้โดยอัตโนมัติ ดำเนินการตามการปฏิบัติตามและการตรวจสอบ และยังปรับกระบวนการให้เหมาะสมเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ด้านล่างนี้คือความสามารถที่สำคัญของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์

แปลงขั้นตอน บทบาท และความรับผิดชอบ

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยจำลองขั้นตอนกระบวนการทั้งหมดแบบออนไลน์ ร่วมกับผู้ที่รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน และสิ่งที่พวกเขาควรทำ

ตัดสินใจอัตโนมัติ

ขั้นตอนการเดินทางสามารถไหลได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับว่าจำเป็นต้องใช้วีซ่าหรือไม่ กระบวนการจ้างงานอาจต้องปิดลงหากผู้สมัครไม่ตอบสนองต่อการโทรและอีเมลเป็นเวลาสองสามสัปดาห์ ระบบเวิร์กโฟลว์ทำให้การตัดสินใจดังกล่าวเป็นไปโดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้พนักงานได้ใช้วิจารณญาณเมื่อจำเป็น

ดำเนินการอัตโนมัติ

ทีมออกแบบจะต้องได้รับแจ้งเมื่อนักการตลาดเขียนเนื้อหาจดหมายข่าวเสร็จแล้ว รายงานสินค้าคงคลังต้องได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติหลังจากจัดหาอุปกรณ์ให้กับพนักงานใหม่ งานที่ไม่ได้ทำเกินกำหนดเวลาจะต้องได้รับการยกระดับ ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้การดำเนินการดังกล่าวเป็นไปโดยอัตโนมัติ

การขยายบริบท

ทุกทีมทำงานด้วยเครื่องมือมากมายเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยเชื่อมต่อกับแอพของบุคคลที่สามเหล่านี้เพื่อผลักและดึงข้อมูลเมื่อจำเป็น

อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันกับ RBAC

เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ในเวลาที่ต้องการ พวกเขายังมีคุณสมบัติในการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ

การเพิ่มประสิทธิภาพ

กระบวนการใช้เวลานานเกินไปหรือไม่? งานล่าช้าเนื่องจากเวิร์กโฟลว์หรือเนื่องจากบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือไม่? ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีมีโมดูลการรายงานแบบไดนามิกที่ปรับแต่งตามความต้องการซึ่งช่วยสร้างรายงานส่วนบุคคล

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ 8 ประการ

ประโยชน์ที่จับต้องได้มากที่สุดของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์คือรอบเวลาที่ดีขึ้นของกระบวนการปกติและลดต้นทุน อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับการดำเนินงานของคุณ

ลดต้นทุนการดำเนินงาน

เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณได้รับการแมปออนไลน์ในระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ - ขั้นตอนทั้งหมด พร้อมกับผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน และสิ่งที่พวกเขาควรทำ ระบบยังช่วยให้การตัดสินใจ ข้อยกเว้น การแจ้งเตือน และส่วนต่างๆ ของกระบวนการของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติซึ่งไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ลดเวลาตอบสนองของการดำเนินงานประจำวันของคุณ และในทางกลับกัน ลดต้นทุน

ปรับปรุงความรับผิดชอบ

การอนุญาตให้คุณมอบหมายงานที่เหมาะสมให้กับบุคคลที่เหมาะสม ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความรับผิดชอบที่ได้รับการปรับปรุง

ความโปร่งใสที่ดีขึ้น

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้พนักงานของคุณรู้ว่าควรทำอะไรและเมื่อใด ทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้เมื่อต้องการ จึงหลีกเลี่ยงอุปสรรคในการสื่อสาร ระบบเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทได้ จึงมั่นใจได้ถึงความโปร่งใสที่ดีขึ้น ในขณะที่ยังคงรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว พวกเขายังแจ้งให้ผู้ขอทราบสถานะคำขอของพวกเขา

บังคับใช้กระบวนการปฏิบัติตาม

ด้วยการแมปกระบวนการทั้งหมดทางออนไลน์ การปฏิบัติตามข้อกำหนดจะเป็นประโยชน์อย่างแน่นอนของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ ไม่มีทางพลาดขั้นตอน ส่งอีเมลผิดคน หรือเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ ระบบเหล่านี้ยังรักษาร่องรอยทางประวัติศาสตร์ของกิจกรรมทั้งหมดไว้ด้วย ซึ่งช่วยรับรองความพร้อมในการตรวจสอบ

การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น

ด้วยการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนเชิงรุก เครื่องมือที่ผสานรวม และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ทีมต่างๆ ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นบนแพลตฟอร์มเดียว และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผลิตภัณฑ์เวิร์กโฟลว์ที่ดียังมีให้บริการในอุปกรณ์ต่างๆ ซึ่งช่วยให้สามารถเข้าถึงกระบวนการได้ทุกที่

กระบวนการที่เหมาะสมที่สุด

การวิเคราะห์รายงานกระบวนการและแผนภูมิช่วยระบุปัญหาคอขวด ความผิดปกติ และพื้นที่สำหรับการปรับปรุง การวิเคราะห์เชิงลึกช่วยให้เข้าใจว่าจำเป็นต้องแก้ไขเวิร์กโฟลว์หรือไม่ หรือทีมของคุณต้องได้รับการฝึกอบรมให้ดีขึ้นหรือไม่ การดำเนินการที่จำเป็นอาจส่งผลให้มี KPI ในการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น

การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ง่าย

กระบวนการทางธุรกิจมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง นโยบายอาจเปลี่ยนแปลง การปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจเปลี่ยนแปลง หรือบางทีผู้จัดการคนใหม่อาจต้องการลองสิ่งที่แตกต่างออกไป สิ่งสำคัญคือต้องตอบสนองต่อโอกาสและความท้าทายทางการตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ระบบเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นช่วยให้ธุรกิจทำการแก้ไขซ้ำๆ กับกระบวนการได้อย่างง่ายดาย และยังช่วยให้เข้าใจผลกระทบต่อความสามารถในการทำกำไร การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการใหม่ ๆ ก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน เนื่องจากสิ่งที่พวกเขาต้องทำคือปฏิบัติตามเครื่องมือ

คล้อยตามการทำงานจากที่บ้านมากขึ้น

โลกที่เรารู้จักกำลังเปลี่ยนโฟกัสไปที่วิธีการทำงานมากกว่าที่ที่เราทำงาน เมื่อทีมนำวิธีการทำงานแบบใหม่มาใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้การทำงานร่วมกันในทีมมีประสิทธิภาพโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ ช่วยปรับใช้การทำงานระยะไกลในลักษณะที่มีโครงสร้าง ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยต้นทุนที่ลดลง

ความคิดสุดท้าย

ด้วยตลาดที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน ทีมงานแบบกระจาย และเครื่องมือที่หลากหลาย กลยุทธ์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่แข็งแกร่งจึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไป กระบวนการที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดข้อผิดพลาด ขจัดความซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีสามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ด้วยความเร็ว ขนาด และความยืดหยุ่น

ค้นหาโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของธุรกิจของคุณ - บน G2 เท่านั้น