İş Akışı Yönetimi İş Başarısı İçin Neden Gereklidir?

Teknoloji sayesinde dünya önemli ölçüde değişti.

Uber, GrubHub veya Amazon'u düşünün. Bir düğmeye dokunarak rutin hizmetler sunarlar ve her şey saat gibi çalışır, hiçbir e-posta veya arama dahil değildir. Ayrıntıları ortaya çıkarmak için uzun toplantılar veya koordinasyon çabaları yoktur. Bu, bu şirketlerin stratejik büyümelerine daha fazla odaklanmalarına yardımcı olur - hangi promosyonları yürütecekleri, hangi pazarları genişletecekleri ve benzerleri.

İşletmelerimiz de benzer kolaylık ve sorunsuzlukla çalışıyor mu? Şirketinizin, ürününüzün GDPR ile nasıl uyumlu olduğuna dair bir potansiyel müşteriye e-posta göndermesi gerektiğini varsayalım. Ama son teslim tarihini kaçırdılar ve işletme anlaşmasını kaybettiniz. Şimdi bunun bir daha olmayacağından emin olmak istiyorsunuz. Bununla birlikte, pazarlama, mühendislik ve hukuk ekiplerinin dahil olduğu ve birden fazla e-posta dizisi ve sohbet görüşmeleri ile, ne göndermekten kimin sorumlu olduğundan emin değilsiniz, ne de gecikmenin neden olduğunu tam olarak belirleyemezsiniz.

Herhangi bir kuruluşta gerçekleşen önemli miktarda iş, art arda bir dizi adımın izlenmesini içerir: belgeleri onaylama, müşterileri işe alma ve satın almaları ve alacak hesaplarını yönetme. Birden fazla araçla çalışan dağıtılmış ekipler bu süreçlerin farklı aşamalarında yer alır ve sonuç, organizasyonel silolar ve kaostur.

Bu tür rutin iş akışlarını ve standart işletim prosedürlerini otomatikleştirmek, günlük operasyonlarınızı kolaylaştırmaya, geri dönüş sürelerini iyileştirmeye ve süreç darboğazlarına ilişkin görünürlüğü artırmaya yardımcı olacaktır. Çalışanları “yoğun işlerden” kurtarmaya yardımcı olacak ve bunun yerine anlamlı işlere ve stratejik büyümeye daha fazla odaklanmalarını sağlayacak. Ayrıca, tüm çalışanlarınız fiziksel olarak ortak bir çalışma alanında bulunamıyor olsa bile, gösterinizi devam ettirmenizi çok daha kolay hale getirebilir.

Ekibiniz için verimli bir iş akışı süreci oluşturmaya yönelik 7 ipucu

Yetersiz bir iş akışı yalnızca etkisiz sonuçlara yol açacaktır. Öte yandan, iyi bir istek, tutarlılık ve isteklere daha hızlı yanıt verilmesini sağlar. Aşağıda, işinize yarayabilecek verimli iş akışları oluşturmaya yönelik birkaç temel ipucu verilmiştir. Bunlar zor ve hızlı kurallar değildir ve iş gereksinimlerinize uyacak şekilde değiştirilebilir.

1. Sınırları tanımlayın

Seçtiğiniz sürecin başlangıç ​​ve bitiş noktalarını belirleyin. Örneğin, seyahat talepleri, bir çalışan seyahat etmek istediğinde başlar ve seyahat tamamlandığında ve masraflar hesaplandığında sona erer. Ancak bu tek durum değildir ve yöneticinin talebi reddetmesi veya seyahatin iptal edilmesi durumunda da sona erebilir. Bir sürecin tetiklenebileceği farklı yolları ve çıktılarının neler olduğunu anlamak önemlidir.

2. Mevcut süreçleri parçalayın

Sınırları belirledikten sonra, süreci farklı adımlara ayırmaya çalışın. Her adımda ne yapılması gerektiğini ve bu faaliyetleri gerçekleştirmek için hangi bilgilerin gerekli olduğunu öğrenin.

Satın alma departmanı, finans ekibinin belirli bir tutarı aşan harcamaları onaylamasını beklemeli mi? İK'nın arka plan doğrulamasını tamamlaması için hangi aday bilgi ve belgelere ihtiyacı var? Bir müşteri ücreti işlediğinde ödeme aracınız bilgilendirilmeli mi? İlgili ekiplerle tartışın ve sürecin şu anda nasıl olduğunu anlayın.

3. Alt iş akışlarını, paralellikleri ve döngüleri tanımlayın

Pazarlama teminatını hazırlamak, muhtemelen inceleme aşamasında karşılıklı değiş tokuşlarla daha doğrusal bir süreçtir. Bu arada, hesap oluşturma, arka plan doğrulama ve ekipman sağlama, bir çalışanı işe alırken birden fazla ekip tarafından paralel bir şekilde yapılır.

Benzer şekilde, belirli bir adımın kendisi için ayrı bir iş akışını garanti edebileceği zamanlar vardır. Örneğin, bir satın alma talebini ele alırken bir tedarikçiyi yönetmek, başlı başına bir mini iş akışı olabilir. Bu tür döngülerin ve alt iş akışlarının olup olmadığını analiz edin. Bir sonrakine geçmeden önce belirli bir görevin tamamlanması gerekip gerekmediğini veya bazı görevlerin aynı anda yapılıp yapılmayacağını belirleyin. İş akışını oluştururken tüm bulgularınızı dahil edin.

4. Boşlukları, kusurları ve fazlalıkları belirleyin

İş akışlarınıza verimliliği artırırken israfı ortadan kaldırmak önemlidir. Bu nedenle, mevcut iş akışınızı kağıt üzerinde yaptıktan sonra, sorunların nerede olduğunu belirleyin. Bunu yapmanın en iyi yolu, paydaşlarla beyin fırtınası yapmak ve süreci onların bakış açısından anlamaktır.

İşi yapan çalışanlar, sürecin hangi bölümünün kendileri için bir güçlük olduğunu açıklayabilirler. Muhtemelen ihtiyaç duyduklarında doğru bilgiyi almakta veya bir sonraki adımda ne yapacaklarını bilmekte zorluk çekiyorlar. Değer katmayan bazı gereksiz adımlar da olabilir. Benzer şekilde, talepte bulunanlarla ve yönetimle görüşmek, mevcut iş akışı modelinizin kara kutusunu ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir. İş akışınızı değiştirirken bu sorunları çözmeye çalışın.

Bu tür beyin fırtınasının ek bir yararı da, iş akışının değiştirilmiş bir versiyonuna sahip olduğunuzda, çalışanların katılımının kabul edilebilir olmasıdır. Süreci şekillendirmeye yardımcı olmak için çok fazla zaman harcadıkları göz önüne alındığında, ekibiniz kuru çalışmalar yapmaktan, iş akışını iyileştirmekten ve ayrıca başkalarını yeni çalışma yöntemlerini benimsemeye ikna etmekten çok mutlu olacaktır.

5. Mümkünse otomatikleştirin

İstekleri onaylamak için yöneticileri bilgilendirmeniz gerekiyor mu? CRM'nizde her yeni anlaşma kapatıldığında müşteri katılım sürecini otomatik olarak başlatmak istiyor musunuz? Ekiplere dinamik olarak görevler atayabilir misiniz? İnsanların müdahale etmesi her zaman gerekli değildir. İş akışının bu tür kısımlarını belirleyin ve bunları otomatikleştirin.

6. Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın

Süreç adımlarını tanımladıktan sonra, süreç sahibinin kim olacağını ve her adımdan kimin sorumlu olacağını açıkça belirleyin. Örneğin, bir pazarlamacı, bir pazarlama materyali yayınlama sürecine sahip olurken, iş akışındaki bireysel aşamalardan tasarım, animasyon ve editoryal dahil olmak üzere birkaç ekip sorumlu olabilir.

7. Analiz edin ve iyileştirin

İş akışınızın gerektirdiği her şeyi açıkça belirledikten sonra, birkaç kuru çalışma yapın ve değerlendirmek için yeniden gruplandırın. Ne iyi çalışıyor? Süreci yavaşlatan bir şey mi var? Adımların sırasını değiştirmeli misiniz? Gerekli değişiklikleri yapın, çalıştırın ve bir kez daha değerlendirin.

Bir iş akışı oluşturmanın tek bir doğru yolu yoktur ve bir işletme için işe yarayan şeyin başka bir işletme için işe yaraması gerekmez. Sizin ve ekipleriniz için en iyi olanı bulun, periyodik olarak gözden geçirin ve iş akışlarınızın şirketinizin çıkarlarına en uygun şekilde olmasını sağlayın.

İş akışı yönetimi yazılımı nedir?

İş akışlarınızı belgelemek yalnızca ilk adımdır ve birçok şirkette etkisiz kağıt runbook'ları ile sonuçlanır. Otomasyonun en iyi arkadaşınız olabileceği yer burasıdır. Günlük süreçlerinizi iş akışı yönetim sistemleriyle dijital hale getirmek, kağıt izlerini dijital ile değiştirir ve gecikmesiz bir organizasyon yürütmenizi sağlar.

İş akışı yönetimi yazılımı, tekrarlanabilir iş akışlarının otomatikleştirilmesine yardımcı olur, bunları uyumluluk ve denetimlerle yürütür ve ayrıca daha iyi sonuçlar için süreçleri optimize eder. Aşağıda herhangi bir iş akışı yönetim sisteminin kritik yetenekleri verilmiştir.

Adımları, rolleri ve sorumlulukları dijitalleştirin

İş akışı yönetim sistemleri, her adımdan kimin sorumlu olduğu ve ne yapmaları gerektiği ile birlikte tüm süreç adımlarının çevrimiçi olarak modellenmesine yardımcı olabilir.

Kararları otomatikleştirin

Vize gerekip gerekmediğine bağlı olarak bir seyahat süreci farklı şekillerde akabilir. Adayın birkaç hafta boyunca aramalara ve e-postalara yanıt vermemesi durumunda işe alım sürecinin kapatılması gerekebilir. İş akışı sistemleri, bu tür kararları otomatik hale getirirken, aynı zamanda çalışanlara gerektiğinde karar vermeleri için alan bırakır.

Eylemleri otomatikleştirin

Pazarlamacı haber bülteni içeriğini yazmayı bitirdiğinde tasarım ekibi bilgilendirilmelidir. Yeni bir çalışana ekipman sağlandıktan sonra envanter raporları otomatik olarak güncellenmelidir. Son teslim tarihini geçtikten sonra yapılmayan bir görev üst seviyeye yükseltilmelidir. İş akışı yönetimi yazılımı, bu tür eylemleri otomatikleştirmeye yardımcı olur.

bağlamsal genişletilebilirlik

Tüm ekipler, işlerini halletmek için çok sayıda araçla çalışır. İş akışı yönetim sistemleri, gerektiğinde verileri göndermek ve çekmek için bu üçüncü taraf uygulamalara bağlanmaya yardımcı olabilir.

RBAC ile işbirliğini kolaylaştırın

İş akışı yönetimi araçları, herkesin ihtiyaç duyduğu anda gerekli verilere erişmesini sağlar. Ayrıca, gizli verileri korumaya yönelik özelliklere de sahiptirler.

Optimizasyon

Bir süreç çok mu uzun sürüyor? İş, iş akışından mı yoksa ilgili kişilerden mi gecikiyor? İyi iş akışı yönetim sistemleri, kişiselleştirilmiş raporlar oluşturmaya yardımcı olan, ısmarlama, dinamik bir raporlama modülüne sahiptir.

İş akışı yönetimi yazılım çözümlerinin 8 faydası

İş akışı yönetim sistemlerinin en somut faydaları, düzenli süreçlerin döngü sürelerinin iyileştirilmesi ve maliyetlerin düşürülmesidir. Operasyonlarınız üzerinde ne gibi etkiler yaratabileceklerine ilişkin ayrıntılar için okumaya devam edin.

Azaltılmış işletme maliyetleri

Tüm iş akışlarınız, iş akışı yönetim sistemlerinde çevrimiçi olarak eşlenir - tüm adımlar, her adımdan kimin sorumlu olduğu ve ne yapmaları gerektiği ile birlikte. Sistemler ayrıca kararları, istisnaları, bildirimleri ve sürecinizin manuel müdahale gerektirmeyen bölümlerini otomatikleştirmeye yardımcı olur. Bu, insan hatalarını en aza indirmeye, günlük operasyonlarınızın geri dönüş süresini kısaltmaya ve dolayısıyla maliyetleri düşürmeye yardımcı olur.

Geliştirilmiş hesap verebilirlik

İş akışı yönetim sistemleri, doğru kişilere doğru görevleri atamanıza izin vererek daha iyi hesap verebilirlik sağlar.

Daha iyi şeffaflık

İş akışı yönetim sistemleri, çalışanlarınızın tam olarak neyi ne zaman yapmaları gerektiğini bilmelerine yardımcı olur. Ekipleriniz ihtiyaç duyduklarında ilgili verilere erişebilir, böylece herhangi bir iletişim engelinden kaçınır. Bu iş akışı sistemleri, işletmelerin verilere erişimi rollere göre kontrol etmelerine olanak tanır, böylece daha iyi şeffaflık sağlarken aynı zamanda veri güvenliğini ve gizliliğini korur. Ayrıca, talep sahiplerini taleplerinin durumu hakkında bilgilendirirler.

Süreç bağlılığını uygula

Tüm süreç çevrimiçi olarak eşlendiğinde, uyumluluk iş akışı yönetim sistemlerinin garantili bir avantajıdır. Bir adımı kaçırma, yanlış kişiye e-posta gönderme, gizli bilgileri ifşa etme gibi bir ihtimal yok. Bu sistemler ayrıca tüm faaliyetlerin tarihsel bir izini sürdürür ve böylece denetime hazır olmayı sağlar.

Sorunsuz işbirliği

Proaktif uyarılar ve bildirimler, entegre araçlar ve otomatikleştirilmiş iş akışları ile iş akışı yönetim sistemleri, farklı ekiplerin tek bir platformda sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmasına ve verimli çalışmasına yardımcı olur. Cihazlar arasında iyi iş akışı ürünleri de mevcuttur, böylece hareket halindeyken işlemlere erişim sağlanır.

Optimize edilmiş süreçler

Süreç raporlarını ve çizelgeleri analiz etmek, darboğazları, anormallikleri ve ayrıca iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olur. Derinlemesine analiz, iş akışlarının değiştirilmesi gerekip gerekmediğini veya ekiplerinizin daha iyi eğitilmesi gerekip gerekmediğini anlamanıza yardımcı olabilir. Gerekli önlemleri almak, daha iyi operasyonel KPI'lara neden olabilir.

Kolay değişiklik yönetimi

İş süreçleri gelişmeye devam ediyor. Politikalar değişebilir, uyum uygulamaları değişebilir veya belki yeni bir yönetici farklı bir şey denemek isteyebilir. Değişen pazar fırsatlarına ve zorluklarına hızla yanıt vermek de önemlidir. Esnek iş akışı sistemleri, işletmelerin süreçlerinde bu tür yinelemeli değişiklikleri kolayca yapmalarına ve ayrıca kârlılıkları üzerindeki etkisini anlamalarına yardımcı olur. Çalışanları yeni yöntemler konusunda eğitmek de çok kolay, çünkü tek yapmaları gereken aracı takip etmek.

Evden çalışmak daha uygun

Bildiğimiz dünya, nerede çalıştığımızdan çok nasıl çalıştığımıza odaklanarak değişiyor. Ekipler yeni çalışma yöntemlerini benimserken, iş akışı yönetimi yazılımı, konumdan bağımsız olarak etkili ekip işbirliğini sağlar. Uzaktan çalışmanın yapılandırılmış bir şekilde uygulanmasına yardımcı olur, böylece azaltılmış maliyetlerle üretkenliği artırır.

Son düşünceler

Günümüzün aşırı rekabetçi pazarı, dağıtılmış ekipler ve çoklu araçlar göz önüne alındığında, iş sürekliliğini sağlamak için sağlam bir iş akışı yönetimi stratejisi gereklidir. Verimli bir süreç, hataları en aza indirmeye, fazlalıkları ortadan kaldırmaya ve üretkenliği artırmaya yardımcı olacaktır. İyi bir iş akışı yönetimi yazılımı, hız, ölçek ve esneklikle bunu başarmaya yardımcı olabilir.

İşletmenizin ihtiyaçları için en iyi iş akışı yönetimi yazılımı çözümünü bulun – yalnızca G2'de.