워크플로 관리가 비즈니스 성공에 필수적인 이유

기술 덕분에 세상이 많이 변했습니다.

Uber, GrubHub 또는 Amazon을 고려하십시오. 버튼을 누르면 일상적인 서비스가 제공되며 모든 것이 이메일이나 전화 없이 시계처럼 작동합니다. 긴 회의나 세부 사항을 정리하기 위한 조정 노력이 없습니다. 이를 통해 이러한 회사는 실행할 프로모션, 확장할 시장 등 전략적 성장에 더 집중할 수 있습니다.

우리 사업도 이와 비슷하게 쉽고 원활하게 운영됩니까? 귀사에서 귀사의 제품이 GDPR을 준수하는지에 대해 잠재 고객에게 이메일을 보내야 한다고 가정해 보겠습니다. 그러나 그들은 기한을 넘겼고 당신은 기업 거래를 잃었습니다. 이제 이러한 일이 다시 발생하지 않도록 하고 싶습니다. 그러나 마케팅, 엔지니어링 및 법무팀이 참여하고 여러 이메일 스레드와 채팅 대화로 인해 누가 보낸 것인지 확실하지 않고 지연이 발생한 이유도 정확히 알 수 없습니다.

모든 조직에서 발생하는 상당한 양의 작업에는 문서 승인, 고객 온보딩, 구매 및 미수금 관리와 같은 일련의 단계를 반복적으로 따르는 것이 포함됩니다. 여러 도구를 사용하여 작업하는 분산된 팀은 이러한 프로세스의 여러 단계에 참여하며 최종 결과는 조직의 사일로와 혼란입니다.

이러한 일상적인 비즈니스 워크플로 및 표준 운영 절차를 자동화하면 일상적인 운영을 간소화하고 처리 시간을 개선하며 프로세스 병목 현상에 대한 가시성을 높일 수 있습니다. 직원들이 "바쁜 작업"에서 벗어나 의미 있는 작업과 전략적 성장에 더 집중할 수 있도록 도와줍니다. 또한 모든 직원이 공통 작업 공간에 물리적으로 참석할 수 없는 경우에도 쇼를 계속 진행하기가 훨씬 쉬워집니다.

팀을 위한 효율적인 워크플로 프로세스를 만들기 위한 7가지 팁

부적절한 워크플로는 비효율적인 결과만 초래할 뿐입니다. 반면에 좋은 것은 일관성과 요청에 대한 더 빠른 응답을 보장합니다. 다음은 귀하에게 적합한 효율적인 워크플로를 만들기 위한 몇 가지 필수 팁입니다. 이는 어렵고 빠른 규칙이 아니며 비즈니스 요구 사항에 맞게 수정할 수 있습니다.

1. 경계 식별

선택한 프로세스의 시작점과 끝점을 식별합니다. 예를 들어 출장 요청은 직원이 출장을 요청할 때 시작되고 출장이 완료되고 비용이 집계될 때 종료됩니다. 다만, 이에 한하는 것은 아니며, 관리자가 요청을 거부하거나 여행이 취소되는 경우에도 종료될 수 있습니다. 프로세스가 트리거될 수 있는 다양한 방법과 그 결과물이 무엇인지 이해하는 것이 중요합니다.

2. 기존 프로세스 분해

경계를 식별했으면 프로세스를 개별 단계로 나누는 작업을 수행합니다. 각 단계에서 수행해야 하는 작업과 이러한 활동을 수행하는 데 필요한 정보를 알아보십시오.

구매 부서는 재무 팀이 일정 금액을 초과하는 비용을 승인할 때까지 기다려야 합니까? HR이 신원 확인을 완료하는 데 필요한 후보자 정보 및 문서는 무엇입니까? 고객이 수수료를 처리할 때 결제 도구에 알림을 보내야 합니까? 관련된 팀과 논의하고 현재 프로세스가 어떻게 진행되는지 이해하십시오.

3. 하위 워크플로, 병렬 및 루프 식별

마케팅 자료를 준비하는 것은 검토 단계에서 앞뒤로 교환하는 더 선형적인 프로세스입니다. 한편, 계정 설정, 배경 확인 및 장비 제공은 직원을 온보딩하는 동안 여러 팀에서 모두 병렬 방식으로 수행됩니다.

마찬가지로 특정 단계가 자체적으로 별도의 워크플로를 보증할 수 있는 경우가 있습니다. 예를 들어 구매 요청을 처리하는 동안 공급업체를 관리하는 것은 미니 워크플로 자체일 수 있습니다. 이러한 루프 및 하위 워크플로가 있는지 분석합니다. 다음 작업으로 넘어가기 전에 특정 작업을 완료해야 하는지 또는 일부 작업을 동시에 수행할 수 있는지 결정합니다. 워크플로를 구축하는 동안 모든 결과를 통합합니다.

4. 격차, 결함 및 중복 식별

낭비를 제거하는 동시에 워크플로의 효율성을 높이는 것이 중요합니다. 따라서 문서에 현재 워크플로가 있으면 문제가 있는 위치를 식별하십시오. 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 이해 관계자와 브레인스토밍하고 이해 관계자의 관점에서 프로세스를 이해하는 것입니다.

작업을 완료한 직원은 프로세스의 일부가 자신에게 번거로움을 설명할 수 있습니다. 그들은 필요할 때 올바른 정보를 얻거나 다음에 무엇을 해야 할지 아는 데 어려움을 겪을 것입니다. 가치를 추가하지 않는 불필요한 단계가 있을 수도 있습니다. 마찬가지로 요청자 및 경영진과 논의하면 현재 워크플로 모델의 블랙박스를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 워크플로를 수정할 때 이러한 문제를 해결하기 위해 노력하십시오.

이러한 브레인스토밍의 또 다른 이점은 워크플로의 수정된 버전이 있는 경우 직원의 동의를 당연시할 수 있다는 것입니다. 그들이 프로세스를 형성하는 데 많은 시간을 투자했다는 점을 감안할 때, 귀하의 팀은 테스트 실행을 하고, 워크플로를 개선하고, 다른 사람들이 새로운 작업 방법을 채택하도록 설득하는 데 만족할 것입니다.

5. 가능한 경우 자동화

요청을 승인하려면 관리자에게 알려야 합니까? CRM에서 새로운 거래가 성사될 때마다 고객 온보딩 프로세스를 자동으로 시작하시겠습니까? 팀에 작업을 동적으로 할당할 수 있습니까? 인간이 항상 개입할 필요는 없습니다. 워크플로의 이러한 부분을 식별하고 자동화하십시오.

6. 역할 및 책임 정의

프로세스 단계를 정의했으면 누가 프로세스 소유자가 되고 누가 각 단계를 책임질 것인지 명확하게 설정하십시오. 예를 들어 마케팅 담당자가 마케팅 자료 게시 프로세스를 소유하는 동안 디자인, 애니메이션 및 편집을 포함한 여러 팀이 워크플로의 개별 단계를 담당할 수 있습니다.

7. 분석 및 개선

워크플로에 수반되는 모든 것을 명확하게 배치한 후 몇 번의 테스트 실행을 수행하고 평가를 위해 다시 그룹화합니다. 잘 작동하는 것은 무엇입니까? 뭔가 프로세스가 느려지고 있습니까? 단계의 순서를 변경해야 합니까? 필요한 변경을 수행하고 다시 한 번 실행하고 평가합니다.

워크플로를 구축하는 올바른 방법은 없으며 한 비즈니스에 효과가 있는 것이 다른 비즈니스에도 적용되지 않아도 됩니다. 귀하와 귀하의 팀에 가장 적합한 것을 찾고, 주기적으로 검토하고, 워크플로우가 회사의 최선의 이익에 부합하는지 확인하십시오.

워크플로 관리 소프트웨어란 무엇입니까?

워크플로를 문서화하는 것은 첫 번째 단계일 뿐이며 많은 회사에서 비효율적인 종이 런북을 만듭니다. 여기에서 자동화가 가장 친한 친구가 될 수 있습니다. 워크플로 관리 시스템으로 일상적인 프로세스를 디지털화하면 종이 추적을 디지털로 대체하고 지연 없는 조직을 운영할 수 있습니다.

워크플로 관리 소프트웨어는 반복 가능한 워크플로를 자동화하고 규정 준수 및 감사를 통해 실행하며 더 나은 결과를 위해 프로세스를 최적화합니다. 다음은 모든 워크플로 관리 시스템의 중요한 기능입니다.

단계, 역할 및 책임의 디지털화

워크플로 관리 시스템은 각 단계의 책임자 및 수행해야 하는 작업과 함께 모든 프로세스 단계를 온라인으로 모델링하는 데 도움이 될 수 있습니다.

의사결정 자동화

비자가 필요한지 여부에 따라 여행 과정이 다른 방식으로 진행될 수 있습니다. 후보자가 몇 주 동안 전화와 이메일에 응답하지 않으면 채용 프로세스가 종료될 수 있습니다. 워크플로 시스템은 이러한 결정을 자동화하는 동시에 직원이 필요할 때 판단을 내릴 수 있는 여지를 남겨둡니다.

작업 자동화

마케팅 담당자가 뉴스레터 콘텐츠 작성을 마치면 디자인 팀에 알려야 합니다. 재고 보고서는 신입 직원에게 장비를 제공한 후 자동으로 업데이트되어야 합니다. 기한이 지난 후에도 완료되지 않은 작업은 에스컬레이션해야 합니다. 워크플로 관리 소프트웨어는 이러한 작업을 자동화하는 데 도움이 됩니다.

컨텍스트 확장성

모든 팀은 작업을 완료하기 위해 과다한 도구를 사용합니다. 워크플로 관리 시스템은 이러한 타사 앱에 연결하여 필요할 때 데이터를 푸시하고 가져올 수 있습니다.

RBAC와의 협업 촉진

워크플로 관리 도구는 모든 사람이 필요할 때 필요한 데이터에 액세스할 수 있도록 합니다. 또한 기밀 데이터를 보호하는 기능도 갖추고 있습니다.

최적화

프로세스가 너무 오래 걸리나요? 워크플로로 인해 작업이 지연됩니까, 아니면 관련된 사람 때문에 작업이 지연됩니까? 우수한 워크플로 관리 시스템에는 맞춤형 보고서를 생성하는 데 도움이 되는 맞춤형 동적 보고 모듈이 있습니다.

워크플로 관리 소프트웨어 솔루션의 8가지 이점

워크플로 관리 시스템의 가장 확실한 이점은 일반 프로세스의 주기 시간이 개선되고 비용이 절감된다는 것입니다. 운영에 미칠 수 있는 영향에 대한 자세한 내용을 읽으십시오.

운영 비용 절감

모든 워크플로는 워크플로 관리 시스템에서 온라인으로 매핑됩니다. 모든 단계는 각 단계의 책임자와 수행해야 하는 작업과 함께 합니다. 시스템은 또한 결정, 예외, 알림 및 수동 개입이 필요하지 않은 프로세스 부분을 자동화하는 데 도움이 됩니다. 이는 인적 오류를 최소화하고 일상적인 작업의 처리 시간을 줄여 비용을 줄이는 데 도움이 됩니다.

향상된 책임성

적절한 사람에게 적절한 작업을 할당함으로써 워크플로 관리 시스템은 향상된 책임성을 보장합니다.

더 나은 투명성

워크플로 관리 시스템은 직원들이 정확히 언제 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 도와줍니다. 팀은 필요할 때 관련 데이터에 액세스할 수 있으므로 통신 장애를 피할 수 있습니다. 이러한 워크플로 시스템을 통해 기업은 역할에 따라 데이터에 대한 액세스를 제어할 수 있으므로 투명성을 높이고 데이터 보안 및 개인 정보를 유지 관리할 수 있습니다. 또한 요청자에게 요청 상태를 계속 알려줍니다.

프로세스 준수 시행

전체 프로세스가 온라인으로 매핑되므로 규정 준수는 워크플로 관리 시스템의 확실한 이점입니다. 단계를 놓치거나 엉뚱한 사람에게 이메일을 보내거나 기밀 정보를 노출할 가능성이 없습니다. 또한 이러한 시스템은 모든 활동의 기록 추적을 유지하므로 감사 준비 상태를 보장합니다.

원활한 협업

사전 경고 및 알림, 통합 도구 및 자동화된 워크플로를 통해 워크플로 관리 시스템은 여러 팀이 단일 플랫폼에서 원활하게 협업하고 효과적으로 작업할 수 있도록 도와줍니다. 우수한 워크플로 제품도 여러 장치에서 사용할 수 있으므로 이동 중에도 프로세스에 액세스할 수 있습니다.

최적화된 프로세스

프로세스 보고서 및 차트를 분석하면 병목 현상, 이상 현상 및 개선 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다. 심층 분석은 워크플로를 수정해야 하는지 또는 팀에 더 나은 교육이 필요한지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 필요한 조치를 취하면 더 나은 운영 KPI를 얻을 수 있습니다.

손쉬운 변경 관리

비즈니스 프로세스는 계속 진화합니다. 정책이 변경되거나 규정 준수 관행이 변경되거나 새로운 관리자가 단순히 다른 것을 시도할 수 있습니다. 변화하는 시장 기회와 도전에 신속하게 대응하는 것도 중요합니다. 유연한 워크플로우 시스템은 기업이 프로세스를 반복적으로 수정할 수 있도록 돕고 수익성에 미치는 영향을 이해하는 데 도움이 됩니다. 직원들이 도구를 따르기만 하면 되므로 새로운 방법에 대한 직원 교육도 간단합니다.

재택근무에 더 적합

우리가 알고 있는 세상은 우리가 일하는 곳보다 일하는 방식에 초점을 맞추고 있습니다. 팀이 새로운 작업 방식을 채택함에 따라 워크플로 관리 소프트웨어는 위치에 관계없이 효과적인 팀 협업을 가능하게 합니다. 구조화된 방식으로 원격 작업을 구현하여 비용을 절감하면서 생산성을 높일 수 있습니다.

마지막 생각들

오늘날과 같이 경쟁이 매우 치열한 시장, 분산된 팀 및 여러 도구를 고려할 때 비즈니스 연속성을 보장하려면 견고한 워크플로 관리 전략이 필요합니다. 효율적인 프로세스는 오류를 최소화하고 중복을 제거하며 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다. 우수한 워크플로 관리 소프트웨어는 속도, 규모 및 유연성으로 이를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

귀하의 비즈니스 요구에 가장 적합한 워크플로우 관리 소프트웨어 솔루션을 찾아보십시오. 오직 G2에서만 가능합니다.