Perché la gestione del flusso di lavoro è essenziale per il successo aziendale

Il mondo è cambiato in modo significativo grazie alla tecnologia.

Prendi in considerazione Uber, GrubHub o Amazon. Forniscono servizi di routine con la semplice pressione di un pulsante e tutto funziona come un orologio, senza e-mail o chiamate coinvolte. Non ci sono lunghe riunioni o sforzi di coordinamento per appianare i dettagli. Questo aiuta queste aziende a concentrarsi maggiormente sulla loro crescita strategica: quali promozioni lanciare, quali mercati espandere e simili.

Anche le nostre attività operano con la stessa facilità e fluidità? Supponiamo che la tua azienda avrebbe dovuto inviare un'e-mail a un potenziale cliente su come il tuo prodotto è conforme al GDPR. Ma hanno saltato la scadenza e tu hai perso l'affare aziendale. Ora vuoi assicurarti che ciò non accada di nuovo. Tuttavia, con i team di marketing, ingegneria e legali coinvolti e più thread di posta elettronica e conversazioni in chat, non sei sicuro di chi sia stato il responsabile dell'invio, né puoi individuare il motivo per cui si è verificato il ritardo.

Una quantità significativa di lavoro che avviene in qualsiasi organizzazione comporta il seguire ripetutamente una sequenza di passaggi: approvazione di documenti, acquisizione di clienti e gestione degli acquisti e della contabilità clienti. I team distribuiti che lavorano con più strumenti sono coinvolti in diverse fasi di questi processi e il risultato finale sono silos e caos organizzativi.

L'automazione di tali flussi di lavoro di routine e procedure operative standard aiuterà a semplificare le operazioni quotidiane, migliorare i tempi di consegna e aumentare la visibilità sui colli di bottiglia dei processi. Aiuterà a liberare i dipendenti dal "lavoro occupato" e consentirà loro invece di concentrarsi maggiormente su un lavoro significativo e sulla crescita strategica. E può rendere molto più facile continuare il tuo spettacolo, anche se tutti i tuoi dipendenti non possono essere fisicamente presenti in uno spazio di lavoro comune.

7 suggerimenti per creare un processo di flusso di lavoro efficiente per il tuo team

Un flusso di lavoro inadeguato porterà solo a risultati inefficaci. Una buona, invece, garantisce coerenza e una risposta più rapida alle richieste. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti essenziali per creare flussi di lavoro efficienti che potrebbero funzionare per te. Queste non sono regole rigide e veloci e possono essere modificate per soddisfare le tue esigenze aziendali.

1. Identificare i confini

Identifica i punti di inizio e di fine del processo che scegli. Ad esempio, le richieste di viaggio iniziano quando un dipendente richiede di viaggiare e termina quando il viaggio è completato e le spese vengono conteggiate. Tuttavia, questo non è l'unico caso, e può anche terminare se il gestore rifiuta la richiesta o se il viaggio viene annullato. È importante comprendere i diversi modi in cui un processo può essere attivato e quali sono i suoi risultati.

2. Scomporre i processi esistenti

Una volta identificati i confini, lavora per scomporre il processo in fasi distinte. Scopri cosa è necessario fare in ogni fase e quali informazioni sono necessarie per svolgere queste attività.

Il reparto acquisti dovrebbe attendere che il team finanziario approvi le spese che superano un determinato importo? Di quali informazioni e documenti sui candidati ha bisogno l'HR per completare la verifica in background? Il tuo strumento di pagamento dovrebbe essere notificato quando un cliente elabora la commissione? Discutere con i team coinvolti e capire come avviene attualmente il processo.

3. Identificare flussi di lavoro secondari, paralleli e loop

Preparare il materiale di marketing è più un processo lineare, possibilmente con scambi avanti e indietro nella fase di revisione. Nel frattempo, la creazione di account, la verifica in background e la fornitura di apparecchiature vengono eseguite in parallelo da più team durante l'inserimento di un dipendente.

Allo stesso modo, ci sono momenti in cui un passaggio particolare può giustificare un flusso di lavoro separato per se stesso. Ad esempio, la gestione di un fornitore durante la gestione di una richiesta di acquisto potrebbe essere essa stessa un mini flusso di lavoro. Analizza se esistono tali loop e flussi di lavoro secondari. Determina se un'attività particolare deve essere completata prima di passare a quella successiva o se alcune attività possono essere eseguite contemporaneamente. Incorpora tutti i tuoi risultati mentre costruisci il flusso di lavoro.

4. Identificare lacune, difetti e ridondanze

È importante eliminare gli sprechi, aumentando al contempo l'efficienza nei flussi di lavoro. Quindi, una volta che hai il tuo attuale flusso di lavoro su carta, identifica dove si trovano i problemi. Il modo migliore per farlo è fare un brainstorming con le parti interessate e comprendere il processo dal loro punto di vista.

I dipendenti che svolgono il lavoro possono spiegare quale parte del processo è una seccatura per loro. Probabilmente hanno difficoltà a ottenere le informazioni giuste quando ne hanno bisogno o a sapere cosa fare dopo. Potrebbero anche esserci alcuni passaggi non necessari che non aggiungono valore. Allo stesso modo, discutere con i richiedenti e la direzione può aiutare a scoprire la scatola nera del tuo attuale modello di flusso di lavoro. Lavora per affrontare questi problemi quando modifichi il flusso di lavoro.

Un ulteriore vantaggio di tale brainstorming è che quando si dispone di una versione modificata del flusso di lavoro, l'adesione dei dipendenti può essere data per scontata. Dato che hanno investito una buona parte del loro tempo per aiutare a dare forma al processo, il tuo team sarà più che felice di eseguire prove a secco, migliorare il flusso di lavoro e anche convincere gli altri ad adottare i nuovi metodi di lavoro.

5. Automatizzare ove possibile

Devi avvisare i gestori per approvare le richieste? Vuoi avviare automaticamente il processo di onboarding del cliente ogni volta che un nuovo affare viene chiuso nel tuo CRM? Puoi assegnare in modo dinamico le attività ai team? Non è sempre necessario che gli esseri umani intervengano. Identifica tali parti del flusso di lavoro e automatizzale.

6. Definire ruoli e responsabilità

Una volta definite le fasi del processo, stabilire chiaramente chi sarà il proprietario del processo e chi sarà responsabile di ciascuna fase. Ad esempio, mentre un marketer sarà proprietario del processo di pubblicazione di un materiale di marketing, diversi team, inclusi design, animazione ed editoria, potrebbero essere responsabili delle singole fasi del flusso di lavoro.

7. Analizza e migliora

Dopo aver stabilito chiaramente tutto ciò che il flusso di lavoro comporta, esegui alcune prove a secco e raggruppati per valutare. Cosa funziona bene? Qualcosa rallenta il processo? Devi cambiare l'ordine dei passaggi? Apporta le modifiche necessarie, esegui e valuta ancora una volta.

Non esiste un modo giusto per creare un flusso di lavoro e ciò che funziona per un'azienda non deve funzionare per un'altra. Trova ciò che funziona meglio per te e per i tuoi team, rivedilo periodicamente e assicurati che i tuoi flussi di lavoro siano allineati ai migliori interessi della tua azienda.

Che cos'è il software di gestione del flusso di lavoro?

La documentazione dei flussi di lavoro è solo il primo passo e, in molte aziende, si traduce in manuali cartacei inefficaci. È qui che l'automazione può essere la tua migliore amica. La digitalizzazione dei processi quotidiani con i sistemi di gestione del flusso di lavoro sostituisce le tracce cartacee con quelle digitali e ti assicura di gestire un'organizzazione senza ritardi.

Il software di gestione del flusso di lavoro aiuta ad automatizzare i flussi di lavoro ripetibili, li esegue con conformità e audit e ottimizza anche i processi per risultati migliori. Di seguito sono elencate le capacità critiche di qualsiasi sistema di gestione del flusso di lavoro.

Digitalizza passaggi, ruoli e responsabilità

I sistemi di gestione del flusso di lavoro possono aiutare a modellare online tutte le fasi del processo, insieme a chi è responsabile di ciascuna fase e cosa dovrebbero fare.

Automatizza le decisioni

Un processo di viaggio può scorrere in modi diversi, a seconda che il visto sia richiesto o meno. Potrebbe essere necessario chiudere un processo di assunzione se il candidato non risponde alle chiamate e alle e-mail per un paio di settimane. I sistemi di flusso di lavoro automatizzano tali decisioni, lasciando anche spazio ai dipendenti per esercitare il proprio giudizio quando necessario.

Automatizza le azioni

Il team di progettazione deve essere informato una volta che un marketer ha finito di scrivere il contenuto della newsletter. I rapporti sull'inventario devono essere aggiornati automaticamente dopo aver fornito le attrezzature a un nuovo dipendente. Un'attività lasciata in sospeso oltre la scadenza deve essere riassegnata. Il software di gestione del flusso di lavoro aiuta ad automatizzare tali azioni.

Estensibilità contestuale

Tutti i team lavorano con una miriade di strumenti per portare a termine il proprio lavoro. I sistemi di gestione del flusso di lavoro possono aiutare a connettersi a queste app di terze parti per eseguire il push e il pull dei dati quando necessario.

Facilitare la collaborazione con RBAC

Gli strumenti di gestione del flusso di lavoro garantiscono che tutti abbiano accesso ai dati richiesti, quando ne hanno bisogno. Dispongono inoltre di funzionalità per proteggere i dati riservati.

Ottimizzazione

Un processo richiede troppo tempo? Il lavoro subisce ritardi a causa del flusso di lavoro o delle persone coinvolte? I buoni sistemi di gestione del flusso di lavoro hanno un modulo di reporting dinamico su misura che aiuta a creare report personalizzati.

8 vantaggi delle soluzioni software di gestione del flusso di lavoro

I vantaggi più tangibili dei sistemi di gestione del flusso di lavoro sono il miglioramento dei tempi di ciclo dei processi regolari e la riduzione dei costi. Continua a leggere per i dettagli sull'impatto che possono portare alle tue operazioni.

Costi operativi ridotti

Tutti i tuoi flussi di lavoro sono mappati online nei sistemi di gestione dei flussi di lavoro: tutti i passaggi, insieme a chi è responsabile di ogni passaggio e cosa dovrebbero fare. I sistemi aiutano anche ad automatizzare decisioni, eccezioni, notifiche e quelle parti del processo che non richiedono un intervento manuale. Ciò aiuta a ridurre al minimo gli errori umani, a ridurre i tempi di consegna delle operazioni quotidiane e, a sua volta, a ridurre i costi.

Responsabilità migliorata

Consentendoti di assegnare i compiti giusti alle persone giuste, i sistemi di gestione del flusso di lavoro garantiscono una maggiore responsabilità.

Migliore trasparenza

I sistemi di gestione del flusso di lavoro aiutano i dipendenti a sapere esattamente cosa dovrebbero fare e quando. I tuoi team possono accedere ai dati rilevanti quando ne hanno bisogno, evitando così qualsiasi ostacolo alla comunicazione. Questi sistemi di flusso di lavoro consentono alle aziende di controllare l'accesso ai dati in base ai ruoli, garantendo così una migliore trasparenza, pur mantenendo la sicurezza e la privacy dei dati. Inoltre, tengono informati i richiedenti sullo stato della loro richiesta.

Applicare l'aderenza al processo

Con l'intero processo mappato online, la conformità è un vantaggio assicurato dei sistemi di gestione del flusso di lavoro. Non è possibile saltare un passaggio, inviare un'e-mail alla persona sbagliata o esporre informazioni riservate. Questi sistemi mantengono anche una traccia storica di tutte le attività, garantendo così la prontezza dell'audit.

Collaborazione senza soluzione di continuità

Con avvisi e notifiche proattivi, strumenti integrati e flussi di lavoro automatizzati, i sistemi di gestione del flusso di lavoro aiutano diversi team a collaborare senza problemi su un'unica piattaforma e a lavorare in modo efficace. Buoni prodotti per flussi di lavoro sono disponibili anche su tutti i dispositivi, consentendo così l'accesso ai processi in movimento.

Processi ottimizzati

L'analisi di report e grafici di processo aiuta a identificare colli di bottiglia, anomalie e anche aree di miglioramento. Un'analisi approfondita può aiutare a capire se i flussi di lavoro devono essere modificati o se i tuoi team devono essere formati meglio. L'adozione delle azioni necessarie può portare a migliori KPI operativi.

Facile gestione del cambiamento

I processi aziendali continuano a evolversi. Le politiche potrebbero cambiare, le pratiche di conformità potrebbero cambiare o forse un nuovo manager vorrebbe semplicemente provare qualcosa di diverso. È anche importante rispondere rapidamente alle mutevoli opportunità e sfide del mercato. I sistemi di flusso di lavoro flessibili aiutano le aziende ad apportare facilmente tali modifiche iterative ai loro processi e aiutano anche a comprendere l'impatto sulla loro redditività. Anche la formazione dei dipendenti sui nuovi metodi è un gioco da ragazzi poiché tutto ciò che devono fare è seguire lo strumento.

Più disponibile a lavorare da casa

Il mondo come lo conosciamo si sta spostando concentrandosi su come lavoriamo piuttosto che su dove lavoriamo. Man mano che i team adottano nuovi modi di lavorare, il software di gestione del flusso di lavoro consente una collaborazione efficace del team indipendentemente dalla posizione. Aiuta a implementare il lavoro a distanza in modo strutturato, aumentando così la produttività a costi ridotti.

Pensieri finali

Dato il mercato ultra competitivo di oggi, i team distribuiti e i molteplici strumenti, è necessaria una solida strategia di gestione del flusso di lavoro per garantire la continuità aziendale. Un processo efficiente aiuterà a ridurre al minimo gli errori, eliminare le ridondanze e aumentare la produttività. Un buon software di gestione del flusso di lavoro può aiutare a raggiungere questo obiettivo con velocità, scalabilità e flessibilità.

Trova la migliore soluzione software di gestione del flusso di lavoro per le esigenze della tua azienda, solo su G2.