解釋企業法律管理及其重要性

企業法務管理是企業法務部門內運營的戰略管理。

儘管它是近 30 年前首次正式確立的學科，但其定義仍在不斷發展。

然而，不變的是推動企業法制管理髮展的條件。 隨著公司董事會和監管機構不斷呼籲提高透明度、效率和可預測性，內部法律團隊不得不認真審視他們如何開展業務。 當他們這樣做時，對話通常圍繞三個核心功能展開。

企業法制管理的關鍵要素

內部法律團隊應就廣泛的主題向其業務同事提供建議和支持。 然而，無論主題領域如何，所有公司法律服務都依賴於一些共同的功能來確保其有效交付。

事務管理

對法律團隊而言，問題對銷售團隊而言就像對銷售團隊而言一樣：將許多相關資產和活動捆綁到其中的各個工作單元。 鑑於工作的敏感性增加，公司有責任通過廣泛的保護和協議來管理其法律事務。 事實上，事項管理早在執行任何法律服務之前就開始了。

第一項任務是安全、高效的物質攝入。 業務同事需要明確指示如何發起法律援助請求以及包括哪些內容。 從那裡，內部法律團隊將審查請求，評估其相對緊迫性，並評估可用資源。 一旦事項的優先級和團隊的能力一致，法律部門將分配資源並授權開始工作。

隨著內部法律團隊和任何外部律師繼續處理此事，有許多細節需要在此過程中記錄下來。 當涉及到公司必須跟踪的內容時，業務利益相關者、法律貢獻者、預算、截止日期和發票只是冰山一角。 最後，一旦問題得到解決，團隊必須通過適當的渠道傳達其結果，並考慮可以應用於未來項目的經驗教訓。

如果這聽起來需要跟踪、存儲、檢索和修改大量信息，那是因為它確實如此。 而且這種負擔只會與大多數公司將在一年內處理數百件事情這一事實相乘。 因此，看到更多人認識到通過電子郵件和電子表格管理法律事務並選擇更專業的解決方案是徒勞的，也就不足為奇了。

與客戶關係管理 (CRM) 工具為銷售團隊所做的類似，事務管理軟件可幫助法律團隊輕鬆建立所有相關活動的中央數字記錄。

法律支出管理

內部法律團隊承擔的大部分支出管理職責很容易被任何其他業務部門識別。 每個人都必須預測費用，跟踪預算，並儘可能限制支出。 但是有幾個微妙的因素使法律部門難以控製成本。

首先，對公司法律服務的需求本質上是不可預測的，並且主要受部門以外的因素驅動。 例如，針對訴訟進行辯護或進行收購併不是可以提前幾個月輕鬆預測或準確建模的事情。

其次，外部法律顧問是一項歷來挑戰客觀分析的商業服務。 客戶自然會尊重供應商的專業知識，並暗中相信他們會保持高效的工作習慣。 法律行業青睞的按小時計費模式也傾向於掩蓋所執行任務的確切性質和價值。 例如，當一家律師事務所收取三個小時的研究費用時，客戶能否真正知道每一分鐘是否都花在了增值活動上？

每個法律發票行項目隨附的敘述性描述可以提供有見地的上下文。 但考慮到公司法律團隊每月收到數百（或數千）張發票頁，手動審查每個字幾乎是不可能的。 因此，內部法律團隊不得不探索額外的戰略和技術措施。

從戰略角度來看，企業客戶現在在其外部法律顧問關係中採取更加積極主動的立場。 他們正在記錄詳細的法律計費指南，以清楚地闡明他們對什麼是 - 什麼不是 - 有效的計費服務的定義。 他們正在提議替代費用安排，例如按月計費或批量折扣，這比按小時計費提供了更好的可預測性。 他們正在分析計費數據，以獲取有關某些活動應該花費多少的更客觀線索。

專業法律支出管理軟件的出現正在幫助團隊加速實現這些戰略目標。 發票管理的數字化和標準化大大減少了保持法律成本意識所需的管理工作。

發票審查工作流程的自動化元素使團隊能夠始終如一地執行計費準則并快速拒絕未經授權的費用。 現代軟件的分析能力現在為精通技術的團隊提供了全新的數據集，以便在權衡預算和資源配置決策時加以考慮。

報告和分析

除了日常管理事務和控製成本外，法務部門還有責任透明地報告他們的進展並分析戰略影響。 然而，這些量化練習對於內部法律團隊來說並不總是那麼容易。

最頑固的障礙實際上是基本的能見度。 公司法律部門在數字化運營方面相對較晚。 結果，他們的報告遭受了困擾許多手動流程的相同準確性和可擴展性問題。 缺少元數據和未經審查的發票可能會在法律運營的大局中留下重大盲點。

但是，即使法律部門正在處理完整的數據集，有效的分析也會帶來單獨的挑戰。 將無窮無盡的電子表格鏈中的報告拼湊起來幾乎不利於快速周轉。 等到忙碌的法律工作人員最終敲定他們的報告時，這種遲到的見解的價值往往會被削弱。

然而，兩個關鍵的發展帶來了希望。 首先是法律業務作為專業化職業的出現。 法律運營商往往來自更傳統的工商管理背景，並為部門帶來更多的分析思維。 簡而言之，他們了解要監控哪些指標以及採取哪些措施以使這些數字朝著正確的方向發展。

第二，相關發展是法律運營專業人士的技術賦能。 越來越多的部門意識到投資於適合他們日益增長的分析野心的軟件可以帶來巨大的回報。 從視覺報告儀表板等簡單的改進到人工智能輔助發票審查等複雜的創新，內部法律團隊正在逐漸獲得將原始數據快速轉化為實用見解所需的技術能力。

需要熟悉的補充功能

上述企業法務管理的三個維度將繼續吸引企業法務團隊最多的關注和投入。 即便如此，重要的是還要承認一些重疊的功能仍然是合法操作的固定裝置。關鍵主題和技術類別包括：

• 合同生命週期管理。 公司法律部門協助企業與其合作夥伴之間複雜合同的創建、談判、簽名、存儲、執行和續簽。
• 合法持有。 當企業面臨未決或預期的訴訟程序時，內部法律團隊確保並促進潛在相關信息的保存。
• 電子發現。 在準備法律訴訟時，雙方的律師將尋求、識別和保護任何可用作證據的電子記錄。

因此，當您總體評估您的合法運營時，請務必考慮您可以採取哪些措施來減少組件之間的摩擦。

3 企業法務管理軟件的直接好處

企業法制管理是一個持續的過程，而不是一個有限的工程。 這是對法律部門如何運作以及如何改進的持續分析。 因此，團隊經常不得不提出坦率的問題，並在此過程中放棄根深蒂固的習慣。 但在這些輕微不適的另一面是重大回報。

1. 問責運營

問責制是您只能通過缺席才能真正認識到的那些特徵之一。 當所有運營問題都得到快速回答和完整記錄時，承擔責任和合規性就很容易成為團隊自然而然的事情。 但是，當這些詢問更常見的是奇怪的表情時，我們會被提醒，問責制是有意識的努力的產物。

企業法律管理軟件首先將工作從個人收件箱和電子表格中轉移到更受控的環境中，從而幫助部門發展這一特徵。 通過中央數字中心管理事務突然使每項法律服務默認可見和可跟踪。 這種問責態度隨後通過採用可靠的報告工具​​得到加強。 知道績效將得到一致和客觀的衡量，自然會提高團隊內部的期望。

這種文化轉變也有助於將合規性和安全風險降低幾個程度，從而使更廣泛的組織受益。 定量報告的可用性使業務同事更容易理解法律部門內正在進行的工作並與之相關。 但最重要的是，它為所有未來的進步奠定了基礎。 畢竟，團隊如何改進他們看不到的東西？

2. 高效的流程

事半功倍是內部法律團隊熟悉的任務。 考慮到公司傾向於將其法律職能定位為成本中心，關於可以刪除什麼的問題往往比必須添加什麼更頻繁地被問到。 然而，對企業法律管理進行深思熟慮的投資可以幫助部門從有限的資源中取得巨大的成果。

從基於紙張的手動流程過渡到自動化的數字工作流程，極大地減輕了法律運營背後的管理負擔。 例如，收集律師事務所發票並將其發送給適當的審閱者所需的工作可以通過適當的軟件有效地消除。 從材料接收到預算跟踪的任務也是如此。 所有這些漸進式的改進加起來使工作週從根本上重新聚焦於更高價值的活動。

在合法運營中戰略性地減少浪費也有利於業務利益相關者。 例如，企業財務團隊不必擔心提交不合規的發票或要求的報告延遲送達。 同時，外部法律顧問可以從更快的付款週期和更少的行政麻煩中振作起來。

3. 節省成本

事實上，一些業務利益相關者將繼續將法律費用與公司收入的比率視為法律部門績效的唯一指標。 灌輸問責制和提高效率可能是值得歡迎的改進，但最廣泛感受到的往往是財務影響。

投資於更智能的企業法律管理系統可以從多個來源節省寶貴的成本。 擴大財務監督以涵蓋法律服務組合的全部寬度和深度，通常會首次發現一些令人驚訝的費用。 發票審查流程的自動化元素首先確保了更少的未經授權的活動到達應付賬款。 但是，最終，分析將成為內部法律團隊最長、最強大的成本控制槓桿。

將法律服務轉化為實際數據為績效基準測試鋪平了道路。 法律部門可以快速對其與僱傭相關的事項進行詳盡的審查，例如，為未來的類似項目制定客觀的定價標準。 這種信息優勢可以促進談判更優惠的小時費率或實施固定費用結構。 在任何一種情況下，總成本從一開始就變得更可預測且不那麼重要。

企業法制管理的更大價值

在上述任何一個方面取得的進展本身將是令人印象深刻和有價值的。 但這些漸進成就的集體影響更為宏大——對公司法律部門的新認識。

內部法律團隊不再將法律視為嚴格主觀的業務職能，而是開始將其服務視為客觀、可量化的活動。 而這種以數據為依據的觀點正在將他們提升到更強大的位置。 他們不是對他人的發展做出反應，而是更頻繁地對將會（和應該）發生的事情做出積極的聲明和自信的預測。

與此同時，他們減輕的行政負擔使他們能夠用戰術義務換取戰略機會。 這意味著有更多的時間投入到工作中，這不僅能激發他們的專業靈感，還能更直接地為公司的整體成功做出貢獻。

隨著這些內部變化的不斷積累，它們的影響不可避免地開始在部門之外產生影響。 業務同事開始認可並尊重其內部法律團隊對持續創新的承諾。 然後，不久之後，動態完全轉變。 公司法務部，一個經常被視為進步障礙的團隊，最終成為了同等重要的戰略合作夥伴。