Kurumsal Hukuk Yönetimini ve Neden Önemli Olduğunu Açıklamak

Kurumsal hukuk yönetimi, bir kurumsal hukuk departmanı içindeki operasyonların stratejik yönetimidir.

Yaklaşık 30 yıl önce resmiyet kazanmış bir disiplin olmasına rağmen, tanımı hala gelişmektedir.

Bununla birlikte, sabit kalan şey, kurumsal yasal yönetimin gelişimini yönlendiren koşullardır. Şirket kurulları ve düzenleyici kurumlar sürekli olarak daha fazla şeffaflık, verimlilik ve öngörülebilirlik talep ederken, şirket içi hukuk ekiplerinin nasıl iş yaptıklarına yakından bakmaları gerekti. Bunu yaptıklarında, konuşma genellikle üç temel işlev etrafında döner.

Kurumsal yasal yönetimin temel unsurları

Şirket içi hukuk ekiplerinin iş arkadaşlarına çok çeşitli konularda tavsiyelerde bulunmaları ve destek olmaları beklenmektedir. Bununla birlikte, konu alanı ne olursa olsun, tüm kurumsal hukuk hizmetleri, etkin bir şekilde sunulmasını sağlamak için birkaç ortak işleve bağlıdır.

Konu yönetimi

Satış ekipleri için hesaplar neyse, hukuk ekipleri için de önemlidir: birçok ilgili varlık ve etkinliğin bir araya getirildiği bireysel çalışma birimleri. İşin artan hassasiyeti göz önüne alındığında, şirketlerin yasal konularını kapsamlı korumalar ve protokollerle yönetme sorumluluğu vardır. Aslında, konu yönetimi herhangi bir yasal hizmet gerçekleştirilmeden çok önce başlar.

İlk görev güvenli, verimli madde alımıdır. İş arkadaşlarının, hukuki yardım taleplerinin nasıl başlatılacağı ve hangi bağlamın dahil edileceği konusunda net bir yönlendirmeye ihtiyacı vardır. Oradan, kurum içi hukuk ekibi talebi inceleyecek, göreli aciliyetini değerlendirecek ve mevcut kaynakları değerlendirecektir. Konunun önceliği ve ekibin kapasitesi uyumlu hale geldiğinde, hukuk departmanı kaynakları tahsis edecek ve çalışmaların başlamasına izin verecektir.

Şirket içi hukuk ekibi ve dışarıdan herhangi bir avukat konuyla ilgili ilerlemeye devam ederken, bu süreçte belgelenmesi gereken çok sayıda ayrıntı vardır. İş paydaşları, yasal katkıda bulunanlar, bütçeler, son tarihler ve faturalar, şirketlerin izlemesi gereken şeyler söz konusu olduğunda buzdağının sadece görünen kısmıdır. Son olarak, sorun çözüldükten sonra ekip, uygun kanallar aracılığıyla sonucu iletmeli ve gelecekteki projelere uygulanabilecek dersleri düşünmelidir.

Bu kulağa izlenmesi, saklanması, alınması ve gözden geçirilmesi gereken çok fazla bilgi gibi geliyorsa, öyle olduğu içindir. Ve bu yük, çoğu şirketin bir yıl boyunca yüzlerce işi üstlenmesi gerçeğiyle katlanıyor. Bu nedenle, yasal konuları e-posta ve elektronik tablo aracılığıyla yönetmenin yararsızlığının daha fazla farkına varıldığını ve daha özel bir çözümü tercih ettiğini görmek şaşırtıcı değil.

Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarının satış ekipleri için yaptıklarına benzer şekilde, konu yönetimi yazılımı da hukuk ekiplerinin ilgili tüm faaliyetlerin merkezi bir dijital kaydını kolayca oluşturmasına yardımcı olur.

Yasal harcama yönetimi

Şirket içi hukuk ekipleri tarafından üstlenilen harcama yönetimi sorumluluklarının çoğu, diğer tüm iş departmanları tarafından kolayca tanınabilir. Her biri giderleri tahmin etmeli, bütçeleri izlemeli ve mümkün olan her yerde harcamaları sınırlamaya çalışmalıdır. Ancak, maliyet kontrolünü hukuk departmanları için benzersiz şekilde zorlaştıran birkaç ince faktör vardır.

Birincisi, kurumsal hukuk hizmetlerine yönelik talep, doğası gereği tahmin edilemez ve büyük ölçüde departmanın dışındaki faktörler tarafından yönlendirilir. Örneğin, davaya karşı savunma yapmak veya bir satın almanın peşine düşmek, aylar öncesinden kolayca tahmin edilebilecek veya doğru bir şekilde modellenebilecek konular değildir.

İkincisi, harici hukuk müşavirliği, tarihsel olarak nesnel analize meydan okuyan bir ticari hizmettir. Müşteriler doğal olarak satıcının uzmanlığına başvurur ve verimli çalışma alışkanlıklarını sürdürmek için onlara dolaylı olarak güvenir. Hukuk endüstrisi tarafından tercih edilen saatlik faturalandırma modeli de gerçekleştirilen görevlerin tam niteliğini ve değerini gizleme eğilimindedir. Örneğin bir hukuk firması üç saatlik araştırma için fatura kestiğinde, bir müşteri her dakikanın katma değer katan faaliyetlere harcanıp harcanmadığını gerçekten bilebilir mi?

Her bir yasal fatura kalemine eşlik eden anlatım açıklamaları, anlaşılır bir bağlam sunabilir. Ancak kurumsal hukuk ekipleri tarafından her ay alınan yüzlerce (veya binlerce) fatura sayfası göz önüne alındığında, her kelimenin manuel olarak gözden geçirilmesi neredeyse imkansızdır. Sonuç olarak, şirket içi hukuk ekipleri ek stratejik ve teknik önlemleri araştırmak zorunda kaldı.

Stratejik bir bakış açısıyla, kurumsal müşteriler artık dış danışman ilişkilerinde daha proaktif tutumlar benimsiyor. Geçerli bir faturalandırılabilir hizmetin ne olduğuna ve ne olmadığına ilişkin tanımlarını açıkça ifade etmek için ayrıntılı yasal faturalandırma yönergelerini belgeliyorlar. Aylık ücretler veya toplu indirimler gibi, saatlik faturalandırmaya göre üstün öngörülebilirlik sunan alternatif ücret düzenlemeleri öneriyorlar. Ayrıca, belirli faaliyetlerin maliyetinin ne olması gerektiğine dair daha objektif ipuçları için fatura verilerini analiz ediyorlar.

Özel yasal harcama yönetimi yazılımının ortaya çıkması, ekiplerin bu stratejik hedeflerin her birini hızlandırmasına yardımcı oluyor. Fatura yönetiminin dijitalleştirilmesi ve standartlaştırılması, yasal maliyetler konusunda farkındalığı sürdürmek için gereken idari çabayı önemli ölçüde azaltmıştır.

Fatura inceleme iş akışının öğelerini otomatikleştirmek, ekiplerin faturalandırma yönergelerini tutarlı bir şekilde uygulamasını ve yetkisiz harcamaları hızla reddetmesini sağladı. Ve modern yazılımın analitik yetenekleri, teknolojiden anlayan ekiplere bütçeleme ve kaynak bulma kararlarını tartarken göz önünde bulundurmaları için tamamen yeni veri kümeleri sağladı.

Raporlama ve analitik

Hukuk departmanlarının günlük olarak meseleleri yönetmeye ve maliyetleri kontrol etmeye ek olarak, ilerlemelerini şeffaf bir şekilde raporlama ve stratejik sonuçları analiz etme görevi de vardır. Bununla birlikte, bu nicel alıştırmalar, kurum içi hukuk ekiplerine her zaman kolay gelmemiştir.

En inatçı engel aslında temel görünürlük olmuştur. Kurumsal hukuk departmanları faaliyetlerini dijitalleştirmek için nispeten geç kaldılar. Sonuç olarak, raporlamaları birçok manuel işlemin başına bela olan aynı doğruluk ve ölçeklenebilirlik sorunlarından zarar gördü. Eksik meta veriler ve incelenmemiş faturalar birleşerek yasal işlemlerin büyük resminde önemli kör noktalar bırakabilir.

Hukuk departmanları eksiksiz bir veri seti ile çalışırken bile, verimli analiz ayrı bir zorluk teşkil eder. Sonsuz bir elektronik tablo zincirinden gelen raporları bir araya getirmek, hızlı geri dönüşler için pek elverişli değildir. Ve meşgul hukuk çalışanları raporlarını sonuçlandırdıklarında, bu tür geç gelen içgörülerin değeri genellikle azalır.

Ancak iki önemli gelişme umut veriyor. Birincisi, hukuk operasyonlarının uzmanlaşmış bir meslek olarak ortaya çıkmasıdır. Yasal operatörler, daha geleneksel işletme yönetimi geçmişlerinden gelme ve departmana daha analitik bir zihniyet getirme eğilimindedir. Kısacası, hangi metriklerin izleneceğini ve bu sayıların doğru yönlerde trend olmasını sağlamak için hangi hamleleri yapacaklarını anlarlar.

İkinci, ilgili gelişme, yasal operasyon profesyonellerinin teknik olarak güçlendirilmesi olmuştur. Daha fazla departman, giderek artan analitik hedeflerine uyan yazılımlara yatırım yapmanın önemli getirilerini fark ediyor. Görsel raporlama panoları gibi basit iyileştirmelerden yapay zeka destekli fatura incelemesi gibi karmaşık yeniliklere kadar, kurum içi hukuk ekipleri, ham verileri hızlı bir şekilde pratik içgörülere dönüştürmek için gereken teknik gücü yavaş yavaş kazanıyor.

Bilinmesi gereken tamamlayıcı işlevler

Kurumsal hukuk yönetiminin yukarıda özetlenen üç boyutu, kurumsal hukuk ekiplerinden en fazla ilgiyi ve yatırımı çekmeye devam edecektir. Yine de, yasal operasyonların demirbaşları olarak kalan örtüşen işlevlerden bazılarını kabul etmek önemlidir.Temel konular ve teknik kategoriler şunları içerir:

• Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi. Kurumsal hukuk departmanları, işletme ve ortakları arasındaki karmaşık sözleşmelerin oluşturulması, müzakere edilmesi, imzalanması, saklanması, uygulanması ve yenilenmesine yardımcı olur.
• Kanuni El koyma. Bir işletme, bekleyen veya beklenen dava işlemleriyle karşı karşıya kaldığında, şirket içi hukuk ekibi, potansiyel olarak ilgili bilgilerin korunmasını sağlar ve kolaylaştırır.
• E-keşif. Hukuki işlemlere hazırlanırken, her iki tarafın avukatı, kanıt olarak kullanılabilecek tüm elektronik kayıtları arayacak, belirleyecek ve güvence altına alacaktır.

Dolayısıyla yasal işlemlerinizi bir bütün olarak değerlendirirken, bileşenler arasındaki sürtünmeyi azaltmak için neler yapabileceğinizi mutlaka göz önünde bulundurun.

Kurumsal yasal yönetim yazılımının 3 anında faydası

Kurumsal yasal yönetim, sınırlı bir projeden ziyade sürekli bir süreçtir. Bir hukuk departmanının nasıl çalıştığına ve nasıl gelişebileceğine dair devam eden bir analizdir. Sonuç olarak, ekipler genellikle samimi sorular sormak ve yol boyunca kökleşmiş alışkanlıkları terk etmek zorunda kalacaklar. Ancak bu küçük rahatsızlıkların diğer tarafında büyük ödüller yatmaktadır.

1. Sorumlu operasyonlar

Hesap verebilirlik, yalnızca yokluğundan gerçekten tanıyabileceğiniz özelliklerden biridir. Tüm operasyonel sorular hızlı yanıtlarla ve eksiksiz kayıtlarla karşılandığında, sorumluluk almak kolaydır ve uyum bir ekibe doğal olarak gelir. Ancak bu sorgular daha çok sorgulayıcı bakışlarla karşılandığında, sorumluluğun kasıtlı bir çabanın ürünü olduğunu hatırlatırız.

Kurumsal yasal yönetim yazılımı, işleri önce bireysel gelen kutularından ve elektronik tablolardan çıkarıp daha kontrollü bir ortama alarak departmanların bu özelliği geliştirmelerine yardımcı olur. Konuları merkezi bir dijital merkez aracılığıyla yönetmek, birdenbire her yasal hizmeti varsayılan olarak görünür ve izlenebilir hale getirir. Bu hesap verebilirlik tutumu, daha sonra güvenilir raporlama araçlarının benimsenmesiyle pekiştirilir. Performansın tutarlı ve nesnel olarak ölçüleceği bilgisi doğal olarak bir ekip içinde beklentileri yükseltir.

Bu kültürel değişim, uyumluluk ve güvenlik risklerini birkaç derece azaltmaya yardımcı olarak daha geniş kuruluşa da fayda sağlar. Ve nicel raporların mevcudiyeti, iş arkadaşlarının hukuk departmanı içinde yapılan işi anlamasını ve bunlarla ilişki kurmasını kolaylaştırır. Ama hepsinden önemlisi, gelecekteki tüm ilerlemelerin temelini oluşturur. Sonuçta, takımlar göremediklerini nasıl iyileştirebilir?

2. Verimli süreçler

Daha azıyla daha fazlasını yapmak, şirket içi hukuk ekipleri için tanıdık bir görevdir. Şirketlerin yasal işlevlerini bir maliyet merkezi olarak çerçeveleme eğiliminde oldukları göz önüne alındığında, nelerin eklenmesi gerektiğinden daha çok nelerin çıkarılabileceği sorusu sorulmaktadır. Ancak kurumsal yasal yönetime yapılan düşünceli yatırımlar, departmanların mütevazı kaynaklardan büyük sonuçlar elde etmesine yardımcı olabilir.

Manuel, kağıt tabanlı süreçlerden otomatik, dijital iş akışlarına geçiş, yasal işlemlerin arkasındaki idari yükü önemli ölçüde azaltır. Örneğin, hukuk firması faturalarını toplamak ve bunları uygun gözden geçirenlere yönlendirmek için gereken çaba, uygun yazılım tarafından etkin bir şekilde ortadan kaldırılır. Aynı şey, madde alımından bütçe takibine kadar değişen görevler için de söylenebilir. Ve tüm bu artan iyileştirmeler, temelde daha yüksek değerli faaliyetlere odaklanan çalışma haftasına eklenir.

Yasal işlemlerde atığın stratejik olarak azaltılması, iş paydaşlarına da fayda sağlar. Örneğin kurumsal finans ekipleri, uygun olmayan faturaların sunulması veya istenen raporların gecikmeli olarak ulaşması konusunda endişelenmek için daha az nedene sahip olacaktır. Bu arada, dış danışman, daha hızlı ödeme döngülerinden ve daha az idari baş ağrısından cesaret alabilir.

3. Maliyet tasarrufu

Gerçekte, bazı iş paydaşları, hukuk departmanı performansının tek göstergesi olarak yasal giderlerin şirket gelirine oranını görmeye devam edecektir. Hesap verebilirliği aşılamak ve verimliliği artırmak memnuniyetle karşılanan iyileştirmeler olabilir, ancak çoğu zaman en yaygın şekilde hissedilen finansal sonuçlardır.

Daha akıllı kurumsal yasal yönetim sistemlerine yatırım yapmak, çeşitli kaynaklardan değerli maliyet tasarrufları sağlayabilir. Bir yasal hizmet portföyünün tüm genişliğini ve derinliğini kapsayacak şekilde mali gözetimi genişletmek, genellikle ilk kez birkaç şaşırtıcı masrafı gün ışığına çıkarır. Fatura inceleme sürecinin öğelerini otomatikleştirmek, bu yetkisiz etkinliklerin daha azının ilk etapta ödenecek hesaplara ulaşmasını sağlar. Ancak, nihayetinde, analitik, şirket içi hukuk ekiplerinin en uzun ve en güçlü maliyet kontrol araçları olacak.

Hukuki hizmetlerin pratik verilere dönüştürülmesi, performans kıyaslamasının önünü açar. Hukuk departmanları, örneğin ileriye dönük benzer projeler için objektif bir fiyatlandırma standardı geliştirmek gibi, istihdamla ilgili konuların kapsamlı bir incelemesini hızla yürütebilir. Bu bilgi avantajı, daha uygun saatlik ücretlerin pazarlığını veya sabit ücret yapılarının uygulanmasını kolaylaştırabilir. Her iki durumda da, toplam maliyet baştan daha öngörülebilir ve daha az önemli hale getirilir.

Kurumsal yasal yönetimin daha büyük değeri

Yukarıda özetlenen boyutlardan herhangi birinde kaydedilen ilerleme, başlı başına etkileyici ve değerli olacaktır. Ancak bu artan başarıların toplu etkisi, tamamen daha büyük bir şeydir - kurumsal hukuk departmanlarının ne olabileceğine dair yeni bir algı.

Hukuku tamamen öznel bir iş işlevi olarak görmek yerine, şirket içi hukuk ekipleri hizmetlerini nesnel, ölçülebilir faaliyetler olarak görmeye başlıyor. Ve bu veri bilgili bakış açısı onları daha güçlü pozisyonlara yükseltiyor. Başkalarının gelişmelerine tepki vermek yerine, daha sık proaktif beyanlarda bulunurlar ve ne olacağı (ve olması gerektiği) hakkında kendinden emin tahminlerde bulunurlar.

Aynı zamanda, azalan idari yükleri, stratejik fırsatlar için taktik yükümlülüklerini takas etmelerini sağlıyor. Bu, onlara yalnızca profesyonel olarak ilham vermekle kalmayıp aynı zamanda şirketlerinin genel başarısına daha doğrudan katkıda bulunan işlere daha fazla zaman ayırmak anlamına gelir.

Ve bu iç değişiklikler birikmeye devam ettikçe, etkileri kaçınılmaz olarak departmanın ötesinde de yankılanmaya başlar. İş arkadaşları, şirket içi hukuk ekiplerinin sürekli yeniliğe olan bağlılığını tanımaya ve saygı duymaya başlar. Ardından, çok geçmeden dinamik tamamen değişir. Çoğu zaman ilerlemenin önünde bir engel olarak görülen bir ekip olan kurumsal hukuk departmanı, sonunda eşit derecede değerli bir stratejik ortak haline gelir.