Объяснение корпоративного юридического управления и почему это важно

Юридическое управление предприятием — это стратегическое управление операциями в корпоративном юридическом отделе.

И хотя эта дисциплина впервые была формализована почти 30 лет назад, ее определение все еще развивается.

Однако неизменными остаются условия, определяющие развитие правового управления предприятием. Поскольку советы директоров компаний и регулирующие органы постоянно призывают к большей прозрачности, эффективности и предсказуемости, штатным юридическим командам пришлось внимательно следить за тем, как они ведут бизнес. Когда они это делают, разговор обычно вращается вокруг трех основных функций.

Ключевые элементы юридического управления предприятием

Ожидается, что штатные юридические группы будут консультировать и поддерживать своих коллег по бизнесу по широкому кругу вопросов. Однако независимо от предметной области все корпоративные юридические услуги зависят от нескольких общих функций, обеспечивающих их эффективное предоставление.

Управление делами

Для юридических групп важно то же самое, что бухгалтерия для отделов продаж: отдельные рабочие единицы, в которые объединены многие связанные активы и виды деятельности. Учитывая повышенную конфиденциальность работы, компании обязаны регулировать свои юридические вопросы с помощью обширных средств защиты и протоколов. На самом деле управление делами начинается задолго до того, как будут оказаны какие-либо юридические услуги.

Первая задача – безопасное, эффективное потребление вещества. Коллегам по бизнесу нужны четкие указания о том, как инициировать запросы на юридическую помощь и какой контекст включать. Оттуда штатная юридическая группа рассмотрит запрос, оценит его относительную срочность и оценит доступные ресурсы. Как только приоритет вопроса и возможности команды будут согласованы, юридический отдел назначит ресурсы и разрешит начать работу.

По мере того, как штатная юридическая команда и любые сторонние консультанты продолжают работать над этим вопросом, возникает множество деталей, которые необходимо задокументировать на этом пути. Заинтересованные стороны бизнеса, юридические лица, бюджеты, сроки и счета — это лишь верхушка айсберга, когда речь идет о том, что компании должны отслеживать. Затем, наконец, как только проблема будет решена, команда должна сообщить о своих результатах по соответствующим каналам и учесть уроки, которые могут быть применены к будущим проектам.

Если это звучит как много информации, которую нужно отслеживать, хранить, извлекать и пересматривать, это потому, что так оно и есть. И это бремя только умножается на тот факт, что большинство компаний берут на себя сотни дел в течение года. Поэтому неудивительно, что все больше людей признают бесполезность решения юридических вопросов с помощью электронной почты и электронных таблиц и выбирают более специализированное решение.

Подобно тому, что инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) делают для отделов продаж, программное обеспечение для управления делами помогает юридическим группам легко создавать центральную цифровую запись всех соответствующих действий.

Управление юридическими расходами

Большинство обязанностей по управлению расходами, возложенных на штатные юридические группы, были бы легко узнаваемы для любого другого бизнес-подразделения. Каждый должен прогнозировать расходы, отслеживать бюджеты и стремиться по возможности ограничивать расходы. Но есть несколько малозаметных факторов, которые делают контроль над расходами исключительно трудным для юридических отделов.

Во-первых, спрос на корпоративные юридические услуги по своей природе непредсказуем и во многом обусловлен факторами, не зависящими от отдела. Например, защита от судебного разбирательства или осуществление сделки по приобретению — это не те вопросы, которые можно легко предвидеть или точно смоделировать за несколько месяцев вперед.

Во-вторых, внешний юридический консультант — это бизнес-услуга, которая исторически не поддается объективному анализу. Клиенты, естественно, полагаются на опыт поставщика и безоговорочно доверяют ему в поддержании эффективных рабочих привычек. Модель почасовой оплаты, которую предпочитает юридическая индустрия, также имеет тенденцию скрывать точный характер и ценность выполняемых задач. Например, когда юридическая фирма выставляет счет за три часа исследований, может ли клиент действительно знать, была ли потрачена каждая минута на действия, добавляющие ценность?

Описательные описания, которые сопровождают каждую позицию юридического счета, могут предложить глубокий контекст. Но, учитывая сотни (или тысячи) страниц счетов-фактур, ежемесячно получаемых корпоративными юридическими командами, вручную просмотреть каждое слово практически невозможно. В результате штатным юридическим группам пришлось изучать дополнительные стратегические и технические меры.

Со стратегической точки зрения корпоративные клиенты в настоящее время занимают более активную позицию в отношениях с внешними консультантами. Они документируют подробные юридические инструкции по выставлению счетов, чтобы четко сформулировать свое определение того, что является и что не является действительной оплачиваемой услугой. Они предлагают альтернативные механизмы оплаты, такие как ежемесячные авансовые платежи или оптовые скидки, которые обеспечивают более высокую предсказуемость по сравнению с почасовой оплатой. И они анализируют данные о выставлении счетов, чтобы получить более объективные сведения о том, сколько должны стоить определенные действия.

Появление специализированного программного обеспечения для управления расходами на юридические услуги помогает командам ускорить достижение каждой из этих стратегических целей. Оцифровка и стандартизация управления счетами значительно сократили административные усилия, необходимые для поддержания осведомленности о судебных издержках.

Автоматизация элементов рабочего процесса проверки счетов позволила командам последовательно применять правила выставления счетов и быстро отклонять несанкционированные расходы. А аналитические возможности современного программного обеспечения теперь предоставили технически подкованным командам совершенно новые наборы данных, которые следует учитывать при взвешивании решений о бюджетировании и выделении ресурсов.

Отчетность и аналитика

В дополнение к управлению делами и контролю расходов на ежедневной основе юридические отделы также обязаны прозрачно сообщать о своем прогрессе и анализировать стратегические последствия. Однако эти количественные эксперименты не всегда легко давались штатным юридическим командам.

Самым упорным препятствием на самом деле была базовая видимость. Корпоративные юридические отделы сравнительно поздно оцифровали свои операции. В результате их отчеты пострадали от тех же проблем с точностью и масштабируемостью, что и многие ручные процессы. Отсутствующие метаданные и непроверенные счета могут в совокупности оставлять значительные пробелы в общей картине юридических операций.

Однако даже когда юридические отделы работают с полным набором данных, эффективный анализ представляет собой отдельную проблему. Составление отчетов из бесконечной цепочки электронных таблиц вряд ли способствует быстрому результату. И к тому времени, когда занятые юристы завершают свои отчеты, ценность таких запоздалых идей часто снижается.

Однако два ключевых события вселяют надежду. Во-первых, это появление юридических операций как специализированной профессии. Юридические операторы, как правило, имеют более традиционный опыт делового администрирования и привносят в отдел более аналитический склад ума. Короче говоря, они понимают, какие показатели следует отслеживать и какие шаги следует предпринять, чтобы эти цифры развивались в правильном направлении.

Вторым, связанным с этим событием стало расширение технических возможностей специалистов по юридическим операциям. Все больше отделов осознают значительную отдачу от инвестиций в программное обеспечение, которое соответствует их растущим аналитическим амбициям. От простых усовершенствований, таких как визуальные информационные панели отчетности, до сложных инноваций, таких как проверка счетов с помощью ИИ, штатные юридические группы постепенно набирают технические возможности, необходимые для быстрого преобразования необработанных данных в практические идеи.

Дополнительные функции, с которыми необходимо ознакомиться

Три аспекта корпоративного юридического управления, изложенные выше, будут по-прежнему привлекать наибольшее внимание и инвестиции со стороны корпоративных юридических групп. Тем не менее, важно также признать некоторые дублирующие функции, которые остаются неотъемлемой частью юридических операций. Ключевые темы и технические категории включают:

• Управление жизненным циклом контракта. Корпоративные юридические отделы помогают с созданием, обсуждением, подписанием, хранением, обеспечением соблюдения и продлением сложных контрактов между бизнесом и его партнерами.
• Юридический трюм. Когда компания сталкивается с незавершенными или ожидаемыми судебными разбирательствами, штатная команда юристов обеспечивает и способствует сохранению потенциально важной информации.
• Электронное открытие. При подготовке к судебному разбирательству адвокаты обеих сторон будут искать, идентифицировать и защищать любые электронные записи, которые могут быть использованы в качестве доказательств.

Таким образом, когда вы оцениваете свои юридические операции в целом, обязательно подумайте, что вы можете сделать, чтобы уменьшить трения между компонентами.

3 непосредственных преимущества корпоративного программного обеспечения для управления юридическими вопросами

Юридическое управление предприятием — это непрерывный процесс, а не конечный проект. Это постоянный анализ того, как работает юридический отдел и как его можно улучшить. В результате командам часто приходится задавать откровенные вопросы и отказываться от укоренившихся привычек. Но по другую сторону этих незначительных неудобств лежат большие награды.

1. Подотчетные операции

Подотчетность — это одна из тех черт, которые можно распознать только по ее отсутствию. Когда на все операционные вопросы даются быстрые ответы и полные записи, легко взять на себя ответственность, а соблюдение требований становится естественным для команды. Но когда эти вопросы чаще всего встречаются с насмешливыми взглядами, нам напоминают, что подотчетность является продуктом преднамеренных усилий.

Корпоративное программное обеспечение для управления юридическими вопросами помогает отделам развивать эту черту, сначала переводя работу из отдельных почтовых ящиков и электронных таблиц в более контролируемую среду. Управление делами через центральный цифровой центр внезапно делает каждую юридическую услугу видимой и отслеживаемой по умолчанию. Затем это отношение к подотчетности подкрепляется принятием надежных инструментов отчетности. Знание того, что производительность будет последовательно и объективно измеряться, естественным образом повышает ожидания внутри команды.

Этот культурный сдвиг приносит пользу и более широкой организации, помогая снизить риски соответствия требованиям и безопасности на несколько степеней. А наличие количественных отчетов облегчает понимание коллегами по бизнесу работы, выполняемой в юридическом отделе. Но самое главное, он закладывает основу для всего будущего прогресса. В конце концов, как команды могут улучшить то, чего они не видят?

2. Эффективные процессы

Делать больше с меньшими затратами — это привычная задача для штатных юридических групп. Учитывая, что компании склонны рассматривать свою юридическую функцию как центр затрат, вопрос о том, что можно убрать, задается чаще, чем о том, что нужно добавить. Однако продуманные инвестиции в юридическое управление предприятием могут помочь отделам добиться значительных результатов при скромных ресурсах.

Переход от ручных бумажных процессов к автоматизированным цифровым рабочим процессам значительно снижает административную нагрузку, связанную с юридическими операциями. Усилия, необходимые для сбора счетов юридических фирм и направления их соответствующим рецензентам, например, эффективно устраняются с помощью надлежащего программного обеспечения. То же самое можно сказать и о задачах, начиная от сбора информации и заканчивая отслеживанием бюджета. И все эти постепенные улучшения приводят к тому, что рабочая неделя принципиально переориентируется на более важные дела.

Стратегическое сокращение отходов в юридических операциях также приносит пользу заинтересованным сторонам бизнеса. Например, у корпоративных финансовых отделов будет меньше поводов для беспокойства о представлении несоответствующих требованиям счетов или задержке получения запрошенных отчетов. Между тем, внешний консультант может воодушевиться более быстрыми платежными циклами и меньшей административной головной болью.

3. Экономия затрат

По правде говоря, некоторые заинтересованные стороны бизнеса по-прежнему будут рассматривать отношение юридических расходов к доходам компании как единственный показатель эффективности юридического отдела. Внедрение подотчетности и повышение эффективности могут быть желательными улучшениями, но чаще всего ощущаются финансовые последствия.

Инвестиции в более интеллектуальные корпоративные системы управления юридическими вопросами могут обеспечить ценную экономию из нескольких источников. Расширение финансового надзора, чтобы охватить всю ширину и глубину портфеля юридических услуг, часто впервые выявляет несколько неожиданных расходов. Автоматизация элементов процесса проверки счетов-фактур гарантирует, что меньшее количество несанкционированных действий достигнет кредиторской задолженности. Но, в конце концов, именно аналитика даст внутренним юридическим командам их самые длинные и сильные рычаги контроля над расходами.

Преобразование юридических услуг в практические данные прокладывает путь для сравнительного анализа эффективности. Юридические отделы могут быстро провести исчерпывающий анализ своих вопросов, связанных с трудоустройством, например, для разработки объективного стандарта ценообразования для аналогичных проектов в будущем. Это информационное преимущество может способствовать переговорам о более выгодных почасовых ставках или внедрению структур фиксированной оплаты. В любом случае общая стоимость с самого начала становится более предсказуемой и менее существенной.

Большая ценность юридического управления предприятием

Прогресс, достигнутый в любом из указанных выше аспектов, сам по себе будет впечатляющим и ценным. Но коллективное влияние этих постепенных достижений — нечто гораздо большее — новое представление о том, какими могут быть корпоративные юридические отделы.

Вместо того, чтобы рассматривать юриспруденцию как строго субъективную бизнес-функцию, штатные юридические группы начинают рассматривать свои услуги как объективную деятельность, поддающуюся количественной оценке. И эта перспектива, основанная на данных, поднимает их на более влиятельные позиции. Вместо того, чтобы реагировать на события других, они чаще делают упреждающие заявления и уверенно предсказывают, что произойдет (и должно) произойти.

В то же время снижение административного бремени позволяет им обменивать тактические обязательства на стратегические возможности. Это означает, что они больше времени посвящают работе, которая не только вдохновляет их в профессиональном плане, но и напрямую способствует общему успеху их компании.

И по мере того, как эти внутренние изменения продолжают накапливаться, их влияние неизбежно начинает сказываться за пределами отдела. Коллеги по бизнесу начинают признавать и уважать приверженность своих штатных юристов постоянным инновациям. Затем, вскоре, динамика полностью меняется. Корпоративный юридический отдел, команда, которую слишком часто сбрасывают со счетов как препятствие на пути к прогрессу, наконец становится не менее ценным стратегическим партнером.