企業の法務管理とその重要性を説明する

公開: 2020-09-30

企業の法務管理は、企業の法務部門内での業務の戦略的な管理です。

30 年近く前に初めて公式化された分野ですが、その定義はまだ進化しています。

しかし、変わらないのは、企業の法務管理の発展を促進する条件です。企業の取締役会や規制機関が透明性、効率性、予測可能性の向上を継続的に求めているため、社内の法務チームはビジネスのやり方を厳しく検討する必要がありました。その場合、会話は通常、3 つのコア機能を中心に展開されます。

企業法務管理の重要な要素

社内の法務チームは、幅広いトピックについて同僚に助言し、サポートすることが期待されています。ただし、対象分野に関係なく、すべての企業法務サービスは、効果的な提供を確保するために、いくつかの共通機能に依存しています。

案件管理

問題は、法務チームにとって、営業チームにとってのアカウントと同じです。つまり、多くの関連する資産と活動がバンドルされた個々の作業単位です。仕事の機密性が高まっていることを考えると、企業には、広範な保護とプロトコルを使用して法的事項を管理する責任があります。実際、事案管理は、法的サービスが実施されるかなり前に開始されます。

最初のタスクは、安全で効率的な物質の摂取です。ビジネスの同僚は、法的支援の要求を開始する方法と、どのような状況を含めるかについて明確な指示が必要です。そこから、社内の法務チームがリクエストを確認し、相対的な緊急度を評価し、利用可能なリソースを評価します。問題の優先度とチームのキャパシティが一致したら、法務部門がリソースを割り当て、作業の開始を承認します。

社内の法務チームと外部の弁護士がこの問題を進めているため、その過程で文書化する必要がある詳細がたくさんあります。ビジネスの利害関係者、法的な貢献者、予算、締め切り、および請求書は、企業が何を追跡する必要があるかということになると、氷山の一角にすぎません。最後に、問題が解決したら、チームは適切なチャネルを通じてその結果を伝え、将来のプロジェクトに適用できる教訓を検討する必要があります。

追跡、保存、取得、および修正する必要がある情報が大量にあるように聞こえる場合は、それが理由です。そして、その負担は、ほとんどの企業が 1 年間に数百件の案件を処理するという事実によってのみ増加します。そのため、電子メールやスプレッドシートを使用して法的な問題を管理することの無益さを認識し、より専門的なソリューションを選択する人が増えているのは当然のことです。

営業チーム向けの顧客関係管理 (CRM) ツールと同様に、案件管理ソフトウェアは、法務チームが関連するすべての活動の中央デジタル記録を簡単に確立するのに役立ちます。

法定費用管理

社内の法務チームが負う支出管理の責任のほとんどは、他のビジネス部門にとって容易に認識できるものです。それぞれが支出を予測し、予算を追跡し、可能な限り支出を制限するよう努めなければなりません。しかし、法務部門に特有のコスト管理を困難にする微妙な要因がいくつかあります。

第 1 に、企業の法務サービスに対する需要は本質的に予測不可能であり、部門を超えた要因によって大きく左右されます。たとえば、訴訟に対する防御や買収の追求は、数か月前に簡単に予測したり、正確にモデル化したりできる問題ではありません。

第二に、外部の法律顧問は、歴史的に客観的な分析を否定してきたビジネスサービスです。クライアントは自然にベンダーの専門知識に従い、効率的な作業習慣を維持するためにベンダーを暗黙のうちに信頼します。法律業界で好まれる時間単位の請求モデルも、実行されるタスクの正確な性質と価値をあいまいにする傾向があります。たとえば、法律事務所が 3 時間の調査費用を請求する場合、クライアントは、その 1 分が付加価値のある活動に費やされたかどうかを本当に知ることができるでしょうか?

各法的請求書の項目に付随する物語の説明は、洞察に満ちたコンテキストを提供できます。しかし、企業の法務チームが毎月受け取る数百 (または数千) の請求書ページを考慮すると、すべての単語を手動で確認することは事実上不可能です。その結果、社内の法務チームは、追加の戦略的および技術的対策を検討する必要がありました。

戦略的な観点から、企業クライアントは現在、社外弁護士との関係においてより積極的なスタンスを採用しています。彼らは、有効な請求対象サービスとは何かを明確に定義するために、詳細な法的請求ガイドラインを文書化しています。彼らは、時間単位の請求よりも優れた予測可能性を提供する、月額のリテーナーやボリュームディスカウントなどの代替料金の取り決めを提案しています. また、特定の活動にかかる費用について、より客観的な手がかりを得るために課金データを分析しています。

専門的な法務費用管理ソフトウェアの出現により、チームはこれらの戦略的野望をそれぞれ加速することができます。請求書管理のデジタル化と標準化により、訴訟費用の認識を維持するために必要な管理作業が大幅に削減されました。

請求書レビューワークフローの要素を自動化することで、チームは一貫して請求ガイドラインを適用し、不正な経費を迅速に拒否できるようになりました。また、最新のソフトウェアの分析機能により、テクノロジーに精通したチームは、予算編成とリソースの決定を検討する際に考慮すべきまったく新しいデータセットを手に入れました。

レポートと分析

日常的に問題を管理し、コストを管理することに加えて、法務部門には、進捗状況を透過的に報告し、戦略的影響を分析する義務もあります。ただし、これらの定量的な演習は、社内の法務チームにとって必ずしも容易なものではありませんでした。

最も頑固なハードルは、実際には基本的な可視性です。企業の法務部門は業務のデジタル化に比較的遅れをとっています。その結果、彼らのレポートは、多くの手動プロセスを悩ませているのと同じ正確性とスケーラビリティの問題に悩まされています. メタデータの欠落と精査されていない請求書が組み合わさって、法的業務の全体像に重大な盲点が残る可能性があります。

ただし、法務部門が完全なデータセットを使用して作業している場合でも、効率的な分析には別の課題が伴います。スプレッドシートのエンドレスチェーンからのレポートをつなぎ合わせても、迅速な対応にはほとんどつながりません。また、多忙な法務スタッフがレポートを完成させるまでには、そのような遅れて得られた洞察の価値が低下することがよくあります。

しかし、2 つの重要な進展が希望をもたらしています。一つ目は、専門職としての法務の出現です。法務担当者は、より伝統的な経営管理のバックグラウンドを持つ傾向があり、より分析的な考え方を部門にもたらします。要するに、彼らは監視すべきメトリクスと、それらの数値が正しい方向に向かう傾向を得るためにどのような動きをするべきかを理解しています。

2 つ目の関連する開発は、法務業務の専門家の技術的権限付与です。より多くの部門が、ますます分析的な野望に適合するソフトウェアへの投資から得られる大きな利益を実現しています。視覚的なレポートダッシュボードのような単純な改良から、AI 支援の請求書レビューのような洗練されたイノベーションまで、社内の法務チームは、生データを実用的な洞察に迅速に変換するために必要な技術的馬力を徐々に獲得しています。

知っておきたい補完機能

上記で概説した企業の法務管理の 3 つの側面は、企業の法務チームから最も多くの注目と投資を引き付け続けるでしょう。それでもなお、法務業務の固定具のままである重複する機能の一部を認識することも重要です。主なトピックと技術的なカテゴリは次のとおりです。

契約のライフサイクル管理。 企業の法務部門は、ビジネスとそのパートナーとの間の複雑な契約の作成、交渉、署名、保管、施行、および更新を支援します。
訴訟ホールド。 企業が係争中または予想される訴訟手続きに直面した場合、社内の法務チームが、関連する可能性のある情報の保存を確実にし、促進します。
電子情報開示。 法的手続きの準備として、両当事者の弁護士は、証拠として使用される可能性のある電子記録を探し、特定し、保護します。

したがって、法的な運用を総合的に評価するときは、コンポーネント間の摩擦を減らすために何ができるかを必ず検討してください。

エンタープライズ法務管理ソフトウェアの 3 つの直接的なメリット

企業の法務管理は、有限のプロジェクトではなく、継続的なプロセスです。これは、法務部門がどのように機能し、どのように改善できるかについての継続的な分析です。その結果、チームは多くの場合、率直な質問をし、根付いた習慣を途中で放棄する必要があります。しかし、これらの小さな不快感の反対側には、大きな報酬があります。

1. 説明責任のある業務

説明責任は、それがないことによってのみ認識できる特性の 1 つです。すべての運用上の質問が迅速な回答と完全な記録で満たされると、責任を負うのが容易になり、コンプライアンスがチームに自然にもたらされます。しかし、これらの問い合わせが疑問視されることが多い場合、説明責任は意図的な努力の産物であることを思い知らされます。

エンタープライズ法務管理ソフトウェアは、最初に個々の受信トレイやスプレッドシートからより管理された環境に作業を移すことで、部門がこの特性を開発するのに役立ちます。中央のデジタルハブを介して問題を管理すると、突然、すべての法律サービスがデフォルトで可視化され、追跡可能になります。この説明責任の姿勢は、信頼できる報告ツールの採用によって強化されます。パフォーマンスが一貫して客観的に測定されるという知識は、チーム内の期待を自然に高めます。

この文化的変化は、コンプライアンスとセキュリティのリスクを数度軽減するのに役立つため、組織全体に利益をもたらします。また、定量的なレポートを利用できることで、同僚が法務部門内で行われている作業を理解し、関連付けることが容易になります。しかし、何よりも重要なことは、将来のすべての進歩の基盤を確立することです。結局のところ、チームは目に見えないものをどのように改善できるのでしょうか?

2.効率的なプロセス

より少ないリソースでより多くのことを行うことは、社内の法務チームにとってよく知られた義務です。企業が法務機能をコストセンターとして組み立てる傾向があることを考慮すると、何を追加する必要があるかよりも、何を削除できるかという問題が頻繁に尋ねられる傾向があります。ただし、企業の法務管理への思慮深い投資は、部門がささやかなリソースから大きな成果を上げるのに役立ちます。

手動の紙ベースのプロセスから自動化されたデジタルワークフローへの移行により、法務の背後にある管理上の負担が劇的に軽減されます。たとえば、法律事務所の請求書を収集して適切なレビュー担当者に転送するために必要な労力は、適切なソフトウェアによって効果的に排除されます。案件の取り込みから予算の追跡まで、さまざまなタスクについても同じことが言えます。そして、これらの漸進的な改善はすべて、より価値の高い活動に根本的に焦点を合わせ直す週に積み重なっています。

法務業務における無駄を戦略的に削減することは、ビジネスの利害関係者にも利益をもたらします。たとえば、コーポレートファイナンスチームは、準拠していない請求書の提出や要求されたレポートの到着の遅れについて心配する理由が少なくなります。一方、外部の弁護士は、より迅速な支払いサイクルと管理上の問題の軽減から元気を得ることができます。

3. コスト削減

実際、一部のビジネス関係者は、会社の収益に対する法務費用の比率を、法務部門のパフォーマンスの唯一の指標と見なし続けるでしょう。説明責任を浸透させ、効率を高めることは歓迎すべき改善かもしれませんが、多くの場合、最も広く感じられているのは経済的な影響です。

よりスマートなエンタープライズ法務管理システムに投資することで、いくつかのソースから貴重なコスト削減を引き出すことができます。法的サービスポートフォリオの幅と深さをすべてカバーするために財務監視を拡張すると、多くの場合、いくつかの驚くべき費用が初めて明らかになります。請求書レビュープロセスの要素を自動化することで、そもそも買掛金勘定に到達するこれらの不正な活動を減らすことができます。しかし、最終的には、社内の法務チームに最長かつ最強のコスト管理手段を提供するのは分析です。

法律サービスを実用的なデータに変換することで、パフォーマンスのベンチマークへの道が開かれます。法務部門は、たとえば、今後の同様のプロジェクトの客観的な価格設定基準を策定するなど、雇用関連の問題を徹底的にレビューすることができます。この情報上の利点により、より有利な時間料金の交渉や固定料金体系の実装が容易になる可能性があります。どちらの場合でも、総コストはより予測しやすくなり、最初から実質的ではなくなります。

企業法務管理のより大きな価値

上記の側面のいずれかで達成された進歩は、それ自体が印象的で価値があります。しかし、これらの漸進的な成果が全体として与える影響は、さらに大きなものであり、企業の法務部門がどのようなものになり得るかについての新しい認識です。

社内の法務チームは、法律を厳密に主観的なビジネス機能と見なすのではなく、自分たちのサービスを客観的で定量化可能な活動と見なし始めています。そして、そのデータに基づく視点が、彼らをより強力な地位に昇格させています。他人の進展に反応する代わりに、彼らはより頻繁に積極的に宣言し、何が起こるか (そして起こるべきか) について自信を持って予測しています。

同時に、管理上の負担が軽減されたことで、戦術的な義務を戦略的な機会と交換できるようになりました。つまり、専門的に刺激を受けるだけでなく、会社全体の成功により直接的に貢献する仕事により多くの時間を費やすことができます。

そして、これらの内部の変化が蓄積し続けるにつれて、その影響は必然的に部門を超えて響き始めます。ビジネスの同僚は、社内の法務チームの継続的なイノベーションへの取り組みを認識し、尊重し始めます。そして、やがて力学は完全にシフトします。企業の法務部門は、進歩の障害として無視されることが多かったチームですが、最終的には同様に価値のある戦略的パートナーになります。