Menjelaskan Manajemen Hukum Perusahaan dan Mengapa Itu Penting

Manajemen hukum perusahaan adalah administrasi strategis operasi dalam departemen hukum perusahaan.

Dan meskipun ini adalah disiplin yang pertama kali diformalkan hampir 30 tahun yang lalu, definisinya masih terus berkembang.

Namun, yang tetap konstan adalah kondisi yang mendorong perkembangan manajemen hukum perusahaan. Dengan dewan perusahaan dan badan pengatur yang terus-menerus menyerukan transparansi, efisiensi, dan prediktabilitas yang lebih besar, tim hukum internal harus mencermati cara mereka menjalankan bisnis. Ketika mereka melakukannya, percakapan biasanya berkisar pada tiga fungsi inti.

Elemen kunci dari manajemen hukum perusahaan

Tim hukum internal diharapkan memberi saran dan mendukung rekan bisnis mereka tentang beragam topik. Terlepas dari bidang subjeknya, bagaimanapun, semua layanan hukum perusahaan bergantung pada beberapa fungsi umum untuk memastikan penyampaiannya yang efektif.

Manajemen masalah

Hal-hal yang penting bagi tim hukum adalah apa akun bagi tim penjualan: unit kerja individu di mana banyak aset dan aktivitas terkait digabungkan. Mengingat meningkatnya sensitivitas pekerjaan, perusahaan memiliki tanggung jawab untuk mengatur masalah hukum mereka dengan perlindungan dan protokol yang luas. Padahal, pengelolaan perkara dimulai jauh sebelum pelayanan hukum dilakukan.

Tugas pertama adalah asupan materi yang aman dan efisien. Rekan bisnis membutuhkan arahan yang jelas tentang bagaimana memulai permintaan bantuan hukum dan konteks apa yang harus disertakan. Dari sana, tim hukum internal akan meninjau permintaan tersebut, menilai urgensi relatifnya, dan mengevaluasi sumber daya yang tersedia. Setelah prioritas masalah dan kapasitas tim selaras, departemen hukum akan menetapkan sumber daya dan mengizinkan pekerjaan untuk dimulai.

Karena tim hukum internal dan penasihat luar mana pun terus melanjutkan masalah ini, ada banyak detail yang perlu didokumentasikan di sepanjang jalan. Pemangku kepentingan bisnis, kontributor hukum, anggaran, tenggat waktu, dan faktur hanyalah puncak gunung es dalam hal apa yang harus dilacak oleh perusahaan. Kemudian akhirnya, setelah masalah diselesaikan, tim harus mengomunikasikan hasilnya melalui saluran yang sesuai dan mempertimbangkan pelajaran yang dapat diterapkan pada proyek masa depan.

Jika itu terdengar seperti banyak informasi untuk dilacak, disimpan, diambil, dan direvisi, itu karena memang begitu. Dan beban itu hanya berlipat ganda dengan kenyataan bahwa sebagian besar perusahaan akan melakukan ratusan urusan selama setahun. Jadi, tidak mengherankan untuk melihat lebih banyak mengenali kesia-siaan mengelola masalah hukum melalui email dan spreadsheet dan memilih solusi yang lebih khusus.

Mirip dengan apa yang dilakukan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk tim penjualan, perangkat lunak manajemen masalah membantu tim hukum dengan mudah membuat catatan digital pusat dari semua aktivitas yang relevan.

Manajemen pembelanjaan legal

Sebagian besar tanggung jawab manajemen pengeluaran yang dipegang oleh tim hukum internal akan mudah dikenali oleh departemen bisnis lainnya. Masing-masing harus memperkirakan pengeluaran, melacak anggaran, dan berusaha membatasi pengeluaran sedapat mungkin. Tetapi ada beberapa faktor halus yang membuat pengendalian biaya menjadi sulit bagi departemen hukum.

Pertama, permintaan akan layanan hukum perusahaan secara inheren tidak dapat diprediksi dan sebagian besar didorong oleh faktor-faktor di luar departemen. Pembelaan terhadap litigasi atau mengejar akuisisi, misalnya, bukanlah hal yang dapat dengan mudah diantisipasi atau dimodelkan secara akurat berbulan-bulan sebelumnya.

Kedua, penasihat hukum eksternal adalah layanan bisnis yang secara historis menentang analisis objektif. Klien secara alami tunduk pada keahlian vendor dan secara implisit mempercayai mereka untuk mempertahankan kebiasaan kerja yang efisien. Model penagihan per jam yang disukai oleh industri hukum juga memiliki kecenderungan untuk mengaburkan sifat dan nilai pasti dari tugas yang dilakukan. Ketika sebuah firma hukum menagih untuk tiga jam penelitian, misalnya, dapatkah klien benar-benar tahu apakah setiap menit dihabiskan untuk aktivitas yang menambah nilai?

Deskripsi naratif yang menyertai setiap item baris faktur hukum dapat menawarkan konteks yang mendalam. Tetapi mengingat ratusan (atau ribuan) halaman faktur yang diterima oleh tim hukum perusahaan setiap bulan, meninjau setiap kata secara manual hampir tidak mungkin. Akibatnya, tim hukum internal harus mengeksplorasi langkah-langkah strategis dan teknis tambahan.

Dari perspektif strategis, klien korporat sekarang mengadopsi sikap yang lebih proaktif dalam hubungan penasihat eksternal mereka. Mereka mendokumentasikan pedoman penagihan hukum yang terperinci untuk secara jelas mengartikulasikan definisi mereka tentang apa yang – dan bukan – layanan yang dapat ditagih yang valid. Mereka mengusulkan pengaturan biaya alternatif, seperti pengikut bulanan atau diskon volume, yang menawarkan prediktabilitas unggul atas penagihan per jam. Dan mereka menganalisis data penagihan untuk petunjuk yang lebih objektif tentang berapa biaya aktivitas tertentu.

Munculnya perangkat lunak manajemen pembelanjaan legal khusus membantu tim mempercepat setiap ambisi strategis tersebut. Digitalisasi dan standarisasi manajemen faktur telah secara signifikan mengurangi upaya administratif yang diperlukan untuk menjaga kesadaran akan biaya hukum.

Mengotomatiskan elemen alur kerja peninjauan faktur telah memungkinkan tim untuk secara konsisten menerapkan pedoman penagihan dan dengan cepat menolak pengeluaran yang tidak sah. Dan kemampuan analitis dari perangkat lunak modern kini telah memberi tim yang paham teknologi kumpulan data yang sama sekali baru untuk dipertimbangkan saat menimbang keputusan penganggaran dan sumber daya.

Pelaporan dan analitik

Selain mengelola masalah dan mengendalikan biaya sehari-hari, departemen hukum juga memiliki tugas untuk melaporkan kemajuan mereka secara transparan dan menganalisis implikasi strategisnya. Namun, latihan kuantitatif ini tidak selalu mudah dilakukan oleh tim hukum internal.

Rintangan yang paling keras kepala sebenarnya adalah visibilitas dasar. Departemen hukum perusahaan relatif terlambat untuk mendigitalkan operasi mereka. Akibatnya, pelaporan mereka mengalami masalah akurasi dan skalabilitas yang sama yang mengganggu banyak proses manual. Metadata yang hilang dan faktur yang tidak diperiksa dapat bergabung untuk meninggalkan titik buta yang signifikan dalam gambaran yang lebih besar dari operasi hukum.

Bahkan ketika departemen hukum bekerja dengan kumpulan data yang lengkap, analisis yang efisien menimbulkan tantangan tersendiri. Menyatukan laporan dari rantai spreadsheet yang tak ada habisnya hampir tidak kondusif untuk perputaran cepat. Dan pada saat staf hukum yang sibuk menyelesaikan laporan mereka, nilai wawasan yang datang terlambat seperti itu sering kali berkurang.

Namun, dua perkembangan utama memberikan harapan. Yang pertama adalah munculnya operasi hukum sebagai profesi khusus. Operator hukum cenderung berasal dari latar belakang administrasi bisnis yang lebih tradisional dan membawa pola pikir yang lebih analitis ke departemen. Singkatnya, mereka memahami metrik mana yang harus dipantau dan langkah mana yang harus dilakukan agar angka-angka tersebut menjadi tren ke arah yang benar.

Kedua, pengembangan terkait adalah pemberdayaan teknis profesional operasi hukum. Semakin banyak departemen yang menyadari keuntungan signifikan yang dapat diperoleh dari berinvestasi dalam perangkat lunak yang sesuai dengan ambisi analitis mereka yang semakin meningkat. Dari penyempurnaan sederhana seperti dasbor pelaporan visual hingga inovasi canggih seperti peninjauan faktur yang dibantu AI, tim hukum internal secara bertahap mendapatkan tenaga teknis yang diperlukan untuk mengubah data mentah menjadi wawasan praktis dengan cepat.

Fungsi pelengkap yang harus diketahui

Tiga dimensi manajemen hukum perusahaan yang diuraikan di atas akan terus menarik perhatian dan investasi terbesar dari tim hukum perusahaan. Meski begitu, penting juga untuk mengakui beberapa fungsi yang tumpang tindih yang tetap menjadi perlengkapan operasi hukum. Topik utama dan kategori teknis meliputi:

• Manajemen siklus hidup kontrak. Departemen hukum perusahaan membantu pembuatan, negosiasi, tanda tangan, penyimpanan, penegakan, dan pembaruan kontrak kompleks antara bisnis dan mitranya.
• Penahanan hukum. Ketika sebuah bisnis menghadapi proses litigasi yang tertunda atau diantisipasi, tim hukum internal memastikan dan memfasilitasi pelestarian informasi yang berpotensi relevan.
• E-penemuan. Dalam persiapan untuk proses hukum, penasihat kedua belah pihak akan mencari, mengidentifikasi, dan mengamankan catatan elektronik apa pun yang dapat digunakan sebagai bukti.

Jadi saat Anda mengevaluasi operasi hukum Anda secara keseluruhan, pastikan untuk mempertimbangkan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi gesekan antar komponen.

3 manfaat langsung dari perangkat lunak manajemen hukum perusahaan

Manajemen hukum perusahaan adalah proses yang berkelanjutan daripada proyek yang terbatas. Ini adalah analisis berkelanjutan tentang bagaimana departemen hukum beroperasi dan bagaimana hal itu dapat berkembang. Akibatnya, tim sering kali harus mengajukan pertanyaan jujur ​​dan meninggalkan kebiasaan yang sudah mendarah daging di sepanjang jalan. Tetapi di sisi lain dari ketidaknyamanan kecil ini terletak imbalan besar.

1. Operasi yang akuntabel

Akuntabilitas adalah salah satu sifat yang hanya dapat Anda kenali dengan ketidakhadirannya. Ketika semua pertanyaan operasional dipenuhi dengan jawaban cepat dan catatan lengkap, mudah untuk memikul tanggung jawab dan kepatuhan datang secara alami ke tim. Tetapi ketika pertanyaan-pertanyaan itu lebih sering ditanggapi dengan tatapan bingung, kita diingatkan bahwa akuntabilitas adalah produk dari upaya yang disengaja.

Perangkat lunak manajemen hukum perusahaan membantu departemen mengembangkan sifat ini dengan terlebih dahulu mendapatkan pekerjaan dari kotak masuk dan spreadsheet individual dan ke dalam lingkungan yang lebih terkontrol. Mengelola masalah melalui hub digital pusat tiba-tiba membuat setiap layanan hukum terlihat dan dapat dilacak secara default. Sikap akuntabilitas ini kemudian diperkuat dengan penerapan perangkat pelaporan yang andal. Pengetahuan bahwa kinerja akan diukur secara konsisten dan obyektif secara alami meningkatkan harapan dalam sebuah tim.

Pergeseran budaya ini juga menguntungkan organisasi yang lebih luas dengan membantu mengurangi risiko kepatuhan dan keamanan hingga beberapa derajat. Dan ketersediaan laporan kuantitatif memudahkan rekan bisnis untuk memahami dan berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan dalam departemen hukum. Tetapi yang paling penting dari semuanya, itu membangun fondasi untuk semua kemajuan di masa depan. Lagi pula, bagaimana tim dapat meningkatkan apa yang tidak dapat mereka lihat?

2. Proses yang efisien

Melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit adalah mandat yang umum bagi tim hukum internal. Mengingat perusahaan cenderung membingkai fungsi hukumnya sebagai pusat biaya, pertanyaan tentang apa yang dapat dihilangkan cenderung lebih sering ditanyakan daripada apa yang harus ditambahkan. Investasi yang bijaksana dalam manajemen hukum perusahaan, bagaimanapun, dapat membantu departemen memberikan hasil besar dari sumber daya yang sederhana.

Transisi dari proses manual berbasis kertas ke otomatis, alur kerja digital secara dramatis mengurangi beban administrasi di balik operasi hukum. Upaya yang diperlukan untuk mengumpulkan faktur firma hukum dan mengarahkannya ke peninjau yang sesuai, misalnya, secara efektif dihilangkan dengan perangkat lunak yang tepat. Hal yang sama dapat dikatakan tentang tugas mulai dari asupan materi hingga pelacakan anggaran. Dan semua peningkatan inkremental ini ditambahkan ke minggu kerja yang secara fundamental difokuskan kembali di sekitar aktivitas bernilai lebih tinggi.

Pengurangan pemborosan strategis dalam operasi hukum juga menguntungkan pemangku kepentingan bisnis. Tim keuangan perusahaan, misalnya, akan memiliki lebih sedikit alasan untuk khawatir tentang pengajuan faktur yang tidak sesuai atau keterlambatan kedatangan laporan yang diminta. Sementara itu, penasihat luar dapat mengambil hati dari siklus pembayaran yang lebih cepat dan lebih sedikit sakit kepala administratif.

3. Penghematan biaya

Sebenarnya, beberapa pemangku kepentingan bisnis akan terus melihat rasio biaya hukum terhadap pendapatan perusahaan sebagai satu-satunya indikator kinerja departemen hukum. Menanamkan akuntabilitas dan meningkatkan efisiensi mungkin merupakan perbaikan yang disambut baik, tetapi seringkali implikasi keuanganlah yang paling banyak dirasakan.

Berinvestasi dalam sistem manajemen hukum perusahaan yang lebih cerdas dapat menarik penghematan biaya yang berharga dari beberapa sumber. Memperluas pengawasan keuangan untuk mencakup seluruh luas dan kedalaman portofolio layanan hukum sering kali memunculkan beberapa pengeluaran yang mengejutkan untuk pertama kalinya. Mengotomatiskan elemen proses peninjauan faktur memastikan lebih sedikit aktivitas tidak sah yang mencapai hutang usaha. Namun, pada akhirnya, analitik akan menjadi alat pengendali biaya terlama dan terkuat bagi tim hukum internal mereka.

Menerjemahkan layanan hukum menjadi data praktis membuka jalan bagi benchmarking kinerja. Departemen hukum dapat dengan cepat melakukan tinjauan menyeluruh terhadap hal-hal yang terkait dengan pekerjaan mereka, misalnya, untuk mengembangkan standar penetapan harga yang objektif untuk proyek serupa di masa mendatang. Keuntungan informasi tersebut dapat memfasilitasi negosiasi tarif per jam yang lebih menguntungkan atau penerapan struktur biaya tetap. Dalam kedua kasus, total biaya dibuat lebih dapat diprediksi dan kurang substansial dari awal.

Nilai yang lebih besar dari manajemen hukum perusahaan

Kemajuan yang dibuat dalam salah satu dimensi yang diuraikan di atas akan mengesankan dan berharga dengan sendirinya. Namun dampak kolektif dari pencapaian tambahan ini adalah sesuatu yang sama sekali lebih besar – persepsi baru tentang apa itu departemen hukum perusahaan.

Alih-alih menganggap hukum sebagai fungsi bisnis yang sangat subjektif, tim hukum internal mulai melihat layanan mereka sebagai aktivitas yang objektif dan dapat diukur. Dan perspektif informasi data itu mengangkat mereka ke posisi yang lebih kuat. Alih-alih bereaksi terhadap perkembangan orang lain, mereka lebih sering membuat pernyataan proaktif dan prediksi percaya diri tentang apa yang akan (dan seharusnya) terjadi.

Pada saat yang sama, beban administrasi mereka yang berkurang memungkinkan mereka untuk menukar kewajiban taktis dengan peluang strategis. Itu berarti lebih banyak waktu terlibat dalam pekerjaan yang tidak hanya menginspirasi mereka secara profesional, tetapi juga berkontribusi lebih langsung terhadap kesuksesan perusahaan mereka secara keseluruhan.

Dan karena perubahan internal ini terus menumpuk, dampaknya tak terhindarkan mulai bergema di luar departemen. Rekan bisnis mulai mengenali dan menghormati komitmen tim hukum internal mereka terhadap inovasi berkelanjutan. Kemudian, tak lama kemudian, dinamika sepenuhnya bergeser. Departemen hukum perusahaan, sebuah tim yang terlalu sering dianggap sebagai penghalang kemajuan, akhirnya menjadi mitra strategis yang sama nilainya.