Spiegare la gestione legale dell'impresa e perché è importante

La gestione legale dell'impresa è l'amministrazione strategica delle operazioni all'interno di un dipartimento legale aziendale.

E sebbene sia una disciplina formalizzata per la prima volta quasi 30 anni fa, la sua definizione è ancora in evoluzione.

Ciò che rimane costante, tuttavia, sono le condizioni che guidano lo sviluppo della gestione legale dell'impresa. Con i consigli aziendali e gli organismi di regolamentazione che chiedono continuamente maggiore trasparenza, efficienza e prevedibilità, i team legali interni hanno dovuto esaminare attentamente il modo in cui operano. Quando lo fanno, la conversazione ruota in genere attorno a tre funzioni principali.

Elementi chiave della gestione legale d'impresa

I team legali interni sono tenuti a consigliare e supportare i propri colleghi di lavoro su un'ampia gamma di argomenti. Indipendentemente dall'area tematica, tuttavia, tutti i servizi legali aziendali dipendono da alcune funzioni comuni per garantire la loro effettiva erogazione.

Gestione della materia

Le questioni sono per i team legali ciò che gli account sono per i team di vendita: le singole unità di lavoro in cui sono raggruppate molte risorse e attività correlate. Data la maggiore sensibilità del lavoro, le aziende hanno la responsabilità di disciplinare le proprie questioni legali con ampie tutele e protocolli. In effetti, la gestione delle questioni inizia ben prima che vengano eseguiti servizi legali.

Il primo compito è l'assunzione di materia sicura ed efficiente. I colleghi di lavoro hanno bisogno di indicazioni chiare su come avviare le richieste di assistenza legale e quale contesto includere. Da lì, il team legale interno esaminerà la richiesta, ne valuterà l'urgenza relativa e valuterà le risorse disponibili. Una volta che la priorità della questione e la capacità del team sono allineate, l'ufficio legale assegnerà le risorse e autorizzerà l'inizio dei lavori.

Poiché il team legale interno e qualsiasi consulente esterno continuano a portare avanti la questione, ci sono una litania di dettagli che devono essere documentati lungo il percorso. Stakeholder aziendali, contributori legali, budget, scadenze e fatture sono solo la punta dell'iceberg quando si tratta di ciò che le aziende devono tenere traccia. Infine, una volta risolta la questione, il team deve comunicarne l'esito attraverso i canali appropriati e considerare gli insegnamenti che potrebbero essere applicati ai progetti futuri.

Se suona come molte informazioni da tracciare, archiviare, recuperare e rivedere, è perché lo è. E tale onere è solo moltiplicato dal fatto che la maggior parte delle aziende si occuperà di centinaia di questioni nel corso di un anno. Quindi non sorprende vedere più riconoscere l'inutilità della gestione delle questioni legali tramite e-mail e foglio di calcolo e optare per una soluzione più specializzata.

Analogamente a quanto fanno gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per i team di vendita, il software di gestione delle pratiche aiuta i team legali a stabilire facilmente un record digitale centrale di tutte le attività rilevanti.

Gestione della spesa legale

La maggior parte delle responsabilità di gestione della spesa detenute dai team legali interni sarebbero facilmente riconoscibili da qualsiasi altro dipartimento aziendale. Ciascuno deve prevedere le spese, tenere traccia dei budget e sforzarsi di limitare le spese ove possibile. Ma ci sono diversi fattori sottili che rendono il controllo dei costi particolarmente difficile per gli uffici legali.

In primo luogo, la domanda di servizi legali aziendali è intrinsecamente imprevedibile e in gran parte guidata da fattori che esulano dal dipartimento. Difendersi da un contenzioso o perseguire un'acquisizione, ad esempio, non sono questioni che possono essere facilmente previste o modellate accuratamente con mesi di anticipo.

In secondo luogo, la consulenza legale esterna è un servizio aziendale che storicamente ha sfidato l'analisi obiettiva. I clienti si affidano naturalmente all'esperienza del venditore e si fidano implicitamente di loro per mantenere abitudini di lavoro efficienti. Anche il modello di fatturazione oraria favorito dall'industria legale tende a oscurare l'esatta natura e il valore dei compiti svolti. Quando uno studio legale fattura tre ore di ricerca, ad esempio, un cliente può mai sapere veramente se ogni minuto è stato speso in attività a valore aggiunto?

Le descrizioni narrative che accompagnano ciascuna voce di fattura legale possono offrire un contesto approfondito. Ma considerando le centinaia (o migliaia) di pagine di fatture ricevute ogni mese dai team legali aziendali, è praticamente impossibile rivedere manualmente ogni parola. Di conseguenza, i team legali interni hanno dovuto esplorare ulteriori misure strategiche e tecniche.

Da una prospettiva strategica, i clienti aziendali stanno ora adottando posizioni più proattive nelle loro relazioni con i consulenti esterni. Stanno documentando dettagliate linee guida legali per la fatturazione per articolare chiaramente la loro definizione di ciò che è – e non è – un servizio fatturabile valido. Stanno proponendo accordi tariffari alternativi, come trattenute mensili o sconti sul volume, che offrono una prevedibilità superiore rispetto alla fatturazione oraria. E stanno analizzando i dati di fatturazione per avere indizi più oggettivi su quanto dovrebbero costare determinate attività.

L'emergere di software specializzato per la gestione delle spese legali sta aiutando i team ad accelerare ciascuna di queste ambizioni strategiche. La digitalizzazione e la standardizzazione della gestione delle fatture ha ridotto significativamente lo sforzo amministrativo necessario per mantenere la consapevolezza delle spese legali.

L'automazione degli elementi del flusso di lavoro di revisione delle fatture ha consentito ai team di applicare in modo coerente le linee guida di fatturazione e di rifiutare rapidamente le spese non autorizzate. E le capacità analitiche del software moderno hanno ora fornito ai team esperti di tecnologia set di dati completamente nuovi da considerare quando si valutano le decisioni in materia di budget e risorse.

Reportistica e analisi

Oltre a gestire le questioni e controllare i costi su base giornaliera, gli uffici legali hanno anche il dovere di riferire in modo trasparente i propri progressi e analizzare le implicazioni strategiche. Tuttavia, questi esercizi quantitativi non sono sempre stati facili ai team legali interni.

L'ostacolo più ostinato è stato effettivamente la visibilità di base. I dipartimenti legali aziendali sono stati relativamente in ritardo nel digitalizzare le loro operazioni. Di conseguenza, il loro reporting ha sofferto degli stessi problemi di accuratezza e scalabilità che affliggono molti processi manuali. Metadati mancanti e fatture non esaminate possono combinarsi per lasciare punti ciechi significativi nel quadro più ampio delle operazioni legali.

Anche quando i dipartimenti legali lavorano con un set di dati completo, tuttavia, un'analisi efficiente rappresenta una sfida separata. Mettere insieme i rapporti da una catena infinita di fogli di calcolo non è certo favorevole a tempi di consegna rapidi. E nel momento in cui il personale legale impegnato finalizza i propri rapporti, il valore di tali informazioni che arrivano in ritardo è spesso diminuito.

Tuttavia, due sviluppi chiave stanno fornendo speranza. Il primo è l'emergere delle operazioni legali come professione specializzata. Gli operatori legali tendono a provenire da contesti di amministrazione aziendale più tradizionali e portano una mentalità più analitica al dipartimento. In breve, capiscono quali metriche monitorare e quali mosse fare per ottenere quei numeri che vanno nelle direzioni corrette.

Il secondo sviluppo correlato è stato l'abilitazione tecnica dei professionisti delle operazioni legali. Sempre più dipartimenti si stanno rendendo conto dei significativi ritorni che possono derivare dall'investimento in software che si adatta alle loro ambizioni sempre più analitiche. Da semplici perfezionamenti come dashboard di reporting visivi a innovazioni sofisticate come la revisione delle fatture assistita dall'intelligenza artificiale, i team legali interni stanno gradualmente guadagnando la potenza tecnica necessaria per trasformare rapidamente i dati grezzi in informazioni pratiche.

Funzioni complementari da conoscere

Le tre dimensioni della gestione legale dell'impresa sopra delineate continueranno ad attirare l'attenzione e gli investimenti maggiori da parte dei team legali aziendali. Tuttavia, è importante riconoscere anche alcune delle funzioni sovrapposte che rimangono le caratteristiche delle operazioni legali. Gli argomenti chiave e le categorie tecniche includono:

• Gestione del ciclo di vita del contratto. Gli uffici legali aziendali assistono nella creazione, negoziazione, firma, archiviazione, esecuzione e rinnovo di contratti complessi tra l'azienda ei suoi partner.
• Sospensione legale. Quando un'azienda deve affrontare procedimenti legali pendenti o anticipati, il team legale interno garantisce e facilita la conservazione delle informazioni potenzialmente rilevanti.
• E-scoperta. In preparazione al procedimento legale, il consulente legale di entrambe le parti cercherà, identificherà e proteggerà tutti i record elettronici che possono essere utilizzati come prova.

Quindi, mentre valuti le tue operazioni legali in sintesi, assicurati di considerare cosa puoi fare per ridurre l'attrito tra i componenti.

3 vantaggi immediati del software di gestione legale aziendale

La gestione legale dell'impresa è un processo continuo piuttosto che un progetto finito. È un'analisi continua di come opera un dipartimento legale e di come può migliorare. Di conseguenza, i team dovranno spesso porre domande spontanee e abbandonare le abitudini radicate lungo il percorso. Ma dall'altra parte di questi piccoli disagi si trovano grandi ricompense.

1. Operazioni responsabili

La responsabilità è uno di quei tratti che puoi davvero riconoscere solo dalla sua assenza. Quando tutte le domande operative vengono soddisfatte con risposte rapide e record completi, è facile assumersi la responsabilità e la conformità diventa naturale per un team. Ma quando queste domande sono più comunemente accolte con sguardi interrogativi, ci viene ricordato che la responsabilità è il prodotto di uno sforzo intenzionale.

Il software di gestione legale aziendale aiuta i dipartimenti a sviluppare questa caratteristica portando prima il lavoro da singole caselle di posta e fogli di calcolo e in un ambiente più controllato. La gestione delle questioni tramite un hub digitale centrale rende improvvisamente visibile e tracciabile ogni servizio legale per impostazione predefinita. Questo atteggiamento di responsabilità è poi rafforzato dall'adozione di strumenti di rendicontazione affidabili. La consapevolezza che le prestazioni saranno misurate in modo coerente e oggettivo aumenta naturalmente le aspettative all'interno di una squadra.

Questo cambiamento culturale avvantaggia anche l'organizzazione più ampia, aiutando a ridurre la conformità e i rischi per la sicurezza di diversi gradi. Inoltre, la disponibilità di report quantitativi rende più facile per i colleghi di lavoro comprendere e relazionarsi con il lavoro svolto all'interno dell'ufficio legale. Ma soprattutto, stabilisce le basi per tutti i progressi futuri. Dopotutto, come possono le squadre migliorare ciò che non riescono a vedere?

2. Processi efficienti

Fare di più con meno è un mandato familiare per i team legali interni. Considerando che le aziende tendono a inquadrare la loro funzione legale come centro di costo, la domanda su cosa può essere rimosso tende a essere posta più frequentemente di ciò che deve essere aggiunto. Investimenti ponderati nella gestione legale dell'impresa, tuttavia, possono aiutare i dipartimenti a ottenere risultati enormi da risorse modeste.

Il passaggio dai processi manuali e cartacei ai flussi di lavoro digitali automatizzati riduce drasticamente l'onere amministrativo alla base delle operazioni legali. Lo sforzo richiesto per raccogliere le fatture degli studi legali e indirizzarle ai revisori appropriati, ad esempio, viene effettivamente eliminato dal software appropriato. Lo stesso si può dire di attività che vanno dall'assunzione di materia al monitoraggio del budget. E tutti questi miglioramenti incrementali si sommano a una settimana lavorativa fondamentalmente rifocalizzata su attività di maggior valore.

La riduzione strategica degli sprechi nell'ambito delle operazioni legali va a vantaggio anche degli stakeholder aziendali. I team di finanza aziendale, ad esempio, avranno meno motivi per preoccuparsi dell'invio di fatture non conformi o del ritardo nell'arrivo dei report richiesti. Nel frattempo, i consulenti legali esterni possono rincuorare i cicli di pagamento più rapidi e il minor numero di grattacapi amministrativi.

3. Risparmio sui costi

In verità, alcuni stakeholder aziendali continueranno a vedere il rapporto tra spese legali e ricavi aziendali come unico indicatore delle prestazioni dell'ufficio legale. Instillare responsabilità e aumentare l'efficienza può essere un gradito miglioramento, ma spesso sono le implicazioni finanziarie ad essere maggiormente sentite.

Investire in sistemi di gestione legale aziendale più intelligenti può trarre preziosi risparmi sui costi da diverse fonti. L'estensione della supervisione finanziaria per coprire l'intera larghezza e profondità di un portafoglio di servizi legali spesso porta alla luce per la prima volta alcune spese sorprendenti. L'automazione degli elementi del processo di revisione delle fatture garantisce che un minor numero di attività non autorizzate raggiunga i conti da pagare in primo luogo. Ma, alla fine, l'analisi sarà ciò che metterà a disposizione dei team legali interni le leve di controllo dei costi più lunghe e forti.

La traduzione dei servizi legali in dati pratici apre la strada al benchmarking delle prestazioni. Gli uffici legali possono condurre rapidamente una revisione esauriente delle loro questioni relative all'occupazione, ad esempio per sviluppare uno standard di prezzo obiettivo per progetti simili in futuro. Tale vantaggio informativo potrebbe facilitare la negoziazione di tariffe orarie più favorevoli o l'attuazione di strutture tariffarie fisse. In entrambi i casi, il costo totale è reso più prevedibile e meno consistente fin dall'inizio.

Il maggior valore della gestione legale d'impresa

I progressi compiuti all'interno di una qualsiasi delle dimensioni sopra delineate saranno di per sé impressionanti e preziosi. Ma l'impatto collettivo di questi risultati incrementali è qualcosa di completamente più grande: una nuova percezione di ciò che possono essere gli uffici legali aziendali.

Invece di considerare il diritto come una funzione aziendale strettamente soggettiva, i team legali interni stanno iniziando a vedere i propri servizi come attività oggettive e quantificabili. E quella prospettiva informata sui dati li sta elevando a posizioni più potenti. Invece di reagire agli sviluppi degli altri, fanno più frequentemente dichiarazioni proattive e previsioni sicure su ciò che accadrà (e dovrebbe).

Allo stesso tempo, la diminuzione degli oneri amministrativi consente loro di scambiare obblighi tattici con opportunità strategiche. Ciò significa più tempo dedicato al lavoro che non solo li ispira professionalmente, ma contribuisce anche più direttamente al successo generale della loro azienda.

E mentre questi cambiamenti interni continuano ad accumularsi, il loro impatto inizia inevitabilmente a risuonare oltre il dipartimento. I colleghi di lavoro iniziano a riconoscere e rispettare l'impegno del proprio team legale interno per l'innovazione continua. Poi, in poco tempo, la dinamica cambia completamente. L'ufficio legale aziendale, una squadra troppo spesso liquidata come un ostacolo al progresso, diventa finalmente un partner strategico di pari valore.