Explicando o gerenciamento jurídico empresarial e por que ele é importante

A gestão jurídica empresarial é a administração estratégica das operações dentro de um departamento jurídico corporativo.

E embora seja uma disciplina que foi formalizada pela primeira vez há quase 30 anos, sua definição ainda está evoluindo.

O que permanece constante, no entanto, são as condições que impulsionam o desenvolvimento da gestão jurídica empresarial. Com os conselhos e órgãos reguladores das empresas exigindo continuamente maior transparência, eficiência e previsibilidade, as equipes jurídicas internas tiveram que analisar com atenção como fazem negócios. Quando o fazem, a conversa geralmente gira em torno de três funções principais.

Elementos-chave da gestão jurídica empresarial

Espera-se que as equipes jurídicas internas aconselhem e apoiem seus colegas de negócios em uma ampla variedade de tópicos. Independentemente da área de atuação, no entanto, todos os serviços jurídicos corporativos dependem de algumas funções comuns para garantir sua efetiva prestação.

Gerenciamento de assunto

As questões são para as equipes jurídicas o que as contas são para as equipes de vendas: as unidades de trabalho individuais nas quais muitos ativos e atividades relacionados são agrupados. Dada a maior sensibilidade do trabalho, as empresas têm a responsabilidade de reger seus assuntos jurídicos com amplas proteções e protocolos. Na verdade, a gestão de assuntos começa bem antes de qualquer serviço jurídico ser executado.

A primeira tarefa é a ingestão de matéria segura e eficiente. Os colegas de trabalho precisam de orientação clara sobre como iniciar solicitações de assistência jurídica e qual contexto incluir. A partir daí, a equipe jurídica interna analisará a solicitação, avaliará sua urgência relativa e avaliará os recursos disponíveis. Uma vez que a prioridade do assunto e a capacidade da equipe estejam alinhadas, o departamento jurídico irá alocar recursos e autorizar o início dos trabalhos.

À medida que a equipe jurídica interna e qualquer advogado externo continuam avançando no assunto, há uma série de detalhes que precisam ser documentados ao longo do caminho. Partes interessadas nos negócios, colaboradores legais, orçamentos, prazos e faturas são apenas a ponta do iceberg quando se trata do que as empresas devem rastrear. Então, finalmente, uma vez resolvido o assunto, a equipe deve comunicar seu resultado através dos canais apropriados e considerar as lições que podem ser aplicadas a projetos futuros.

Se isso parece muita informação para rastrear, armazenar, recuperar e revisar, é porque é. E esse fardo só é multiplicado pelo fato de a maioria das empresas realizar centenas de assuntos ao longo de um ano. Portanto, não é surpresa ver mais reconhecendo a futilidade de gerenciar assuntos jurídicos por e-mail e planilha e optar por uma solução mais especializada.

Semelhante ao que as ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) fazem para as equipes de vendas, o software de gerenciamento de assuntos ajuda as equipes jurídicas a estabelecer facilmente um registro digital central de todas as atividades relevantes.

Gerenciamento de gastos legais

A maioria das responsabilidades de gerenciamento de gastos das equipes jurídicas internas seriam facilmente reconhecidas por qualquer outro departamento de negócios. Cada um deve prever despesas, acompanhar orçamentos e se esforçar para limitar os gastos sempre que possível. Mas há vários fatores sutis que tornam o controle de custos particularmente difícil para os departamentos jurídicos.

Primeiro, a demanda por serviços jurídicos corporativos é inerentemente imprevisível e em grande parte impulsionada por fatores além do departamento. Defender-se contra litígios ou buscar uma aquisição, por exemplo, não são questões que podem ser facilmente antecipadas ou modeladas com precisão com meses de antecedência.

Em segundo lugar, a assessoria jurídica externa é um serviço de negócios que historicamente desafiou a análise objetiva. Os clientes naturalmente se submetem à experiência do fornecedor e confiam implicitamente neles para manter hábitos de trabalho eficientes. O modelo de cobrança por hora preferido pelo setor jurídico também tende a obscurecer a natureza exata e o valor das tarefas executadas. Quando um escritório de advocacia cobra três horas de pesquisa, por exemplo, um cliente pode realmente saber se cada minuto foi gasto em atividades de agregação de valor?

As descrições narrativas que acompanham cada item de linha da fatura legal podem oferecer um contexto perspicaz. Mas, considerando as centenas (ou milhares) de páginas de faturas recebidas pelas equipes jurídicas corporativas todos os meses, revisar manualmente cada palavra é praticamente impossível. Como resultado, as equipes jurídicas internas tiveram que explorar medidas estratégicas e técnicas adicionais.

Do ponto de vista estratégico, os clientes corporativos estão adotando posturas mais proativas em seus relacionamentos com advogados externos. Eles estão documentando diretrizes detalhadas de faturamento legal para articular claramente sua definição do que é – e não é – um serviço faturável válido. Eles estão propondo arranjos de taxas alternativos, como retenções mensais ou descontos por volume, que oferecem maior previsibilidade em relação ao faturamento por hora. E eles estão analisando os dados de cobrança em busca de pistas mais objetivas sobre o custo de certas atividades.

O surgimento de softwares especializados de gerenciamento de gastos jurídicos está ajudando as equipes a acelerar cada uma dessas ambições estratégicas. A digitalização e padronização do gerenciamento de faturas reduziu significativamente o esforço administrativo necessário para manter o conhecimento dos custos legais.

A automatização de elementos do fluxo de trabalho de revisão de faturas permitiu que as equipes aplicassem consistentemente as diretrizes de cobrança e rejeitassem rapidamente despesas não autorizadas. E os recursos analíticos do software moderno agora deram às equipes com experiência em tecnologia conjuntos de dados inteiramente novos a serem considerados ao ponderar as decisões de orçamento e recursos.

Relatórios e análises

Além de gerir os assuntos e controlar os custos no dia-a-dia, os departamentos jurídicos também têm o dever de reportar de forma transparente o seu progresso e analisar as implicações estratégicas. No entanto, esses exercícios quantitativos nem sempre são fáceis para as equipes jurídicas internas.

O obstáculo mais teimoso tem sido a visibilidade básica. Os departamentos jurídicos corporativos estão relativamente atrasados ​​para digitalizar suas operações. Como resultado, seus relatórios sofreram com os mesmos problemas de precisão e escalabilidade que afetam muitos processos manuais. Metadados ausentes e faturas não examinadas podem se combinar para deixar pontos cegos significativos no quadro geral das operações jurídicas.

Mesmo quando os departamentos jurídicos estão trabalhando com um conjunto de dados completo, a análise eficiente representa um desafio à parte. Reunir relatórios de uma cadeia interminável de planilhas dificilmente conduz a respostas rápidas. E quando os funcionários jurídicos atarefados finalizam seus relatórios, o valor desses insights que chegam tarde costuma diminuir.

No entanto, dois desenvolvimentos-chave estão dando esperança. A primeira é o surgimento das operações jurídicas como profissão especializada. Os operadores jurídicos tendem a vir de origens mais tradicionais de administração de negócios e trazem uma mentalidade mais analítica para o departamento. Em resumo, eles entendem quais métricas monitorar e quais movimentos devem ser feitos para que esses números tendam nas direções corretas.

O segundo desenvolvimento relacionado foi a capacitação técnica de profissionais de operações jurídicas. Mais departamentos estão percebendo os retornos significativos que podem advir do investimento em software que atenda às suas ambições cada vez mais analíticas. De refinamentos simples, como painéis de relatórios visuais, a inovações sofisticadas, como revisão de faturas assistida por IA, as equipes jurídicas internas estão gradualmente ganhando a potência técnica necessária para transformar rapidamente dados brutos em insights práticos.

Funções complementares para conhecer

As três dimensões da gestão jurídica empresarial descritas acima continuarão a atrair mais atenção e investimento das equipes jurídicas corporativas. Mesmo assim, é importante também reconhecer algumas das funções sobrepostas que permanecem fixas nas operações jurídicas. Os principais tópicos e categorias técnicas incluem:

• Gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Os departamentos jurídicos corporativos auxiliam na criação, negociação, assinatura, armazenamento, execução e renovação de contratos complexos entre a empresa e seus parceiros.
• Retenção legal. Quando uma empresa enfrenta processos judiciais pendentes ou antecipados, a equipe jurídica interna garante e facilita a preservação de informações potencialmente relevantes.
• E-descoberta. Em preparação para procedimentos legais, os advogados de ambas as partes buscarão, identificarão e protegerão quaisquer registros eletrônicos que possam ser usados ​​como prova.

Portanto, ao avaliar suas operações jurídicas em resumo, certifique-se de considerar o que você pode fazer para reduzir o atrito entre os componentes.

3 benefícios imediatos do software de gestão jurídica empresarial

A gestão jurídica empresarial é um processo contínuo e não um projeto finito. É uma análise contínua de como um departamento jurídico opera e como ele pode melhorar. Como resultado, as equipes muitas vezes terão que fazer perguntas sinceras e abandonar hábitos arraigados ao longo do caminho. Mas do outro lado desses pequenos desconfortos estão grandes recompensas.

1. Operações responsáveis

A responsabilidade é uma daquelas características que você só pode realmente reconhecer pela sua ausência. Quando todas as perguntas operacionais são atendidas com respostas rápidas e registros completos, é fácil assumir a responsabilidade e a conformidade vem naturalmente para uma equipe. Mas quando essas perguntas são mais comumente respondidas com olhares curiosos, somos lembrados de que a responsabilidade é o produto de um esforço intencional.

O software de gerenciamento jurídico corporativo ajuda os departamentos a desenvolver essa característica, primeiro obtendo o trabalho de caixas de entrada e planilhas individuais e em um ambiente mais controlado. Gerenciar assuntos por meio de um hub digital central torna todos os serviços jurídicos visíveis e rastreáveis ​​por padrão. Essa atitude de responsabilização é então reforçada pela adoção de ferramentas de relatórios confiáveis. O conhecimento de que o desempenho será medido de forma consistente e objetiva naturalmente aumenta as expectativas dentro de uma equipe.

Essa mudança cultural também beneficia a organização em geral, ajudando a reduzir os riscos de conformidade e segurança em vários graus. E a disponibilidade de relatórios quantitativos torna mais fácil para os colegas de negócios entenderem e se relacionarem com o trabalho que está sendo feito dentro do departamento jurídico. Mas o mais importante de tudo é que estabelece a base para todo o progresso futuro. Afinal, como as equipes podem melhorar o que não conseguem ver?

2. Processos eficientes

Fazer mais com menos é um mandato familiar para as equipes jurídicas internas. Considerando que as empresas tendem a enquadrar sua função jurídica como centro de custos, a questão do que pode ser retirado tende a ser feita com mais frequência do que o que deve ser adicionado. Investimentos cuidadosos em gerenciamento jurídico corporativo, no entanto, podem ajudar os departamentos a obter resultados maciços com recursos modestos.

A transição de processos manuais baseados em papel para fluxos de trabalho digitais automatizados reduz drasticamente a carga administrativa por trás das operações jurídicas. O esforço necessário para reunir faturas de escritórios de advocacia e encaminhá-las para os revisores apropriados, por exemplo, é efetivamente eliminado pelo software adequado. O mesmo pode ser dito de tarefas que vão desde a ingestão de matéria até o acompanhamento do orçamento. E todas essas melhorias incrementais se somam à semana de trabalho fundamentalmente reorientada em torno de atividades de maior valor.

A redução estratégica de desperdícios dentro das operações legais também beneficia as partes interessadas do negócio. As equipes de finanças corporativas, por exemplo, terão menos motivos para se preocupar com o envio de faturas não conformes ou com o atraso na chegada dos relatórios solicitados. Enquanto isso, advogados externos podem se animar com ciclos de pagamento mais rápidos e menos dores de cabeça administrativas.

3. Economia de custos

Na verdade, algumas partes interessadas nos negócios continuarão a ver a proporção de despesas jurídicas em relação à receita da empresa como o único indicador do desempenho do departamento jurídico. Incutir responsabilidade e aumentar a eficiência podem ser melhorias bem-vindas, mas geralmente são as implicações financeiras que são mais sentidas.

Investir em sistemas de gestão jurídica empresarial mais inteligentes pode gerar economias de custo valiosas de várias fontes. Estender a supervisão financeira para cobrir toda a extensão e profundidade de um portfólio de serviços jurídicos muitas vezes traz à tona algumas despesas surpreendentes pela primeira vez. A automatização de elementos do processo de revisão de faturas garante que menos dessas atividades não autorizadas cheguem às contas a pagar em primeiro lugar. Mas, no final, a análise será o que dará às equipes jurídicas internas suas alavancas de controle de custos mais longas e fortes.

Traduzir serviços jurídicos em dados práticos abre caminho para benchmarking de desempenho. Os departamentos jurídicos podem realizar rapidamente uma revisão exaustiva de seus assuntos relacionados ao emprego, por exemplo, para desenvolver um padrão de preços objetivo para projetos semelhantes no futuro. Essa vantagem informacional poderia facilitar a negociação de tarifas horárias mais favoráveis ​​ou a implementação de estruturas de tarifas fixas. Em ambos os casos, o custo total torna-se mais previsível e menos substancial desde o início.

O maior valor da gestão jurídica empresarial

O progresso feito em qualquer uma das dimensões descritas acima será impressionante e valioso por si só. Mas o impacto coletivo dessas conquistas incrementais é algo muito maior – uma nova percepção do que os departamentos jurídicos corporativos podem ser.

Em vez de considerar o direito como uma função empresarial estritamente subjetiva, as equipes jurídicas internas estão começando a ver seus serviços como atividades objetivas e quantificáveis. E essa perspectiva informada por dados os está elevando a posições mais poderosas. Em vez de reagir aos desenvolvimentos dos outros, eles fazem com mais frequência declarações proativas e previsões confiantes sobre o que vai (e deve) acontecer.

Ao mesmo tempo, seus encargos administrativos decrescentes estão permitindo que eles troquem obrigações táticas por oportunidades estratégicas. Isso significa mais tempo engajado no trabalho que não apenas os inspira profissionalmente, mas também contribui mais diretamente para o sucesso geral de sua empresa.

E à medida que essas mudanças internas continuam a se acumular, seu impacto inevitavelmente começa a ecoar além do departamento. Os colegas de trabalho começam a reconhecer e respeitar o compromisso de sua equipe jurídica interna com a inovação contínua. Então, em pouco tempo, a dinâmica muda completamente. O departamento jurídico corporativo, uma equipe muitas vezes descartada como um impedimento ao progresso, finalmente se torna um parceiro estratégico igualmente valioso.