Erläuterung des Enterprise Legal Management und warum es wichtig ist

Enterprise Legal Management ist die strategische Verwaltung von Vorgängen innerhalb einer Unternehmensrechtsabteilung.

Und obwohl es sich um eine Disziplin handelt, die vor fast 30 Jahren erstmals formalisiert wurde, entwickelt sich ihre Definition immer noch weiter.

Konstant bleiben jedoch die Bedingungen, die die Entwicklung des Enterprise Legal Management vorantreiben. Da Unternehmensvorstände und Aufsichtsbehörden ständig mehr Transparenz, Effizienz und Vorhersehbarkeit fordern, mussten interne Rechtsteams ihre Geschäftsabläufe genau unter die Lupe nehmen. Wenn sie dies tun, dreht sich das Gespräch normalerweise um drei Kernfunktionen.

Schlüsselelemente des Rechtsmanagements von Unternehmen

Von internen Rechtsteams wird erwartet, dass sie ihre Geschäftskollegen zu einer Vielzahl von Themen beraten und unterstützen. Unabhängig vom Fachgebiet hängen jedoch alle juristischen Dienstleistungen von Unternehmen von einigen gemeinsamen Funktionen ab, um ihre effektive Erbringung sicherzustellen.

Matter-Management

Angelegenheiten sind für Rechtsteams, was Konten für Vertriebsteams sind: die einzelnen Arbeitseinheiten, in denen viele zusammengehörige Vermögenswerte und Aktivitäten gebündelt sind. Angesichts der erhöhten Sensibilität der Arbeit haben Unternehmen die Verantwortung, ihre Rechtsangelegenheiten mit umfassenden Schutzmaßnahmen und Protokollen zu regeln. Tatsächlich beginnt die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten lange vor der Erbringung juristischer Dienstleistungen.

Die erste Aufgabe ist die sichere und effiziente Stoffaufnahme. Geschäftskollegen brauchen klare Anweisungen, wie sie Rechtshilfeersuchen einreichen und welchen Kontext sie einbeziehen müssen. Von dort aus prüft das interne Rechtsteam die Anfrage, bewertet ihre relative Dringlichkeit und bewertet die verfügbaren Ressourcen. Sobald die Priorität der Angelegenheit und die Kapazität des Teams aufeinander abgestimmt sind, weist die Rechtsabteilung Ressourcen zu und genehmigt den Beginn der Arbeit.

Während das interne Rechtsteam und externe Anwälte die Angelegenheit weiter vorantreiben, gibt es eine ganze Reihe von Details, die auf dem Weg dorthin dokumentiert werden müssen. Geschäftsbeteiligte, gesetzliche Mitwirkende, Budgets, Fristen und Rechnungen sind nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht, was Unternehmen verfolgen müssen. Schließlich, sobald die Angelegenheit geklärt ist, muss das Team sein Ergebnis über die geeigneten Kanäle kommunizieren und Lehren ziehen, die auf zukünftige Projekte angewendet werden könnten.

Wenn das nach einer Menge Informationen klingt, die es zu verfolgen, zu speichern, abzurufen und zu überarbeiten gilt, dann deshalb, weil es so ist. Und diese Belastung wird durch die Tatsache noch vervielfacht, dass die meisten Unternehmen im Laufe eines Jahres Hunderte von Angelegenheiten erledigen müssen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen die Sinnlosigkeit der Verwaltung von Rechtsangelegenheiten per E-Mail und Tabellenkalkulation erkennen und sich für eine spezialisiertere Lösung entscheiden.

Ähnlich wie CRM-Tools (Customer Relationship Management) für Vertriebsteams, hilft Matter-Management-Software Rechtsteams, auf einfache Weise eine zentrale digitale Aufzeichnung aller relevanten Aktivitäten zu erstellen.

Verwaltung der Rechtskosten

Die meisten Verantwortlichkeiten für das Ausgabenmanagement, die von internen Rechtsteams wahrgenommen werden, wären für jede andere Geschäftsabteilung leicht erkennbar. Jeder muss Ausgaben prognostizieren, Budgets verfolgen und danach streben, die Ausgaben zu begrenzen, wo immer dies möglich ist. Aber es gibt mehrere subtile Faktoren, die die Kostenkontrolle für Rechtsabteilungen außerordentlich schwierig machen.

Erstens ist die Nachfrage nach juristischen Dienstleistungen für Unternehmen von Natur aus unvorhersehbar und wird weitgehend von Faktoren außerhalb der Abteilung bestimmt. Die Abwehr von Rechtsstreitigkeiten oder die Durchführung einer Akquisition sind beispielsweise keine Angelegenheiten, die leicht vorhergesehen oder Monate im Voraus genau modelliert werden können.

Zweitens ist externer Rechtsbeistand eine Unternehmensdienstleistung, die sich in der Vergangenheit einer objektiven Analyse widersetzt hat. Kunden verlassen sich natürlich auf das Fachwissen des Anbieters und vertrauen ihm implizit, dass er effiziente Arbeitsgewohnheiten beibehält. Das von der Rechtsbranche bevorzugte Stundenabrechnungsmodell neigt auch dazu, die genaue Art und den Wert der ausgeführten Aufgaben zu verschleiern. Wenn eine Anwaltskanzlei zum Beispiel drei Stunden Recherche in Rechnung stellt, kann ein Mandant jemals wirklich wissen, ob jede Minute für wertschöpfende Aktivitäten aufgewendet wurde?

Die narrativen Beschreibungen, die jedem legalen Rechnungsposten beigefügt sind, können einen aufschlussreichen Kontext bieten. Aber angesichts der Hunderte (oder Tausende) von Rechnungsseiten, die die Rechtsabteilungen von Unternehmen jeden Monat erhalten, ist es praktisch unmöglich, jedes Wort manuell zu überprüfen. Infolgedessen mussten interne Rechtsteams zusätzliche strategische und technische Maßnahmen prüfen.

Aus strategischer Sicht nehmen Firmenkunden jetzt eine proaktivere Haltung in ihren Beziehungen zu externen Rechtsberatern ein. Sie dokumentieren detaillierte gesetzliche Abrechnungsrichtlinien, um klar zu formulieren, was ein gültiger abrechenbarer Service ist – und was nicht. Sie schlagen alternative Gebührenvereinbarungen vor, wie z. B. monatliche Retainer oder Mengenrabatte, die eine bessere Vorhersagbarkeit als eine stündliche Abrechnung bieten. Und sie analysieren Abrechnungsdaten, um objektivere Hinweise darauf zu erhalten, was bestimmte Aktivitäten kosten sollten.

Das Aufkommen spezialisierter Software für das Management von Rechtskosten hilft den Teams, all diese strategischen Ambitionen zu beschleunigen. Die Digitalisierung und Standardisierung des Rechnungsmanagements hat den administrativen Aufwand zur Aufrechterhaltung des Anwaltskostenbewusstseins deutlich reduziert.

Die Automatisierung von Elementen des Rechnungsprüfungs-Workflows hat Teams in die Lage versetzt, Abrechnungsrichtlinien konsequent durchzusetzen und nicht autorisierte Ausgaben schnell abzulehnen. Und die Analysefähigkeiten moderner Software haben technisch versierten Teams jetzt völlig neue Datensätze zur Verfügung gestellt, die sie bei der Abwägung von Budget- und Ressourcenentscheidungen berücksichtigen müssen.

Berichterstattung und Analyse

Neben der täglichen Verwaltung von Angelegenheiten und der Kostenkontrolle sind Rechtsabteilungen auch verpflichtet, transparent über ihre Fortschritte zu berichten und die strategischen Auswirkungen zu analysieren. Diese quantitativen Übungen fielen den internen Rechtsteams jedoch nicht immer leicht.

Die hartnäckigste Hürde war tatsächlich die grundlegende Sichtbarkeit. Die Rechtsabteilungen von Unternehmen haben ihre Abläufe vergleichsweise spät digitalisiert. Infolgedessen litt ihre Berichterstattung unter denselben Genauigkeits- und Skalierbarkeitsproblemen, die viele manuelle Prozesse plagen. Fehlende Metadaten und ungeprüfte Rechnungen können zusammengenommen erhebliche blinde Flecken im Gesamtbild der Rechtsgeschäfte hinterlassen.

Aber auch wenn Rechtsabteilungen mit einem vollständigen Datensatz arbeiten, stellt die effiziente Analyse eine besondere Herausforderung dar. Das Zusammenfügen von Berichten aus einer endlosen Kette von Tabellenkalkulationen ist für schnelle Bearbeitungszeiten kaum förderlich. Und wenn vielbeschäftigte Rechtsanwälte ihre Berichte fertigstellen, ist der Wert solcher spät eintreffenden Erkenntnisse oft schon geschmälert.

Zwei wichtige Entwicklungen geben jedoch Hoffnung. Der erste ist die Entstehung von Rechtsgeschäften als spezialisierter Beruf. Rechtsanwälte haben in der Regel einen eher traditionellen betriebswirtschaftlichen Hintergrund und bringen eine analytischere Denkweise in die Abteilung ein. Kurz gesagt, sie wissen, welche Metriken sie überwachen und welche Schritte sie unternehmen müssen, damit diese Zahlen in die richtige Richtung tendieren.

Die zweite, damit zusammenhängende Entwicklung war die technische Befähigung von Rechtsexperten. Immer mehr Abteilungen erkennen die erheblichen Renditen, die sich aus der Investition in Software ergeben können, die ihren zunehmend analytischen Ambitionen entspricht. Von einfachen Verfeinerungen wie Dashboards für visuelle Berichte bis hin zu ausgefeilten Innovationen wie der KI-gestützten Rechnungsprüfung gewinnen interne Rechtsteams allmählich die technische Leistung, die erforderlich ist, um Rohdaten schnell in praktische Erkenntnisse umzuwandeln.

Komplementäre Funktionen, die Sie kennen sollten

Die drei oben skizzierten Dimensionen des Rechtsmanagements in Unternehmen werden weiterhin die größte Aufmerksamkeit und Investition der Rechtsabteilungen von Unternehmen auf sich ziehen. Dennoch ist es wichtig, auch einige der sich überschneidenden Funktionen anzuerkennen, die fester Bestandteil der Rechtsgeschäfte bleiben. Zu den wichtigsten Themen und technischen Kategorien gehören:

• Verwaltung des Vertragslebenszyklus. Die Rechtsabteilungen von Unternehmen unterstützen bei der Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung, Speicherung, Durchsetzung und Verlängerung komplexer Verträge zwischen dem Unternehmen und seinen Partnern.
• Rechtlicher Halt. Wenn ein Unternehmen mit anhängigen oder erwarteten Gerichtsverfahren konfrontiert ist, stellt das interne Rechtsteam sicher und erleichtert die Aufbewahrung potenziell relevanter Informationen.
• E-Discovery. In Vorbereitung auf Gerichtsverfahren suchen, identifizieren und sichern die Anwälte beider Parteien alle elektronischen Aufzeichnungen, die als Beweismittel verwendet werden können.

Wenn Sie also Ihre Rechtsgeschäfte insgesamt bewerten, sollten Sie unbedingt überlegen, was Sie tun können, um die Reibung zwischen den Komponenten zu verringern.

3 unmittelbare Vorteile von Rechtsverwaltungssoftware für Unternehmen

Enterprise Legal Management ist eher ein kontinuierlicher Prozess als ein begrenztes Projekt. Es ist eine fortlaufende Analyse, wie eine Rechtsabteilung arbeitet und wie sie sich verbessern kann. Infolgedessen müssen Teams oft offene Fragen stellen und eingefahrene Gewohnheiten aufgeben. Aber auf der anderen Seite dieser kleinen Unannehmlichkeiten liegen große Belohnungen.

1. Rechenschaftspflichtige Operationen

Rechenschaftspflicht ist eine dieser Eigenschaften, die man nur an ihrer Abwesenheit erkennen kann. Wenn alle betrieblichen Fragen mit schnellen Antworten und vollständigen Aufzeichnungen beantwortet werden, ist es einfach, Verantwortung zu übernehmen, und Compliance ist für ein Team einfach selbstverständlich. Aber wenn diese Anfragen häufiger mit fragenden Blicken beantwortet werden, werden wir daran erinnert, dass Verantwortlichkeit das Produkt absichtlicher Bemühungen ist.

Enterprise Legal Management Software hilft Abteilungen, diese Eigenschaft zu entwickeln, indem sie zunächst die Arbeit aus einzelnen Posteingängen und Tabellenkalkulationen in eine kontrolliertere Umgebung verlagert. Die Verwaltung von Angelegenheiten über einen zentralen digitalen Hub macht plötzlich jede juristische Dienstleistung standardmäßig sichtbar und nachverfolgbar. Diese Haltung der Rechenschaftspflicht wird dann durch die Einführung zuverlässiger Berichterstattungsinstrumente verstärkt. Das Wissen, dass Leistung konsequent und objektiv gemessen wird, weckt natürlich Erwartungen innerhalb eines Teams.

Dieser kulturelle Wandel kommt auch dem gesamten Unternehmen zugute, indem er dazu beiträgt, Compliance- und Sicherheitsrisiken um mehrere Grade zu reduzieren. Und die Verfügbarkeit quantitativer Berichte erleichtert es Geschäftskollegen, die in der Rechtsabteilung geleistete Arbeit zu verstehen und sich darauf zu beziehen. Aber am wichtigsten ist, dass es die Grundlage für alle zukünftigen Fortschritte bildet. Wie können Teams schließlich verbessern, was sie nicht sehen können?

2. Effiziente Prozesse

Mit weniger mehr erreichen, ist eine vertraute Aufgabe für interne Rechtsteams. Bedenkt man, dass Unternehmen ihre rechtliche Funktion eher als Kostenstelle ausgestalten, wird häufiger die Frage gestellt, was wegfallen kann, als was hinzukommen muss. Durchdachte Investitionen in das Rechtsmanagement von Unternehmen können Abteilungen jedoch dabei helfen, mit bescheidenen Ressourcen enorme Ergebnisse zu erzielen.

Der Übergang von manuellen, papierbasierten Prozessen zu automatisierten, digitalen Workflows reduziert den Verwaltungsaufwand für Rechtsvorgänge erheblich. Der Aufwand, beispielsweise Kanzleirechnungen zu sammeln und an die entsprechenden Prüfer weiterzuleiten, wird durch die richtige Software effektiv eliminiert. Dasselbe gilt für Aufgaben, die von der Auftragsannahme bis zur Budgetverfolgung reichen. Und all diese inkrementellen Verbesserungen summieren sich dazu, dass sich die Arbeitswoche grundlegend neu auf höherwertige Aktivitäten konzentriert.

Die strategische Reduzierung von Verschwendung im Rahmen von Rechtsgeschäften kommt auch den Interessenvertretern der Wirtschaft zugute. Beispielsweise müssen sich Finanzteams von Unternehmen weniger Sorgen über die Einreichung nicht konformer Rechnungen oder das verspätete Eintreffen angeforderter Berichte machen. In der Zwischenzeit können externe Anwälte von schnelleren Zahlungszyklen und weniger administrativen Problemen profitieren.

3. Kosteneinsparungen

In Wahrheit werden einige Interessengruppen weiterhin das Verhältnis von Rechtskosten zu Unternehmenseinnahmen als einzigen Indikator für die Leistung der Rechtsabteilung ansehen. Die Einführung von Rechenschaftspflicht und die Steigerung der Effizienz mögen willkommene Verbesserungen sein, aber oft sind es die finanziellen Auswirkungen, die am meisten zu spüren sind.

Die Investition in intelligentere Rechtsverwaltungssysteme für Unternehmen kann wertvolle Kosteneinsparungen aus mehreren Quellen erzielen. Die Ausweitung der Finanzaufsicht auf die gesamte Breite und Tiefe eines Rechtsdienstleistungsportfolios bringt oft zum ersten Mal einige überraschende Kosten ans Licht. Durch die Automatisierung von Elementen des Rechnungsprüfungsprozesses wird sichergestellt, dass weniger dieser nicht autorisierten Aktivitäten die Kreditorenbuchhaltung überhaupt erreichen. Letztendlich wird die Analytik jedoch der längste und stärkste Kostenkontrollhebel für die internen Rechtsabteilungen sein.

Die Übersetzung juristischer Dienstleistungen in praktische Daten ebnet den Weg für Leistungsbenchmarking. Rechtsabteilungen können schnell eine umfassende Überprüfung ihrer arbeitsrechtlichen Angelegenheiten durchführen, um beispielsweise einen objektiven Preisstandard für ähnliche Projekte in der Zukunft zu entwickeln. Dieser Informationsvorsprung könnte die Aushandlung günstigerer Stundensätze oder die Umsetzung von Festhonorarstrukturen erleichtern. In beiden Fällen werden die Gesamtkosten vorhersehbarer und von Anfang an weniger erheblich.

Der größere Wert des Unternehmensrechtsmanagements

Fortschritte, die in einer der oben beschriebenen Dimensionen erzielt werden, werden an sich schon beeindruckend und wertvoll sein. Aber die kollektive Wirkung dieser inkrementellen Errungenschaften ist etwas viel Größeres – eine neue Wahrnehmung dessen, was Rechtsabteilungen von Unternehmen sein können.

Anstatt Recht als rein subjektive Geschäftsfunktion zu betrachten, beginnen interne Rechtsteams, ihre Dienstleistungen als objektive, quantifizierbare Aktivitäten zu betrachten. Und diese datenbasierte Perspektive hebt sie in mächtigere Positionen. Anstatt auf die Entwicklungen anderer zu reagieren, geben sie häufiger proaktive Erklärungen und zuversichtliche Vorhersagen darüber ab, was passieren wird (und sollte).

Gleichzeitig ermöglicht es ihnen der abnehmende Verwaltungsaufwand, taktische Verpflichtungen gegen strategische Chancen einzutauschen. Das bedeutet mehr Zeit für die Arbeit, die sie nicht nur beruflich inspiriert, sondern auch direkter zum Gesamterfolg ihres Unternehmens beiträgt.

Und während sich diese internen Veränderungen weiter häufen, fangen ihre Auswirkungen unweigerlich an, über die Abteilung hinaus zu widerhallen. Geschäftskollegen beginnen, das Engagement ihrer internen Rechtsabteilung für kontinuierliche Innovation zu erkennen und zu respektieren. Dann, nach kurzer Zeit, verschiebt sich die Dynamik vollständig. Die Rechtsabteilung des Unternehmens, ein Team, das zu oft als Hindernis für den Fortschritt abgetan wird, wird endlich zu einem gleichwertigen strategischen Partner.