Explicarea managementului juridic al întreprinderii și de ce este important

Managementul juridic al întreprinderii este administrarea strategică a operațiunilor în cadrul unui departament juridic corporativ.

Și deși este o disciplină care a fost oficializată pentru prima dată în urmă cu aproape 30 de ani, definiția ei este încă în evoluție.

Ceea ce rămâne constant, însă, sunt condițiile care conduc la dezvoltarea managementului juridic al întreprinderii. Cu consiliile companiei și organismele de reglementare care solicită în mod continuu o mai mare transparență, eficiență și predictibilitate, echipele juridice interne au fost nevoite să analizeze cu atenție modul în care își desfășoară activitatea. Când o fac, conversația se învârte de obicei în jurul a trei funcții de bază.

Elemente cheie ale managementului juridic al întreprinderii

Se așteaptă ca echipele juridice interne să-și consilieze și să-și sprijine colegii de afaceri pe o gamă largă de subiecte. Oricum, indiferent de domeniu, toate serviciile juridice corporative depind de câteva funcții comune pentru a asigura livrarea lor eficientă.

Managementul materiei

Problemele sunt pentru echipele juridice ceea ce sunt conturile pentru echipele de vânzări: unitățile de lucru individuale în care sunt grupate multe active și activități conexe. Având în vedere sensibilitatea crescută a muncii, companiile au responsabilitatea de a-și guverna problemele juridice cu protecții și protocoale extinse. De fapt, managementul problemei începe cu mult înainte de efectuarea oricăror servicii juridice.

Prima sarcină este aportul sigur și eficient de materie. Colegii de afaceri au nevoie de instrucțiuni clare cu privire la modul de inițiere a cererilor de asistență juridică și ce context să includă. De acolo, echipa juridică internă va analiza solicitarea, va evalua urgența relativă a acesteia și va evalua resursele disponibile. Odată ce prioritatea problemei și capacitatea echipei sunt aliniate, departamentul juridic va aloca resurse și va autoriza începerea lucrărilor.

Pe măsură ce echipa juridică internă și orice consilier extern continuă să progreseze cu problema, există o mulțime de detalii care trebuie documentate pe parcurs. Părțile interesate de afaceri, contributorii legali, bugetele, termenele limită și facturile sunt doar vârful aisbergului atunci când vine vorba de ceea ce companiile trebuie să urmărească. Apoi, în cele din urmă, odată ce problema este rezolvată, echipa trebuie să-și comunice rezultatul prin canalele adecvate și să ia în considerare lecțiile care ar putea fi aplicate proiectelor viitoare.

Dacă sună ca o mulțime de informații de urmărit, stocat, preluat și revizuit, este pentru că este. Și această povară este înmulțită doar de faptul că majoritatea companiilor se vor ocupa de sute de probleme pe parcursul unui an. Prin urmare, nu este o surpriză să vedem că recunoaștem mai mult inutilitatea gestionării chestiunilor legale prin e-mail și foi de calcul și optează pentru o soluție mai specializată.

Similar cu instrumentele de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru echipele de vânzări, software-ul de management al problemelor ajută echipele juridice să stabilească cu ușurință o înregistrare digitală centrală a tuturor activităților relevante.

Gestionarea cheltuielilor legale

Cele mai multe dintre responsabilitățile de gestionare a cheltuielilor deținute de echipele juridice interne ar fi ușor de recunoscut pentru orice alt departament de afaceri. Fiecare trebuie să prognozeze cheltuielile, să urmărească bugetele și să se străduiască să limiteze cheltuielile acolo unde este posibil. Dar există mai mulți factori subtili care fac controlul costurilor extrem de dificil pentru departamentele juridice.

În primul rând, cererea de servicii juridice corporative este în mod inerent imprevizibilă și în mare măsură determinată de factori din afara departamentului. Apărarea împotriva litigiilor sau urmărirea unei achiziții, de exemplu, nu sunt chestiuni care pot fi anticipate cu ușurință sau modelate cu acuratețe cu câteva luni înainte.

În al doilea rând, consilierul juridic extern este un serviciu de afaceri care a sfidat din punct de vedere istoric analiza obiectivă. Clienții se îndreaptă în mod natural la expertiza furnizorului și implicit au încredere în ei pentru a menține obiceiuri eficiente de lucru. Modelul de facturare pe oră, favorizat de industria juridică, are, de asemenea, tendința de a ascunde natura și valoarea exactă a sarcinilor efectuate. Când o firmă de avocatură facturează pentru trei ore de cercetare, de exemplu, poate un client să știe vreodată cu adevărat dacă fiecare minut a fost cheltuit pentru activități cu valoare adăugată?

Descrierile narative care însoțesc fiecare articol rând de factură legală pot oferi un context perspicace. Dar având în vedere sutele (sau miile) de pagini de factură primite de echipele juridice corporative în fiecare lună, revizuirea manuală a fiecărui cuvânt este practic imposibilă. Drept urmare, echipele juridice interne au fost nevoite să exploreze măsuri strategice și tehnice suplimentare.

Dintr-o perspectivă strategică, clienții corporativi adoptă acum poziții mai proactive în relațiile lor de consiliere externă. Ei documentează orientări legale detaliate de facturare pentru a-și articula clar definiția a ceea ce este – și nu este – un serviciu facturabil valid. Aceștia propun aranjamente alternative de taxe, cum ar fi rețineri lunare sau reduceri de volum, care oferă o predictibilitate superioară față de facturarea pe oră. Și analizează datele de facturare pentru mai multe indicii obiective despre cât ar trebui să coste anumite activități.

Apariția unui software specializat de gestionare a cheltuielilor legale ajută echipele să accelereze fiecare dintre aceste ambiții strategice. Digitalizarea și standardizarea gestionării facturilor a redus semnificativ efortul administrativ necesar pentru a menține conștientizarea costurilor legale.

Automatizarea elementelor fluxului de lucru de revizuire a facturilor a permis echipelor să aplice în mod constant regulile de facturare și să respingă rapid cheltuielile neautorizate. Iar capacitățile analitice ale software-ului modern au oferit acum echipelor experte în tehnologie seturi de date complet noi de luat în considerare atunci când cântăresc deciziile privind bugetul și resursele.

Raportare și analiză

Pe lângă gestionarea problemelor și controlul costurilor în fiecare zi, departamentele juridice au, de asemenea, datoria de a raporta în mod transparent progresul lor și de a analiza implicațiile strategice. Cu toate acestea, aceste exerciții cantitative nu au ajuns întotdeauna cu ușurință echipelor juridice interne.

Cel mai încăpățânat obstacol a fost de fapt vizibilitatea de bază. Departamentele juridice corporative au întârziat relativ să-și digitalizeze operațiunile. Drept urmare, raportarea lor a suferit de aceleași probleme de acuratețe și scalabilitate care afectează multe procese manuale. Metadatele lipsă și facturile neexaminate se pot combina pentru a lăsa puncte oarbe semnificative în imaginea de ansamblu a operațiunilor legale.

Chiar și atunci când departamentele juridice lucrează cu un set complet de date, totuși, analiza eficientă reprezintă o provocare separată. Adunarea rapoartelor dintr-un lanț nesfârșit de foi de calcul nu duce cu greu la procese rapide. Și până când angajații juridici ocupați își finalizează rapoartele, valoarea acestor informații care ajung târziu este adesea diminuată.

Două evoluții cheie oferă speranță, totuși. Prima este apariția operațiunilor juridice ca profesie de specialitate. Operatorii juridici tind să provină din medii mai tradiționale în administrarea afacerilor și să aducă o mentalitate mai analitică departamentului. Pe scurt, ei înțeleg ce măsurători să monitorizeze și ce mișcări să facă pentru ca acele numere să aibă tendințe în direcțiile corecte.

A doua dezvoltare legată a fost abilitarea tehnică a profesioniștilor în operațiuni juridice. Mai multe departamente realizează profiturile semnificative care pot veni din investiția în software care se potrivește ambițiilor lor din ce în ce mai analitice. De la simple perfecționări, cum ar fi tablourile de bord de raportare vizuală, până la inovații sofisticate, cum ar fi revizuirea facturilor asistată de inteligență artificială, echipele juridice interne câștigă treptat puterea tehnică necesară pentru a transforma rapid datele brute în perspective practice.

Funcții complementare de familiarizat

Cele trei dimensiuni ale managementului juridic al întreprinderii prezentate mai sus vor continua să atragă cea mai mare atenție și investiții din partea echipelor juridice corporative. Chiar și totuși, este important să recunoaștem, de asemenea, unele dintre funcțiile care se suprapun care rămân elemente fixe ale operațiunilor legale. Subiectele cheie și categoriile tehnice includ:

• Managementul ciclului de viață al contractului. Departamentele juridice corporative asista la crearea, negocierea, semnarea, stocarea, executarea si reinnoirea contractelor complexe intre afacere si partenerii sai.
• Reținere legală. Atunci când o afacere se confruntă cu proceduri de litigiu în așteptare sau anticipate, echipa juridică internă asigură și facilitează păstrarea informațiilor potențial relevante.
• E-descoperire. În pregătirea procedurilor judiciare, consilierul ambelor părți va căuta, identifica și securiza orice înregistrări electronice care pot fi folosite ca probe.

Deci, pe măsură ce vă evaluați operațiunile legale în sumă, asigurați-vă că luați în considerare ce puteți face pentru a reduce frecarea dintre componente.

3 beneficii imediate ale software-ului de management juridic pentru întreprinderi

Managementul juridic al întreprinderii este mai degrabă un proces continuu decât un proiect finit. Este o analiză continuă a modului în care funcționează un departament juridic și a modului în care se poate îmbunătăți. Drept urmare, echipele vor trebui adesea să pună întrebări sincere și să abandoneze obiceiurile înrădăcinate pe parcurs. Dar pe cealaltă parte a acestor neplăceri minore se află recompense majore.

1. Operațiuni responsabile

Responsabilitatea este una dintre acele trăsături pe care le poți recunoaște cu adevărat doar prin absența ei. Atunci când toate întrebările operaționale sunt rezolvate cu răspunsuri rapide și înregistrări complete, este ușor să vă asumați responsabilitatea, iar conformitatea vine în mod natural pentru o echipă. Dar atunci când acele întrebări sunt întâmpinate mai frecvent cu priviri îndoielnice, ni se reamintește că responsabilitatea este produsul unui efort intenționat.

Software-ul de management juridic pentru întreprinderi ajută departamentele să dezvolte această trăsătură, obținând mai întâi munca din căsuțele de e-mail și foile de calcul individuale și într-un mediu mai controlat. Gestionarea problemelor printr-un hub digital central face dintr-o dată fiecare serviciu juridic vizibil și urmăribil în mod implicit. Această atitudine de responsabilitate este apoi întărită prin adoptarea unor instrumente de raportare fiabile. Cunoașterea că performanța va fi măsurată în mod constant și obiectiv ridică în mod natural așteptările în cadrul unei echipe.

Această schimbare culturală aduce beneficii organizației mai largi, de asemenea, contribuind la reducerea riscurilor de conformitate și securitate cu mai multe grade. Iar disponibilitatea rapoartelor cantitative facilitează pentru colegii de afaceri să înțeleagă și să se relaționeze cu munca depusă în cadrul departamentului juridic. Dar, cel mai important, ea pune bazele tuturor progreselor viitoare. La urma urmei, cum pot echipele să îmbunătățească ceea ce nu văd?

2. Procese eficiente

A face mai mult cu mai puțin este un mandat familiar pentru echipele juridice interne. Având în vedere că companiile tind să își încadreze funcția juridică ca centru de cost, întrebarea ce poate fi eliminat tinde să fie pusă mai frecvent decât ce trebuie adăugat. Totuși, investițiile atente în managementul juridic al întreprinderii pot ajuta departamentele să ofere rezultate masive din resurse modeste.

Tranziția de la procesele manuale, bazate pe hârtie, la fluxurile de lucru automate, digitale, reduce dramatic povara administrativă din spatele operațiunilor legale. Efortul necesar pentru a colecta facturile firmelor de avocatură și a le direcționa către evaluatorii corespunzători, de exemplu, este eliminat efectiv de software-ul adecvat. Același lucru se poate spune despre sarcini, de la aportul de materie până la urmărirea bugetului. Și toate aceste îmbunătățiri incrementale se adaugă săptămânii de lucru reorientate în mod fundamental asupra activităților cu valoare mai mare.

Reducerea strategică a deșeurilor în cadrul operațiunilor legale aduce beneficii și părților interesate din afaceri. Echipele de finanțare corporativă, de exemplu, vor avea mai puține motive să-și facă griji cu privire la transmiterea facturilor neconforme sau la sosirea întârziată a rapoartelor solicitate. Între timp, consilierii externi se pot bucura de cicluri de plată mai rapide și mai puține dureri de cap administrative.

3. Economii de costuri

Într-adevăr, unii părți interesate de afaceri vor continua să vadă raportul dintre cheltuielile legale și veniturile companiei ca singurul indicator al performanței departamentului juridic. Insuflarea responsabilității și creșterea eficienței pot fi îmbunătățiri binevenite, dar deseori implicațiile financiare sunt cele mai resimțite.

Investiția în sisteme de management juridic al întreprinderilor mai inteligente poate atrage economii valoroase de costuri din mai multe surse. Extinderea supravegherii financiare pentru a acoperi toată lățimea și adâncimea unui portofoliu de servicii juridice aduce adesea la lumină câteva cheltuieli surprinzătoare pentru prima dată. Automatizarea elementelor procesului de revizuire a facturilor asigură că mai puține activități neautorizate ajung la conturile de plătit, în primul rând. Dar, în cele din urmă, analiza va fi cea care va oferi echipelor juridice interne cele mai lungi și mai puternice pârghii de control al costurilor.

Traducerea serviciilor juridice în date practice deschide calea pentru evaluarea comparativă a performanței. Departamentele juridice pot efectua rapid o analiză exhaustivă a problemelor lor legate de angajare, de exemplu, pentru a dezvolta un standard obiectiv de preț pentru proiecte similare în viitor. Acest avantaj informațional ar putea facilita negocierea unor tarife orare mai favorabile sau implementarea unor structuri de taxe fixe. În ambele cazuri, costul total devine mai previzibil și mai puțin substanțial de la început.

Valoarea mai mare a managementului juridic al întreprinderii

Progresul realizat în oricare dintre dimensiunile prezentate mai sus va fi impresionant și valoros în sine. Dar impactul colectiv al acestor realizări incrementale este ceva cu totul mai mare – o nouă percepție asupra a ceea ce pot fi departamentele juridice corporative.

În loc să privească dreptul drept o funcție strict subiectivă de afaceri, echipele juridice interne încep să-și vadă serviciile ca activități obiective, cuantificabile. Și această perspectivă bazată pe date îi ridică în poziții mai puternice. În loc să reacționeze la evoluțiile altora, ei fac mai frecvent declarații proactive și predicții încrezătoare despre ceea ce se va (și ar trebui) să se întâmple.

În același timp, scăderea sarcinilor administrative le permite să schimbe obligații tactice cu oportunități strategice. Aceasta înseamnă mai mult timp angajat în munca care nu numai că îi inspiră profesional, dar contribuie și mai direct la succesul general al companiei lor.

Și pe măsură ce aceste schimbări interne continuă să se acumuleze, impactul lor începe inevitabil să răspundă dincolo de departament. Colegii de afaceri încep să recunoască și să respecte angajamentul echipei lor juridice interne față de inovarea continuă. Apoi, în scurt timp, dinamica se schimbă complet. Departamentul juridic corporativ, o echipă prea des respinsă ca un impediment în calea progresului, devine în cele din urmă un partener strategic la fel de apreciat.