شرح الإدارة القانونية للمؤسسات ولماذا هي مهمة

الإدارة القانونية للمؤسسات هي الإدارة الإستراتيجية للعمليات داخل القسم القانوني للشركة.

وعلى الرغم من أنه تخصص تم إضفاء الطابع الرسمي عليه لأول مرة منذ ما يقرب من 30 عامًا ، إلا أن تعريفه لا يزال يتطور.

ومع ذلك ، فإن ما يظل ثابتًا هو الظروف التي تقود تطوير الإدارة القانونية للمؤسسة. مع دعوة مجالس الشركات والهيئات التنظيمية باستمرار إلى مزيد من الشفافية والكفاءة والقدرة على التنبؤ ، كان على الفرق القانونية الداخلية إلقاء نظرة فاحصة على كيفية قيامهم بأعمالهم. عندما يفعلون ذلك ، تدور المحادثة عادة حول ثلاث وظائف أساسية.

العناصر الأساسية للإدارة القانونية للمؤسسات

يُتوقع من الفرق القانونية الداخلية تقديم المشورة والدعم لزملائهم في العمل في مجموعة واسعة من الموضوعات. بغض النظر عن مجال الموضوع ، تعتمد جميع الخدمات القانونية للشركات على عدد قليل من الوظائف المشتركة لضمان تقديمها بشكل فعال.

إدارة الأمر

المسائل هي للفرق القانونية ما هي الحسابات لفرق المبيعات: وحدات العمل الفردية التي يتم فيها تجميع العديد من الأصول والأنشطة ذات الصلة. نظرًا للحساسية المتزايدة للعمل ، تتحمل الشركات مسؤولية إدارة شؤونها القانونية من خلال إجراءات حماية وبروتوكولات واسعة النطاق. في الواقع ، تبدأ إدارة الأمر جيدًا قبل أداء أي خدمات قانونية.

المهمة الأولى هي تناول المادة بشكل آمن وفعال. يحتاج زملاء العمل إلى توجيه واضح حول كيفية بدء طلبات المساعدة القانونية والسياق الذي يجب تضمينه. من هناك ، سيقوم الفريق القانوني الداخلي بمراجعة الطلب وتقييم مدى إلحاحه النسبي وتقييم الموارد المتاحة. بمجرد أن تتم محاذاة أولوية الأمر وقدرة الفريق ، سيقوم القسم القانوني بتعيين الموارد وتفويض العمل للبدء.

مع استمرار الفريق القانوني الداخلي وأي مستشار خارجي في التقدم في الأمر ، هناك سلسلة من التفاصيل التي يجب توثيقها على طول الطريق. أصحاب المصلحة في الأعمال والمساهمون القانونيون والميزانيات والمواعيد النهائية والفواتير ليست سوى غيض من فيض عندما يتعلق الأمر بما يجب على الشركات تتبعه. ثم أخيرًا ، بمجرد حل المشكلة ، يجب على الفريق توصيل نتائجه من خلال القنوات المناسبة والنظر في الدروس التي يمكن تطبيقها على المشاريع المستقبلية.

إذا كان هذا يبدو وكأنه الكثير من المعلومات لتتبعها وتخزينها واستردادها ومراجعتها ، فهذا لأنه كذلك. ويتضاعف هذا العبء فقط من خلال حقيقة أن معظم الشركات ستتولى مئات الأمور على مدار العام. لذلك ليس من المستغرب أن نرى المزيد من الاعتراف بعدم جدوى إدارة المسائل القانونية عبر البريد الإلكتروني وجداول البيانات واختيار حل أكثر تخصصًا.

على غرار ما تفعله أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM) لفرق المبيعات ، تساعد برامج إدارة الأمور الفرق القانونية على إنشاء سجل رقمي مركزي لجميع الأنشطة ذات الصلة بسهولة.

إدارة الإنفاق القانوني

يمكن التعرف بسهولة على معظم مسؤوليات إدارة الإنفاق التي تتولاها الفرق القانونية الداخلية لأي قسم أعمال آخر. يجب على كل منهم التنبؤ بالنفقات وتتبع الميزانيات والسعي للحد من الإنفاق حيثما أمكن ذلك. ولكن هناك العديد من العوامل الدقيقة التي تجعل التحكم في التكاليف صعبًا بشكل فريد للإدارات القانونية.

أولاً ، الطلب على الخدمات القانونية للشركات لا يمكن التنبؤ به بطبيعته ومدفوع إلى حد كبير بعوامل خارج القسم. الدفاع ضد التقاضي أو متابعة الاستحواذ ، على سبيل المثال ، ليس من الأمور التي يمكن توقعها بسهولة أو تصميمها بدقة قبل شهور.

ثانيًا ، المستشار القانوني الخارجي هو خدمة تجارية تحدت تاريخياً التحليل الموضوعي. يميل العملاء بطبيعة الحال إلى خبرة البائع ويثقون بهم ضمنيًا للحفاظ على عادات عمل فعالة. يميل نموذج الفوترة بالساعة الذي تفضله الصناعة القانونية أيضًا إلى إخفاء الطبيعة الدقيقة وقيمة المهام المنجزة. عندما تقوم شركة محاماة بتقديم فاتورة لمدة ثلاث ساعات من البحث ، على سبيل المثال ، هل يمكن للعميل أن يعرف حقًا ما إذا كانت كل دقيقة تنفق على أنشطة ذات قيمة مضافة؟

يمكن أن توفر الأوصاف السردية التي تصاحب كل بند من بنود الفاتورة القانونية سياقًا ثاقبًا. ولكن بالنظر إلى مئات (أو آلاف) صفحات الفاتورة التي تتلقاها الفرق القانونية للشركات كل شهر ، فإن مراجعة كل كلمة يدويًا أمر مستحيل عمليًا. ونتيجة لذلك ، كان على الفرق القانونية الداخلية استكشاف تدابير استراتيجية وتقنية إضافية.

من منظور استراتيجي ، يتبنى عملاء الشركات الآن مواقف أكثر استباقية في علاقاتهم الاستشارية الخارجية. إنهم يوثقون إرشادات الفوترة القانونية المفصلة لتوضيح تعريفهم لما هو - وما ليس - خدمة صالحة قابلة للفوترة. إنهم يقترحون ترتيبات رسوم بديلة ، مثل الخدم الشهري أو خصومات الحجم ، والتي توفر إمكانية تنبؤ فائقة على الفواتير بالساعة. ويقومون بتحليل بيانات الفوترة للحصول على أدلة أكثر موضوعية حول تكلفة بعض الأنشطة.

يساعد ظهور برامج إدارة الإنفاق القانوني المتخصصة الفرق على تسريع كل من تلك الطموحات الإستراتيجية. أدى رقمنة وتوحيد إدارة الفواتير إلى تقليل الجهد الإداري المطلوب للحفاظ على الوعي بالتكاليف القانونية بشكل كبير.

مكنت أتمتة عناصر سير عمل مراجعة الفواتير الفرق من فرض إرشادات الفوترة باستمرار ورفض النفقات غير المصرح بها بسرعة. وقد أعطت القدرات التحليلية للبرامج الحديثة الآن فرقًا بارعة في التكنولوجيا مجموعات بيانات جديدة تمامًا يجب مراعاتها عند الموازنة بين قرارات الميزانية والموارد.

إعداد التقارير والتحليلات

بالإضافة إلى إدارة الأمور والتحكم في التكاليف على أساس يومي ، فإن الإدارات القانونية عليها أيضًا واجب الإبلاغ بشفافية عن التقدم الذي تحرزه وتحليل الآثار الاستراتيجية. ومع ذلك ، لم يكن من السهل دائمًا تقديم هذه التمارين الكمية للفرق القانونية الداخلية.

في الواقع ، كانت العقبة الأكثر صعوبة هي الرؤية الأساسية. لقد تأخرت الإدارات القانونية للشركات بشكل نسبي في رقمنة عملياتها. ونتيجة لذلك ، عانت تقاريرهم من نفس مشكلات الدقة وقابلية التوسع التي ابتليت بها العديد من العمليات اليدوية. يمكن أن تتحد البيانات الوصفية المفقودة والفواتير غير المفحوصة لتترك نقاطًا عمياء كبيرة في الصورة الأكبر للعمليات القانونية.

حتى عندما تعمل الإدارات القانونية مع مجموعة بيانات كاملة ، فإن التحليل الفعال يمثل تحديًا منفصلاً. إن تجميع التقارير من سلسلة لا نهائية من جداول البيانات لا يكاد يفضي إلى تحولات سريعة. وبحلول الوقت الذي ينهي فيه الموظفون القانونيون المشغولون تقاريرهم ، غالبًا ما تتضاءل قيمة هذه الأفكار المتأخرة.

هناك تطوران رئيسيان يبعثان الأمل. الأول هو ظهور العمليات القانونية كمهنة متخصصة. يميل المشغلون القانونيون إلى القدوم من خلفيات إدارة الأعمال التقليدية وتقديم عقلية تحليلية أكثر للقسم. باختصار ، فهم يفهمون المقاييس التي يجب مراقبتها والتحركات التي يجب إجراؤها لجعل هذه الأرقام تتجه في الاتجاهات الصحيحة.

أما التطور الثاني ، فقد كان التمكين التقني لمهنيي العمليات القانونية. يدرك المزيد من الإدارات العوائد الكبيرة التي يمكن أن تأتي من الاستثمار في البرامج التي تناسب طموحاتهم التحليلية المتزايدة. من التحسينات البسيطة مثل لوحات معلومات التقارير المرئية إلى الابتكارات المعقدة مثل مراجعة الفواتير بمساعدة الذكاء الاصطناعي ، تكتسب الفرق القانونية الداخلية تدريجياً القوة التقنية المطلوبة لتحويل البيانات الأولية بسرعة إلى رؤى عملية.

يجب أن تكون على دراية بالوظائف التكميلية

ستستمر الأبعاد الثلاثة للإدارة القانونية للمؤسسات الموضحة أعلاه في جذب أكبر قدر من الاهتمام والاستثمار من الفرق القانونية للشركات. ومع ذلك ، من المهم أيضًا الاعتراف ببعض الوظائف المتداخلة التي تظل ثابتة للعمليات القانونية ، وتشمل الموضوعات الرئيسية والفئات الفنية ما يلي:

• إدارة دورة حياة العقد. تساعد الإدارات القانونية للشركات في إنشاء العقود المعقدة والتفاوض بشأنها وتوقيعها وتخزينها وإنفاذها وتجديدها بين الشركة وشركائها.
• عقد قانوني. عندما تواجه شركة ما إجراءات تقاضي معلقة أو متوقعة ، يضمن الفريق القانوني الداخلي ويسهل الحفاظ على المعلومات ذات الصلة المحتملة.
• الاكتشاف الإلكتروني. استعدادًا للإجراءات القانونية ، سيسعى محامي الطرفين إلى البحث عن أي سجلات إلكترونية يمكن استخدامها كدليل وتحديدها وتأمينها.

لذا ، عندما تقوم بتقييم عملياتك القانونية باختصار ، تأكد من مراعاة ما يمكنك القيام به لتقليل الاحتكاك بين المكونات.

3 فوائد فورية لبرامج الإدارة القانونية للمؤسسات

الإدارة القانونية للمؤسسات هي عملية مستمرة وليست مشروعًا محدودًا. إنه تحليل مستمر لكيفية عمل القسم القانوني وكيف يمكن تحسينه. نتيجة لذلك ، غالبًا ما يتعين على الفرق طرح أسئلة صريحة والتخلي عن العادات الراسخة على طول الطريق. ولكن على الجانب الآخر من هذه المضايقات الصغيرة تكمن المكافآت الكبرى.

1. العمليات الخاضعة للمساءلة

المساءلة هي إحدى تلك السمات التي لا يمكنك التعرف عليها حقًا إلا بغيابها. عندما تتم تلبية جميع الأسئلة التشغيلية بإجابات سريعة وسجلات كاملة ، فمن السهل تحمل المسؤولية والامتثال فقط بشكل طبيعي للفريق. ولكن عندما تُقابل هذه الاستفسارات بشكل أكثر شيوعًا بمظاهر تساؤل ، يتم تذكيرنا بأن المساءلة هي نتاج جهد متعمد.

يساعد برنامج الإدارة القانونية للمؤسسات الإدارات على تطوير هذه السمة عن طريق إخراج العمل أولاً من صناديق البريد الوارد وجداول البيانات الفردية إلى بيئة أكثر تحكمًا. تؤدي إدارة الأمور من خلال مركز رقمي مركزي فجأة إلى جعل كل خدمة قانونية مرئية وقابلة للتتبع بشكل افتراضي. ثم يتم تعزيز هذا الموقف من المساءلة من خلال اعتماد أدوات موثوقة لإعداد التقارير. إن المعرفة بأن الأداء سيتم قياسه باستمرار وموضوعية ترفع التوقعات داخل الفريق بشكل طبيعي.

هذا التحول الثقافي يفيد المنظمة الأوسع أيضًا من خلال المساعدة في تقليل مخاطر الامتثال والأمان بعدة درجات. ويسهل توافر التقارير الكمية على زملاء العمل فهم العمل الذي يتم إجراؤه داخل القسم القانوني والارتباط به. ولكن الأهم من ذلك كله ، أنه يؤسس الأساس لكل تقدم في المستقبل. بعد كل شيء ، كيف يمكن للفرق تحسين ما لا يمكنهم رؤيته؟

2. عمليات فعالة

إن القيام بالكثير بموارد أقل هو تفويض مألوف للفرق القانونية الداخلية. تميل الشركات التي تضع في الاعتبار إلى تأطير وظيفتها القانونية كمركز تكلفة ، فإن السؤال عما يمكن إزالته يميل إلى أن يُطرح بشكل متكرر أكثر مما يجب إضافته. ومع ذلك ، يمكن أن تساعد الاستثمارات المدروسة في الإدارة القانونية للمؤسسات الإدارات على تحقيق نتائج هائلة من موارد متواضعة.

يؤدي الانتقال من العمليات الورقية اليدوية إلى تدفقات العمل الرقمية المؤتمتة إلى تقليل العبء الإداري الكامن وراء العمليات القانونية بشكل كبير. الجهد المطلوب لجمع فواتير مكتب المحاماة وتوجيهها إلى المراجعين المناسبين ، على سبيل المثال ، يتم التخلص منه بشكل فعال بواسطة البرنامج المناسب. يمكن قول الشيء نفسه عن المهام التي تتراوح من تناول الأمور إلى تتبع الميزانية. وتضيف كل هذه التحسينات الإضافية إلى أسبوع العمل المعاد تركيزه بشكل أساسي حول الأنشطة ذات القيمة الأعلى.

كما أن التقليل الاستراتيجي للمخلفات في العمليات القانونية يعود بالفائدة على أصحاب المصلحة التجاريين. على سبيل المثال ، سيكون لدى فرق تمويل الشركات أسباب أقل للقلق بشأن تقديم الفواتير غير المتوافقة أو التأخير في وصول التقارير المطلوبة. وفي الوقت نفسه ، يمكن للمحامين الخارجيين أن يتأثروا بدورات الدفع الأسرع والصداع الإداري الأقل.

3. توفير التكاليف

في الحقيقة ، سيستمر بعض أصحاب المصلحة في الأعمال في رؤية نسبة النفقات القانونية إلى إيرادات الشركة كمؤشر وحيد لأداء الإدارة القانونية. قد يكون غرس المساءلة وزيادة الكفاءة تحسينات مرحب بها ، ولكن غالبًا ما تكون الآثار المالية هي التي يشعر بها على نطاق واسع.

يمكن أن يؤدي الاستثمار في أنظمة إدارة قانونية أكثر ذكاءً للمؤسسات إلى تحقيق وفورات قيمة في التكلفة من عدة مصادر. إن توسيع نطاق الرقابة المالية لتغطية العرض والعمق الكامل لمحفظة الخدمات القانونية غالبًا ما يؤدي إلى ظهور بعض النفقات المفاجئة لأول مرة. تضمن أتمتة عناصر عملية مراجعة الفواتير وصول عدد أقل من تلك الأنشطة غير المصرح بها إلى الحسابات المستحقة الدفع في المقام الأول. ولكن في النهاية ، ستكون التحليلات هي ما سيوفر للفرق القانونية الداخلية أقوى وأطول أذرع التحكم في التكاليف.

إن ترجمة الخدمات القانونية إلى بيانات عملية تمهد الطريق لقياس الأداء. يمكن للإدارات القانونية إجراء مراجعة شاملة للمسائل المتعلقة بالتوظيف بسرعة ، على سبيل المثال ، لوضع معيار تسعير موضوعي لمشاريع مماثلة في المستقبل. هذه الميزة المعلوماتية يمكن أن تسهل التفاوض على أسعار أكثر ملاءمة للساعة أو تنفيذ هياكل الرسوم الثابتة. في كلتا الحالتين ، تكون التكلفة الإجمالية أكثر قابلية للتنبؤ وأقل جوهرية من البداية.

أكبر قيمة للإدارة القانونية للمؤسسات

سيكون التقدم المحرز في أي من الأبعاد الموضحة أعلاه مثيرًا للإعجاب وقيِّمًا في حد ذاته. لكن التأثير الجماعي لهذه الإنجازات الإضافية هو شيء أعظم تمامًا - تصور جديد لما يمكن أن تكون عليه الدوائر القانونية للشركات.

بدلاً من اعتبار القانون وظيفة عمل ذاتية تمامًا ، بدأت الفرق القانونية الداخلية في رؤية خدماتها على أنها أنشطة موضوعية وقابلة للقياس الكمي. وهذا المنظور المستنير بالبيانات يرفعهم إلى مناصب أكثر قوة. بدلاً من الرد على تطورات الآخرين ، فإنهم كثيرًا ما يصدرون تصريحات استباقية وتنبؤات واثقة حول ما سيحدث (وما ينبغي) أن يحدث.

في الوقت نفسه ، فإن أعبائهم الإدارية المتناقصة تمكنهم من مقايضة الالتزامات التكتيكية بالفرص الاستراتيجية. وهذا يعني مزيدًا من الوقت الذي يقضونه في العمل الذي لا يلهمهم على المستوى المهني فحسب ، بل يساهم أيضًا بشكل مباشر في النجاح الشامل لشركاتهم.

ومع استمرار تراكم هذه التغييرات الداخلية ، يبدأ تأثيرها حتمًا في الظهور خارج القسم. يبدأ زملاء العمل في التعرف على التزام فريقهم القانوني الداخلي بالابتكار المستمر واحترامه. ثم ، بعد فترة طويلة ، تتغير الديناميكية بالكامل. القسم القانوني للشركة ، وهو فريق غالبًا ما يتم رفضه على أنه عائق أمام التقدم ، يصبح أخيرًا شريكًا استراتيجيًا ذا قيمة متساوية.