Wyjaśnienie zarządzania prawnego w przedsiębiorstwie i dlaczego ma to znaczenie

Zarządzanie prawne w przedsiębiorstwie to strategiczne zarządzanie operacjami w ramach korporacyjnego działu prawnego.

I choć jest to dyscyplina, która po raz pierwszy została sformalizowana prawie 30 lat temu, jej definicja wciąż ewoluuje.

Niezmienne pozostają jednak uwarunkowania rozwoju prawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Ponieważ zarządy firm i organy regulacyjne nieustannie domagają się większej przejrzystości, wydajności i przewidywalności, wewnętrzne zespoły prawne musiały dokładnie przyjrzeć się sposobom prowadzenia działalności. Kiedy to robią, rozmowa zwykle obraca się wokół trzech podstawowych funkcji.

Kluczowe elementy zarządzania prawnego przedsiębiorstwem

Oczekuje się, że wewnętrzne zespoły prawne będą doradzać i wspierać swoich współpracowników biznesowych w szerokim zakresie tematów. Niezależnie jednak od przedmiotu, wszystkie usługi prawne dla korporacji zależą od kilku wspólnych funkcji, aby zapewnić ich efektywną realizację.

Zarządzanie sprawami

Dla zespołów prawnych sprawy są tym, czym dla zespołów sprzedażowych są konta: poszczególne jednostki pracy, w które pogrupowanych jest wiele powiązanych aktywów i działań. Biorąc pod uwagę zwiększoną wrażliwość pracy, firmy mają obowiązek regulowania swoich spraw prawnych za pomocą rozbudowanych zabezpieczeń i protokołów. W rzeczywistości zarządzanie sprawami zaczyna się na długo przed wykonaniem jakichkolwiek usług prawnych.

Pierwszym zadaniem jest bezpieczne i wydajne pobieranie materii. Współpracownicy biznesowi potrzebują jasnych wskazówek, jak składać wnioski o pomoc prawną i jaki kontekst należy uwzględnić. Stamtąd wewnętrzny zespół prawny przeanalizuje wniosek, oceni jego względną pilność i oceni dostępne zasoby. Gdy priorytet sprawy i możliwości zespołu zostaną zrównane, dział prawny przydzieli zasoby i zezwoli na rozpoczęcie pracy.

Ponieważ wewnętrzny zespół prawny i każdy doradca z zewnątrz kontynuuje prace nad sprawą, istnieje cała litania szczegółów, które należy udokumentować po drodze. Interesariusze biznesowi, kontrybutorzy prawni, budżety, terminy i faktury to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o to, co firmy muszą śledzić. Wreszcie, gdy sprawa zostanie rozwiązana, zespół musi przekazać swój wynik odpowiednimi kanałami i rozważyć wnioski, które można zastosować w przyszłych projektach.

Jeśli brzmi to jak dużo informacji do śledzenia, przechowywania, wyszukiwania i poprawiania, to dlatego, że tak jest. A ten ciężar potęguje tylko fakt, że większość firm w ciągu roku podejmuje setki spraw. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób dostrzega daremność zarządzania sprawami prawnymi za pośrednictwem poczty e-mail i arkusza kalkulacyjnego oraz decyduje się na bardziej specjalistyczne rozwiązanie.

Podobnie jak narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM) dla zespołów sprzedaży, oprogramowanie do zarządzania sprawami pomaga zespołom prawnym w łatwym tworzeniu centralnego cyfrowego rejestru wszystkich istotnych działań.

Prawne zarządzanie wydatkami

Większość obowiązków związanych z zarządzaniem wydatkami wykonywanych przez wewnętrzne zespoły prawne byłaby łatwo rozpoznawalna przez każdy inny dział biznesowy. Każdy z nich musi prognozować wydatki, śledzić budżety i starać się ograniczać wydatki tam, gdzie to możliwe. Istnieje jednak kilka subtelnych czynników, które sprawiają, że kontrola kosztów jest wyjątkowo trudna dla działów prawnych.

Po pierwsze, popyt na korporacyjne usługi prawne jest z natury nieprzewidywalny iw dużej mierze napędzany przez czynniki spoza działu. Na przykład obrona przed sporem sądowym lub dążenie do przejęcia nie są sprawami, które można łatwo przewidzieć lub dokładnie zamodelować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Po drugie, zewnętrzne doradztwo prawne to usługa biznesowa, która historycznie wymykała się obiektywnej analizie. Klienci w naturalny sposób opierają się na wiedzy dostawcy i bezwarunkowo ufają im, że utrzymają efektywne nawyki pracy. Preferowany przez branżę prawniczą model rozliczania godzinowego ma również tendencję do zaciemniania dokładnego charakteru i wartości wykonywanych zadań. Kiedy na przykład kancelaria prawna wystawia rachunek za trzy godziny badań, czy klient może naprawdę wiedzieć, czy każda minuta została poświęcona na czynności dodające?

Opisy opisowe towarzyszące każdej pozycji faktury prawnej mogą zapewnić wnikliwy kontekst. Ale biorąc pod uwagę setki (lub tysiące) stron z fakturami otrzymywanymi co miesiąc przez korporacyjne zespoły prawne, ręczne sprawdzanie każdego słowa jest praktycznie niemożliwe. W rezultacie wewnętrzne zespoły prawne musiały zbadać dodatkowe środki strategiczne i techniczne.

Ze strategicznego punktu widzenia klienci korporacyjni przyjmują obecnie bardziej proaktywne postawy w swoich relacjach z doradcami zewnętrznymi. Dokumentują szczegółowe wytyczne prawne dotyczące rozliczeń, aby jasno sformułować swoją definicję tego, co jest – i nie jest – ważną usługą płatną. Proponują alternatywne ustalenia dotyczące opłat, takie jak miesięczne opłaty lub rabaty ilościowe, które zapewniają lepszą przewidywalność niż rozliczenia godzinowe. Analizują dane rozliczeniowe, aby uzyskać bardziej obiektywne wskazówki dotyczące kosztów określonych działań.

Pojawienie się specjalistycznego oprogramowania do zarządzania wydatkami prawnymi pomaga zespołom przyspieszyć realizację każdej z tych strategicznych ambicji. Digitalizacja i standaryzacja zarządzania fakturami znacznie ograniczyły nakłady administracyjne wymagane do utrzymania świadomości kosztów prawnych.

Automatyzacja elementów przepływu pracy przeglądu faktur umożliwiła zespołom konsekwentne egzekwowanie wytycznych dotyczących rozliczeń i szybkie odrzucanie nieautoryzowanych wydatków. A możliwości analityczne nowoczesnego oprogramowania dały doświadczonym technicznie zespołom zupełnie nowe zestawy danych, które należy wziąć pod uwagę podczas ważenia decyzji budżetowych i dotyczących zasobów.

Raportowanie i analityka

Poza bieżącym zarządzaniem sprawami i kontrolowaniem kosztów działy prawne mają również obowiązek przejrzystego raportowania swoich postępów i analizowania strategicznych implikacji. Jednak te ilościowe ćwiczenia nie zawsze przychodzą łatwo do wewnętrznych zespołów prawnych.

Najbardziej upartą przeszkodą była w rzeczywistości podstawowa widoczność. Działy prawne korporacji stosunkowo późno dokonały cyfryzacji swoich operacji. W rezultacie ich raportowanie ucierpiało z powodu tych samych problemów z dokładnością i skalowalnością, które nękają wiele procesów ręcznych. Brakujące metadane i niezbadane faktury mogą się łączyć, pozostawiając znaczne martwe punkty w szerszym obrazie operacji prawnych.

Jednak nawet wtedy, gdy działy prawne pracują na pełnym zbiorze danych, sprawna analiza stanowi osobne wyzwanie. Składanie raportów z niekończącego się łańcucha arkuszy kalkulacyjnych raczej nie sprzyja szybkim zwrotom. A do czasu, gdy zapracowani prawnicy sfinalizują swoje raporty, wartość takich informacji, które docierają z opóźnieniem, często maleje.

Nadzieję dają jednak dwa kluczowe wydarzenia. Pierwszym z nich jest pojawienie się czynności prawnych jako wyspecjalizowanego zawodu. Prawnicy zazwyczaj wywodzą się z bardziej tradycyjnych środowisk administracji biznesowej i wnoszą do działu bardziej analityczny sposób myślenia. Krótko mówiąc, rozumieją, które metryki należy monitorować i jakie ruchy wykonać, aby uzyskać trendy we właściwych kierunkach.

Drugim, powiązanym rozwojem, było techniczne wzmocnienie prawników. Coraz więcej działów zdaje sobie sprawę ze znaczących zwrotów, jakie mogą przynieść inwestycje w oprogramowanie, które odpowiada ich coraz bardziej analitycznym ambicjom. Od prostych udoskonaleń, takich jak pulpity raportowania wizualnego, po zaawansowane innowacje, takie jak przegląd faktur wspomagany sztuczną inteligencją, wewnętrzne zespoły prawne stopniowo zyskują moc techniczną wymaganą do szybkiego przekształcania surowych danych w praktyczne spostrzeżenia.

Funkcje uzupełniające, z którymi należy się zapoznać

Opisane powyżej trzy wymiary zarządzania prawnego w przedsiębiorstwie będą nadal przyciągać najwięcej uwagi i inwestycji ze strony korporacyjnych zespołów prawnych. Mimo to ważne jest, aby również pamiętać o niektórych nakładających się funkcjach, które pozostają stałym elementem operacji prawnych. Kluczowe tematy i kategorie techniczne obejmują:

• Zarządzanie cyklem życia umowy. Działy prawne korporacji pomagają w tworzeniu, negocjowaniu, podpisywaniu, przechowywaniu, egzekwowaniu i odnawianiu złożonych umów między firmą a jej partnerami.
• Legalne wstrzymanie. Gdy firma staje w obliczu toczącego się lub przewidywanego postępowania sądowego, wewnętrzny zespół prawny zapewnia i ułatwia zachowanie potencjalnie istotnych informacji.
• E-odkrywanie. W ramach przygotowań do postępowania sądowego radca prawny obu stron poszuka, zidentyfikuje i zabezpieczy wszelkie zapisy elektroniczne, które mogą być wykorzystane jako dowód.

Tak więc, gdy oceniasz swoje operacje prawne w sumie, pamiętaj, aby zastanowić się, co możesz zrobić, aby zmniejszyć tarcie między komponentami.

3 natychmiastowe korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania prawnego w przedsiębiorstwie

Zarządzanie prawne w przedsiębiorstwie jest procesem ciągłym, a nie skończonym projektem. To ciągła analiza tego, jak działa dział prawny i jak może się doskonalić. W rezultacie zespoły często będą musiały zadawać szczere pytania i po drodze porzucić zakorzenione nawyki. Ale po drugiej stronie tych drobnych niedogodności leżą główne nagrody.

1. Operacje rozliczalne

Odpowiedzialność to jedna z tych cech, które naprawdę można rozpoznać tylko po jej braku. Gdy na wszystkie pytania operacyjne pojawiają się szybkie odpowiedzi i kompletne zapisy, łatwo jest przejąć odpowiedzialność i zgodność po prostu przychodzą zespołowi w sposób naturalny. Ale kiedy takie pytania częściej spotykają się z dziwnymi spojrzeniami, przypomina się nam, że odpowiedzialność jest wynikiem celowego wysiłku.

Oprogramowanie do zarządzania prawem przedsiębiorstwa pomaga działom rozwijać tę cechę, najpierw przenosząc pracę z poszczególnych skrzynek odbiorczych i arkuszy kalkulacyjnych do bardziej kontrolowanego środowiska. Zarządzanie sprawami za pośrednictwem centralnego cyfrowego centrum nagle sprawia, że ​​każda usługa prawna jest domyślnie widoczna i możliwa do śledzenia. To podejście do odpowiedzialności jest następnie wzmacniane przez przyjęcie wiarygodnych narzędzi sprawozdawczych. Świadomość, że wyniki będą konsekwentnie i obiektywnie mierzone, w naturalny sposób podnosi oczekiwania w zespole.

Ta zmiana kulturowa jest korzystna również dla całej organizacji, pomagając w kilkustopniowym zmniejszeniu ryzyka zgodności i bezpieczeństwa. A dostępność raportów ilościowych ułatwia współpracownikom zrozumienie i odniesienie się do pracy wykonywanej w dziale prawnym. Ale co najważniejsze, stanowi podstawę wszelkiego przyszłego postępu. W końcu, jak zespoły mogą poprawić to, czego nie widzą?

2. Wydajne procesy

Robić więcej za mniej to dobrze znany obowiązek wewnętrznych zespołów prawnych. Biorąc pod uwagę, że firmy mają tendencję do określania swojej funkcji prawnej jako centrum kosztów, pytanie o to, co można usunąć, jest częściej zadawane niż o to, co należy dodać. Przemyślane inwestycje w zarządzanie prawne przedsiębiorstwem mogą jednak pomóc działom osiągać ogromne wyniki przy użyciu skromnych zasobów.

Przejście od ręcznych procesów papierowych do zautomatyzowanych, cyfrowych przepływów pracy radykalnie zmniejsza obciążenie administracyjne związane z operacjami prawnymi. Nakład pracy związany z zebraniem faktur z kancelarii i przesłaniem ich np. do odpowiednich recenzentów jest skutecznie eliminowany przez odpowiednie oprogramowanie. To samo można powiedzieć o zadaniach, od przyjmowania materii po śledzenie budżetu. A wszystkie te przyrostowe ulepszenia składają się na tydzień pracy, który zasadniczo został ponownie skoncentrowany na działaniach o wyższej wartości.

Strategiczne ograniczenie marnotrawstwa w ramach legalnej działalności przynosi również korzyści interesariuszom biznesowym. Na przykład zespoły finansów korporacyjnych będą miały mniej powodów do obaw o przesyłanie niezgodnych faktur lub opóźnione dostarczenie żądanych raportów. Tymczasem radca prawny z zewnątrz może cieszyć się szybszymi cyklami płatności i mniejszą liczbą problemów administracyjnych.

3. Oszczędności kosztów

W rzeczywistości niektórzy interesariusze biznesowi nadal będą postrzegać stosunek wydatków prawnych do przychodów firmy jako jedyny wskaźnik wydajności działu prawnego. Wpajanie odpowiedzialności i zwiększanie wydajności może być mile widzianą poprawą, ale często są to konsekwencje finansowe, które są najbardziej odczuwalne.

Inwestowanie w inteligentniejsze systemy zarządzania prawnego w przedsiębiorstwie może przynieść cenne oszczędności z kilku źródeł. Rozszerzenie nadzoru finansowego na pełną szerokość i głębokość portfela usług prawnych często po raz pierwszy ujawnia kilka zaskakujących wydatków. Automatyzacja elementów procesu weryfikacji faktur sprawia, że ​​mniej tych nieautoryzowanych działań trafia przede wszystkim na konta płatne. Ostatecznie jednak analizy będą tym, co przekaże wewnętrznym zespołom prawnym najdłuższe i najsilniejsze dźwignie kontroli kosztów.

Przełożenie usług prawnych na praktyczne dane toruje drogę do benchmarkingu wydajności. Działy prawne mogą szybko przeprowadzić wyczerpujący przegląd swoich spraw związanych z zatrudnieniem, na przykład w celu opracowania obiektywnego standardu wyceny dla podobnych projektów w przyszłości. Ta przewaga informacyjna mogłaby ułatwić negocjowanie korzystniejszych stawek godzinowych lub wprowadzenie stałych struktur opłat. W obu przypadkach całkowity koszt jest od początku bardziej przewidywalny i mniej istotny.

Większa wartość zarządzania prawnego w przedsiębiorstwie

Postęp dokonany w jednym z wymienionych powyżej wymiarów będzie imponujący i wartościowy sam w sobie. Ale zbiorowy wpływ tych przyrostowych osiągnięć jest czymś znacznie wspanialszym – nowym spojrzeniem na to, czym mogą być korporacyjne działy prawne.

Zamiast traktować prawo jako ściśle subiektywną funkcję biznesową, wewnętrzne zespoły prawne zaczynają postrzegać swoje usługi jako obiektywne, wymierne działania. A perspektywa oparta na danych podnosi ich na silniejsze pozycje. Zamiast reagować na wydarzenia innych, częściej składają proaktywne deklaracje i pewne przewidywania dotyczące tego, co się stanie (i powinno) się wydarzyć.

Jednocześnie ich zmniejszające się obciążenia administracyjne umożliwiają im zamianę zobowiązań taktycznych na możliwości strategiczne. Oznacza to więcej czasu poświęconego na pracę, która nie tylko inspiruje ich zawodowo, ale także bardziej bezpośrednio przyczynia się do ogólnego sukcesu ich firmy.

A ponieważ te wewnętrzne zmiany wciąż się kumulują, ich wpływ nieuchronnie zaczyna odbijać się echem poza wydziałem. Koledzy biznesowi zaczynają doceniać i szanować zaangażowanie swojego wewnętrznego zespołu prawnego w ciągłe innowacje. Niedługo potem dynamika całkowicie się zmienia. Dział prawny korporacji, zespół zbyt często lekceważony jako przeszkoda w postępie, staje się wreszcie równie cenionym partnerem strategicznym.