Explicación de la gestión jurídica empresarial y por qué es importante

La gestión legal empresarial es la administración estratégica de las operaciones dentro de un departamento legal corporativo.

Y aunque es una disciplina que se formalizó por primera vez hace casi 30 años, su definición aún está evolucionando.

Sin embargo, lo que permanece constante son las condiciones que impulsan el desarrollo de la gestión jurídica empresarial. Dado que los directorios de las empresas y los organismos reguladores piden continuamente una mayor transparencia, eficiencia y previsibilidad, los equipos legales internos han tenido que analizar detenidamente cómo hacen negocios. Cuando lo hacen, la conversación generalmente gira en torno a tres funciones principales.

Elementos clave de la gestión jurídica empresarial

Se espera que los equipos legales internos asesoren y apoyen a sus colegas comerciales en una amplia gama de temas. Sin embargo, independientemente del área temática, todos los servicios legales corporativos dependen de algunas funciones comunes para garantizar su entrega efectiva.

Gestión de asuntos

Los asuntos son para los equipos legales lo que las cuentas son para los equipos de ventas: las unidades de trabajo individuales en las que se agrupan muchos activos y actividades relacionados. Dada la mayor sensibilidad del trabajo, las empresas tienen la responsabilidad de gobernar sus asuntos legales con amplias protecciones y protocolos. De hecho, la gestión de asuntos comienza mucho antes de que se realicen los servicios legales.

La primera tarea es la ingesta de materia segura y eficiente. Los colegas de negocios necesitan instrucciones claras sobre cómo iniciar solicitudes de asistencia legal y qué contexto incluir. A partir de ahí, el equipo legal interno revisará la solicitud, calificará su urgencia relativa y evaluará los recursos disponibles. Una vez que la prioridad del asunto y la capacidad del equipo estén alineadas, el departamento legal asignará los recursos y autorizará el inicio del trabajo.

A medida que el equipo legal interno y los asesores externos continúan avanzando en el asunto, hay una letanía de detalles que deben documentarse en el camino. Las partes interesadas comerciales, los contribuyentes legales, los presupuestos, los plazos y las facturas son solo la punta del iceberg cuando se trata de lo que las empresas deben rastrear. Luego, finalmente, una vez que se resuelva el asunto, el equipo debe comunicar su resultado a través de los canales apropiados y considerar las lecciones que podrían aplicarse a proyectos futuros.

Si eso suena como mucha información para rastrear, almacenar, recuperar y revisar, es porque lo es. Y esa carga solo se multiplica por el hecho de que la mayoría de las empresas emprenderán cientos de asuntos en el transcurso de un año. Por lo tanto, no sorprende que se reconozca más la inutilidad de administrar los asuntos legales a través del correo electrónico y la hoja de cálculo y optar por una solución más especializada.

De manera similar a lo que hacen las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para los equipos de ventas, el software de gestión de asuntos ayuda a los equipos legales a establecer fácilmente un registro digital central de todas las actividades relevantes.

Gestión de gastos legales

La mayoría de las responsabilidades de gestión de gastos que tienen los equipos legales internos serían fácilmente reconocibles para cualquier otro departamento comercial. Cada uno debe pronosticar los gastos, hacer un seguimiento de los presupuestos y esforzarse por limitar los gastos siempre que sea posible. Pero hay varios factores sutiles que hacen que el control de costos sea particularmente difícil para los departamentos legales.

Primero, la demanda de servicios legales corporativos es inherentemente impredecible y en gran medida impulsada por factores que van más allá del departamento. La defensa contra litigios o la búsqueda de una adquisición, por ejemplo, no son asuntos que puedan anticiparse fácilmente o modelarse con precisión con meses de anticipación.

En segundo lugar, la asesoría legal externa es un servicio comercial que históricamente ha desafiado el análisis objetivo. Los clientes, naturalmente, se remiten a la experiencia del proveedor e implícitamente confían en él para mantener hábitos de trabajo eficientes. El modelo de facturación por hora favorecido por la industria legal también tiende a oscurecer la naturaleza exacta y el valor de las tareas realizadas. Cuando un bufete de abogados factura tres horas de investigación, por ejemplo, ¿puede un cliente saber realmente si cada minuto se dedicó a actividades de valor agregado?

Las descripciones narrativas que acompañan a cada elemento de línea de factura legal pueden ofrecer un contexto perspicaz. Pero considerando los cientos (o miles) de páginas de facturas que reciben los equipos legales corporativos cada mes, revisar manualmente cada palabra es prácticamente imposible. Como resultado, los equipos legales internos han tenido que explorar medidas estratégicas y técnicas adicionales.

Desde una perspectiva estratégica, los clientes corporativos ahora están adoptando posturas más proactivas en sus relaciones con los asesores externos. Están documentando pautas legales detalladas de facturación para articular claramente su definición de lo que es y no es un servicio facturable válido. Están proponiendo acuerdos de tarifas alternativos, como retenciones mensuales o descuentos por volumen, que ofrecen una previsibilidad superior a la facturación por hora. Y están analizando los datos de facturación en busca de pistas más objetivas sobre lo que deberían costar ciertas actividades.

La aparición de software especializado en gestión de gastos legales está ayudando a los equipos a acelerar cada una de esas ambiciones estratégicas. La digitalización y estandarización de la gestión de facturas ha reducido significativamente el esfuerzo administrativo necesario para mantener el conocimiento de los costes legales.

La automatización de elementos del flujo de trabajo de revisión de facturas ha permitido a los equipos hacer cumplir de manera constante las pautas de facturación y rechazar rápidamente los gastos no autorizados. Y las capacidades analíticas del software moderno ahora han brindado a los equipos expertos en tecnología conjuntos de datos completamente nuevos para considerar al sopesar las decisiones de presupuesto y recursos.

Informes y análisis

Además de gestionar los asuntos y controlar los costes en el día a día, los departamentos jurídicos también tienen el deber de informar de forma transparente sobre su progreso y analizar las implicaciones estratégicas. Sin embargo, estos ejercicios cuantitativos no siempre han resultado fáciles para los equipos legales internos.

El obstáculo más obstinado en realidad ha sido la visibilidad básica. Los departamentos legales corporativos han tardado comparativamente en digitalizar sus operaciones. Como resultado, sus informes han sufrido los mismos problemas de precisión y escalabilidad que afectan a muchos procesos manuales. Los metadatos faltantes y las facturas no examinadas pueden combinarse para dejar importantes puntos ciegos en el panorama general de las operaciones legales.

Sin embargo, incluso cuando los departamentos legales trabajan con un conjunto completo de datos, el análisis eficiente plantea un desafío aparte. Reunir informes de una cadena interminable de hojas de cálculo difícilmente conduce a resultados rápidos. Y en el momento en que los ocupados miembros del personal legal finalizan sus informes, el valor de tales conocimientos tardíos suele disminuir.

Sin embargo, hay dos desarrollos clave que brindan esperanza. El primero es el surgimiento de las operaciones jurídicas como profesión especializada. Los operadores legales tienden a provenir de entornos de administración de empresas más tradicionales y aportan una mentalidad más analítica al departamento. En resumen, entienden qué métricas monitorear y qué movimientos hacer para que esos números tengan la tendencia en las direcciones correctas.

El segundo desarrollo relacionado ha sido el empoderamiento técnico de los profesionales de operaciones legales. Más departamentos se están dando cuenta de los importantes beneficios que pueden derivarse de invertir en software que se adapte a sus ambiciones cada vez más analíticas. Desde refinamientos simples como paneles de informes visuales hasta innovaciones sofisticadas como la revisión de facturas asistida por IA, los equipos legales internos están ganando gradualmente la potencia técnica necesaria para transformar rápidamente los datos sin procesar en conocimientos prácticos.

Funciones complementarias para familiarizarse

Las tres dimensiones de la gestión legal empresarial descritas anteriormente seguirán atrayendo la mayor atención e inversión de los equipos legales corporativos. Aún así, es importante reconocer también algunas de las funciones superpuestas que siguen siendo elementos fijos de las operaciones legales. Los temas clave y las categorías técnicas incluyen:

• Gestión del ciclo de vida del contrato. Los departamentos legales corporativos ayudan con la creación, negociación, firma, almacenamiento, ejecución y renovación de contratos complejos entre la empresa y sus socios.
• Retención legal. Cuando una empresa se enfrenta a litigios pendientes o previstos, el equipo jurídico interno garantiza y facilita la conservación de información potencialmente relevante.
• descubrimiento electrónico. En preparación para los procedimientos legales, los abogados de ambas partes buscarán, identificarán y asegurarán cualquier registro electrónico que pueda usarse como evidencia.

Entonces, mientras evalúa sus operaciones legales en resumen, asegúrese de considerar qué puede hacer para reducir la fricción entre los componentes.

3 beneficios inmediatos del software de gestión legal empresarial

La gestión jurídica empresarial es un proceso continuo más que un proyecto finito. Es un análisis continuo de cómo funciona un departamento legal y cómo puede mejorar. Como resultado, los equipos a menudo tendrán que hacer preguntas sinceras y abandonar hábitos arraigados en el camino. Pero al otro lado de estas pequeñas molestias se encuentran grandes recompensas.

1. Operaciones contables

La rendición de cuentas es uno de esos rasgos que solo puedes reconocer realmente por su ausencia. Cuando todas las preguntas operativas reciben respuestas rápidas y registros completos, es fácil asumir la responsabilidad y el cumplimiento es algo natural para un equipo. Pero cuando esas consultas son más comúnmente recibidas con miradas burlonas, recordamos que la responsabilidad es el producto de un esfuerzo intencional.

El software de administración legal empresarial ayuda a los departamentos a desarrollar esta característica al obtener primero el trabajo de las bandejas de entrada y las hojas de cálculo individuales y llevarlo a un entorno más controlado. La gestión de asuntos a través de un centro digital central de repente hace que todos los servicios legales sean visibles y rastreables de forma predeterminada. Esta actitud de rendición de cuentas se ve luego reforzada por la adopción de herramientas de información fiables. El conocimiento de que el desempeño se medirá de manera consistente y objetiva aumenta naturalmente las expectativas dentro de un equipo.

Este cambio cultural también beneficia a la organización en general al ayudar a reducir los riesgos de cumplimiento y seguridad en varios grados. Y la disponibilidad de informes cuantitativos facilita que los colegas comerciales comprendan y se relacionen con el trabajo que se realiza dentro del departamento legal. Pero lo más importante de todo es que sienta las bases para todo progreso futuro. Después de todo, ¿cómo pueden los equipos mejorar lo que no pueden ver?

2. Procesos eficientes

Hacer más con menos es un mandato familiar para los equipos legales internos. Teniendo en cuenta que las empresas tienden a enmarcar su función legal como un centro de costos, la pregunta de qué se puede quitar tiende a plantearse con más frecuencia que qué se debe agregar. Sin embargo, las inversiones bien pensadas en la gestión legal de la empresa pueden ayudar a los departamentos a obtener resultados masivos con recursos modestos.

La transición de procesos manuales basados ​​en papel a flujos de trabajo digitales automatizados reduce drásticamente la carga administrativa detrás de las operaciones legales. El esfuerzo requerido para recopilar facturas de bufetes de abogados y enviarlas a los revisores apropiados, por ejemplo, se elimina efectivamente con el software adecuado. Lo mismo puede decirse de las tareas que van desde la admisión de materias hasta el seguimiento del presupuesto. Y todas estas mejoras incrementales se suman a la semana laboral fundamentalmente reenfocada en actividades de mayor valor.

La reducción estratégica de desperdicios dentro de las operaciones legales también beneficia a las partes interesadas del negocio. Los equipos de finanzas corporativas, por ejemplo, tendrán menos motivos para preocuparse por la presentación de facturas no conformes o la llegada retrasada de los informes solicitados. Mientras tanto, los abogados externos pueden animarse con ciclos de pago más rápidos y menos dolores de cabeza administrativos.

3. Ahorro de costes

De hecho, algunas partes interesadas del negocio seguirán viendo la relación entre los gastos legales y los ingresos de la empresa como el único indicador del desempeño del departamento legal. Inculcar la responsabilidad y aumentar la eficiencia pueden ser mejoras bienvenidas, pero a menudo son las implicaciones financieras las que se sienten más ampliamente.

Invertir en sistemas de administración legal empresarial más inteligentes puede generar valiosos ahorros de costos de varias fuentes. Extender la supervisión financiera para cubrir todo el ancho y profundidad de una cartera de servicios legales a menudo saca a la luz algunos gastos sorprendentes por primera vez. La automatización de elementos del proceso de revisión de facturas garantiza que menos de esas actividades no autorizadas lleguen a las cuentas por pagar en primer lugar. Pero, al final, el análisis será lo que les proporcione a los equipos legales internos sus palancas de control de costos más largas y sólidas.

Traducir los servicios legales en datos prácticos allana el camino para la evaluación comparativa del desempeño. Los departamentos legales pueden realizar rápidamente una revisión exhaustiva de sus asuntos relacionados con el empleo, por ejemplo, para desarrollar un estándar de precios objetivo para proyectos similares en el futuro. Esa ventaja informativa podría facilitar la negociación de tarifas por hora más favorables o la implementación de estructuras de tarifas fijas. En cualquier caso, el costo total se hace más predecible y menos sustancial desde el principio.

El mayor valor de la gestión jurídica empresarial

El progreso realizado dentro de cualquiera de las dimensiones descritas anteriormente será impresionante y valioso por derecho propio. Pero el impacto colectivo de estos logros incrementales es algo mucho más grandioso: una nueva percepción de lo que pueden ser los departamentos legales corporativos.

En lugar de considerar la ley como una función comercial estrictamente subjetiva, los equipos legales internos están comenzando a ver sus servicios como actividades objetivas y cuantificables. Y esa perspectiva basada en datos los está elevando a posiciones más poderosas. En lugar de reaccionar ante los desarrollos de los demás, con más frecuencia hacen declaraciones proactivas y predicciones seguras sobre lo que sucederá (y debería suceder).

Al mismo tiempo, sus cargas administrativas decrecientes les permiten intercambiar obligaciones tácticas por oportunidades estratégicas. Eso significa más tiempo dedicado al trabajo que no solo los inspira profesionalmente, sino que también contribuye más directamente al éxito general de su empresa.

Y a medida que estos cambios internos continúan acumulándose, su impacto inevitablemente comienza a resonar más allá del departamento. Los colegas de negocios comienzan a reconocer y respetar el compromiso de su equipo legal interno con la innovación continua. Entonces, en poco tiempo, la dinámica cambia por completo. El departamento legal corporativo, un equipo que con demasiada frecuencia se descarta como un impedimento para el progreso, finalmente se convierte en un socio estratégico igualmente valioso.