Expliquer la gestion juridique d'entreprise et pourquoi c'est important

La gestion juridique d'entreprise est l'administration stratégique des opérations au sein d'un service juridique d'entreprise.

Et bien qu'il s'agisse d'une discipline qui s'est formalisée il y a près de 30 ans, sa définition évolue encore.

Ce qui reste cependant constant, ce sont les conditions de développement de la gestion juridique des entreprises. Les conseils d'administration et les organismes de réglementation réclamant continuellement plus de transparence, d'efficacité et de prévisibilité, les équipes juridiques internes ont dû examiner de près leur façon de faire des affaires. Lorsqu'ils le font, la conversation tourne généralement autour de trois fonctions principales.

Éléments clés de la gestion juridique de l'entreprise

Les équipes juridiques internes sont censées conseiller et soutenir leurs collègues commerciaux sur un large éventail de sujets. Quel que soit le domaine, cependant, tous les services juridiques d'entreprise dépendent de quelques fonctions communes pour assurer leur prestation efficace.

Gestion des affaires

Les questions sont aux équipes juridiques ce que les comptes sont aux équipes de vente : les unités de travail individuelles dans lesquelles de nombreux actifs et activités connexes sont regroupés. Compte tenu de la sensibilité accrue du travail, les entreprises ont la responsabilité de régir leurs affaires juridiques avec des protections et des protocoles étendus. En fait, la gestion des affaires commence bien avant que les services juridiques ne soient rendus.

La première tâche est une prise de matière sûre et efficace. Les collègues de travail ont besoin de directives claires sur la manière d'initier des demandes d'assistance juridique et sur le contexte à inclure. À partir de là, l'équipe juridique interne examinera la demande, évaluera son urgence relative et évaluera les ressources disponibles. Une fois que la priorité de l'affaire et la capacité de l'équipe sont alignées, le service juridique affectera des ressources et autorisera le début des travaux.

Alors que l'équipe juridique interne et tout avocat externe continuent de progresser dans l'affaire, il y a une litanie de détails qui doivent être documentés en cours de route. Les parties prenantes de l'entreprise, les contributeurs juridiques, les budgets, les délais et les factures ne sont que la pointe de l'iceberg lorsqu'il s'agit de ce que les entreprises doivent suivre. Enfin, une fois le problème résolu, l'équipe doit communiquer son résultat par les canaux appropriés et envisager les leçons qui pourraient être appliquées à de futurs projets.

Si cela ressemble à beaucoup d'informations à suivre, stocker, récupérer et réviser, c'est parce que c'est le cas. Et ce fardeau n'est que multiplié par le fait que la plupart des entreprises entreprennent des centaines de questions au cours d'une année. Il n'est donc pas surprenant de voir de plus en plus reconnaître la futilité de gérer les affaires juridiques par e-mail et tableur et opter pour une solution plus spécialisée.

Semblable à ce que font les outils de gestion de la relation client (CRM) pour les équipes de vente, le logiciel de gestion des affaires aide les équipes juridiques à établir facilement un enregistrement numérique central de toutes les activités pertinentes.

Gestion des dépenses juridiques

La plupart des responsabilités de gestion des dépenses détenues par les équipes juridiques internes seraient facilement identifiables par n'importe quel autre service commercial. Chacun doit prévoir les dépenses, suivre les budgets et s'efforcer de limiter les dépenses dans la mesure du possible. Mais il existe plusieurs facteurs subtils qui rendent le contrôle des coûts particulièrement difficile pour les services juridiques.

Premièrement, la demande de services juridiques aux entreprises est intrinsèquement imprévisible et largement dictée par des facteurs extérieurs au ministère. La défense contre un litige ou la poursuite d'une acquisition, par exemple, ne sont pas des questions qui peuvent être facilement anticipées ou modélisées avec précision des mois à l'avance.

Deuxièmement, le conseil juridique externe est un service commercial qui a toujours défié toute analyse objective. Les clients s'en remettent naturellement à l'expertise du fournisseur et lui font implicitement confiance pour maintenir des habitudes de travail efficaces. Le modèle de facturation horaire privilégié par l'industrie juridique a également tendance à masquer la nature exacte et la valeur des tâches effectuées. Lorsqu'un cabinet d'avocats facture trois heures de recherche, par exemple, un client peut-il vraiment savoir si chaque minute a été consacrée à des activités à valeur ajoutée ?

Les descriptions narratives qui accompagnent chaque élément de ligne de facture légale peuvent offrir un contexte pertinent. Mais compte tenu des centaines (ou des milliers) de pages de factures reçues chaque mois par les équipes juridiques des entreprises, il est pratiquement impossible d'examiner manuellement chaque mot. En conséquence, les équipes juridiques internes ont dû explorer des mesures stratégiques et techniques supplémentaires.

D'un point de vue stratégique, les entreprises clientes adoptent désormais des positions plus proactives dans leurs relations avec les conseils externes. Ils documentent des directives de facturation légales détaillées pour articuler clairement leur définition de ce qui est - et n'est pas - un service facturable valide. Ils proposent des arrangements de frais alternatifs, tels que des acomptes mensuels ou des remises sur volume, qui offrent une prévisibilité supérieure à la facturation horaire. Et ils analysent les données de facturation pour obtenir des indices plus objectifs sur le coût de certaines activités.

L'émergence de logiciels spécialisés de gestion des dépenses juridiques aide les équipes à accélérer chacune de ces ambitions stratégiques. La numérisation et la standardisation de la gestion des factures ont considérablement réduit les efforts administratifs nécessaires pour rester conscient des frais juridiques.

L'automatisation des éléments du flux de travail de révision des factures a permis aux équipes d'appliquer systématiquement les directives de facturation et de rejeter rapidement les dépenses non autorisées. Et les capacités analytiques des logiciels modernes ont désormais donné aux équipes férus de technologie des ensembles de données entièrement nouveaux à prendre en compte lors de la pesée des décisions de budgétisation et de ressources.

Rapports et analyses

Au-delà de la gestion des dossiers et de la maîtrise des coûts au quotidien, les directions juridiques ont également le devoir de rendre compte en toute transparence de leur avancement et d'analyser les implications stratégiques. Cependant, ces exercices quantitatifs n'ont pas toujours été faciles pour les équipes juridiques internes.

L'obstacle le plus tenace a en fait été la visibilité de base. Les services juridiques des entreprises ont été relativement en retard pour numériser leurs opérations. En conséquence, leurs rapports ont souffert des mêmes problèmes de précision et d'évolutivité qui affectent de nombreux processus manuels. Des métadonnées manquantes et des factures non examinées peuvent se combiner pour créer des angles morts importants dans le tableau d'ensemble des opérations juridiques.

Même lorsque les services juridiques travaillent avec un ensemble de données complet, une analyse efficace pose un défi distinct. Reconstituer des rapports à partir d'une chaîne sans fin de feuilles de calcul n'est guère propice à des délais d'exécution rapides. Et au moment où les membres du personnel juridique très occupés finalisent leurs rapports, la valeur de ces informations tardives est souvent diminuée.

Deux développements clés sont cependant porteurs d'espoir. Le premier est l'émergence des opérations juridiques en tant que profession spécialisée. Les opérateurs juridiques ont tendance à provenir de milieux plus traditionnels en administration des affaires et à apporter un état d'esprit plus analytique au département. En bref, ils comprennent quelles mesures surveiller et quelles mesures prendre pour que ces chiffres évoluent dans la bonne direction.

Le deuxième développement connexe a été l'autonomisation technique des professionnels des opérations juridiques. De plus en plus de départements réalisent les retours importants qui peuvent découler de l'investissement dans des logiciels adaptés à leurs ambitions de plus en plus analytiques. Des simples améliorations telles que les tableaux de bord de rapports visuels aux innovations sophistiquées telles que la révision des factures assistée par l'IA, les équipes juridiques internes acquièrent progressivement la puissance technique nécessaire pour transformer rapidement les données brutes en informations pratiques.

Des fonctions complémentaires à connaître

Les trois dimensions de la gestion juridique d'entreprise décrites ci-dessus continueront d'attirer le plus d'attention et d'investissement de la part des équipes juridiques d'entreprise. Même encore, il est important de reconnaître également certaines des fonctions qui se chevauchent et qui restent inhérentes aux opérations juridiques. Les sujets clés et les catégories techniques incluent :

• Gestion du cycle de vie des contrats. Les services juridiques des entreprises assistent la création, la négociation, la signature, le stockage, l'exécution et le renouvellement de contrats complexes entre l'entreprise et ses partenaires.
• Tenue légale. Lorsqu'une entreprise fait face à des procédures contentieuses en cours ou anticipées, l'équipe juridique interne assure et facilite la préservation des informations potentiellement pertinentes.
• E-découverte. En préparation des procédures judiciaires, les avocats des deux parties rechercheront, identifieront et sécuriseront tous les enregistrements électroniques pouvant être utilisés comme preuves.

Ainsi, lorsque vous évaluez vos opérations légales en somme, assurez-vous de considérer ce que vous pouvez faire pour réduire les frictions entre les composants.

3 avantages immédiats d'un logiciel de gestion juridique d'entreprise

La gestion juridique de l'entreprise est un processus continu plutôt qu'un projet fini. Il s'agit d'une analyse continue du fonctionnement d'un service juridique et de la manière dont il peut s'améliorer. En conséquence, les équipes devront souvent poser des questions franches et abandonner des habitudes enracinées en cours de route. Mais de l'autre côté de ces inconforts mineurs se cachent des récompenses majeures.

1. Opérations responsables

La responsabilité est l'un de ces traits que vous ne pouvez vraiment reconnaître que par son absence. Lorsque toutes les questions opérationnelles reçoivent des réponses rapides et des enregistrements complets, il est facile d'assumer la responsabilité et la conformité vient naturellement à une équipe. Mais lorsque ces demandes sont plus souvent accueillies par des regards interrogateurs, on nous rappelle que la responsabilité est le produit d'un effort intentionnel.

Un logiciel de gestion juridique d'entreprise aide les départements à développer cette caractéristique en extrayant d'abord le travail des boîtes de réception et des feuilles de calcul individuelles et dans un environnement plus contrôlé. La gestion des affaires via un hub numérique central rend soudainement chaque service juridique visible et traçable par défaut. Cette attitude de responsabilisation est ensuite renforcée par l'adoption d'outils de reporting fiables. Le fait de savoir que la performance sera mesurée de manière cohérente et objective suscite naturellement des attentes au sein d'une équipe.

Ce changement culturel profite également à l'ensemble de l'organisation en contribuant à réduire de plusieurs degrés les risques de conformité et de sécurité. Et la disponibilité de rapports quantitatifs permet aux collègues de travail de comprendre plus facilement et de s'identifier au travail effectué au sein du service juridique. Mais le plus important de tout, c'est qu'il établit les bases de tous les progrès futurs. Après tout, comment les équipes peuvent-elles améliorer ce qu'elles ne voient pas ?

2. Processus efficaces

Faire plus avec moins est un mandat familier pour les équipes juridiques internes. Étant donné que les entreprises ont tendance à définir leur fonction juridique comme un centre de coûts, la question de savoir ce qui peut être supprimé tend à être posée plus fréquemment que ce qui doit être ajouté. Cependant, des investissements réfléchis dans la gestion juridique de l'entreprise peuvent aider les départements à obtenir des résultats massifs avec des ressources modestes.

Le passage de processus manuels sur papier à des flux de travail numériques automatisés réduit considérablement la charge administrative derrière les opérations juridiques. L'effort requis pour rassembler les factures des cabinets d'avocats et les acheminer vers les réviseurs appropriés, par exemple, est effectivement éliminé par le logiciel approprié. Il en va de même pour les tâches allant de la réception des affaires au suivi budgétaire. Et toutes ces améliorations progressives s'ajoutent à une semaine de travail fondamentalement recentrée sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

La réduction stratégique des déchets au sein des opérations juridiques profite également aux parties prenantes de l'entreprise. Les équipes financières des entreprises, par exemple, auront moins de raisons de s'inquiéter de la soumission de factures non conformes ou de l'arrivée tardive des rapports demandés. Pendant ce temps, les avocats externes peuvent être encouragés par des cycles de paiement plus rapides et moins de maux de tête administratifs.

3. Économies de coûts

En vérité, certaines parties prenantes commerciales continueront de considérer le ratio des frais juridiques par rapport aux revenus de l'entreprise comme le seul indicateur de la performance du service juridique. Inculquer la responsabilité et accroître l'efficacité peuvent être des améliorations bienvenues, mais ce sont souvent les implications financières qui se font le plus sentir.

Investir dans des systèmes de gestion juridique d'entreprise plus intelligents peut permettre de réaliser de précieuses économies à partir de plusieurs sources. L'extension de la surveillance financière pour couvrir toute la largeur et la profondeur d'un portefeuille de services juridiques met souvent en lumière quelques dépenses surprenantes pour la toute première fois. L'automatisation des éléments du processus d'examen des factures garantit que moins de ces activités non autorisées atteignent les comptes fournisseurs en premier lieu. Mais, en fin de compte, l'analyse sera ce qui donnera aux équipes juridiques internes leurs leviers de contrôle des coûts les plus longs et les plus puissants.

La traduction des services juridiques en données pratiques ouvre la voie à l'analyse comparative des performances. Les services juridiques peuvent rapidement effectuer un examen exhaustif de leurs questions liées à l'emploi, par exemple, pour développer une norme de tarification objective pour des projets similaires à l'avenir. Cet avantage informationnel pourrait faciliter la négociation de tarifs horaires plus favorables ou la mise en place de structures d'honoraires fixes. Dans les deux cas, le coût total est rendu plus prévisible et moins substantiel dès le départ.

La plus grande valeur de la gestion juridique de l'entreprise

Les progrès réalisés dans l'une des dimensions décrites ci-dessus seront impressionnants et précieux en soi. Mais l'impact collectif de ces réalisations supplémentaires est quelque chose de bien plus grandiose : une nouvelle perception de ce que peuvent être les services juridiques des entreprises.

Au lieu de considérer le droit comme une fonction commerciale strictement subjective, les équipes juridiques internes commencent à considérer leurs services comme des activités objectives et quantifiables. Et cette perspective fondée sur les données les élève à des positions plus puissantes. Au lieu de réagir aux développements des autres, ils font plus fréquemment des déclarations proactives et des prédictions confiantes sur ce qui va (et devrait) se passer.

Dans le même temps, la diminution de leurs charges administratives leur permet de troquer leurs obligations tactiques contre des opportunités stratégiques. Cela signifie plus de temps consacré au travail qui non seulement les inspire professionnellement, mais qui contribue également plus directement au succès global de leur entreprise.

Et à mesure que ces changements internes continuent de s'accumuler, leur impact commence inévitablement à se répercuter au-delà du département. Les collègues d'affaires commencent à reconnaître et à respecter l'engagement de leur équipe juridique interne envers l'innovation continue. Puis, avant longtemps, la dynamique change complètement. La direction juridique de l'entreprise, une équipe trop souvent rejetée comme un frein au progrès, devient enfin un partenaire stratégique tout aussi apprécié.