如何讓您的非營利組織為重大變化做好準備

您是否曾經更改過您所依賴的電子郵件營銷系統、CRM、籌款軟件或其他技術？ 組織中的技術變革可能令人興奮，但如果沒有做好準備，也會造成緊張、混亂和缺乏主人翁意識。

雖然關注有助於提高影響力的新工具很重要，但在整個變革過程中記住員工也同樣重要。 對變化的飽和和疲勞是前五個項目失敗因素之一，同時缺乏贊助和溝通不暢。

我們在 2017 年進行了一項調查，發現雖然大多數受訪者表示他們的組織在不斷尋找創新的新機會，但他們沒有足夠的結構或系統來支持變革，而且領導和管理對變革的支持不足。 下面，我們將為您提供有關您的非營利組織如何為變革做好準備、最大限度地減少摩擦點並讓員工參與進來的提示。

非營利組織想要創新

2017 年，我們對非營利組織的基本調查顯示，65% 的受訪者表示他們的組織正在不斷尋找新的技術機會和創新。

如果您沒有適當的計劃，您將面臨變革疲勞的風險，這會對項目的成功和用戶採用產生負面影響。

改變疲勞是真實的

雖然非營利組織渴望新的機會和創新，但許多人以前經歷過變革，並感受到缺乏變革管理計劃的痛苦。 在我們的調查中，近 60% 的受訪者指出，他們的組織過去的變化導致疲勞是一個因素。

那麼，您如何應對變革飽和帶來的風險——當變革的數量大於組織必須管理它的能力時——在流程、運營和技術方面同時進行複雜的轉變時可能會出現這種風險？ 除了仔細計劃之外，讓我們通過一些步驟來幫助減少阻力和疲勞。 讓我們使用從 TeamRaiser 切換到 Classy 的示例。

評估你的風景

首先，我們發現在大型項目開始時對景觀進行評估可以確定額外的預期變化。 景觀評估將幫助您確定存在哪些技術系統以及誰在使用它們

景觀評估示例

通常，組織在進行此練習時會發現正在使用孤島數據庫，而組織中的許多人都不知道。 通過評估當前存在的內容並分析用戶的需求，您將能夠確定精簡系統的計劃並了解誰會受到變更的影響。

例如，如果您的組織正在從 TeamRaiser 遷移到 Classy，您應該確定技術生態系統中存在的其他系統。 提出以下問題：

• 目前使用什麼系統來管理從線下、在線或籌款活動中收到的捐款？
• 該系統如何與 TeamRaiser 交互？
• 您的組織中是否有一個小部門可能正在使用自製系統或 Excel 電子表格來管理非常小的事件？
• 是否存在曾經使用過且僅用於特定事件的遺留系統？
• TeamRaiser 數據如何與您組織的財務系統相協調？
• 這是手動還是自動過程？

重要的是在開始項目之前繪製出所有存在的系統，無論大小，並確定未來的狀態圖。

通過繪製所有這些不同的系統以及誰在使用這些系統，您將了解從 TeamRaiser 遷移到 Classy 所需的更改量。 完成景觀評估後，評估其他關鍵問題也很重要，例如：

• 這種變化是否會影響大量的內部和外部利益相關者？
• 過去的變革項目是否大多不成功？
• 貴組織中的人大多不支持這種變化嗎？
• 這種變化是否需要人們改變他們做事的方式？

這些問題的答案讓您對特定項目的變更範圍和規模有所了解。 這些問題的“是”回答越多，意味著這對您的組織來說是一個重大項目，您需要在變革管理流程中投入時間和資源才能使其成功。

排序您的更改

除了這個難題之外，還有作為實施一部分的技術變更的順序。 將大型項目分解為可管理的階段允許特定部門或團隊規劃他們需要更多參與的時間，並為他們何時發生較少以項目為中心的活動提供清晰的路徑。

示例測序

• 階段 1：從 TeamRaiser 遷移到 Classy
• 第 2 階段：從 Raiser's Edge 遷移到非營利成功包 (NPSP)
• 第 3 階段：將 Classy 集成到新的 NPSP 生態系統中

了解誰受到影響

為參與變革的所有個人繪製價值支柱和阻力點。

利益相關者地圖示例

當你開始一個技術項目時，確定所有將受到這種變化影響的人是很重要的。 例如，如果您要遷移到新的籌款軟件，您組織中將受到此更改影響的一些關鍵人員將是：

• 籌款人，
• 捐助者，
• 活動團隊，
• 禮品入駐人員，
• 金融，
• 志願者，
• 以前的軟件供應商，
• IT人員等

確定受影響的群體後，記錄每個群體的獨特優勢，以及遷移到新籌款軟件時的阻力點。 完成此練習後，您將希望使用此信息來告知您的溝通、培訓和風險管理計劃。

例如，如果您發現財務部門的一個阻力點是沒有足夠的關於新系統和新對賬流程的信息，您將希望在您的項目中主動解決這個問題。 您可以確保您接受了專門的有針對性的培訓來審查財務對賬流程，並確保您與他們的團隊的溝通清楚地了解審計跟踪和對賬的重要性。

您可能還想向該組發送其他文檔，詳細說明系統的詳細信息，以幫助他們了解系統的工作原理。 當您開始進入項目執行時，利益相關者地圖成為一個很好的基礎。

行政贊助

我們的調查還發現，雖然 27% 的非營利組織受訪者認為他們的組織擁有適當的系統和結構來支持和監控舉措期間的變化，但另外 27% 的人處於中間狀態，而 46% 的人沒有。 我們的樣本和 Prosci 的嚴格研究都表明，需要圍繞變革進行更有條理的規劃，這要從執行層面開始。

Proci 的 2018 年最佳變革管理調查發現，積極和可見的讚助是項目成功的最大貢獻者。 具體來說，72% 的項目獲得有效贊助，而缺乏高管贊助的項目只有 29% 成功。

有效贊助的一些屬性是擁有對組織有影響力的合適的領導者，在整個項目中活躍且可見的讚助商，能夠闡明組織為什麼進行變革的願景，並且獎勵做出貢獻的行為積極改變。

除此之外，在 Classy 最近的報告“改變世界的工作：現代非營利專業人士的經驗”中，在測試籌款技術時，執行領導或 IT 部門通常負責發現什麼對組織有用。 然而，幾乎五分之一的組織沒有實施任何類型的流程，受訪者透露沒有具體的負責部門。

雖然高管領導層參與測試新技術很重要，但對他們來說，看到協調擁護者和為變革做準備的價值也很重要。

你準備好改變了嗎？

了解您的非營利組織是否準備好進行變革可以幫助您為可能面臨的許多挑戰做好準備。 提前規劃適當的對話、建立有效的高管贊助以及創建清晰的溝通渠道可以幫助您的團隊接受即將發生的事情。

開始的第一種方法是詢問您的團隊，他們如何看待與他們合作的組織，以便更好地了解情況。 為了提供幫助，我們與 Classy 一起更新了 2017 年的調查，以獲取新結果並重新了解組織如何駕馭變革。

完成下面的快速調查以了解您的組織所處的位置：

最後，你在非營利戰略中考慮的任何改變更多地是關於人，而不是關於流程或技術。 當您努力了解使用該系統的人員、與他們保持一致的溝通並在轉型過程中提供完全的透明度時，您就大大提高了採用和成功的機會。

Smita Vadakekalam 與非營利部門合作超過 20 年，在籌款、技術戰略和運營精簡領域的各種非營利組織工作。 在 Heller Consulting，她與數百家非營利組織合作，實施強大的商業實踐、技術和變革管理戰略，以提高他們的工作效率和成效。

Smita 在 Heller 擔任過多個角色，從顧問、項目經理、專業服務副總裁到目前擔任首席運營官和高級戰略家。 Smita 喜歡在會議上發表演講並撰寫有關非營利部門變革管理的文章。

她在喬治華盛頓大學獲得了國際關係學士學位，並在禮來家族慈善學院 - 印第安納大學慈善中心獲得了慈善研究碩士學位，現在她在校友委員會任職。

她是變革管理專業人員協會的委員會成員、Prosci 認證的變革從業者，並擁有項目管理協會的項目管理專業人員認證。