如何让您的非营利组织为重大变化做好准备

您是否曾经更改过您所依赖的电子邮件营销系统、CRM、筹款软件或其他技术？ 组织中的技术变革可能令人兴奋，但如果没有做好准备，也会造成紧张、混乱和缺乏主人翁意识。

虽然关注有助于提高影响力的新工具很重要，但在整个变革过程中记住员工也同样重要。 对变化的饱和和疲劳是前五个项目失败因素之一，同时缺乏赞助和沟通不畅。

我们在 2017 年进行了一项调查，发现虽然大多数受访者表示他们的组织在不断寻找创新的新机会，但他们没有足够的结构或系统来支持变革，而且领导和管理对变革的支持不足。 下面，我们将为您提供有关您的非营利组织如何为变革做好准备、最大限度地减少摩擦点并让员工参与进来的提示。

非营利组织想要创新

2017 年，我们对非营利组织的基本调查显示，65% 的受访者表示他们的组织正在不断寻找新的技术机会和创新。

如果您没有适当的计划，您将面临变革疲劳的风险，这会对项目的成功和用户采用产生负面影响。

改变疲劳是真实的

虽然非营利组织渴望新的机会和创新，但许多人以前经历过变革，并感受到缺乏变革管理计划的痛苦。 在我们的调查中，近 60% 的受访者指出，他们的组织过去的变化导致疲劳是一个因素。

那么，当在流程、运营和技术方面进行同步、复杂的转变时，您如何应对变革饱和带来的风险——当变革的数量大于组织必须管理它的能力时？ 除了仔细计划之外，让我们通过一些步骤来帮助减少阻力和疲劳。 让我们使用从 TeamRaiser 切换到 Classy 的示例。

评估你的风景

首先，我们发现在大型项目开始时对景观进行评估可以确定额外的预期变化。 景观评估将帮助您确定存在哪些技术系统以及谁在使用它们

景观评估示例

通常，组织在进行此练习时会发现正在使用孤岛数据库，而组织中的许多人都不知道。 通过评估当前存在的内容并分析用户的需求，您将能够确定精简系统的计划并了解谁会受到变更的影响。

例如，如果您的组织正在从 TeamRaiser 迁移到 Classy，您应该确定技术生态系统中存在的其他系统。 提出以下问题：

• 目前使用什么系统来管理从线下、在线或筹款活动中收到的捐款？
• 该系统如何与 TeamRaiser 交互？
• 您的组织中是否有一个小部门可能正在使用自制系统或 Excel 电子表格来管理非常小的事件？
• 是否存在曾经使用过且仅用于特定事件的遗留系统？
• TeamRaiser 数据如何与您组织的财务系统相协调？
• 这是手动还是自动过程？

重要的是在开始项目之前绘制出所有存在的系统，无论大小，并确定未来的状态图。

通过绘制所有这些不同的系统以及谁在使用这些系统，您将了解从 TeamRaiser 迁移到 Classy 所需的更改量。 完成景观评估后，评估其他关键问题也很重要，例如：

• 这种变化是否会影响大量的内部和外部利益相关者？
• 过去的变革项目是否大多不成功？
• 贵组织中的人大多不支持这种变化吗？
• 这种变化是否需要人们改变他们做事的方式？

这些问题的答案让您对特定项目的变更范围和规模有所了解。 这些问题的“是”回答越多，意味着这对您的组织来说是一个重大项目，您需要在变革管理流程中投入时间和资源才能使其成功。

排序您的更改

除了这个难题之外，还有作为实施一部分的技术变更的顺序。 将大型项目分解为可管理的阶段允许特定部门或团队规划他们需要更多参与的时间，并为他们何时发生较少以项目为中心的活动提供清晰的路径。

示例测序

• 阶段 1：从 TeamRaiser 迁移到 Classy
• 第 2 阶段：从 Raiser's Edge 迁移到非营利成功包 (NPSP)
• 第 3 阶段：将 Classy 集成到新的 NPSP 生态系统中

了解谁受到影响

为参与变革的所有个人绘制价值支柱和阻力点。

利益相关者地图示例

当你开始一个技术项目时，确定所有将受到这种变化影响的人是很重要的。 例如，如果您要迁移到新的筹款软件，您组织中将受到此更改影响的一些关键人员将是：

• 筹款人，
• 捐助者，
• 活动团队，
• 礼品入驻人员，
• 金融，
• 志愿者，
• 以前的软件供应商，
• IT人员等

确定受影响的群体后，记录每个群体的独特优势，以及迁移到新筹款软件时的阻力点。 完成此练习后，您将希望使用此信息来告知您的沟通、培训和风险管理计划。

例如，如果您发现财务部门的一个阻力点是没有足够的关于新系统和新对账流程的信息，您将希望在您的项目中主动解决这个问题。 您可以确保您接受了专门的有针对性的培训来审查财务对账流程，并确保您与他们的团队的沟通清楚地了解审计跟踪和对账的重要性。

您可能还想向该组发送其他文档，详细说明系统的详细信息，以帮助他们了解系统的工作原理。 当您开始进入项目执行时，利益相关者地图成为一个很好的基础。

行政赞助

我们的调查还发现，虽然 27% 的非营利组织受访者认为他们的组织有适当的系统和结构来支持和监控举措期间的变化，但另外 27% 的人处于中间状态，而 46% 的人没有。 我们的样本和 Prosci 的严格研究都表明，需要围绕变革进行更有条理的规划，这要从执行层面开始。

Proci 的 2018 年最佳变革管理调查发现，积极和可见的赞助是项目成功的最大贡献者。 具体来说，72% 的项目获得有效赞助，而缺乏高管赞助的项目只有 29% 成功。

有效赞助的一些属性是拥有对组织有影响力的合适的领导者，在整个项目中活跃且可见的赞助商，能够阐明组织为什么进行变革的愿景，并且奖励做出贡献的行为积极改变。

除此之外，在 Classy 最近的报告“改变世界的工作：现代非营利专业人士的经验”中，在测试筹款技术时，执行领导或 IT 部门通常负责发现什么对组织有用。 然而，几乎五分之一的组织没有实施任何类型的流程，受访者透露没有具体的负责部门。

虽然高管领导层参与测试新技术很重要，但对他们来说，看到协调拥护者和为变革做准备的价值也很重要。

你准备好改变了吗？

了解您的非营利组织是否准备好进行变革可以帮助您为可能面临的许多挑战做好准备。 提前规划适当的对话、建立有效的高管赞助以及创建清晰的沟通渠道可以帮助您的团队接受即将发生的事情。

开始的第一种方法是询问您的团队，他们如何看待与他们合作的组织，以便更好地了解情况。 为了提供帮助，我们与 Classy 一起更新了 2017 年的调查，以获取新结果并重新了解组织如何驾驭变革。

完成下面的快速调查以了解您的组织所处的位置：

最后，你在非营利战略中考虑的任何改变更多地是关于人，而不是关于流程或技术。 当您努力了解使用该系统的人、与他们保持一致的沟通并在转型过程中提供完全的透明度时，您就大大提高了采用和成功的机会。

Smita Vadakekalam 与非营利部门合作超过 20 年，在筹款、技术战略和运营精简领域的各种非营利组织工作。 在 Heller Consulting，她与数百家非营利组织合作，实施强大的商业实践、技术和变革管理战略，以提高他们的工作效率和成效。

Smita 在 Heller 担任过多个角色，从顾问、项目经理、专业服务副总裁到目前担任首席运营官和高级战略家。 Smita 喜欢在会议上发表演讲并撰写有关非营利部门变革管理的文章。

她在乔治华盛顿大学获得了国际关系学士学位，并在礼来家族慈善学院 - 印第安纳大学慈善中心获得了慈善研究硕士学位，现在她在校友委员会任职。

她是变革管理专业人员协会的委员会成员、Prosci 认证的变革从业者，并拥有项目管理协会的项目管理专业人员认证。