大きな変化に備えて非営利団体を準備する方法

メールマーケティングシステム、CRM、資金調達ソフトウェア、または依存している別のテクノロジーを変更したことがありますか？ 組織のテクノロジーの変化は刺激的ですが、適切に準備されていないと、緊張、混乱、所有権の欠如を引き起こす可能性もあります。

影響力を高めるのに役立つ新しいツールに焦点を当てることは重要ですが、変更プロセス全体を通してスタッフを覚えておくことも同様に重要です。 変化に伴う飽和と疲労は、スポンサーシップの欠如やコミュニケーション不足と並んで、プロジェクトの失敗要因の上位5つのうちの1つです。

2017年に調査を実施したところ、回答者の大多数は、組織がイノベーションの新しい機会を絶えず模索している一方で、変化をサポートするための構造やシステムが不十分であり、変化に対するリーダーシップと管理サポートが不十分であることがわかりました。 以下に、非営利団体が変化に備え、摩擦点を最小限に抑え、従業員を受け入れ続けるためのヒントを紹介します。

非営利団体は革新的でありたい

2017年の非営利組織の基本的な調査では、回答者の65％が、組織が新しいテクノロジーの機会とイノベーションを継続的に探していることを示しています。

計画を立てていない場合、変更の疲労のリスクがあり、プロジェクトの成功とユーザーの採用に悪影響を及ぼします。

疲労の変化は本物です

非営利団体は新しい機会と革新を切望していますが、多くの人は以前に変更を経験しており、変更管理計画の欠如の痛みを感じています。 私たちの調査では、回答者のほぼ60％が、組織の過去の変化による疲労が要因であると述べています。

では、プロセス、運用、テクノロジーを同時に複雑にシフトするときに発生する可能性のある、変更の飽和に伴うリスク（変更の量が組織が管理する必要のある容量よりも大きい場合）にどのように対処しますか？ 注意深い計画に加えて、抵抗と倦怠感を最小限に抑えるのに役立ついくつかの手順を見ていきましょう。 TeamRaiserからClassyに切り替える例を使用してみましょう。

あなたの風景を評価する

何よりもまず、大規模なプロジェクトの開始時に景観の評価を行うことで、予想される追加の変化が特定されることがわかりました。 景観評価は、どのテクノロジーシステムが存在し、誰がそれらを使用しているかを判断するのに役立ちます

景観評価の例

多くの場合、組織は、この演習を行うと、組織内の多くの人々が気付いていないサイロデータベースが使用されていることに気付きます。 現在存在するものを把握し、ユーザーのニーズを分析することで、システムを合理化するための計画を決定し、変更によって誰が影響を受けるかを理解することができます。

たとえば、組織がTeamRaiserからClassyに移行する場合、テクノロジーエコシステムに存在する他のシステムを特定する必要があります。 次のような質問をします。

• オフライン、オンライン、または募金イベントから受け取った寄付を管理するために現在使用されているシステムは何ですか？
• このシステムはTeamRaiserとどのように相互作用しますか？
• 組織内に、自社開発のシステムを使用している、または非常に小さなイベントを管理するために優れたスプレッドシートを使用している小さな部門がありますか？
• かつて使用され、特定のイベントにのみ使用されたレガシーシステムはありますか？
• TeamRaiserデータは組織の財務システムとどのように調整されていますか？
• これは手動または自動のプロセスですか？

プロジェクトに着手する前に、存在するすべてのシステムを小規模または大規模にマッピングし、将来の状態図を決定することが重要です。

これらのさまざまなシステムをすべてマッピングし、誰がこれらのシステムを使用しているかを把握することで、TeamRaiserからClassyに移行するために必要な変更の量を把握できます。 景観評価を行ったら、次のような他の重要な質問を検討することも重要です。

• この変更は、多くの内部および外部の利害関係者に影響を与えますか？
• 過去の変更プロジェクトはほとんど失敗しましたか？
• あなたの組織の人々は、この変化をほとんど支持していませんか？
• この変更により、人々は物事のやり方を変える必要がありますか？

これらの質問への回答は、特定のプロジェクトの変更の範囲と規模を理解するのに役立ちます。 これらの質問に対する「はい」の回答が多いということは、これが組織にとって主要なプロジェクトであり、成功するためには変更管理プロセスに時間とリソースを投資する必要があることを意味します。

変更の順序付け

パズルのその部分と並んで、実装の一部であるテクノロジーの変更の順​​序付けがあります。 大規模なプロジェクトを管理可能なフェーズに分割することで、特定の部門またはチームは、より関与する必要がある時期を計画でき、プロジェクトに焦点を当てた活動が少なくなる時期への明確な道筋を提供します。

シーケンスの例

• フェーズ1：TeamRaiserからClassyに移行する
• フェーズ2：Raiser'sEdgeからNonprofitSuccess Pack（NPSP）への移行
• フェーズ3：Classyを新しいNPSPエコシステムに統合する

影響を受ける人を理解する

変化に関与するすべての個人の価値の小道具と抵抗のポイントを計画します。

利害関係者マップの例

テクノロジープロジェクトに着手するときは、この変更によって影響を受けるすべての人を特定することが重要です。 たとえば、新しい資金調達ソフトウェアに移行する場合、この変更の影響を受ける組織の主要人物は次のようになります。

• 募金活動、
• ドナー、
• イベントチーム、
• ギフトエントリースタッフ、
• ファイナンス、
• ボランティア、
• 以前のソフトウェアベンダー、
• ITスタッフ等

影響を受けるグループを計画したら、各グループに固有のメリットと、新しい資金調達ソフトウェアに移行する際の抵抗点を文書化します。 この演習を完了すると、この情報を使用して、コミュニケーション、トレーニング、およびリスク管理の計画を通知することができます。

たとえば、財務部門の抵抗点が新しいシステムと新しい調整プロセスに関する十分な情報を持っていないことを特定した場合は、プロジェクトでこれに積極的に対処する必要があります。 財務の調整プロセスを確認する特別な対象を絞ったトレーニングを確実に実施し、監査証跡と調整の重要性についてチームとのコミュニケーションを明確にすることができます。

また、このグループに、システムがどのように機能するかを理解するのに役立つレベルでシステムの詳細を説明する追加のドキュメントを送信することもできます。 プロジェクトの実行に移り始めると、利害関係者のマップは優れた基礎となります。

エグゼクティブスポンサーシップ

また、非営利団体の回答者の27％が、組織がイニシアチブ中の変化をサポートおよび監視するためのシステムと構造を備えていると考えている一方で、別の27％は真ん中にあり、46％はそうではないこともわかりました。 Prosciによるサンプルと厳密な調査の両方で、変更に関するより構造化された計画が必要であることが示されています。これは、エグゼクティブレベルから始まります。

Prociの2018年のベストインチェンジマネジメント調査では、積極的で目に見えるスポンサーシップがプロジェクトの成功への最大の貢献者であることがわかりました。 具体的には、効果的なスポンサーシップのあるプロジェクトの72％が成功したのに対し、エグゼクティブスポンサーシップのないプロジェクトのわずか29％でした。

効果的なスポンサーシップのいくつかの属性は、組織に影響力を持つ適切なリーダー、プロジェクト全体でアクティブで目に見えるスポンサー、組織が変更を加えている理由のビジョンを明確にすることができ、貢献するやりがいのある行動を持っていることです変化に積極的に。

それに加えて、Classyの最近のレポート、「世界を変える仕事：現代の非営利専門家の経験」では、資金調達テクノロジーのテストに関して、経営幹部またはITは、組織に何が役立つかを発見することをしばしば任されています。 ただし、組織のほぼ5分の1は、いかなる種類のプロセスも実装しておらず、回答者は、担当する特定の部門がないことを明らかにしています。

経営幹部が新しいテクノロジーのテストに関与することは重要ですが、チャンピオンを調整し、変化に備えることの価値を理解することも重要です。

変更の準備はできていますか？

非営利団体が変化の準備ができているかどうかを理解することは、直面する可能性のある多くの課題に備えるのに役立ちます。 適切な会話を事前に計画し、効果的なエグゼクティブスポンサーシップを確立し、明確なコミュニケーションチャネルを作成することで、チームは今後の予定を受け入れることができます。

始めるための最初の方法は、チームがより良い全体像を得るために協力している組織をどのように認識しているかをチームに尋ねることです。 これを支援するために、2017年の調査をClassyと一緒に更新して、新しい結果を取得し、組織が変化をどのようにナビゲートするかについての新しい理解を得ました。

以下の簡単な調査に回答して、組織がどこに立っているかを把握してください。

結局のところ、非営利戦略で検討している変更は、プロセスやテクノロジーよりも人に関するものです。 システムを使用している人々を理解し、一貫してコミュニケーションを取り、変革中に完全な透明性を提供するよう努めると、採用と成功の可能性が大幅に向上します。

Smita Vadakekalamは、20年以上にわたって非営利セクターと協力しており、資金調達、技術戦略、運用の合理化の分野でさまざまな非営利団体で働いています。 Heller Consultingで、彼女は何百もの非営利団体と協力して、強力なビジネスプラクティス、テクノロジー、変更管理戦略を実装し、彼らの仕事をより効率的かつ効果的にしています。

Smitaは、コンサルタント、プロジェクトマネージャー、プロフェッショナルサービス担当副社長から、現在のCOOおよびシニアストラテジストとしての役割まで、Hellerでいくつかの役割を果たしてきました。 Smitaは、会議での講演や非営利セクターの変更管理についての執筆を楽しんでいます。

彼女はジョージワシントン大学で国際関係の学士号を取得し、リリーファミリースクールオブフィランソロピー–インディアナユニバーシティセンターオンフィランソロピーで慈善研究の修士号を取得し、現在は同窓会の役員を務めています。

彼女は、変更管理専門家協会の委員会メンバーであり、Prosci認定の変更実務家であり、プロジェクトマネジメント協会からプロジェクト管理専門家の認定を受けています。