วิธีเตรียมองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่

คุณเคยเปลี่ยนระบบการตลาดผ่านอีเมล, CRM, ซอฟต์แวร์ระดมทุน หรือเทคโนโลยีอื่นๆ ที่คุณไว้วางใจหรือไม่? การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีในองค์กรของคุณอาจเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้น แต่ก็สามารถสร้างความตึงเครียด ความสับสน และการขาดความเป็นเจ้าของได้หากไม่ได้เตรียมการอย่างเหมาะสม

แม้ว่าการมุ่งเน้นที่เครื่องมือใหม่ที่จะช่วยเพิ่มผลกระทบของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่การจดจำพนักงานของคุณตลอดกระบวนการเปลี่ยนแปลงนั้นก็สำคัญไม่แพ้กัน ความอิ่มตัวและความเหนื่อยล้าจากการเปลี่ยนแปลงเป็นหนึ่งในปัจจัยความล้มเหลวของโครงการ 5 อันดับแรก ควบคู่ไปกับการขาดการสนับสนุนและการสื่อสารที่ไม่ดี

เราได้ทำการสำรวจในปี 2560 และพบว่าในขณะที่ผู้ตอบแบบสอบถามส่วนใหญ่ระบุว่าองค์กรของพวกเขากำลังมองหาโอกาสใหม่ๆ ในด้านนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง พวกเขามีโครงสร้างหรือระบบที่ไม่เพียงพอเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง และยังมีความเป็นผู้นำและการจัดการที่ไม่เพียงพอสำหรับการเปลี่ยนแปลง ด้านล่างนี้ เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถเตรียมรับการเปลี่ยนแปลง ลดจุดเสียดสี และรักษาพนักงานให้เข้ามาใหม่

องค์กรไม่แสวงหากำไรต้องการเป็นนวัตกรรม

ในปี 2560 การสำรวจพื้นฐานขององค์กรไม่แสวงหากำไรของเราพบว่า 65% ของผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าองค์กรของพวกเขากำลังค้นหาโอกาสทางเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง

ถ้าคุณไม่มีแผน คุณจะเสี่ยงต่อการเกิดความเหนื่อยล้าจากการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะส่งผลในทางลบต่อความสำเร็จของโครงการและการยอมรับของผู้ใช้

เปลี่ยนความเหนื่อยล้าเป็นจริง

ในขณะที่องค์กรไม่แสวงหากำไรต้องการโอกาสและนวัตกรรมใหม่ๆ หลายคนเคยผ่านการเปลี่ยนแปลงมาก่อนและรู้สึกเจ็บปวดจากการขาดแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ในการสำรวจของเรา ผู้ตอบแบบสอบถามเกือบ 60% สังเกตว่าความเหนื่อยล้าจากการเปลี่ยนแปลงในอดีตในองค์กรเป็นปัจจัยหนึ่ง

ดังนั้น คุณจะจัดการกับความเสี่ยงที่มาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงความอิ่มตัวได้อย่างไร—เมื่อปริมาณการเปลี่ยนแปลงมากกว่าความสามารถที่องค์กรต้องจัดการ—ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อทำการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ การดำเนินงาน และเทคโนโลยีที่ซับซ้อนและซับซ้อนพร้อมกัน นอกจากการวางแผนอย่างรอบคอบแล้ว เรามาดูขั้นตอนบางขั้นตอนเพื่อช่วยลดแรงต้านและความเมื่อยล้ากัน ลองใช้ตัวอย่างการเปลี่ยนจาก TeamRaiser เป็น Classy

ประเมินภูมิทัศน์ของคุณ

ประการแรกและสำคัญที่สุด เราพบว่าการทำการประเมินภูมิทัศน์ในช่วงเริ่มต้นของโครงการขนาดใหญ่ระบุถึงการเปลี่ยนแปลงที่คาดการณ์ไว้เพิ่มเติม การประเมินภูมิทัศน์จะช่วยให้คุณทราบได้ว่าระบบเทคโนโลยีใดมีอยู่และใครเป็นผู้ที่ใช้ระบบเหล่านี้

ตัวอย่างการประเมินภูมิทัศน์

บ่อยครั้ง องค์กรพบว่าเมื่อทำแบบฝึกหัดนี้จะมีการใช้ฐานข้อมูลไซโล ซึ่งหลายคนในองค์กรไม่ทราบ การตรวจสอบสิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบันและการวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้จะช่วยให้คุณกำหนดแผนสำหรับการปรับปรุงระบบและทำความเข้าใจว่าใครได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น หากองค์กรของคุณกำลังย้ายจาก TeamRaiser ไปยัง Classy คุณควรกำหนดว่าระบบอื่นใดที่มีอยู่ในระบบนิเวศของเทคโนโลยี ถามคำถามเช่น:

• ปัจจุบันระบบใดที่ใช้จัดการเงินบริจาคที่ได้รับจากกิจกรรมออฟไลน์ ออนไลน์ หรือการระดมทุน
• ระบบนี้โต้ตอบกับ TeamRaiser อย่างไร
• มีแผนกเล็กๆ ในองค์กรของคุณที่อาจใช้ระบบพื้นบ้านหรือ excel สเปรดชีตเพื่อจัดการงานเล็กๆ น้อยๆ หรือไม่
• มีระบบเดิมที่เคยใช้และใช้สำหรับเหตุการณ์เฉพาะหรือไม่?
• ข้อมูล TeamRaiser มีการกระทบยอดกับระบบการเงินขององค์กรคุณอย่างไร?
• นี่เป็นกระบวนการแบบแมนนวลหรือแบบอัตโนมัติ?

สิ่งสำคัญคือต้องทำแผนที่ระบบทั้งหมดที่มีอยู่ ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ และกำหนดแผนภาพสถานะในอนาคตก่อนเริ่มโครงการ

ด้วยการทำแผนที่ระบบต่างๆ เหล่านี้ทั้งหมด และผู้ที่ใช้ระบบเหล่านี้ คุณจะทราบถึงจำนวนการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในการย้ายจาก TeamRaiser ไปยัง Classy เมื่อคุณได้รับการประเมินภูมิทัศน์แล้ว คุณควรตรวจสอบคำถามสำคัญอื่นๆ เช่น:

• การเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกจำนวนมากหรือไม่?
• โครงการเปลี่ยนแปลงในอดีตส่วนใหญ่ไม่ประสบความสำเร็จหรือไม่?
• คนในองค์กรของคุณส่วนใหญ่ไม่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนี้หรือไม่
• การเปลี่ยนแปลงนี้ต้องการให้ผู้คนเปลี่ยนวิธีการทำสิ่งต่างๆ หรือไม่?

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ทำให้คุณเข้าใจถึงขอบเขตและขนาดของการเปลี่ยนแปลงในโครงการเฉพาะ คำตอบที่ "ใช่" สำหรับคำถามเหล่านี้มากขึ้นหมายความว่านี่เป็นโครงการสำคัญสำหรับองค์กรของคุณ และคุณจำเป็นต้องลงทุนเวลาและทรัพยากรในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

ลำดับการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ควบคู่ไปกับปริศนาชิ้นนั้นคือการจัดลำดับของการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่เป็นส่วนหนึ่งของการใช้งาน การแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นขั้นตอนที่สามารถจัดการได้ช่วยให้แผนกหรือทีมเฉพาะสามารถวางแผนสำหรับเวลาที่พวกเขาต้องการมีส่วนร่วมมากขึ้นและให้เส้นทางที่ชัดเจนว่าพวกเขาจะมีกิจกรรมที่เน้นโครงการน้อยลงเมื่อใด

ตัวอย่างลำดับ

• ระยะที่ 1: ย้ายจาก TeamRaiser ไปที่ Classy
• ระยะที่ 2: ย้ายจาก Raiser's Edge เป็น Nonprofit Success Pack (NPSP)
• ระยะที่ 3: รวม Classy เข้ากับระบบนิเวศ NPSP ใหม่

ทำความเข้าใจว่าใครได้รับผลกระทบ

จัดทำแผนที่คุณค่าและจุดต่อต้านสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณเริ่มโครงการเทคโนโลยี การระบุบุคคลทั้งหมดที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจะเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์หาทุนใหม่ บุคคลสำคัญบางคนในองค์กรของคุณที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้จะเป็น:

• งานระดมทุน
• ผู้บริจาค
• ทีมงานอีเวนท์,
• พนักงานรับของขวัญ,
• การเงิน,
• อาสาสมัคร
• ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์รายก่อน
• พนักงานไอที ฯลฯ

เมื่อคุณระบุกลุ่มที่ได้รับผลกระทบแล้ว ให้บันทึกผลประโยชน์เฉพาะสำหรับแต่ละกลุ่ม และจุดต่อต้านเมื่อเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์หาทุนใหม่ เมื่อคุณทำแบบฝึกหัดนี้เสร็จแล้ว คุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้เพื่อแจ้งการสื่อสาร การฝึกอบรม และแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าจุดต่อต้านสำหรับแผนกการเงินมีข้อมูลไม่เพียงพอเกี่ยวกับระบบใหม่และกระบวนการกระทบยอดใหม่ คุณจะต้องแก้ไขปัญหานี้ในเชิงรุกในโครงการของคุณ คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าคุณมีการฝึกอบรมที่ตรงเป้าหมายเป็นพิเศษซึ่งจะทบทวนกระบวนการกระทบยอดสำหรับการเงิน และดูแลให้การสื่อสารของคุณกับทีมของพวกเขามีความชัดเจนเกี่ยวกับความสำคัญของเส้นทางการตรวจสอบและการกระทบยอด

คุณอาจต้องการส่งเอกสารเพิ่มเติมให้กับกลุ่มนี้ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับระบบในระดับที่จะช่วยให้เข้าใจวิธีการทำงาน แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะกลายเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณเริ่มเข้าสู่การดำเนินการโครงการ

สปอนเซอร์ผู้บริหาร

การสำรวจของเรายังพบว่าในขณะที่ 27% ของผู้ตอบแบบสอบถามที่ไม่แสวงหากำไรเชื่อว่าองค์กรของพวกเขามีระบบและโครงสร้างพร้อมที่จะสนับสนุนและติดตามการเปลี่ยนแปลงในระหว่างการริเริ่ม อีก 27% อยู่ตรงกลาง และ 46% ทำไม่ได้ ทั้งตัวอย่างและการศึกษาอย่างเข้มงวดของเราโดย Prosci ระบุว่าจำเป็นต้องมีการวางแผนที่มีโครงสร้างมากขึ้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง และนั่นเริ่มต้นที่ระดับผู้บริหาร

แบบสำรวจ Best in Change Management ประจำปี 2018 ของ Proci พบว่าการสนับสนุนที่มองเห็นได้ชัดเจนคือผู้สนับสนุนหลักที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง 72% ของโปรเจ็กต์ที่มีการสนับสนุนอย่างมีประสิทธิภาพนั้นประสบความสำเร็จ เมื่อเทียบกับเพียง 29% ของโปรเจ็กต์ที่ไม่มีสปอนเซอร์จากผู้บริหาร

คุณลักษณะบางประการของการเป็นสปอนเซอร์ที่มีประสิทธิภาพคือการมีผู้นำที่เหมาะสมเข้ามาแทนที่ซึ่งมีอิทธิพลในองค์กร ผู้สนับสนุนที่กระตือรือร้นและมองเห็นได้ตลอดทั้งโครงการ สามารถอธิบายวิสัยทัศน์ว่าเหตุใดองค์กรจึงทำการเปลี่ยนแปลง และพฤติกรรมที่ให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่า ในเชิงบวกต่อการเปลี่ยนแปลง

นอกจากนี้ ในรายงานล่าสุดของ Classy เรื่อง “World-Changeing Work: The Modern Nonprofit Professional's Experience” เมื่อต้องทดสอบเทคโนโลยีการระดมทุน ความเป็นผู้นำของผู้บริหาร หรือไอที มักจะได้รับมอบหมายให้ค้นหาว่าอะไรจะได้ผลสำหรับองค์กร อย่างไรก็ตาม เกือบหนึ่งในห้าขององค์กรยังไม่ได้ดำเนินการตามกระบวนการใดๆ โดยผู้ตอบแบบสอบถามเปิดเผยว่าไม่มีแผนกใดรับผิดชอบโดยเฉพาะ

แม้ว่าความเป็นผู้นำของผู้บริหารจะต้องมีส่วนร่วมในการทดสอบเทคโนโลยีใหม่เป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาที่จะมองเห็นคุณค่าในการจัดตำแหน่งแชมป์เปี้ยนและเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง

คุณพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?

การทำความเข้าใจว่าองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่สามารถช่วยคุณเตรียมพร้อมสำหรับความท้าทายมากมายที่คุณอาจเผชิญ การวางแผนล่วงหน้าสำหรับการสนทนาที่เหมาะสม การสร้างสปอนเซอร์ผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพ และการสร้างช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนสามารถช่วยให้ทีมของคุณยอมรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นได้

วิธีแรกในการเริ่มต้นคือการถามทีมของคุณว่าพวกเขาเข้าใจองค์กรที่พวกเขาทำงานด้วยอย่างไรเพื่อให้ได้ภาพที่ดีขึ้น เพื่อช่วย เราได้อัปเดตแบบสำรวจปี 2017 ควบคู่ไปกับ Classy เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ใหม่ๆ และได้รับความเข้าใจใหม่เกี่ยวกับวิธีการที่องค์กรดำเนินการเปลี่ยนแปลง

ทำแบบสำรวจสั้นๆ ด้านล่างให้เสร็จเพื่อรับทราบว่าองค์กรของคุณมีจุดยืนอย่างไร:

ในท้ายที่สุด การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณกำลังพิจารณาในกลยุทธ์ที่ไม่แสวงหากำไรของคุณนั้นเกี่ยวกับผู้คนมากกว่าที่เกี่ยวกับกระบวนการหรือเทคโนโลยี เมื่อคุณพยายามทำความเข้าใจผู้คนที่ใช้ระบบ สื่อสารกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ และให้ความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์ระหว่างการเปลี่ยนแปลง คุณกำลังปรับปรุงโอกาสในการนำไปใช้และความสำเร็จอย่างมาก

Smita Vadakekalam ทำงานร่วมกับภาคส่วนที่ไม่แสวงหาผลกำไรมากว่า 20 ปี โดยทำงานในองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรหลายแห่งในด้านการจัดหาเงินทุน กลยุทธ์ด้านเทคโนโลยี และการปรับปรุงการดำเนินงาน ที่ Heller Consulting เธอทำงานร่วมกับองค์กรไม่แสวงผลกำไรหลายร้อยแห่งที่ใช้แนวปฏิบัติทางธุรกิจที่แข็งแกร่ง เทคโนโลยี และกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อทำให้งานของพวกเขามีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

Smita มีบทบาทหลายอย่างที่ Heller ตั้งแต่ที่ปรึกษา ผู้จัดการโครงการ รองประธานฝ่ายบริการระดับมืออาชีพ จนถึงบทบาทปัจจุบันของเธอในฐานะ COO และนักยุทธศาสตร์อาวุโส Smita สนุกกับการพูดในการประชุมและเขียนเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงในภาคธุรกิจที่ไม่แสวงหาผลกำไร

เธอสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาความสัมพันธ์ระหว่างประเทศจากมหาวิทยาลัยจอร์จ วอชิงตัน และปริญญาโทด้านการศึกษาเพื่อการกุศลจากโรงเรียน Lilly Family School of Philanthropy – Indiana University Center on Philanthropy ซึ่งปัจจุบันดำรงตำแหน่งเป็นคณะกรรมการศิษย์เก่า

เธอเป็นสมาชิกคณะกรรมการของ Association of Change Management Professionals ซึ่งเป็นผู้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ผ่านการรับรองโดย Prosci และมีใบรับรอง Professional Management Project จากสถาบันการจัดการโครงการ