주요 변경 사항에 대해 비영리단체를 준비하는 방법

이메일 마케팅 시스템, CRM, 모금 소프트웨어 또는 의존하는 다른 기술을 변경한 적이 있습니까? 조직의 기술 변화는 흥미로울 수 있지만 적절하게 준비되지 않으면 긴장, 혼란 및 소유권 부족을 유발할 수 있습니다.

영향력을 높이는 데 도움이 되는 새로운 도구에 집중하는 것도 중요하지만 변경 프로세스 전반에 걸쳐 직원을 기억하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 변화에 따른 포화 및 피로는 후원 부족 및 커뮤니케이션 부족과 함께 상위 5개 프로젝트 실패 요인 중 하나입니다.

우리는 2017년에 설문 조사를 실시한 결과 대다수의 응답자가 자신의 조직이 혁신의 새로운 기회를 지속적으로 찾고 있다고 밝혔지만 변화를 지원하기 위한 조직이나 시스템이 부적절하며 변화에 대한 리더십과 관리 지원이 부적절하다는 것을 발견했습니다. 아래에서 비영리단체가 변화에 대비하고 마찰 지점을 최소화하며 직원들이 계속 참여하도록 하는 방법에 대한 팁을 제공합니다.

비영리단체는 혁신을 원합니다

2017년 비영리 조직에 대한 기본 설문 조사에 따르면 응답자의 65%가 조직이 새로운 기술 기회와 혁신을 지속적으로 찾고 있다고 답했습니다.

계획이 없으면 프로젝트의 성공과 사용자 채택에 부정적인 영향을 미치는 변경 피로의 위험이 있습니다.

피로 변화는 현실입니다

비영리 단체는 새로운 기회와 혁신을 갈망하고 있지만 많은 사람들이 이전에 변화를 겪었고 변화 관리 계획이 없다는 고통을 느꼈습니다. 설문 조사에서 응답자의 거의 60%가 조직의 과거 변화로 인한 피로가 요인이라고 말했습니다.

그렇다면 변화의 양이 조직에서 관리해야 하는 용량보다 큰 경우 프로세스, 운영 및 기술을 동시에 복합적으로 변경할 때 발생할 수 있는 변화 포화로 인한 위험을 어떻게 해결할 수 있습니까? 신중한 계획 외에도 저항과 피로를 최소화하는 데 도움이 되는 몇 가지 단계를 살펴보겠습니다. TeamRaiser에서 Classy로 전환하는 예를 살펴보겠습니다.

풍경 평가

무엇보다도 우리는 대규모 프로젝트를 시작할 때 경관을 평가하면 추가로 예상되는 변화를 식별할 수 있다는 사실을 발견했습니다. 경관 평가는 어떤 기술 시스템이 존재하고 누가 그것을 사용하는지 결정하는 데 도움이 됩니다.

조경 평가 예시

종종 조직은 이 작업을 수행할 때 조직의 많은 사람들이 인식하지 못하는 사일로 데이터베이스가 사용되고 있음을 발견합니다. 현재 존재하는 것을 검토하고 사용자의 요구 사항을 분석하여 시스템을 간소화하기 위한 계획을 결정하고 변경의 영향을 받는 사람을 이해할 수 있습니다.

예를 들어 조직이 TeamRaiser에서 Classy로 이동하는 경우 기술 에코시스템에 존재하는 다른 시스템이 무엇인지 확인해야 합니다. 다음과 같은 질문을 합니다.

• 현재 오프라인, 온라인, 모금 행사에서 받은 기부금을 관리하기 위해 어떤 시스템을 사용하고 있습니까?
• 이 시스템은 TeamRaiser와 어떻게 상호 작용합니까?
• 조직에 자체 개발한 시스템이나 Excel 스프레드시트를 사용하여 아주 작은 이벤트를 관리하는 소규모 부서가 있습니까?
• 한때 사용되었고 특정 이벤트에만 사용되는 레거시 시스템이 있습니까?
• TeamRaiser 데이터는 조직의 재무 시스템과 어떻게 조정됩니까?
• 이것은 수동 프로세스입니까 아니면 자동화 프로세스입니까?

프로젝트를 시작하기 전에 존재하는 모든 시스템을 작든 크든 매핑하고 미래 상태 다이어그램을 결정하는 것이 중요합니다.

이러한 다양한 시스템을 모두 매핑하고 이러한 시스템을 사용하는 사람을 보면 TeamRaiser에서 Classy로 이동하는 데 필요한 변경 사항의 양을 알 수 있습니다. 경관 평가를 받은 후에는 다음과 같은 다른 주요 질문을 검토하는 것도 중요합니다.

• 이 변경 사항이 많은 내부 및 외부 이해 관계자에게 영향을 미칩니까?
• 과거에 변화 프로젝트가 대부분 성공적이지 않았습니까?
• 조직의 사람들은 대부분 이 변화를 지지하지 않습니까?
• 이러한 변화로 인해 사람들이 일을 하는 방식을 바꿔야 합니까?

이러한 질문에 대한 답변은 특정 프로젝트의 변경 범위와 규모에 대한 감각을 제공합니다. 이러한 질문에 대한 더 많은 "예" 응답은 이것이 조직의 주요 프로젝트이며 성공하려면 변경 관리 프로세스에 시간과 자원을 투자해야 함을 의미합니다.

변경 순서 지정

그 퍼즐 조각과 함께 구현의 일부인 기술 변경의 순서가 있습니다. 대규모 프로젝트를 관리 가능한 단계로 나누면 특정 부서나 팀이 더 많이 참여해야 하는 시기에 대해 계획할 수 있고 프로젝트 중심 활동이 덜 발생하는 시기에 대한 명확한 경로를 제공할 수 있습니다.

예시 시퀀싱

• 1단계: TeamRaiser에서 고급으로 이동
• 2단계: Raiser's Edge에서 NPSP(Nonprofit Success Pack)로 마이그레이션
• 3단계: Classy를 새로운 NPSP 생태계에 통합

누가 영향을 받는지 이해

변화에 관련된 모든 개인의 가치 소품과 저항 지점을 매핑하십시오.

이해관계자 지도 예시

기술 프로젝트에 착수할 때 이 변화의 영향을 받을 모든 사람들을 식별하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 새로운 기금 마련 소프트웨어로 전환하는 경우 이 변경으로 영향을 받을 조직의 주요 인사는 다음과 같습니다.

• 기금 모금,
• 기증자,
• 이벤트팀,
• 선물 입장 직원,
• 재원,
• 자원 봉사자,
• 이전 소프트웨어 공급업체,
• IT직원 등

영향을 받는 그룹을 매핑한 후에는 각 그룹의 고유한 이점과 새로운 기금 마련 소프트웨어로 이동할 때의 저항 지점을 문서화하십시오. 이 연습을 완료하면 이 정보를 사용하여 커뮤니케이션, 교육 및 위험 관리 계획을 알릴 수 있습니다.

예를 들어 재무 부서에 대한 저항 지점이 새 시스템 및 새 조정 프로세스에 대한 충분한 정보를 갖고 있지 않다는 것을 식별한 경우 프로젝트에서 이 문제를 사전에 해결해야 합니다. 재무 조정 프로세스를 검토하고 감사 추적 및 조정의 중요성에 대해 팀과의 커뮤니케이션을 명확하게 하는 특별 대상 교육을 받을 수 있습니다.

시스템이 어떻게 작동하는지 이해하는 데 도움이 되는 수준에서 시스템을 자세히 설명하는 추가 문서를 이 그룹에 보낼 수도 있습니다. 이해 관계자 맵은 프로젝트 실행으로 이동하기 시작할 때 훌륭한 기반이 됩니다.

경영진 후원

우리의 설문 조사에 따르면 비영리 단체 응답자의 27%는 조직이 이니셔티브 중 변화를 지원하고 모니터링할 수 있는 시스템과 구조를 갖추고 있다고 생각하지만 다른 27%는 중간에 있으며 46%는 그렇지 않습니다. 우리의 샘플과 Prosci의 엄격한 연구 모두 변화에 대해 보다 구조화된 계획이 필요하며 이는 경영진 수준에서 시작됨을 나타냅니다.

Proci의 2018년 Best in Change Management 설문조사에 따르면 적극적이고 가시적인 후원이 프로젝트 성공에 가장 크게 기여하는 것으로 나타났습니다. 특히 효과적인 후원이 있는 프로젝트의 72%가 성공했지만 경영진 후원이 없는 프로젝트의 29%만 성공했습니다.

효과적인 후원의 일부 속성은 조직에 영향을 미치는 올바른 리더를 배치하고, 프로젝트 전반에 걸쳐 활동적이고 가시적이며, 조직이 변화를 만들고 있는 이유에 대한 비전을 명확하게 설명할 수 있으며, 기여한 행동에 대해 보상을 하는 것입니다. 변화에 긍정적이다.

이에 추가하기 위해 Classy의 최근 보고서 "세계를 변화시키는 작업: 현대 비영리 전문가의 경험"에서 모금 기술 테스트와 관련하여 경영진 또는 IT 부서는 종종 조직에 효과가 있는 것이 무엇인지 발견하는 임무를 맡습니다. 그러나 조직의 거의 5분의 1이 어떤 종류의 프로세스도 구현하지 않았으며 응답자는 특정 부서를 담당하지 않는다고 밝혔습니다.

경영진이 신기술 테스트에 참여하는 것도 중요하지만 챔피언을 조정하고 변화에 대비하는 데 있어 가치를 인식하는 것도 중요합니다.

변화할 준비가 되셨습니까?

비영리단체가 변화할 준비가 되었는지 이해하면 직면할 수 있는 많은 문제에 대비하는 데 도움이 될 수 있습니다. 적절한 대화를 미리 계획하고, 효과적인 경영진 후원을 설정하고, 명확한 커뮤니케이션 채널을 만드는 것은 팀이 앞으로 일어날 일을 수용하는 데 도움이 될 수 있습니다.

시작하는 첫 번째 방법은 팀이 더 나은 그림을 얻기 위해 함께 일하는 조직을 어떻게 인식하는지 물어보는 것입니다. 이를 돕기 위해 우리는 새로운 결과를 포착하고 조직이 변화를 탐색하는 방법에 대한 새로운 이해를 얻기 위해 Classy와 함께 2017년 설문조사를 업데이트했습니다.

아래의 간단한 설문 조사를 완료하여 귀하의 조직이 어디에 있는지 파악하십시오.

결국, 비영리 전략에서 고려 중인 모든 변경 사항은 프로세스나 기술보다 사람에 대한 것입니다. 시스템을 사용하는 사람들을 이해하고, 그들과 지속적으로 의사 소통하고, 혁신 중에 완전한 투명성을 제공하기 위해 노력할 때 채택 및 성공 가능성이 크게 향상됩니다.

Smita Vadakekalam은 20년 이상 비영리 부문에서 일해 왔으며 모금, 기술 전략 및 운영 간소화 분야의 다양한 비영리 조직에서 일했습니다. Heller Consulting에서 그녀는 작업을 보다 효율적이고 효과적으로 만들기 위해 강력한 비즈니스 관행, 기술 및 변경 관리 전략을 구현하는 수백 개의 비영리 단체와 협력했습니다.

Smita는 컨설턴트, 프로젝트 관리자, 전문 서비스 VP에서 현재 COO 및 수석 전략가로서의 역할에 이르기까지 Heller에서 여러 역할을 수행했습니다. Smita는 컨퍼런스에서 연설하고 비영리 부문의 변화 관리에 대해 글을 쓰는 것을 즐깁니다.

그녀는 조지 워싱턴 대학교에서 국제 관계 학사 학위를 받았고, 현재 그녀가 동문 위원회에서 봉사하고 있는 인디애나 대학교 자선 센터의 릴리 패밀리 스쿨에서 자선 연구 석사 학위를 받았습니다.

그녀는 Prosci 인증 Change Practitioner인 Association of Change Management Professionals의 위원회 위원이며 Project Management Institute에서 프로젝트 관리 전문가 인증을 받았습니다.