Come preparare la tua organizzazione non profit a grandi cambiamenti

Hai mai cambiato il tuo sistema di email marketing, CRM, software di raccolta fondi o un'altra tecnologia su cui fai affidamento? Un cambiamento tecnologico nella tua organizzazione può essere eccitante, ma può anche creare tensione, confusione e mancanza di proprietà se non preparato adeguatamente.

Sebbene sia importante concentrarsi sui nuovi strumenti che ti aiuteranno ad aumentare il tuo impatto, è altrettanto fondamentale ricordare il tuo personale durante tutto il processo di cambiamento. La saturazione e la fatica per il cambiamento sono uno dei primi cinque fattori di fallimento del progetto, insieme alla mancanza di sponsorizzazione e alla scarsa comunicazione.

Abbiamo condotto un sondaggio nel 2017 e abbiamo rilevato che, sebbene la maggior parte degli intervistati abbia indicato che le proprie organizzazioni sono continuamente alla ricerca di nuove opportunità di innovazione, hanno strutture o sistemi inadeguati in atto per supportare il cambiamento e la leadership e il supporto gestionale inadeguati per i cambiamenti. Di seguito, ti forniremo suggerimenti su come la tua organizzazione non profit può prepararsi al cambiamento, ridurre al minimo i punti di attrito e mantenere i dipendenti coinvolti.

Le organizzazioni non profit vogliono essere innovative

Nel 2017, il nostro sondaggio di base sulle organizzazioni senza scopo di lucro ha mostrato che il 65% degli intervistati ha indicato che la propria organizzazione è alla continua ricerca di nuove opportunità tecnologiche e innovazione.

Se non hai un piano in atto, corri il rischio di un affaticamento del cambiamento, che influirà negativamente sul successo del tuo progetto e sull'adozione da parte degli utenti.

La fatica del cambiamento è reale

Sebbene le organizzazioni non profit bramano nuove opportunità e innovazione, molte sono già passate attraverso il cambiamento e hanno sentito il dolore della mancanza di un piano di gestione del cambiamento. Nel nostro sondaggio, quasi il 60% degli intervistati ha notato che la stanchezza dovuta ai cambiamenti passati nelle proprie organizzazioni è un fattore determinante.

Quindi, come affronti il ​​rischio che deriva dalla saturazione del cambiamento, quando la quantità di cambiamento è maggiore della capacità di un'organizzazione di gestirlo, che può sorgere quando si apportano cambiamenti complessi e simultanei a processi, operazioni e tecnologia? Oltre a un'attenta pianificazione, esaminiamo alcuni passaggi per ridurre al minimo la resistenza e l'affaticamento. Usiamo l'esempio del passaggio da TeamRaiser a Classy.

Valuta il tuo paesaggio

Innanzitutto, abbiamo scoperto che fare una valutazione del paesaggio all'inizio di un grande progetto identifica un ulteriore cambiamento previsto. Una valutazione del paesaggio ti aiuterà a determinare quali sistemi tecnologici esistono e chi li sta utilizzando

Esempio di valutazione del paesaggio

Spesso le organizzazioni scoprono quando eseguono questo esercizio che vengono utilizzati database di silo, di cui molte persone nell'organizzazione non erano a conoscenza. Facendo il punto su ciò che esiste oggi e analizzando le esigenze dei tuoi utenti, sarai in grado di determinare un piano per ottimizzare i sistemi e capire chi è interessato dal cambiamento.

Ad esempio, se la tua organizzazione stava passando da TeamRaiser a Classy, ​​dovresti determinare quali sono gli altri sistemi esistenti nell'ecosistema tecnologico. Fai domande come:

• Quale sistema viene attualmente utilizzato per gestire le donazioni ricevute da eventi offline, online o di raccolta fondi?
• Come interagisce questo sistema con TeamRaiser?
• C'è un piccolo dipartimento nella tua organizzazione che forse sta utilizzando un sistema interno o fogli di calcolo Excel per gestire un evento molto piccolo?
• Esistono sistemi legacy che sono stati utilizzati una volta e vengono utilizzati solo per eventi particolari?
• In che modo i dati di TeamRaiser vengono riconciliati con il sistema finanziario della tua organizzazione?
• Si tratta di un processo manuale o automatizzato?

È importante mappare tutti i sistemi esistenti, piccoli o grandi, e determinare il diagramma di stato futuro prima di intraprendere il progetto.

Mappando tutti questi vari sistemi e chi li sta usando, avrai un'idea della quantità di cambiamento che sarà necessaria per passare da TeamRaiser a Classy. Una volta che hai una valutazione del paesaggio, è anche importante fare il punto su altre questioni chiave come:

• Questo cambiamento ha un impatto su un gran numero di stakeholder interni ed esterni?
• I progetti di cambiamento in passato sono stati per lo più infruttuosi?
• Le persone nella tua organizzazione per lo più non supportano questo cambiamento?
• Questo cambiamento richiede alle persone di cambiare il modo in cui fanno le cose?

Le risposte a queste domande ti danno un'idea della portata e della portata del cambiamento su un progetto specifico. Più risposte "sì" a queste domande significano che questo è un progetto importante per la tua organizzazione e che devi investire tempo e risorse nei processi di gestione del cambiamento affinché abbia successo.

Sequenza il tuo cambiamento

Accanto a quel pezzo del puzzle c'è la sequenza dei cambiamenti tecnologici che fanno parte dell'implementazione. La suddivisione di un progetto di grandi dimensioni in fasi gestibili consente a dipartimenti o team specifici di pianificare i momenti in cui dovranno essere più coinvolti e fornisce un percorso chiaro per quando si verificheranno attività meno incentrate sul progetto.

Esempio di sequenza

• Fase 1: Passa da TeamRaiser a Classy
• Fase 2: migrazione da Raiser's Edge a Nonprofit Success Pack (NPSP)
• Fase 3: integrazione di Classy nel nuovo ecosistema NPSP

Capire chi è interessato

Tracciare i valori di sostegno e i punti di resistenza per tutti gli individui coinvolti nel cambiamento.

Esempio di mappa degli stakeholder

Quando si intraprende un progetto tecnologico è importante identificare tutte le persone che saranno interessate da questo cambiamento. Ad esempio, se stai passando a un nuovo software di raccolta fondi, alcune persone chiave della tua organizzazione che sarebbero interessate da questo cambiamento sarebbero:

• raccolte fondi,
• donatori,
• Team di eventi,
• Personale addetto all'ingresso dei regali,
• Finanza,
• volontari,
• Precedente fornitore di software,
• Personale IT, ecc.

Una volta individuati i gruppi interessati, documenta i vantaggi unici per ciascun gruppo e i punti di resistenza quando si passa a un nuovo software di raccolta fondi. Una volta completato questo esercizio, ti consigliamo di utilizzare queste informazioni per informare il tuo piano di comunicazione, formazione e gestione del rischio.

Ad esempio, se riconosci che un punto di resistenza per il dipartimento finanziario è la mancanza di informazioni sufficienti sul nuovo sistema e sul nuovo processo di riconciliazione, ti consigliamo di affrontare questo problema in modo proattivo nel tuo progetto. Potresti assicurarti di avere una formazione mirata speciale che riveda il processo di riconciliazione per le finanze e garantire che le tue comunicazioni al loro team siano chiare sull'importanza degli audit trail e della riconciliazione.

Potresti anche voler inviare documentazione aggiuntiva a questo gruppo che dettaglia il sistema a un livello che li aiuti a capire come funziona. La mappa degli stakeholder diventa un ottimo punto di partenza quando inizi a muoverti nell'esecuzione del progetto.

Sponsorizzazione esecutiva

Il nostro sondaggio ha anche rilevato che mentre il 27% degli intervistati senza scopo di lucro ritiene che la propria organizzazione abbia i sistemi e le strutture in atto per supportare e monitorare il cambiamento durante le iniziative, un altro 27% si trova proprio nel mezzo e il 46% no. Sia il nostro campione che gli studi rigorosi di Prosci indicano che c'è bisogno di una pianificazione più strutturata attorno al cambiamento, e che inizia a livello esecutivo.

Il sondaggio Best in Change Management del 2018 di Proci ha rilevato che la sponsorizzazione attiva e visibile è il principale contributo al successo del progetto. Nello specifico, il 72% dei progetti con sponsorizzazione effettiva ha avuto successo rispetto a solo il 29% dei progetti senza sponsorizzazione esecutiva.

Alcuni attributi di una sponsorizzazione efficace sono avere i leader giusti che hanno influenza nell'organizzazione, sponsor che sono attivi e visibili durante tutto il progetto, sono in grado di articolare la visione del motivo per cui l'organizzazione sta apportando il cambiamento e sono comportamenti gratificanti che contribuiscono positivamente al cambiamento.

Per aggiungere a ciò, nel recente rapporto di Classy, ​​"Il lavoro che cambia il mondo: l'esperienza di un professionista moderno senza scopo di lucro", quando si tratta di testare la tecnologia di raccolta fondi, la leadership esecutiva o l'IT hanno spesso il compito di scoprire cosa funzionerà per l'organizzazione. Tuttavia, quasi un quinto delle organizzazioni non ha implementato alcun tipo di processo, con gli intervistati che hanno rivelato che non esiste un dipartimento specifico responsabile.

Sebbene sia importante che la leadership esecutiva sia coinvolta nella sperimentazione di nuove tecnologie, è anche importante che vedano il valore nell'allineare un campione e prepararsi al cambiamento.

Sei pronto a cambiare?

Capire se la tua organizzazione non profit è pronta per il cambiamento può aiutarti a prepararti per le numerose sfide che potresti dover affrontare. Pianificare in anticipo le conversazioni appropriate, stabilire un'efficace sponsorizzazione esecutiva e creare canali di comunicazione chiari può aiutare il tuo team ad abbracciare ciò che verrà.

Il primo modo per iniziare è chiedere al tuo team come percepisce l'organizzazione con cui lavora per avere un quadro migliore. Per aiutare, abbiamo aggiornato il nostro sondaggio 2017 insieme a Classy per acquisire nuovi risultati e acquisire una nuova comprensione di come le organizzazioni affrontano il cambiamento.

Completa il rapido sondaggio di seguito per avere un'idea della posizione della tua organizzazione:

Alla fine, qualsiasi cambiamento che stai considerando nella tua strategia non profit riguarda più le persone che i processi o la tecnologia. Quando ci si sforza di comprendere le persone che utilizzano il sistema, comunicare in modo coerente con loro e fornire trasparenza completa durante la trasformazione, si migliorano sostanzialmente le possibilità di adozione e successo.

Smita Vadakekalam lavora con il settore no profit da oltre 20 anni, lavorando in varie organizzazioni no profit nel campo della raccolta fondi, della strategia tecnologica e della razionalizzazione delle operazioni. In Heller Consulting, ha lavorato con centinaia di organizzazioni non profit implementando solide pratiche commerciali, tecnologie e strategie di gestione del cambiamento per rendere il loro lavoro più efficiente ed efficace.

Smita ha ricoperto diversi ruoli in Heller, da Consulente, Project Manager, VP of Professional Services al suo attuale ruolo di COO e Senior Strategist. A Smita piace parlare a conferenze e scrivere sulla gestione del cambiamento nel settore no profit.

Ha conseguito una laurea in Relazioni internazionali presso la George Washington University e un master in Studi filantropici presso la Lilly Family School of Philanthropy – Indiana University Center on Philanthropy, dove ora fa parte dell'Alumni Board.

È membro del comitato dell'Association of Change Management Professionals, una professionista del cambiamento certificata Prosci e ha una certificazione Project Management Professional dal Project Management Institute.