Cum să vă pregătiți organizația nonprofit pentru schimbări majore

Ți-ai schimbat vreodată sistemul de email marketing, CRM, software-ul de strângere de fonduri sau altă tehnologie pe care te bazezi? O schimbare de tehnologie în organizația dvs. poate fi incitantă, dar poate crea și tensiune, confuzie și o lipsă de proprietate, dacă nu este pregătită corespunzător.

Deși este important să vă concentrați asupra noilor instrumente care vă vor ajuta să vă creșteți impactul, este la fel de important să vă amintiți personalul pe parcursul procesului de schimbare. Saturația și oboseala cu schimbarea este unul dintre primii cinci factori de eșec al proiectului, alături de lipsa de sponsorizare și comunicarea deficitară.

Am efectuat un sondaj în 2017 și am constatat că, deși majoritatea respondenților au indicat că organizațiile lor caută în mod continuu noi oportunități în inovare, au structuri sau sisteme inadecvate pentru a sprijini schimbarea și există un leadership și un suport de management inadecvat pentru schimbări. Mai jos, vă vom oferi sfaturi despre modul în care organizația dvs. nonprofit se poate pregăti pentru schimbare, reduce punctele de frecare și menține angajații implicați.

Organizațiile nonprofit vor să fie inovatoare

În 2017, sondajul nostru de bază al organizațiilor nonprofit a arătat că 65% dintre respondenți au indicat că organizația lor caută în permanență noi oportunități de tehnologie și inovație.

Dacă nu aveți un plan pus în aplicare, riscați să vă obosiți schimbarea, care afectează negativ succesul proiectului și adoptarea de către utilizatori.

Schimbarea Oboseala este reală

În timp ce organizațiile nonprofit tânjesc noi oportunități și inovații, mulți au trecut prin schimbări înainte și au simțit durerea lipsei unui plan de management al schimbării. În sondajul nostru, aproape 60% dintre respondenți au remarcat că oboseala din cauza schimbărilor anterioare din organizațiile lor este un factor.

Așadar, cum abordezi riscul care vine odată cu saturația schimbărilor – când cantitatea de schimbare este mai mare decât capacitatea pe care o are o organizație de a o gestiona – care poate apărea atunci când se fac schimbări simultane și complexe în proces, operațiuni și tehnologie? Pe lângă planificarea atentă, să parcurgem câțiva pași pentru a ajuta la minimizarea rezistenței și oboselii. Să folosim exemplul trecerii de la TeamRaiser la Classy.

Evaluează-ți peisajul

În primul rând, am constatat că efectuarea unei evaluări a peisajului la începutul unui proiect mare identifică schimbări suplimentare anticipate. O evaluare a peisajului vă va ajuta să determinați ce sisteme tehnologice există și cine le folosește

Exemplu de evaluare a peisajului

Adesea, organizațiile descoperă atunci când fac acest exercițiu că se folosesc baze de date silo, despre care mulți oameni din organizație nu cunoșteau. Evaluând ceea ce există astăzi și analizând nevoile utilizatorilor dvs., veți putea determina un plan pentru eficientizarea sistemelor și veți înțelege cine este afectat de schimbare.

De exemplu, dacă organizația dvs. se muta de la TeamRaiser la Classy, ​​ar trebui să determinați care sunt celelalte sisteme care există în ecosistemul tehnologic. Pune întrebări precum:

• Ce sistem este utilizat în prezent pentru a gestiona donațiile primite de la evenimente offline, online sau de strângere de fonduri?
• Cum interacționează acest sistem cu TeamRaiser?
• Există un mic departament în organizația dvs. care poate folosi un sistem propriu sau foi de calcul Excel pentru a gestiona un eveniment foarte mic?
• Există sisteme vechi care au fost folosite cândva și sunt folosite doar pentru anumite evenimente?
• Cum sunt reconciliate datele TeamRaiser cu sistemul financiar al organizației dvs.?
• Este acesta un proces manual sau automat?

Este important să mapați toate sistemele care există, mici sau mari și să determinați diagrama de stare viitoare înainte de a vă lansa în proiect.

Prin cartografierea tuturor acestor sisteme diferite și cine folosește aceste sisteme, veți avea o idee despre cantitatea de schimbare care va fi necesară pentru a trece de la TeamRaiser la Classy. Odată ce aveți o evaluare a peisajului, este important să faceți, de asemenea, un bilanț al altor întrebări cheie, cum ar fi:

• Afectează această schimbare un număr mare de părți interesate interne și externe?
• Proiectele de schimbare din trecut au fost în mare parte nereușite?
• Oamenii din organizația dumneavoastră nu susțin în mare parte această schimbare?
• Această schimbare cere oamenilor să schimbe felul în care fac lucrurile?

Răspunsurile la aceste întrebări vă oferă o idee despre amploarea și amploarea schimbării într-un anumit proiect. Cu cât mai multe răspunsuri „da” la aceste întrebări înseamnă că acesta este un proiect major pentru organizația dumneavoastră și trebuie să investiți timp și resurse în procesele de management al schimbării pentru ca acesta să aibă succes.

Secvențați schimbarea

Alături de această piesă a puzzle-ului se află succesiunea schimbărilor tehnologice care fac parte din implementare. Împărțirea unui proiect mare în faze gestionabile permite departamentelor sau echipelor specifice să planifice momentele în care vor trebui să fie mai implicate și oferă o cale clară pentru când vor avea loc activități mai puțin concentrate pe proiect.

Exemplu de secvențiere

• Faza 1: Treceți de la TeamRaiser la Classy
• Faza 2: Migrați de la Raiser's Edge la pachetul de succes nonprofit (NPSP)
• Faza 3: Integrați Classy în noul ecosistem NPSP

Înțelegeți cine este afectat

Evidențiază valorile de recuzită și punctele de rezistență pentru toți indivizii care sunt implicați în schimbare.

Exemplu de hartă a părților interesate

Când porniți într-un proiect tehnologic, este important să identificați toți oamenii care vor fi afectați de această schimbare. De exemplu, dacă vă mutați la un nou software de strângere de fonduri, unele persoane cheie din organizația dvs. care ar fi afectate de această schimbare ar fi:

• Strângeri de fonduri,
• donatori,
• Echipa de evenimente,
• Personalul de intrare cadou,
• Finanţa,
• Voluntari,
• Furnizor de software anterior,
• personal IT etc.

Odată ce ați stabilit grupurile care sunt afectate, documentați beneficiile unice pentru fiecare grup și punctele de rezistență atunci când treceți la un nou software de strângere de fonduri. După ce ați finalizat acest exercițiu, veți dori să utilizați aceste informații pentru a vă informa planul de comunicare, instruire și management al riscurilor.

De exemplu, dacă identificați că un punct de rezistență al departamentului financiar nu are suficiente informații despre noul sistem și noul proces de reconciliere, veți dori să abordați acest lucru în mod proactiv în proiectul dvs. Puteți să vă asigurați că aveți o formare specială direcționată care revizuiește procesul de reconciliere pentru finanțe și să vă asigurați că comunicările dvs. către echipa lor sunt clare cu privire la importanța pistelor de audit și a reconcilierii.

De asemenea, poate doriți să trimiteți documentație suplimentară acestui grup care să detalieze sistemul la un nivel care să-i ajute să înțeleagă cum funcționează. Harta părților interesate devine un punct de bază excelent pe măsură ce începeți să treceți la execuția proiectului.

Sponsorizare executivă

Sondajul nostru a mai constatat că, în timp ce 27% dintre respondenții nonprofit cred că organizația lor are sistemele și structurile necesare pentru a sprijini și monitoriza schimbarea în timpul inițiativelor, alți 27% sunt chiar la mijloc, iar 46% nu. Atât eșantionul nostru, cât și studiile riguroase ale lui Prosci indică că este nevoie de o planificare mai structurată în jurul schimbării, iar aceasta începe la nivel executiv.

Sondajul Proci 2018 Best in Change Management a constatat că sponsorizarea activă și vizibilă este cea mai importantă contribuție la succesul proiectului. Mai exact, 72% dintre proiectele cu sponsorizare efectivă au avut succes, comparativ cu doar 29% dintre proiectele cu o lipsă de sponsorizare executivă.

Unele atribute ale sponsorizării eficiente sunt să aibă lideri potriviți care au influență în organizație, sponsori care sunt activi și vizibili pe tot parcursul proiectului, sunt capabili să articuleze viziunea despre motivul pentru care organizația face schimbarea și sunt comportamente de recompensă care contribuie. pozitiv la schimbare.

Pentru a adăuga la asta, în raportul recent al lui Classy, ​​„World-Changing Work: The Modern Nonprofit Professional’s Experience”, atunci când vine vorba de testarea tehnologiei de strângere de fonduri, conducerea executivă sau IT are adesea sarcina de a descoperi ce va funcționa pentru organizație. Cu toate acestea, aproape o cincime din organizații nu au implementat niciun fel de proces, respondenții dezvăluind că nu există un departament specific responsabil.

Deși este important ca conducerea executivă să fie implicată în testarea noilor tehnologii, este, de asemenea, important pentru ei să vadă valoarea în alinierea unui campion și pregătirea pentru schimbare.

Ești gata pentru schimbare?

Înțelegerea dacă organizația dvs. nonprofit este pregătită pentru schimbare vă poate ajuta să vă pregătiți pentru numeroasele provocări cu care vă puteți confrunta. Planificarea din timp pentru conversațiile adecvate, stabilirea unei sponsorizări executive eficiente și crearea unor canale de comunicare clare vă pot ajuta echipa să accepte ceea ce urmează.

Prima modalitate de a începe este să întrebați echipa dvs. cum percep ea organizația cu care lucrează pentru a obține o imagine mai bună. Pentru a ajuta, ne-am actualizat sondajul din 2017 împreună cu Classy pentru a surprinde rezultate noi și pentru a obține o nouă înțelegere a modului în care organizațiile navighează în schimbare.

Completați sondajul rapid de mai jos pentru a vă face o idee despre locul în care se află organizația dvs.:

În cele din urmă, orice schimbare pe care o ai în vedere în strategia ta nonprofit se referă mai mult la oameni decât la procese sau tehnologie. Când depuneți efortul de a înțelege oamenii care folosesc sistemul, de a comunica în mod constant cu aceștia și de a oferi o transparență completă în timpul transformării, îmbunătățiți substanțial șansele de adoptare și de succes.

Smita Vadakekalam lucrează cu sectorul nonprofit de peste 20 de ani, lucrând la diferite organizații nonprofit în domeniul strângerii de fonduri, strategie tehnologică și eficientizarea operațiunilor. La Heller Consulting, ea a lucrat cu sute de organizații nonprofit care implementează practici de afaceri puternice, tehnologie și strategii de management al schimbării pentru a le face munca mai eficientă și mai eficientă.

Smita a jucat mai multe roluri la Heller, de la consultant, manager de proiect, vicepreședinte al serviciilor profesionale până la actualul rol de COO și senior strateg. Lui Smita îi place să vorbească la conferințe și să scrie despre managementul schimbării în sectorul nonprofit.

Ea a obținut o diplomă de licență în Relații Internaționale de la Universitatea George Washington și o diplomă de master în Studii Filantropice de la Lilly Family School of Philanthropy – Indiana University Center on Philanthropy, unde acum face parte din Consiliul Alumni.

Ea este membru al comitetului Asociației Profesioniştilor în Managementul Schimbării, un expert în schimbare certificat Prosci și are o certificare Project Management Professional de la Project Management Institute.