هل سبق لك تغيير نظام التسويق عبر البريد الإلكتروني أو CRM أو برنامج جمع التبرعات أو أي تقنية أخرى تعتمد عليها؟ قد يكون التغيير التكنولوجي في مؤسستك مثيرًا ، ولكنه قد يؤدي أيضًا إلى حدوث توتر وارتباك ونقص في الملكية إذا لم يتم الاستعداد لذلك بشكل صحيح.
في حين أنه من المهم التركيز على الأدوات الجديدة التي ستساعد في زيادة تأثيرك ، من المهم أيضًا أن تتذكر موظفيك طوال عملية التغيير. يعتبر التشبع والإرهاق من التغيير أحد أهم خمسة عوامل لفشل المشروع ، جنبًا إلى جنب مع نقص الرعاية وضعف التواصل.
أجرينا دراسة استقصائية في عام 2017 ووجدنا أنه بينما أشار غالبية المستجيبين إلى أن مؤسساتهم تبحث باستمرار عن فرص جديدة في الابتكار ، إلا أن الهياكل أو الأنظمة المطبقة لدعم التغيير غير كافية ، ولا يوجد دعم إداري وقيادي كاف للتغييرات. أدناه ، سنزودك بنصائح حول كيف يمكن لمنظمتك غير الربحية الاستعداد للتغيير ، وتقليل نقاط الاحتكاك ، وإبقاء الموظفين مشترين.
تريد المنظمات غير الربحية أن تكون مبتكرة
في عام 2017 ، أظهر استطلاعنا الأساسي للمنظمات غير الربحية أن 65٪ من المشاركين أشاروا إلى أن مؤسساتهم تبحث باستمرار عن فرص تكنولوجية جديدة والابتكار.
" في Classy ، غالبًا ما نرى المؤسسات تأتي إلينا بحثًا عن برنامج جمع تبرعات سهل الاستخدام لاستبدال حل أقل مرونة ، ودمج جمع التبرعات عبر الإنترنت بسهولة مع تقنياتها الحالية مثل نظام أتمتة التسويق أو CRM. لقد وجدنا أن المنظمات غير الربحية تريد المرونة لاختيار أفضل التقنيات في فئتها وترغب في تكامل مبسط حيث تتحدث جميع أنظمتها مع بعضها البعض. بينما نقدم حزم التنفيذ ، من المهم بنفس القدر أن يكون لديك إدارة التغيير وخطة التنفيذ لتشجيع التبني وضمان ترحيل ناجح
إذا لم يكن لديك خطة جاهزة ، فإنك تخاطر بإرهاق التغيير ، مما يؤثر سلبًا على نجاح مشروعك واعتماد المستخدم.
تغيير التعب هو حقيقي
في حين أن المنظمات غير الربحية تتوق إلى فرص جديدة والابتكار ، فقد مر العديد منها بالتغيير من قبل وشعروا بألم الافتقار إلى خطة إدارة التغيير. في الاستطلاع الذي أجريناه ، أشار ما يقرب من 60٪ من المشاركين إلى أن التعب من التغييرات السابقة في مؤسساتهم هو أحد العوامل.
إذن ، كيف تتعامل مع المخاطر التي تأتي مع تشبع التغيير - عندما يكون مقدار التغيير أكبر من قدرة المؤسسة على إدارته - والذي يمكن أن ينشأ عند إجراء تحولات متزامنة ومعقدة في العملية والعمليات والتكنولوجيا؟ بالإضافة إلى التخطيط الدقيق ، دعنا نتعرف على بعض الخطوات للمساعدة في تقليل المقاومة والتعب. دعنا نستخدم مثال التبديل من TeamRaiser إلى Classy.
تقييم المناظر الطبيعية الخاصة بك
أولاً وقبل كل شيء ، وجدنا أن إجراء تقييم للمناظر الطبيعية في بداية مشروع كبير يحدد التغيير الإضافي المتوقع. سيساعدك تقييم المناظر الطبيعية على تحديد أنظمة التكنولوجيا الموجودة ومن يستخدمها
مثال تقييم المناظر الطبيعية
في كثير من الأحيان ، تجد المؤسسات عند قيامها بهذا التمرين أن هناك قواعد بيانات صوامع يتم استخدامها ، والتي لم يكن الكثير من الأشخاص في المؤسسة على دراية بها. من خلال تقييم ما هو موجود اليوم وتحليل احتياجات المستخدمين ، ستتمكن من تحديد خطة لتبسيط الأنظمة وفهم من يتأثر بالتغيير.
على سبيل المثال ، إذا كانت مؤسستك تنتقل من TeamRaiser إلى Classy ، فيجب عليك تحديد الأنظمة الأخرى الموجودة في النظام البيئي التكنولوجي. اطرح أسئلة مثل:
- ما هو النظام المستخدم حاليًا لإدارة التبرعات المستلمة من أحداث غير متصلة بالإنترنت أو عبر الإنترنت أو لجمع التبرعات؟
- كيف يتفاعل هذا النظام مع برنامج TeamRaiser؟
- هل هناك قسم صغير في مؤسستك ربما يستخدم نظامًا محليًا أو يتفوق على جداول البيانات لإدارة حدث صغير جدًا؟
- هل توجد أنظمة قديمة تم استخدامها من قبل ولا تُستخدم إلا لأحداث معينة؟
- كيف يتم التوفيق بين بيانات TeamRaiser مع النظام المالي لمؤسستك؟
- هل هذه عملية يدوية أم آلية؟
من المهم رسم خريطة لجميع الأنظمة الموجودة ، صغيرة كانت أم كبيرة ، وتحديد مخطط الحالة المستقبلية قبل الشروع في المشروع.
من خلال تخطيط كل هذه الأنظمة المختلفة ، ومن يستخدم هذه الأنظمة ، سيكون لديك فكرة عن مقدار التغيير المطلوب للانتقال من TeamRaiser إلى Classy. بمجرد الانتهاء من تقييم المناظر الطبيعية ، من المهم أيضًا تقييم الأسئلة الرئيسية الأخرى مثل:
- هل يؤثر هذا التغيير على عدد كبير من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين؟
- هل كانت مشاريع التغيير في الماضي غير ناجحة في الغالب؟
- هل الأشخاص في مؤسستك لا يدعمون هذا التغيير في الغالب؟
- هل يتطلب هذا التغيير من الناس تغيير الطريقة التي يفعلون بها الأشياء؟
تمنحك الإجابات على هذه الأسئلة فكرة عن نطاق وحجم التغيير في مشروع معين. كلما زادت الإجابات "بنعم" على هذه الأسئلة ، فإن هذا يعني أن هذا مشروع كبير لمؤسستك وتحتاج إلى استثمار الوقت والموارد في عمليات إدارة التغيير لكي تنجح.
تسلسل التغيير الخاص بك
إلى جانب هذا الجزء من اللغز ، يوجد تسلسل التغييرات التكنولوجية التي تشكل جزءًا من التنفيذ. يسمح تقسيم مشروع كبير إلى مراحل يمكن إدارتها لأقسام أو فرق معينة بالتخطيط للأوقات التي يحتاجون فيها إلى مزيد من المشاركة ويوفر مسارًا واضحًا عندما يكون لديهم أنشطة أقل تركيزًا على المشروع.
مثال التسلسل
- المرحلة 1: الانتقال من TeamRaiser إلى Classy
- المرحلة 2: الانتقال من Raiser's Edge إلى حزمة النجاح غير الربحية (NPSP)
- المرحلة 3: دمج Classy في النظام البيئي الجديد NPSP
افهم المتأثرين
حدد دعامات القيمة ونقاط المقاومة لجميع الأفراد المشاركين في التغيير.
مثال خريطة أصحاب المصلحة
عندما تشرع في مشروع تقني ، من المهم تحديد جميع الأشخاص الذين سيتأثرون بهذا التغيير. على سبيل المثال ، إذا كنت تنتقل إلى برنامج جديد لجمع التبرعات ، فإن بعض الأشخاص الرئيسيين في مؤسستك الذين سيتأثرون بهذا التغيير سيكونون:
- جامعي التبرعات ،
- المانحون ،
- فريق الأحداث ،
- موظفي دخول الهدايا ،
- تمويل،
- المتطوعين،
- بائع البرامج السابق ،
- موظفو تكنولوجيا المعلومات ، إلخ.
بمجرد تحديد المجموعات المتأثرة ، قم بتوثيق الفوائد الفريدة لكل مجموعة ، ونقاط المقاومة عند الانتقال إلى برنامج جديد لجمع التبرعات. بمجرد إكمال هذا التمرين ، سترغب في استخدام هذه المعلومات لإبلاغ خطة إدارة الاتصالات والتدريب والمخاطر الخاصة بك.
على سبيل المثال ، إذا حددت أن نقطة مقاومة للإدارة المالية لا تحتوي على معلومات كافية حول النظام الجديد وعملية التسوية الجديدة ، فستحتاج إلى معالجة هذا بشكل استباقي في مشروعك. يمكنك التأكد من أن لديك تدريبًا مستهدفًا خاصًا يراجع عملية التسوية المالية ، ويضمن أن تكون اتصالاتك مع فريقهم واضحة بشأن أهمية مسارات التدقيق والتسوية.
قد ترغب أيضًا في إرسال وثائق إضافية إلى هذه المجموعة توضح تفاصيل النظام على مستوى يساعدهم في فهم كيفية عمله. تصبح خريطة أصحاب المصلحة نقطة أساس ممتازة عندما تبدأ في الانتقال إلى تنفيذ المشروع.
الرعاية التنفيذية
وجد الاستطلاع الذي أجريناه أيضًا أنه في حين يعتقد 27٪ من المستجيبين غير الربحيين أن مؤسستهم لديها الأنظمة والهياكل المعمول بها لدعم ومراقبة التغيير أثناء المبادرات ، فإن 27٪ أخرى في الوسط ، و 46٪ لا تفعل ذلك. تشير كل من العينة والدراسات الصارمة التي أجراها Prosci إلى أن هناك حاجة إلى مزيد من التخطيط المنظم حول التغيير ، وهذا يبدأ على المستوى التنفيذي.
وجد استطلاع Proci's Best in Change Management لعام 2018 أن الرعاية النشطة والمرئية هي المساهم الرئيسي في نجاح المشروع. على وجه التحديد ، نجحت 72٪ من المشاريع ذات الرعاية الفعالة مقارنة بـ 29٪ فقط من المشاريع التي تفتقر إلى الرعاية التنفيذية.
تتمثل بعض سمات الرعاية الفعالة في وجود القادة المناسبين الذين لديهم تأثير في المنظمة ، والرعاة الناشطون والمرئيون في جميع أنحاء المشروع ، والقادرون على توضيح الرؤية حول سبب قيام المنظمة بإجراء التغيير ، ومكافأة السلوكيات التي تساهم بشكل إيجابي للتغيير.
للإضافة إلى ذلك ، في تقرير كلاسي الأخير ، "العمل المتغير عالميًا: تجربة المحترف الحديث غير الربحي" ، عندما يتعلق الأمر باختبار تكنولوجيا جمع التبرعات ، غالبًا ما يتم تكليف القيادة التنفيذية أو تكنولوجيا المعلومات باكتشاف ما سينجح في المنظمة. ومع ذلك ، ما يقرب من خُمس المؤسسات لم تنفذ أي نوع من العمليات ، حيث كشف المستجيبون أنه لا يوجد قسم محدد مسؤول.
في حين أنه من المهم للقيادة التنفيذية أن تشارك في اختبار التكنولوجيا الجديدة ، فمن المهم أيضًا أن ترى قيمة في محاذاة البطل والاستعداد للتغيير.
هل أنت مستعد للتغيير؟
يمكن أن يساعدك فهم ما إذا كانت منظمتك غير الربحية جاهزة للتغيير في الاستعداد للعديد من التحديات التي قد تواجهها. يمكن أن يساعد التخطيط المسبق للمحادثات المناسبة وإنشاء رعاية تنفيذية فعالة وإنشاء قنوات اتصال واضحة فريقك على تبني ما هو قادم.
الطريقة الأولى للبدء هي أن تسأل فريقك عن كيفية إدراكهم للمؤسسة التي يعملون معها للحصول على صورة أفضل. للمساعدة ، قمنا بتحديث استطلاع 2017 الخاص بنا جنبًا إلى جنب مع Classy للحصول على نتائج جديدة واكتساب فهم جديد لكيفية تنقل المؤسسات في التغيير.
أكمل الاستبيان السريع أدناه للحصول على فكرة عن مكانة مؤسستك:
الاستبيان: هل مؤسستك غير الربحية جاهزة للتغيير؟
شارك في الاستطلاع ، ثم احصل على النصائح والموارد من Heller Consulting للمساعدة في إدارة التغيير التكنولوجي التالي.
خذ الاستطلاع الآنفي النهاية ، فإن أي تغييرات تفكر فيها في إستراتيجيتك غير الربحية تتعلق بالأشخاص أكثر مما تتعلق بالعمليات أو التكنولوجيا. عندما تبذل جهدًا لفهم الأشخاص الذين يستخدمون النظام ، والتواصل معهم باستمرار ، وتوفير شفافية كاملة أثناء التحول ، فإنك تحسن بشكل كبير فرص التبني والنجاح.
تعمل Smita Vadakekalam مع القطاع غير الربحي منذ أكثر من 20 عامًا ، حيث تعمل في العديد من المنظمات غير الربحية في مجال جمع الأموال واستراتيجية التكنولوجيا وتبسيط العمليات. في Heller Consulting ، عملت مع مئات المنظمات غير الربحية التي تطبق ممارسات تجارية قوية واستراتيجيات إدارة التكنولوجيا والتغيير لجعل عملهم أكثر كفاءة وفعالية.
لعبت سميتا عدة أدوار في شركة هيلر ، من مستشارة ، ومديرة مشروع ، ونائب رئيس الخدمات الاحترافية إلى دورها الحالي كمدير عمليات وكبير استراتيجي. تستمتع سميتا بالتحدث في المؤتمرات والكتابة عن إدارة التغيير في القطاع غير الربحي.
حصلت على درجة البكالوريوس في العلاقات الدولية من جامعة جورج واشنطن ودرجة الماجستير في الدراسات الخيرية من مدرسة عائلة ليلي للعمل الخيري - مركز جامعة إنديانا للعمل الخيري ، حيث تعمل الآن في مجلس الخريجين.
وهي عضو في لجنة جمعية محترفي إدارة التغيير ، وممارس تغيير معتمد من Prosci ، وحاصلة على شهادة أخصائي إدارة المشاريع من معهد إدارة المشاريع.
تبحث عن شيء جديد؟