對於員工每周平均花在會議上的時間，保守估計為 6 小時。 對於更高級別的員工，該時間承諾可以達到每週 23 小時。
事實上，一個運行良好的會議為團隊提供了一個協作、創造性和前瞻性的機會。 但是，如果將近一半的工作人員每週的工作時間都花在效率低下或組織不善的會議上，那麼每年可能會花費您超過 3990 億美元。
雖然很容易在會議中分心或忘記預算計劃和主持高效會議所需的時間，但充分利用您的非營利會議至關重要。 它們提供了一個機會，可以圍繞共同目標團結您的團隊，確保部門不會各自為政，並最終推進您的使命。
使用以下五個技巧來避免浪費員工的時間和生產力，並充分利用非營利組織的每次會議。 此外，我們還為舉辦遠程非營利會議的團隊提供了一些額外提示。
1. 記住會議在會議之前開始
您是否曾經參加過一次會議但不知道會議的目的是什麼，或者突然被要求介紹一些您沒有準備好的事情？ 最好的會議在會議之前開始，因為如果您事先準備好，參與者更有可能參與討論。
如果您要主持會議，請至少提前一周在日曆上留出時間來計劃內容和期望。 以下是一些需要考慮的事項。
制定議程
議程是會議的驅動力，因此請確保它傳達了明確的計劃和目標。 你可能想在議程的頂部寫一個簡短的目的陳述，回答你開會的原因以及在會議結束時你將完成什麼。 例如，您的目的陳述可能是：
- “詳細說明我們的冬季電子郵件活動的需求，並指定負責人來滿足每一個需求。”
- “確定上個月討論的三項舉措中的哪一項將成為我們組織第一季度的重點。”
- “生成一份新的籌款策略清單，提交給我們的董事會成員。”
為了保持會議目的的清晰性，請限制議程上不相關的討論主題的數量。 如果您發現您的議程涵蓋了從電子郵件活動到季度董事會更新的所有內容，請暫停並考慮將它們分成單獨的、較短的會議，重點關註一到兩個關鍵主題。
最後，如果您在會議附近發送議程，參與者可能沒有時間在到達之前查看它。 確保至少提前一周將其發送給所有參與者，以便他們準備好討論手頭的主題並隨身攜帶任何需要的材料。
評估參與者名單
在美國，68% 的專業人士報告說由於不必要的會議而失去了關鍵的工作時間。 這強調了確保會議中的每個人都真正需要在場的重要性。
始終詢問您邀請列表中的每個人是否需要參加下一次安排的會議。 根據主題，某些人可能沒有必要參加。 確保您定期更新您的會議邀請，這樣人們就不會覺得他們的時間被浪費了。
在您的會議之前評估參與者列表還提供了一個機會來考慮與您的與會者聯繫的最佳方式，無論是通過視覺方式、幻燈片演示還是複制。 例如，專注於品牌推廣的會議可能會包含圖形設計元素，因此請確保您準備好使用正確的工具向所有人展示視覺效果。
這也是會議主持人確定誰應該談論每個議程主題或擔任關鍵會議角色（例如擔任計時員）的好時機。 當您評估參與者如何適應您的會議時，請務必提前與他們聯繫，以便他們為自己的角色做好準備。
建立團體規範
團隊規範是團隊在開始工作之前確定並同意的一組期望和溝通方式。 在所有團隊成員的認可下，團隊規範可以通過共享所有權和對未來工作的歸屬感來幫助團隊實現其目標。
它們還可以提供一個框架，讓您在出現任何衝突時如何解決它們。 團體規範可能包括以下項目：
- 我們會積極傾聽大家的意見，避免外界干擾
- 我們將假設良好的意圖並且對想法很苛刻，而不是對人
- 我們將尊重我們的計時員並按時開始和結束會議
團隊在會議之前通過專門為此目的安排的會議或通過電子郵件建立小組規範。 為團隊建立團隊規範：
- 解釋他們的目的，並要求您的團隊集思廣益他們想要包括的主題
- 讓輔導員在活動掛圖或共享在線文檔上記錄所有想法
- 讓輔導員仔細檢查每個項目，以幫助團隊考慮是否願意將其添加到小組規範的最終列表中
- 與團隊共享最終的組規範列表，以進行任何最終編輯並正式採用它們
當您促進對話時，請考慮如何將參與者對團體規範的想法與您的使命、願景和價值觀聯繫起來。
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2.堅持你的時間表
無效的時間管理使您無法完成全部議程，並且還降低了團隊士氣。 事實上，與會人員最大的兩個煩惱是“遲到或早退”（49% 的受訪者表示）和“長時間不說話的人”（46% 的受訪者表示）。
您可以使用多種技術來遵守您的日程安排並充分利用您的非營利會議。
及時建造
為避免遲到，要么設定人們提前幾分鐘到達坐下並準備在您預定的時間開始的期望，或者故意在您的議程中建立一個“安頓下來”時間的緩衝區。
設置時間限制
為您議程上的每個主題設置時間限制，並指定某人作為計時員。 如果您發現您需要討論某個特定主題，請讓您的計時員與小組溝通該意圖，並通過這樣做分享哪些其他主題需要推遲到另一個會議。
創建停車場
為其他使討論偏離正軌的無關項目創建一個“停車場”。 計劃在未來的會議或電子郵件中循環回到這些項目，以便您的團隊可以保持主題。
積極點
不要浪費寶貴的時間去複習上次會議的決定和筆記。 讓您的會議活躍起來，並專注於向前發展。 在會議結束時留出時間對未來議程項目進行反思和想法。
3.限制分心並積極傾聽
積極傾聽是一項改善團隊內部溝通的軟技能。 要成為一個積極的傾聽者，您可以做很多事情，例如：
- 當人們說話時保留判斷力
- 允許演講者之間暫停以確保他們已完成
- 通過總結所說的話並詢問您是否正確來表示理解
- 提出澄清問題以與演講者的觀點互動
- 盡量避免在別人還在說話時在你的腦海中產生反應
被打斷會引發人們的防禦情緒，或打亂有意義的思路。 為了提供幫助，請考慮讓人們舉手、輪流發言或繞過一個表明當前發言者是誰的物體。
同樣重要的是要記住，如果您使用筆記本電腦、電話或專注於其他工作任務，您就不能成為一個積極的傾聽者。 因此，將技術和外界干擾降到最低，使其成為一項集體規範。 人們應該專注於會議，而不是回復電子郵件、在會議結束前收拾行李或刷新他們的社交媒體信息。
通過限制分心和積極傾聽，人們在會議中的參與度更高。 這可確保您的團隊成員不會錯過重要的細節或在以後使用額外的工作時間來尋找會議中已經涵蓋的答案。
4. 讓您的員工參與進來
在會議中，保持專注並處理您的業務項目很重要，但如果您的團隊不參與其中，則很難做到這一點。 通過使用以下技術來提高參與度，您將避免讓員工“走神”並錯過重要的會議信息。 您還將培養團隊創造力和創新能力，從而將您的組織目標提升到一個新的水平。
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騰出時間玩
已經發現在工作中實施遊戲可以減輕壓力、提高生產力並增加學習。 雖然您每次會議的時間可能有限，但請嘗試在開始或結束時留出五到十分鐘來建立團隊聯繫。
有趣的團隊聯繫活動可以包括嘗試新的破冰船以相互了解，花一些時間分享同事最近的旅行，或者分享您對某個隊友的感激之情。 只要確保你有計劃，這樣你就可以按時完成。
連接回你的使命
對於較長時間的會議或異地靜修，最好找一項活動讓您的團隊紮根並提醒他們為什麼他們都在那裡。 您可能希望首先讓某人閱讀您的使命宣言，然後讓一些員工分享您過去一年的使命故事以及它與您的會議的關係。
了解團隊的優勢
通過他們在會議中扮演的角色突出參與者的不同優勢，讓您的會議更具吸引力。 您是否有一個團隊成員在遵循詳細的行程時茁壯成長？ 考慮讓他們成為計時員。 你的一位同事是一個令人難以置信的講故事的人嗎？ 詢問他們是否會提供您最近為工人創造有毒環境的回顧。 另一方面，將植物、照片、情緒照明或宜人的氣味融入辦公室可以提高員工的記憶力和整體幸福感。
5. 留下明確的後續步驟
結束會議的最佳方式之一是能夠自信地說：“好的，所以我們的下一步是……”
在會議的最後幾分鐘，總結你所討論的內容。 然後，詢問您的隊友您應該採取哪些後續步驟，誰將負責這些步驟，以及完成它們的時間範圍。 在討論時將這些內容寫在白板上是一種讓您的團隊參與到流程中的好方法，方法是圍繞回顧的視覺組件。
會議結束後不久，向參與者發送一封後續電子郵件，其中會快速列出行動項目及其截止日期，以便在完成之前讓每個人都可以輕鬆訪問它們。
通過在會議中主動安排時間來總結和商定後續步驟，團隊成員可以立即著手解決項目最重要的需求，而不是浪費時間等待額外的指示。 它還開創了一個先例，即您的非營利組織的會議是有目的的，儘管日程已經很忙，但值得參與者花時間。
獎金：遠程非營利會議的提示
能夠遠程工作有助於許多組織為其員工提供積極的工作與生活平衡。 然而，76% 的會議參與者仍表示更喜歡面對面的會議，因為他們能夠更好地理解彼此的觀點並親自做出決定。
遠程會議帶來了獨特的挑戰，但如果您無法面對面會議，有幾種方法可以改善您的成果：
- 讓參與者打開他們的網絡攝像頭。 這有助於團隊成員處理非語言提示、增加參與度並限制多任務處理。
- 共享您的屏幕以瀏覽議程或其他重要文件。 這提供了一種視覺效果，可以更好地吸引觀眾的注意力。
- 建立如何輪流發言的協議。 一些網絡平台可能有一個功能，參與者可以點擊“舉手”並等待主持人呼叫他們。
- 確保參與的每個人都在一個安靜的地方，以限制破壞性的背景噪音。
- 為手機接收和互聯網速度設定標準，以避免連接不良。
磨練您的非營利會議
許多非營利組織的專業人士可能會在提到他們日曆上的另一個會議時呻吟。 但是，通過良好的準備、設定的日程安排和積極的參與，您可以舉辦一次真正協作、有效的會議，讓每個人都為您的非營利組織的使命而努力工作。
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