Kâr Amacı Gütmeyen Toplantılarınızdan En İyi Şekilde Nasıl Yararlanabilirsiniz?

Ortalama bir çalışanın her hafta toplantılarda ne kadar zaman geçirdiğine dair muhafazakar bir tahmin altı saattir. Daha üst düzey çalışanlar için bu süre haftada 23 saate ulaşabilir.

Gerçekten de iyi yönetilen bir toplantı, ekiplerin işbirlikçi, yaratıcı ve ileriye odaklı olmaları için bir fırsat sunar. Bununla birlikte, personelin çalışma haftalarının neredeyse yarısı verimsiz veya kötü organize edilmiş toplantılara bağlıysa, bu size yılda 399 milyar dolara mal olabilir.

Toplantılarda dikkatinizin dağılması veya verimli bir toplantı planlamak ve ev sahipliği yapmak için gereken zamanı ayırmayı unutmak kolay olsa da, kâr amacı gütmeyen toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmak çok önemlidir. Ekibinizi ortak hedefler etrafında birleştirme, departmanların silolarda çalışmamasını sağlama ve nihayetinde misyonunuzu ilerletme fırsatı sunarlar.

Personelinizin zamanını ve üretkenliğini boşa harcamamak için aşağıdaki beş ipucunu kullanın ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzda her toplantıdan en iyi şekilde yararlanın. Ayrıca, uzaktan kâr amacı gütmeyen toplantılara ev sahipliği yapan ekipler için birkaç bonus ipucu ekledik.

1. Toplantınızın Toplantınızdan Önce Başladığını Unutmayın

Hiç bir toplantıya katıldınız ve amacının ne olduğu hakkında hiçbir fikriniz olmadı mı ya da aniden hazırlıklı olmadığınız bir konuda sunum yapmanız istendi mi? En iyi toplantılar toplantıdan önce başlar, çünkü önceden hazırlamışsanız, katılımcıların tartışmaya katılma olasılıkları daha yüksektir.

Toplantıya ev sahipliği yapıyorsanız, içeriği ve beklentileri planlamak için en az bir hafta önceden takviminizde zaman ayırın. Aşağıda, giderken göz önünde bulundurmanız gereken bazı şeyler var.

Gündem Belirleyin

Gündem, toplantınızın itici gücüdür, bu nedenle açık bir plan ve hedefler ilettiğinden emin olun. Gündemin en üstüne, toplantıyı neden yaptığınızı ve sonunda ne başaracağınızı yanıtlayan kısa bir amaç beyanı yazmak isteyebilirsiniz. Örneğin, amaç ifadeniz şunları okuyabilir:

• "Kış e-posta kampanyamızın ihtiyaçlarını detaylandırın ve her ihtiyaca hitap edecek lider personeli belirleyin."
• "Geçen ay tartışılan üç girişimden hangisinin ilk çeyrekte kuruluşumuzun odak noktası olacağını belirleyin."
• "Yönetim kurulu üyelerimize sunmak için yeni bağış toplama stratejilerinin bir listesini oluşturun."

Toplantınızın amacının netliğini korumak için gündeminizdeki ilgisiz tartışma konularının sayısını sınırlayın. Gündeminizin e-posta kampanyalarınızdan üç aylık pano güncellemelerine kadar her şeyi kapsadığını fark ederseniz, duraklatın ve bunları bir veya iki ana konuya odaklanan ayrı, daha kısa toplantılara ayırmayı düşünün.

Son olarak, toplantıya yakın bir yere bir gündem gönderirseniz, katılımcıların gelmeden önce ona bakmak için zamanları olmayabilir. Eldeki konuları tartışmaya hazır olabilmeleri ve gerekli materyalleri yanlarında getirebilmeleri için en az bir hafta önceden tüm katılımcılara gönderdiğinizden emin olun.

Katılımcı Listesini Değerlendirin

ABD'de, profesyonellerin %68'i, gereksiz toplantılar nedeniyle kritik çalışma sürelerini kaybettiğini bildiriyor. Bu, toplantınızdaki herkesin gerçekten orada olması gerektiğinden emin olmanın önemini vurgular.

Her zaman davet listenizdeki herkesin bir sonraki planlanmış toplantıda olması gerekip gerekmediğini sorun. Konuya bağlı olarak bazı kişilerin katılması gerekmeyebilir. İnsanların zamanlarının boşa gittiğini hissetmemeleri için toplantı davetlerinizi düzenli olarak güncellediğinizden emin olun.

Toplantınızdan önce katılımcı listesini değerlendirmek, görsel yollarla, slayt sunumları veya kopya yoluyla katılımcılarınıza ulaşmanın en iyi yolunu düşünme fırsatı da sağlar. Örneğin, markalaşmaya odaklanan bir toplantı muhtemelen grafik tasarım öğeleri içerecektir, bu nedenle görselleri herkese sunmak için doğru araçlarla hazır olduğunuzdan emin olun.

Bu aynı zamanda toplantı sahibinin her bir gündem konusu hakkında kimin konuşması gerektiğini veya zaman tutucu olmak gibi önemli toplantı rollerini kimin üstleneceğini belirlemesi için iyi bir zamandır. Katılımcıların toplantınıza nasıl uyum sağlayacağını değerlendirirken, rollerine hazırlanabilmeleri için önceden onlara ulaştığınızdan emin olun.

Grup Normlarını Oluşturun

Grup normları, bir ekibin çalışmaya başlamadan önce belirlediği ve üzerinde anlaşmaya vardığı bir dizi beklenti ve iletişim yöntemidir. Tüm ekip üyelerinin onaylanmasıyla grup normları, bir ekibin ortak sahiplik duygusu ve ilerideki işe ait olma duygusu yoluyla hedeflerine ulaşmasına yardımcı olabilir.

Ayrıca, ortaya çıkan herhangi bir çatışmayı nasıl çözeceğinize dair bir çerçeve sağlayabilirler. Grup normları aşağıdaki gibi öğeleri içerebilir:

• Herkesi aktif olarak dinleyeceğiz ve dikkat dağıtıcı dış etkenlerden kaçınacağız.
• İyi niyetimizi varsayacağız ve insanlara değil fikirlere sert davranacağız.
• Zaman hakemimizi onurlandıracağız ve toplantılara programa göre başlayıp bitireceğiz

Ekipler, ya bu amaç için özel olarak planlanmış bir toplantı ya da e-posta yoluyla toplantılardan önce grup normları oluşturur. Bir takım için grup normları oluşturmak için:

1. Amaçlarını açıklayın ve ekibinizden dahil etmek istedikleri konular hakkında beyin fırtınası yapmalarını isteyin.
2. Bir kolaylaştırıcının tüm fikirleri bir flipchart veya paylaşılan çevrimiçi belge üzerinde toplamasını sağlayın
3. Kolaylaştırıcının, ekibin, onu grup normlarının son listesine eklemek isteyip istemediklerini düşünmesine yardımcı olması için her bir öğeyi gözden geçirmesini sağlayın.
4. Son düzenlemeler için grup normlarının son listesini ekiple paylaşın ve resmi olarak kabul edin

Sohbeti kolaylaştırırken, grup normları için katılımcıların fikirlerini misyon, vizyon ve değerlerinize nasıl bağlayabileceğinizi düşünün.

2. Programınıza Bağlı Kalın

Etkisiz zaman yönetimi, tüm ajandanızın üzerinden geçememenizi sağlar ve ayrıca ekibin moralini düşürür. Aslında, toplantı katılımcılarının en büyük rahatsızlıklarından ikisi, "geç gelmek veya erken ayrılmak" (katılımcıların %49'u tarafından bildirildi) ve "uzun süre hiçbir şey hakkında konuşmayan insanlar" (katılımcıların %46'sı tarafından bildirildi).

Programınıza bağlı kalmak ve kar amacı gütmeyen toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için kullanabileceğiniz birkaç teknik vardır.

Zamanında İnşa Et

Geç başlamaktan kaçınmak için, ya insanların oturmak için birkaç dakika erken varacağı ve planlanan saatinizde başlamaya hazır olacağı beklentisini ayarlayın ya da kasıtlı olarak “yerleşme” zamanı için ajandanıza bir tampon oluşturun.

Zaman Sınırlarını Ayarla

Ajandanızdaki her konu için zaman sınırları belirleyin ve birini zaman tutucu olarak atayın. Belirli bir konuyu aşmanız gerektiğini fark ederseniz, zaman tutucunuzun bu niyeti grupla iletmesini sağlayın ve bunu yaparak başka bir toplantı için hangi konunun ertelenmesi gerektiğini paylaşın.

Otopark Oluşturun

Tartışmayı yoldan çıkaran diğer teğetsel öğeler için bir "park yeri" oluşturun. Ekibinizin konuyla ilgili kalabilmesi için gelecekteki bir toplantıda veya e-postada bu öğelere geri dönmeyi planlayın.

Aktif ol

Son toplantının kararlarını ve notlarını gözden geçirerek değerli zamanınızı boşa harcamayın. Toplantılarınızı aktif hale getirin ve ilerlemeye odaklanın. Toplantınızın sonunda, gelecekteki gündem maddeleri için fikir ve fikirler için zaman ayırın.

3. Dikkat Dağınıklıklarını Sınırlayın ve Aktif Olarak Dinleyin

Aktif dinleme, ekipler arasındaki iletişimi geliştiren yumuşak bir beceridir. Aktif bir dinleyici olmak için yapabileceğiniz pek çok şey vardır, örneğin:

• İnsanlar konuşurken yargılamayı bırak
• Bitirdiklerinden emin olmak için hoparlörler arasında duraklamalara izin verin
• Söylenenleri özetleyerek ve doğru anlayıp anlamadığınızı sorarak anlayış gösterin
• Bir konuşmacının noktalarına katılmak için açıklayıcı sorular sorun
• Başka biri hala konuşurken kafanızda bir yanıt geliştirmekten kaçınmaya çalışın.

Kesintiye uğramak, insanlarda savunmacı duyguları tetikleyebilir veya anlamlı bir düşünce trenini bozabilir. Yardım etmek için, insanlardan el kaldırmalarını, sırayla konuşmalarını veya mevcut konuşmacının kim olduğunu gösteren bir nesnenin etrafından geçmelerini isteyin.

Dizüstü bilgisayarınızda, telefonunuzda veya başka iş görevleriyle meşgulseniz aktif bir dinleyici olamayacağınızı da unutmamak önemlidir. Bu nedenle, teknolojiyi ve dışarıdaki dikkat dağıtıcı unsurları minimumda tutmayı bir grup normu haline getirin. İnsanlar e-postalara cevap vermek, toplantı bitmeden eşyalarını toplamak veya sosyal medya beslemelerini yenilemek yerine toplantıya odaklanmalıdır.

Dikkat dağıtıcı unsurları sınırlayarak ve birbirlerini aktif olarak dinleyerek, insanlar toplantılarda daha fazla yer alır. Bu, ekip üyelerinizin önemli ayrıntıları kaçırmamasını veya daha sonra toplantıda zaten kapsanan yanıtları aramak için fazladan çalışma zamanı kullanmamasını sağlar.

4. Çalışanlarınızı Etkileyin

Toplantılarda odaklanmak ve iş öğelerinize dikkat etmek önemlidir, ancak ekibiniz kendini meşgul hissetmiyorsa bunu yapmak zor olabilir. Katılımı artırmak için aşağıdaki teknikleri kullanarak, çalışanların "bölge dışına çıkmalarını" önleyecek ve önemli toplantı bilgilerini kaçıracaksınız. Ayrıca, kuruluşunuzun hedeflerini bir üst düzeye taşıyabilecek ekip yaratıcılığını ve yeniliği teşvik edeceksiniz.

Oynamak için Zaman Ayırın

İşyerinde oyun oynamanın stresi azalttığı, üretkenliği artırdığı ve öğrenmeyi artırdığı bulunmuştur. Her toplantıda sınırlı zamanınız olsa da, grup olarak bağ kurmak için başında veya sonunda beş veya on dakika ayırmaya çalışın.

Eğlenceli takım bağlama aktiviteleri, birbirinizi tanımak için yeni bir buz kırıcıyı denemeyi, bir meslektaşın son seyahatini paylaşmak için biraz zaman ayırmayı veya takım arkadaşlarınızdan biri hakkında minnettar olduğunuz bir şeyi paylaşmayı içerebilir. Sadece plan yaptığınızdan emin olun, böylece programa sadık kalabilirsiniz.

Görevinize Geri Bağlanın

Daha uzun toplantılar veya saha dışı inzivalar için, ekibinizin temelini oluşturan ve neden orada olduklarını hatırlatan bir aktivite bulmak iyi bir fikir olabilir. Birinin misyon beyanınızı okumasını sağlayarak başlamak isteyebilirsiniz ve ardından birkaç çalışanınızın geçen yılki misyonunuzun hikayelerini ve bunun toplantınızla nasıl bir ilişkisi olduğunu paylaşmasını sağlayabilirsiniz.

Ekibinizin Güçlü Yönlerini Bilin

Toplantıda gerçekleştirdikleri roller aracılığıyla katılımcıların farklı güçlü yanlarını vurgulayarak toplantınızı ilgi çekici hale getirin. Ayrıntılı bir güzergahı takip ederken gelişen bir ekip üyeniz var mı? Onları zaman tutucu yapmayı düşünün. Meslektaşlarınızdan biri inanılmaz bir hikaye anlatıcısı mı? İşçiler için toksik bir ortam yaratan son çalışmanızın özetini sağlayıp sağlamayacaklarını sorun. Öte yandan, bitkiler, fotoğraflar, ortam aydınlatması veya hoş kokuları bir ofise dahil etmek, çalışanların hafızasını ve genel mutluluğunu geliştirir.

5. Sonraki Adımları Net Olarak Bırakın

Toplantılarınızı sonlandırmanın en iyi yollarından biri, kendinden emin bir şekilde "Tamam, o halde sonraki adımlarımız..." diyebilmektir.

Toplantınızın son birkaç dakikasında, anlattıklarınızı özetleyin. Ardından, takım arkadaşlarınıza atmanız gereken sonraki adımları, bunlardan kimin sorumlu olacağını ve bunları tamamlamak için zaman çerçevesini sorun. Bunları tartışırken beyaz tahtaya yazmak, özetin görsel bir bileşenini merkeze alarak ekibinizi sürece dahil etmenin harika bir yoludur.

Toplantıdan kısa bir süre sonra, katılımcılara eylem öğelerini ve bitiş tarihlerini hızlı bir şekilde listeleyen bir takip e-postası gönderin, böylece bunlar tamamlanana kadar taze ve herkes tarafından kolayca erişilebilir durumda kalır.

Toplantınızda sonraki adımları özetlemek ve üzerinde anlaşmaya varmak için proaktif bir şekilde zaman planlayarak, ekip üyeleri ek talimatları bekleyerek zaman kaybetmek yerine projenizin en önemli ihtiyaçları üzerinde hemen çalışmaya başlayabilir. Ayrıca, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzda toplantıların amaçlı olduğu ve zaten yoğun programlara rağmen katılımcıların zamanına değer olduğu konusunda emsal teşkil ediyor.

BONUS: Uzak Kar Amacı Gütmeyen Toplantılar için İpuçları

Uzaktan çalışabilmek, birçok kuruluşun çalışanları için olumlu bir iş-yaşam dengesi sağlamasına yardımcı olur. Bununla birlikte, toplantı katılımcılarının %76'sı, birbirlerinin görüşlerini daha iyi anlama ve şahsen karar verme yetenekleri nedeniyle hala yüz yüze toplantıları tercih ettiğini bildirmektedir.

Uzaktan toplantılar benzersiz zorluklarla gelir, ancak yüz yüze görüşemiyorsanız sonuçlarınızı iyileştirmenin birkaç yolu vardır:

• Katılımcıların web kameralarını açmasını sağlayın. Bu, ekip üyelerinin sözlü olmayan ipuçlarını işlemesine, katılımı artırmasına ve çoklu görevleri sınırlandırmasına yardımcı olur.
• Gündemde veya diğer önemli belgelerde gezinmek için ekranınızı paylaşın. Bu, izleyicinin dikkatini daha iyi çekmek için bir görsel sağlar.
• Sırayla nasıl konuşulacağına dair protokoller oluşturun. Bazı web platformlarında, katılımcıların “el kaldırmak” için tıklayabilecekleri ve kolaylaştırıcının kendilerini aramasını bekleyebilecekleri bir özellik olabilir.
• Rahatsız edici arka plan gürültüsünü sınırlamak için katılan herkesin sessiz bir yerde olduğundan emin olun.
• Kötü bağlantılardan kaçınmak için cep telefonu alımı ve internet hızı gereksinimleri için standartlar belirleyin.

Kâr Amacı Gütmeyen Toplantılarınızı İyileştirin

Kâr amacı gütmeyen birçok profesyonel, takvimlerinde başka bir toplantıdan söz edildiğinde inleyebilir. Bununla birlikte, iyi bir hazırlık, belirli bir zamanlama ve olumlu katılımla, herkesin kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun misyonu doğrultusunda sıkı çalışmasını sağlayan, gerçek anlamda işbirliğine dayalı, etkili bir toplantıya ev sahipliği yapabilirsiniz.