비영리단체 회의를 최대한 활용하는 방법

평균 직원이 매주 회의에 보내는 시간에 대한 보수적인 추정치는 6시간입니다. 더 많은 고위급 직원의 경우 해당 시간 약속은 주당 23시간에 도달할 수 있습니다.

실제로, 잘 운영되는 회의는 팀이 협업하고 창의적이며 미래 지향적인 사람이 될 수 있는 기회를 제공합니다. 그러나 직원의 근무 주 중 거의 절반이 비생산적이거나 제대로 조직되지 않은 회의에 묶여 있으면 연간 3,990억 달러 이상의 비용이 발생할 수 있습니다.

회의 중에 산만해지거나 생산적인 회의를 계획하고 주최하는 데 필요한 시간을 계획하는 것을 잊어버리기 쉽지만 비영리 회의를 최대한 활용하는 것이 중요합니다. 공통 목표를 중심으로 팀을 통합하고 부서가 고립되어 운영되지 않도록 하며 궁극적으로 미션을 수행할 수 있는 기회를 제공합니다.

직원의 시간과 생산성을 낭비하지 않고 비영리단체의 각 회의를 최대한 활용하려면 아래 5가지 팁을 사용하세요. 또한 원격 비영리 회의를 주최하는 팀을 위한 몇 가지 보너스 팁이 포함되어 있습니다.

1. 회의가 시작되기 전에 회의가 시작된다는 것을 기억하십시오

회의에 참석했는데 그 목적이 무엇인지 몰랐거나 갑자기 준비되지 않은 것에 대해 발표하라는 요청을 받은 적이 있습니까? 최고의 회의는 회의 전에 시작됩니다. 사전에 준비했다면 참가자가 토론에 참여할 가능성이 더 높기 때문입니다.

회의를 주최하는 경우 최소한 일주일 전에 일정에 시간을 정해 두어 내용과 기대치를 계획하십시오. 다음은 이동할 때 고려해야 할 몇 가지 사항입니다.

의제 설정

의제는 회의의 원동력이므로 명확한 계획과 목표를 전달해야 합니다. 회의를 하는 이유와 회의가 끝날 때까지 무엇을 달성할 것인지에 대한 답을 의제 상단에 간단한 목적 진술서를 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 목적 선언문은 다음과 같습니다.

• "겨울철 이메일 캠페인에 대한 요구 사항을 자세히 설명하고 각 요구 사항을 해결할 수석 직원을 지정하십시오."
• "지난 달에 논의된 세 가지 이니셔티브 중 어떤 것이 1분기에 우리 조직의 초점이 될 것인지 결정하십시오."
• "이사회 구성원에게 제시할 새로운 기금 마련 전략 목록을 생성하십시오."

회의 목적을 명확하게 유지하려면 의제에서 관련 없는 토론 주제의 수를 제한하십시오. 의제가 이메일 캠페인에서 분기별 이사회 업데이트에 이르기까지 모든 것을 다루고 있다는 것을 알게 되면 일시 중지하고 1~2개의 핵심 주제에 초점을 맞춘 별도의 짧은 회의로 나누는 것을 고려하십시오.

마지막으로 회의와 가까운 곳에서 의제를 보내면 참가자가 도착하기 전에 볼 시간이 없을 수 있습니다. 모든 참가자에게 최소 1주일 전에 미리 보내어 그들이 당면한 주제에 대해 토론하고 필요한 자료를 가져올 수 있도록 하십시오.

참가자 목록 평가

미국에서는 전문가의 68%가 불필요한 회의로 인해 중요한 업무 시간을 놓치고 있다고 보고합니다. 이는 회의에 참석한 모든 사람이 회의에 참석해야 하는 중요성을 강조합니다.

초대 목록에 있는 모든 사람이 다음 예정된 회의에 참석해야 하는지 항상 물어보십시오. 주제에 따라 일부 인원이 참석하지 않아도 될 수 있습니다. 사람들이 시간을 낭비했다고 느끼지 않도록 모임 초대를 정기적으로 업데이트해야 합니다.

회의 전에 참가자 목록을 평가하면 시각적 수단, 슬라이드 프레젠테이션 또는 복사를 통해 참석자에게 다가갈 수 있는 가장 좋은 방법을 고려할 수 있는 기회도 제공됩니다. 예를 들어 브랜딩에 중점을 둔 회의에는 그래픽 디자인 요소가 포함될 수 있으므로 모든 사람에게 시각적 개체를 제공할 수 있는 올바른 도구를 준비해야 합니다.

이것은 또한 회의 주최자가 누가 각 안건 주제에 대해 말해야 하는지 결정하거나 계시원과 같은 주요 회의 역할을 수행해야 하는지 결정하기에 좋은 시간입니다. 참가자가 회의에 어떻게 참여할 것인지 평가할 때 역할을 준비할 수 있도록 사전에 연락하십시오.

그룹 규범 수립

그룹 규범은 팀이 작업을 시작하기 전에 결정하고 동의하는 일련의 기대치 및 의사 소통 방식입니다. 모든 팀 구성원의 승인과 함께 그룹 규범은 공유 소유권 및 앞으로의 작업에 대한 소속감을 통해 팀이 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 충돌이 발생할 경우 충돌을 해결하는 방법에 대한 프레임워크를 제공할 수 있습니다. 그룹 규범에는 다음과 같은 항목이 포함될 수 있습니다.

• 우리는 적극적으로 모든 사람의 말을 경청하고 외부 방해를 피합니다.
• 우리는 좋은 의도를 가정하고 사람이 아닌 아이디어에 대해 열심히 할 것입니다.
• 우리는 계시원을 존중하고 예정대로 회의를 시작하고 끝낼 것입니다.

팀은 이 목적을 위해 특별히 예약된 회의나 이메일을 통해 회의 전에 그룹 규범을 설정합니다. 팀에 대한 그룹 규범을 설정하려면:

1. 목적을 설명하고 팀에 포함하고 싶은 주제를 브레인스토밍하도록 요청하세요.
2. 진행자가 플립 차트 또는 공유 온라인 문서에서 모든 아이디어를 캡처하도록 합니다.
3. 진행자가 각 항목을 검토하여 팀이 그룹 규범의 최종 목록에 추가할지 여부를 고려하도록 하십시오.
4. 최종 편집을 위해 팀과 그룹 규범의 최종 목록을 공유하고 공식적으로 채택합니다.

대화를 촉진하면서 그룹 규범에 대한 참가자의 아이디어를 귀하의 사명, 비전 및 가치와 다시 연결할 수 있는 방법을 고려하십시오.

2. 일정을 지켜라

비효율적인 시간 관리로 인해 전체 의제를 처리할 수 없으며 팀 사기도 저하됩니다. 실제로 회의 참가자가 가장 짜증나는 두 가지는 "늦게 도착하거나 일찍 출발하는 것"(응답자의 49%가 응답)과 "오랫동안 아무 말도 하지 않는 사람"(응답자의 46%가 응답)입니다.

일정을 준수하고 비영리 단체 회의를 최대한 활용하기 위해 사용할 수 있는 몇 가지 기술이 있습니다.

제 시간에 구축

늦게 시작하는 것을 피하려면 사람들이 몇 분 일찍 도착하여 자리에 앉고 예정된 시간에 시작할 준비가 될 것이라는 기대치를 설정하거나 의도적으로 "정착" 시간을 위한 일정에 완충 장치를 만드십시오.

시간 제한 설정

의제의 각 주제에 대한 시간 제한을 설정하고 누군가를 시간 측정기로 지정합니다. 특정 주제에 대해 넘어갈 필요가 있다는 것을 알게 되면 계시원에게 그 의도를 그룹과 전달하고 그렇게 함으로써 다른 회의를 위해 연기해야 ​​하는 다른 주제를 공유하게 하십시오.

주차장 만들기

토론을 방해하는 다른 접선 항목을 위한 "주차장"을 만드십시오. 팀이 주제에 계속 머물 수 있도록 향후 회의나 이메일에서 이러한 항목에 대해 회상할 계획을 세우십시오.

활동적으로

지난 회의의 결정과 메모를 검토하는 데 귀중한 시간을 낭비하지 마십시오. 회의를 활성화하고 앞으로 나아가는 데 집중하십시오. 회의가 끝나면 숙고와 향후 의제 항목에 대한 아이디어를 위한 시간을 두십시오.

3. 산만함을 제한하고 적극적으로 경청

적극적인 경청은 팀 내 의사 소통을 향상시키는 부드러운 기술입니다. 다음과 같이 능동적인 청취자를 위해 할 수 있는 일이 많이 있습니다.

• 사람들이 말할 때 판단을 보류
• 스피커가 완료되었는지 확인하기 위해 스피커 사이에 일시 중지를 허용합니다.
• 말한 내용을 요약하고 올바르게 이해했는지 질문하여 이해를 표시합니다.
• 화자의 요점에 참여하기 위해 명확한 질문을 하십시오.
• 다른 사람이 아직 말하고 있는 동안 머리 속에 반응이 일어나지 않도록 하십시오.

방해를 받으면 사람들의 방어적인 감정이 촉발되거나 의미 있는 사고의 흐름이 중단될 수 있습니다. 도움을 주기 위해 사람들에게 손을 들거나 번갈아가며 말하거나 현재 화자가 누구인지를 나타내는 물건 주위를 지나가도록 요청하는 것을 고려하십시오.

또한 랩톱, 전화를 사용하거나 다른 작업에 몰두하고 있으면 적극적으로 경청할 수 없다는 점을 기억하는 것도 중요합니다. 따라서 기술과 외부 방해 요소를 최소화하는 것을 그룹 규범으로 삼으십시오. 사람들은 이메일에 답장하거나 회의가 끝나기 전에 짐을 싸거나 소셜 미디어 피드를 새로 고치는 것보다 회의에 집중해야 합니다.

산만함을 제한하고 서로의 말을 적극적으로 경청함으로써 사람들은 회의에 더 많이 참석합니다. 이렇게 하면 팀 구성원이 중요한 세부 정보를 놓치거나 회의에서 이미 다룬 답변을 찾기 위해 추가 작업 시간을 사용하지 않게 됩니다.

4. 직원 참여

회의에서는 집중을 유지하고 비즈니스 항목을 처리하는 것이 중요하지만 팀이 참여하지 않는다고 느끼면 그렇게 하기 어려울 수 있습니다. 아래 기술을 사용하여 참여도를 높이면 직원이 "존재"하여 중요한 회의 정보를 놓치는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 조직의 목표를 한 단계 끌어올릴 수 있는 팀 창의성과 혁신을 육성할 것입니다.

놀 시간을 만드세요

직장에서 놀이를 구현하는 것은 스트레스를 줄이고 생산성을 높이며 학습을 증가시키는 것으로 밝혀졌습니다. 각 모임에 제한된 시간이 있을 수 있지만 시작이나 끝에서 5분에서 10분을 따로 떼어 그룹으로 결속시키십시오.

재미있는 팀 결속 활동에는 서로를 알아가기 위해 새로운 쇄빙선을 시도하거나, 시간을 내어 동료의 최근 여행에 대해 공유하거나, 팀원 중 한 사람에 대해 감사한 내용을 공유하는 것이 포함될 수 있습니다. 당신이 일정에 머무를 수 있도록 당신이 그것을 위해 계획했는지 확인하십시오.

임무에 다시 연결

더 긴 회의나 오프사이트 피정의 경우 팀의 기반이 되고 그들이 모두 그곳에 있는 이유를 상기시켜주는 활동을 찾는 것이 좋습니다. 누군가에게 사명 선언문을 읽게 한 다음 몇 명의 직원에게 지난 해에 수행한 사명과 그것이 회의와 어떤 관련이 있는지 이야기를 나누도록 할 수 있습니다.

팀의 강점 알기

회의에서 수행하는 역할을 통해 참가자의 다양한 강점을 강조하여 회의를 흥미롭게 만드십시오. 세부 일정을 따라갈 때 성공하는 팀원이 있습니까? 시간 측정기로 만드는 것을 고려하십시오. 동료 중 한 명이 놀라운 이야기꾼입니까? 최근에 근로자에게 유해한 환경을 조성한 것에 대한 요약을 제공할 것인지 물어보십시오. 반면에 식물, 사진, 무드 조명 또는 쾌적한 냄새를 사무실에 통합하면 직원의 기억력과 전반적인 행복도가 향상됩니다.

5. 명확한 다음 단계로 떠나십시오

회의를 끝낼 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나는 자신 있게 "좋아, 다음 단계는..."이라고 말할 수 있는 것입니다.

회의의 마지막 몇 분 동안 다룬 내용을 요약합니다. 그런 다음 팀원들에게 어떤 다음 단계를 포착해야 하는지, 누가 책임지고 완료해야 하는지 물어보세요. 토론할 때 화이트보드에 이를 작성하는 것은 요약의 시각적 구성 요소를 중심으로 프로세스에 팀을 참여시키는 좋은 방법입니다.

회의 직후에 참가자에게 후속 이메일을 보내 작업 항목과 기한을 빠르게 나열하여 완료될 때까지 모든 사람이 최신 상태로 유지하고 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다.

회의 시간을 사전에 예약하여 다음 단계를 요약하고 동의함으로써 팀 구성원은 추가 지침을 기다리는 데 시간을 낭비하지 않고 프로젝트의 가장 중요한 요구 사항에 대해 즉시 작업에 착수할 수 있습니다. 또한 비영리 단체의 회의는 이미 바쁜 일정에도 불구하고 목적이 있고 참가자의 시간을 할애할 가치가 있다는 선례를 남깁니다.

보너스: 원격 비영리 회의를 위한 팁

원격으로 일할 수 있다는 것은 많은 조직이 직원들에게 긍정적인 일과 삶의 균형을 제공하는 데 도움이 됩니다. 그러나 회의 참가자의 76%는 서로의 견해를 더 잘 이해하고 직접 의사 결정을 내릴 수 있는 능력 때문에 여전히 대면 회의를 선호한다고 보고합니다.

원격 회의에는 고유한 문제가 있지만 직접 만날 수 없는 경우 결과를 개선할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

• 참가자에게 웹캠을 켜도록 합니다. 이것은 팀 구성원이 비언어적 신호를 처리하고 참여를 늘리며 멀티태스킹을 제한하는 데 도움이 됩니다.
• 화면을 공유하여 의제 또는 기타 중요한 문서를 살펴보세요. 이것은 청중의 관심을 더 잘 포착할 수 있는 시각적 효과를 제공합니다.
• 교대로 말하는 방법에 대한 프로토콜을 설정합니다. 일부 웹 플랫폼에는 참가자가 클릭하여 "손을 들고" 진행자가 호출할 때까지 기다릴 수 있는 기능이 있을 수 있습니다.
• 방해가 되는 배경 소음을 제한하기 위해 참여하는 모든 사람이 조용한 위치에 있는지 확인합니다.
• 잘못된 연결을 피하기 위해 휴대폰 수신 및 인터넷 속도에 대한 표준을 설정해야 합니다.

비영리 회의를 연마하십시오

많은 비영리 전문가들은 달력에 또 다른 모임이 언급되면 신음할 수 있습니다. 그러나 좋은 준비, 정해진 일정, 긍정적인 참여로 모든 사람이 비영리 단체의 사명을 위해 열심히 일할 수 있도록 하는 진정으로 협력적이고 효과적인 회의를 주최할 수 있습니다.