Come ottenere il massimo dalle tue riunioni senza scopo di lucro

Una stima prudente per quanto tempo il dipendente medio trascorre alle riunioni ogni settimana è di sei ore. Per i dipendenti di livello più alto, tale impegno di tempo può raggiungere le 23 ore settimanali.

In effetti, una riunione ben organizzata offre ai team l'opportunità di essere collaborativi, creativi e orientati al futuro. Tuttavia, se quasi la metà delle settimane lavorative dei membri del personale è impegnata in riunioni improduttive o mal organizzate, potrebbe costare fino a $ 399 miliardi all'anno.

Sebbene sia facile distrarsi durante le riunioni o dimenticare di pianificare il tempo necessario per pianificare e organizzare una riunione produttiva, ottenere il massimo dalle riunioni senza scopo di lucro è fondamentale. Rappresentano un'opportunità per unire il tuo team attorno a obiettivi comuni, garantire che i dipartimenti non operino in silos e, in definitiva, promuovere la tua missione.

Usa i cinque suggerimenti di seguito per evitare di sprecare tempo e produttività del tuo personale e ottenere il massimo da ogni riunione nella tua organizzazione no profit. Inoltre, abbiamo incluso alcuni suggerimenti bonus per i team che ospitano riunioni no profit a distanza.

1. Ricorda che la riunione inizia prima della riunione

Ti sei mai presentato a una riunione e non avevi idea di quale fosse il suo scopo, o ti è stato chiesto all'improvviso di presentare qualcosa per cui non eri preparato? Le riunioni migliori iniziano prima della riunione, poiché è più probabile che i partecipanti si impegnino nella discussione se li hai preparati in anticipo.

Se stai organizzando la riunione, riserva del tempo sul tuo calendario con almeno una settimana di anticipo per pianificare il contenuto e le aspettative. Di seguito sono riportate alcune cose da considerare mentre procedi.

Imposta un'agenda

Un'agenda è la forza trainante della tua riunione, quindi assicurati che comunichi un piano e obiettivi chiari. Potresti scrivere una breve dichiarazione di intenti in cima all'ordine del giorno che risponda al motivo per cui stai tenendo la riunione e cosa realizzerai alla fine di essa. Ad esempio, la tua dichiarazione di intenti potrebbe leggere:

• "Descrivi in ​​dettaglio le esigenze della nostra campagna e-mail invernale e designa il personale principale per soddisfare ogni esigenza".
• "Determina quale delle tre iniziative discusse il mese scorso sarà l'obiettivo della nostra organizzazione per il primo trimestre".
• "Generare un elenco di nuove strategie di raccolta fondi da presentare ai membri del nostro consiglio".

Per mantenere la chiarezza sullo scopo della riunione, limitare il numero di argomenti di discussione non correlati all'ordine del giorno. Se scopri che la tua agenda copre qualsiasi cosa, dalle campagne e-mail agli aggiornamenti trimestrali del consiglio di amministrazione, fermati e considera di dividerli in riunioni separate e più brevi incentrate su uno o due argomenti chiave.

Infine, se invii un ordine del giorno nelle immediate vicinanze della riunione, i partecipanti potrebbero non avere il tempo di esaminarlo prima di arrivare. Assicurati di inviarlo a tutti i partecipanti con almeno una settimana di anticipo in modo che possano essere pronti a discutere gli argomenti in questione e portare con sé tutto il materiale necessario.

Valutare l'elenco dei partecipanti

Negli Stati Uniti, il 68% dei professionisti dichiara di perdere tempo di lavoro critico a causa di riunioni non necessarie. Ciò sottolinea l'importanza di assicurarsi che tutti i partecipanti alla riunione debbano davvero essere presenti.

Chiedi sempre se tutti i membri del tuo elenco di inviti devono essere presenti alla prossima riunione programmata. A seconda dell'argomento, potrebbe non essere necessario che alcune persone partecipino. Assicurati di aggiornare regolarmente gli inviti alle riunioni in modo che le persone non si sentano sprecate.

La valutazione dell'elenco dei partecipanti prima della riunione offre anche l'opportunità di considerare il modo migliore per raggiungere i partecipanti, sia attraverso mezzi visivi, presentazioni di diapositive o copia. Ad esempio, una riunione incentrata sul branding probabilmente includerà elementi di progettazione grafica, quindi assicurati di essere preparato con gli strumenti giusti per presentare le immagini a tutti.

Questo è anche un buon momento per l'organizzatore della riunione per determinare chi dovrebbe parlare di ciascun argomento all'ordine del giorno o ricoprire ruoli chiave della riunione, ad esempio essere il cronometrista. Mentre valuti come i partecipanti si adatteranno alla tua riunione, assicurati di contattarli in anticipo in modo che possano prepararsi per i loro ruoli.

Stabilire norme di gruppo

Le norme di gruppo sono un insieme di aspettative e modi di comunicare che un team determina e concorda prima di iniziare il proprio lavoro. Con l'approvazione di tutti i membri del team, le norme di gruppo possono aiutare un team a raggiungere i propri obiettivi attraverso un senso di proprietà condivisa e appartenenza al lavoro che lo attende.

Possono anche fornire un quadro su come risolvere eventuali conflitti se si verificano. Le norme di gruppo possono includere elementi come:

• Ascolteremo attivamente tutti ed eviteremo distrazioni esterne
• Assumeremo buone intenzioni e saremo duri con le idee, non con le persone
• Onoreremo il nostro cronometrista e inizieremo e termineremo le riunioni nei tempi previsti

I team stabiliscono le norme di gruppo prima delle riunioni, sia tramite una riunione programmata appositamente per questo scopo, sia tramite e-mail. Per stabilire norme di gruppo per una squadra:

1. Spiega il loro scopo e chiedi al tuo team di fare un brainstorming sugli argomenti che vorrebbe includere
2. Chiedi a un facilitatore di catturare tutte le idee su una lavagna a fogli mobili o su un documento condiviso online
3. Chiedi al facilitatore di esaminare ogni elemento per aiutare il team a considerare se desidera aggiungerlo all'elenco finale delle norme del gruppo
4. Condividi l'elenco finale delle norme di gruppo con il team per eventuali modifiche finali e per adottarle ufficialmente

Mentre faciliti la conversazione, considera come collegare le idee dei partecipanti per le norme di gruppo alla tua missione, visione e valori.

2. Attieniti al tuo programma

La gestione inefficace del tempo ti impedisce di completare la tua agenda completa e abbassa anche il morale della squadra. In effetti, due delle maggiori irritazioni dei partecipanti alla riunione sono "arrivare in ritardo o partire prima" (segnalato dal 49% degli intervistati) e "persone che non parlano di niente per lunghi periodi di tempo" (segnalato dal 46% degli intervistati).

Esistono diverse tecniche che puoi utilizzare per rispettare il tuo programma e ottenere il massimo dalle tue riunioni senza scopo di lucro.

Costruisci nel tempo

Per evitare di iniziare in ritardo, imposta l'aspettativa che le persone arrivino con qualche minuto di anticipo per sedersi ed essere pronte per iniziare all'ora programmata, oppure crea intenzionalmente un buffer nella tua agenda per il tempo di "sistemazione".

Imposta limiti di tempo

Stabilisci limiti di tempo per ogni argomento della tua agenda e designa qualcuno come cronometrista. Se ritieni di dover affrontare un argomento particolare, chiedi al tuo cronometrista di comunicare tale intenzione al gruppo e di condividere quale altro argomento dovrà essere posticipato per un altro incontro in questo modo.

Crea un parcheggio

Crea un "parcheggio" per altri elementi tangenziali che portano la discussione fuori rotta. Pianifica di tornare a questi elementi in una riunione o e-mail futura in modo che il tuo team possa rimanere in tema.

Sii attivo

Non perdere tempo prezioso ripassando le decisioni e gli appunti dell'ultima riunione. Rendi le tue riunioni attive e focalizzate sul progresso. Alla fine dell'incontro, lascia del tempo per la riflessione e le idee per i futuri argomenti all'ordine del giorno.

3. Limita le distrazioni e ascolta attivamente

L'ascolto attivo è una soft skill che migliora la comunicazione all'interno dei team. Ci sono molte cose che puoi fare per essere un ascoltatore attivo, come ad esempio:

• Trattieni il giudizio quando le persone parlano
• Consenti pause tra i relatori per assicurarti che siano terminate
• Mostra comprensione riassumendo ciò che è stato detto e chiedendo se hai capito bene
• Poni domande chiarificatrici per interagire con i punti di un oratore
• Cerca di evitare di sviluppare una risposta nella tua testa mentre qualcun altro sta ancora parlando

L'interruzione può innescare emozioni difensive nelle persone o interrompere un flusso di pensiero significativo. Per aiutare, considera di chiedere alle persone di alzare la mano, parlare a turno o passare intorno a un oggetto che indichi chi è l'oratore attuale.

È anche importante ricordare che non puoi essere un ascoltatore attivo se sei sul tuo laptop, telefono o sei preoccupato per altre attività lavorative. Pertanto, rendi una norma di gruppo ridurre al minimo la tecnologia e le distrazioni esterne. Le persone dovrebbero concentrarsi sulla riunione piuttosto che rispondere alle e-mail, fare le valigie prima della fine della riunione o aggiornare i feed dei social media.

Limitando le distrazioni e ascoltando attivamente l'un l'altro, le persone sono più presenti nelle riunioni. Ciò garantisce che i membri del tuo team non perdano dettagli importanti o utilizzino tempo di lavoro extra in seguito alla ricerca di risposte già trattate durante la riunione.

4. Coinvolgi i tuoi dipendenti

Nelle riunioni, è importante rimanere concentrati e prendersi cura degli elementi aziendali, ma può essere difficile farlo se il tuo team non si sente coinvolto. Utilizzando le tecniche di seguito per aumentare il coinvolgimento, eviterai che i dipendenti "si interrompano" e perdano informazioni importanti sulla riunione. Promuoverai anche la creatività e l'innovazione del team che possono portare gli obiettivi della tua organizzazione a un livello superiore.

Trova il tempo per giocare

È stato riscontrato che l'implementazione del gioco sul lavoro riduce lo stress, migliora la produttività e aumenta l'apprendimento. Anche se hai poco tempo per ogni riunione, prova a mettere da parte cinque o dieci minuti all'inizio o alla fine per creare un legame di gruppo.

Le attività giocose di legame di squadra possono includere provare un nuovo rompighiaccio per conoscersi, prendersi del tempo per condividere i viaggi recenti di un collega o condividere qualcosa di cui sei grato su uno dei tuoi compagni di squadra. Assicurati solo di pianificarlo in modo da poter rispettare i tempi.

Riconnettiti alla tua missione

Per riunioni più lunghe o ritiri fuori sede, può essere una buona idea trovare un'attività che basi il tuo team e ricordi loro il motivo per cui sono tutti lì. Potresti iniziare chiedendo a qualcuno di leggere la tua dichiarazione di intenti e poi chiedere ad alcuni dipendenti di condividere storie della tua missione in azione dall'anno passato e di come si collega alla tua riunione.

Conosci i punti di forza della tua squadra

Rendi la tua riunione coinvolgente mettendo in evidenza i diversi punti di forza dei partecipanti attraverso i ruoli che svolgono nella riunione. Hai un membro del team che prospera quando segue un itinerario dettagliato? Considera di farne il cronometrista. Uno dei tuoi colleghi è un narratore incredibile? Chiedi se forniranno il riepilogo della tua recente creazione di un ambiente tossico per i lavoratori. D'altra parte, incorporare piante, foto, illuminazione d'atmosfera o odori piacevoli in un ufficio migliora la conservazione della memoria e la felicità generale dei dipendenti.

5. Esci con i passaggi successivi chiari

Uno dei modi migliori per terminare le riunioni è poter dire con sicurezza: "OK, quindi i nostri prossimi passi sono..."

Negli ultimi minuti della tua riunione, riassumi ciò che hai trattato. Quindi, chiedi ai tuoi compagni di squadra quali passi successivi dovresti acquisire, chi ne sarà responsabile e il periodo di tempo per completarli. Scriverli su una lavagna mentre li discuti è un ottimo modo per coinvolgere il tuo team nel processo concentrandoti su una componente visiva del riepilogo.

Poco dopo la riunione, invia un'e-mail di follow-up ai partecipanti che elenca rapidamente le azioni e le loro date di scadenza, in modo che rimangano aggiornati e facilmente accessibili a tutti fino al completamento.

Pianificando in modo proattivo il tempo della tua riunione per riassumere e concordare i passaggi successivi, i membri del team possono mettersi subito al lavoro sulle esigenze più importanti del tuo progetto piuttosto che perdere tempo in attesa di istruzioni aggiuntive. Stabilisce anche un precedente che le riunioni presso la tua organizzazione non profit sono mirate e valgono il tempo dei partecipanti nonostante i programmi già fitti.

BONUS: Suggerimenti per riunioni senza scopo di lucro a distanza

La possibilità di lavorare in remoto aiuta molte organizzazioni a fornire un equilibrio positivo tra lavoro e vita privata per i propri dipendenti. Tuttavia, il 76% dei partecipanti alle riunioni continua a dichiarare di preferire le riunioni faccia a faccia per la loro capacità di comprendere meglio le opinioni reciproche e di prendere decisioni di persona.

Le riunioni a distanza comportano sfide uniche, ma ci sono diversi modi per migliorare i tuoi risultati se non puoi incontrarti faccia a faccia:

• Chiedi ai partecipanti di accendere le loro webcam. Questo aiuta i membri del team a elaborare segnali non verbali, aumenta il coinvolgimento e limita il multitasking.
• Condividi il tuo schermo per scorrere l'agenda o altri documenti importanti. Ciò fornisce una visuale per catturare meglio l'attenzione del pubblico.
• Stabilire protocolli su come parlare a turno. Alcune piattaforme web potrebbero avere una funzione che i partecipanti possono fare clic per "alzare la mano" e attendere che il facilitatore li chiami.
• Assicurati che tutti i partecipanti si trovino in un luogo tranquillo per limitare il rumore di fondo fastidioso.
• Stabilisci standard per la ricezione del telefono cellulare e la velocità di Internet per evitare cattive connessioni.

Perfeziona le tue riunioni senza scopo di lucro

Molti professionisti senza scopo di lucro possono lamentarsi alla menzione di un altro incontro nel loro calendario. Tuttavia, con una buona preparazione, una pianificazione prestabilita e un impegno positivo, puoi organizzare una riunione davvero collaborativa ed efficace che fa sì che tutti lavorino duramente per la missione della tua organizzazione non profit.