So holen Sie das Beste aus Ihren Nonprofit-Meetings heraus

Eine konservative Schätzung dafür, wie lange der durchschnittliche Mitarbeiter jede Woche in Meetings verbringt, liegt bei sechs Stunden. Für höherrangige Mitarbeiter kann dieser Zeitaufwand 23 Stunden pro Woche erreichen.

In der Tat bietet ein gut geführtes Meeting eine Gelegenheit für Teams, zusammenzuarbeiten, kreativ und zukunftsorientiert zu sein. Wenn jedoch fast die Hälfte der Arbeitswochen der Mitarbeiter durch unproduktive oder schlecht organisierte Besprechungen gebunden ist, kann Sie das bis zu 399 Milliarden US-Dollar pro Jahr kosten.

Es ist zwar leicht, sich in Meetings ablenken zu lassen oder zu vergessen, die Zeit einzuplanen, die für die Planung und Durchführung eines produktiven Meetings erforderlich ist, aber es ist entscheidend, das Beste aus Ihren Nonprofit-Meetings herauszuholen. Sie bieten eine Gelegenheit, Ihr Team um gemeinsame Ziele zu vereinen, sicherzustellen, dass Abteilungen nicht isoliert arbeiten, und letztendlich Ihre Mission voranzubringen.

Verwenden Sie die folgenden fünf Tipps, um die Zeit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter nicht zu verschwenden und das Beste aus jedem Meeting in Ihrer gemeinnützigen Organisation herauszuholen. Außerdem haben wir ein paar Bonustipps für Teams beigefügt, die Remote-Meetings für gemeinnützige Organisationen veranstalten.

1. Denken Sie daran, dass Ihr Meeting vor Ihrem Meeting beginnt

Sind Sie schon einmal zu einem Meeting erschienen und hatten keine Ahnung, was der Zweck war, oder wurden Sie plötzlich gebeten, etwas zu präsentieren, auf das Sie nicht vorbereitet waren? Die besten Meetings beginnen vor dem Meeting, da sich die Teilnehmer eher an der Diskussion beteiligen, wenn Sie sie vorher vorbereitet haben.

Wenn Sie das Meeting veranstalten, nehmen Sie sich mindestens eine Woche im Voraus Zeit in Ihrem Kalender vor, um den Inhalt und die Erwartungen zu planen. Nachfolgend finden Sie einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie unterwegs sind.

Legen Sie eine Tagesordnung fest

Eine Agenda ist die treibende Kraft Ihres Meetings, stellen Sie also sicher, dass sie einen klaren Plan und klare Ziele vermittelt. Vielleicht möchten Sie eine kurze Absichtserklärung oben auf die Tagesordnung schreiben, die erklärt, warum Sie das Meeting abhalten und was Sie am Ende erreichen werden. Ihre Absichtserklärung könnte beispielsweise lauten:

• „Detaillieren Sie die Anforderungen für unsere Winter-E-Mail-Kampagne und benennen Sie leitende Mitarbeiter, die sich um jede Anforderung kümmern.“
• „Legen Sie fest, welche der drei Initiativen, die letzten Monat besprochen wurden, der Schwerpunkt unserer Organisation für das erste Quartal sein wird.“
• „Erstellen Sie eine Liste mit neuen Fundraising-Strategien, um sie unseren Vorstandsmitgliedern vorzustellen.“

Um Klarheit über den Zweck Ihres Meetings zu bewahren, begrenzen Sie die Anzahl der nicht zusammenhängenden Diskussionsthemen auf Ihrer Tagesordnung. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Agenda alles von Ihren E-Mail-Kampagnen bis hin zu vierteljährlichen Board-Updates abdeckt, pausieren Sie und erwägen Sie, diese in separate, kürzere Meetings aufzuteilen, die sich auf ein bis zwei Schlüsselthemen konzentrieren.

Wenn Sie schließlich eine Tagesordnung in unmittelbarer Nähe des Meetings versenden, haben die Teilnehmer möglicherweise keine Zeit, sich diese vor ihrer Ankunft anzusehen. Stellen Sie sicher, dass Sie es mindestens eine Woche im Voraus an alle Teilnehmer senden, damit sie bereit sind, die anstehenden Themen zu diskutieren und alle benötigten Materialien mitzubringen.

Bewerten Sie die Teilnehmerliste

In den USA berichten 68 % der Berufstätigen, dass sie durch unnötige Besprechungen wichtige Arbeitszeit verlieren. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Ihres Meetings wirklich anwesend sind.

Fragen Sie immer, ob alle Personen auf Ihrer Einladungsliste beim nächsten geplanten Meeting anwesend sein müssen. Je nach Thema kann es sein, dass einige Personen nicht anwesend sein müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Besprechungseinladungen regelmäßig aktualisieren, damit die Leute nicht das Gefühl haben, dass ihre Zeit verschwendet wird.

Die Bewertung der Teilnehmerliste vor Ihrem Meeting bietet auch die Möglichkeit, zu überlegen, wie Sie Ihre Teilnehmer am besten erreichen können, sei es durch visuelle Mittel, Folienpräsentationen oder Text. Zum Beispiel wird ein Meeting, das sich auf Branding konzentriert, wahrscheinlich Grafikdesign-Elemente enthalten, also stellen Sie sicher, dass Sie mit den richtigen Tools vorbereitet sind, um die Visuals allen zu präsentieren.

Dies ist auch eine gute Zeit für den Meeting-Gastgeber, um festzulegen, wer zu den einzelnen Tagesordnungsthemen sprechen oder wichtige Meeting-Rollen einnehmen soll, z. B. als Zeitnehmer. Wenn Sie beurteilen, wie die Teilnehmer in Ihr Meeting passen, stellen Sie sicher, dass Sie sie im Voraus kontaktieren, damit sie sich auf ihre Rollen vorbereiten können.

Gruppennormen festlegen

Gruppennormen sind eine Reihe von Erwartungen und Kommunikationsformen, die ein Team vor Beginn seiner Arbeit festlegt und vereinbart. Mit der Zustimmung aller Teammitglieder können Gruppennormen einem Team helfen, seine Ziele durch ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung und Zugehörigkeit zur bevorstehenden Arbeit zu erreichen.

Sie können auch einen Rahmen dafür bieten, wie Sie auftretende Konflikte lösen. Gruppennormen können Elemente beinhalten wie:

• Wir werden allen aktiv zuhören und externe Ablenkungen vermeiden
• Wir gehen von guter Absicht aus und gehen hart mit Ideen um, nicht mit Menschen
• Wir werden unseren Zeitnehmer ehren und Meetings planmäßig beginnen und beenden

Teams legen vor Meetings Gruppennormen fest, entweder durch ein speziell für diesen Zweck geplantes Meeting oder per E-Mail. So erstellen Sie Gruppennormen für ein Team:

1. Erklären Sie ihren Zweck und bitten Sie Ihr Team, Themen zu sammeln, die es gerne aufnehmen würde
2. Lassen Sie einen Moderator alle Ideen auf einem Flipchart oder einem gemeinsamen Online-Dokument festhalten
3. Lassen Sie den Moderator jeden Punkt durchgehen, um dem Team bei der Überlegung zu helfen, ob er ihn in die endgültige Liste der Gruppennormen aufnehmen möchte
4. Teilen Sie die endgültige Liste der Gruppennormen mit dem Team, um sie abschließend zu bearbeiten und offiziell zu übernehmen

Überlegen Sie, während Sie das Gespräch moderieren, wie Sie die Ideen der Teilnehmer für Gruppennormen mit Ihrer Mission, Vision und Ihren Werten verknüpfen können.

2. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan

Ineffektives Zeitmanagement führt dazu, dass Sie nicht Ihre gesamte Agenda durchgehen können, und es senkt auch die Teammoral. Tatsächlich sind zwei der größten Irritationen der Meeting-Teilnehmer „zu spät kommen oder früh gehen“ (von 49 % der Befragten angegeben) und „Leute, die lange Zeit über nichts reden“ (von 46 % der Befragten angegeben).

Es gibt verschiedene Techniken, mit denen Sie Ihren Zeitplan einhalten und das Beste aus Ihren Nonprofit-Meetings herausholen können.

Bauen Sie in der Zeit

Um zu vermeiden, dass Sie zu spät beginnen, stellen Sie entweder die Erwartung ein, dass die Leute ein paar Minuten früher eintreffen, um sich zu setzen und zu Ihrer geplanten Zeit zu beginnen, oder bauen Sie absichtlich einen Puffer in Ihre Agenda ein, um sich zurechtzufinden.

Legen Sie Zeitlimits fest

Legen Sie Zeitlimits für jedes Thema auf Ihrer Agenda fest und bestimmen Sie jemanden als Zeitnehmer. Wenn Sie feststellen, dass Sie ein bestimmtes Thema überspringen müssen, lassen Sie Ihren Zeitnehmer diese Absicht der Gruppe mitteilen und mitteilen, welches andere Thema dadurch auf ein anderes Meeting verschoben werden muss.

Erstellen Sie einen Parkplatz

Erstellen Sie einen „Parkplatz“ für andere Nebensächlichkeiten, die die Diskussion vom Kurs abbringen. Planen Sie, in einem zukünftigen Meeting oder einer E-Mail auf diese Elemente zurückzukommen, damit Ihr Team beim Thema bleiben kann.

Aktiv sein

Verschwenden Sie keine kostbare Zeit damit, die Entscheidungen und Notizen des letzten Meetings durchzugehen. Gestalten Sie Ihre Meetings aktiv und konzentrieren Sie sich darauf, voranzukommen. Lassen Sie am Ende Ihres Meetings Zeit zum Nachdenken und für Ideen für zukünftige Tagesordnungspunkte.

3. Begrenzen Sie Ablenkungen und hören Sie aktiv zu

Aktives Zuhören ist eine Soft Skill, die die Kommunikation innerhalb von Teams verbessert. Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um ein aktiver Zuhörer zu sein, wie zum Beispiel:

• Halten Sie das Urteil zurück, wenn Menschen sprechen
• Planen Sie Pausen zwischen den Rednern ein, um sicherzustellen, dass sie fertig sind
• Zeigen Sie Verständnis, indem Sie das Gesagte zusammenfassen und fragen, ob Sie es richtig verstanden haben
• Stellen Sie klärende Fragen, um sich mit den Punkten eines Redners auseinanderzusetzen
• Versuchen Sie zu vermeiden, eine Reaktion in Ihrem Kopf zu entwickeln, während jemand anderes noch spricht

Eine Unterbrechung kann bei Menschen Abwehrgefühle auslösen oder einen sinnvollen Gedankengang unterbrechen. Um zu helfen, sollten Sie die Leute bitten, die Hände zu heben, abwechselnd zu sprechen oder einen Gegenstand herumzureichen, der anzeigt, wer der aktuelle Sprecher ist.

Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie kein aktiver Zuhörer sein können, wenn Sie an Ihrem Laptop, Telefon oder anderen Arbeitsaufgaben beschäftigt sind. Machen Sie es sich daher zur Gruppennorm, Technologie und Ablenkungen von außen auf ein Minimum zu beschränken. Die Leute sollten sich auf das Meeting konzentrieren, anstatt auf E-Mails zu antworten, Sachen zu packen, bevor das Meeting vorbei ist, oder ihre Social-Media-Feeds zu aktualisieren.

Durch die Begrenzung von Ablenkungen und aktives Zuhören sind die Menschen in Meetings präsenter. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Teammitglieder keine wichtigen Details verpassen oder später zusätzliche Arbeitszeit aufwenden, um nach Antworten zu suchen, die bereits in der Besprechung behandelt wurden.

4. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein

In Besprechungen ist es wichtig, konzentriert zu bleiben und sich um Ihre Geschäftsangelegenheiten zu kümmern, aber das kann schwierig sein, wenn sich Ihr Team nicht engagiert fühlt. Indem Sie die folgenden Techniken anwenden, um das Engagement zu steigern, vermeiden Sie, dass Mitarbeiter „abdriften“ und wichtige Besprechungsinformationen verpassen. Sie fördern auch die Kreativität und Innovation des Teams, die die Ziele Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe heben können.

Nehmen Sie sich Zeit zum Spielen

Es wurde festgestellt, dass das Implementieren von Spielen bei der Arbeit Stress reduziert, die Produktivität steigert und das Lernen fördert. Auch wenn Sie bei jedem Meeting nur begrenzt Zeit haben, versuchen Sie, am Anfang oder am Ende fünf oder zehn Minuten einzuplanen, um als Gruppe zusammenzuwachsen.

Zu spielerischen Aktivitäten zur Teambindung kann gehören, einen neuen Eisbrecher auszuprobieren, um sich kennenzulernen, sich etwas Zeit zu nehmen, um über die letzte Reise eines Kollegen zu sprechen, oder etwas über einen Ihrer Teamkollegen zu teilen, für das Sie dankbar sind. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie dies planen, damit Sie den Zeitplan einhalten können.

Verbinden Sie sich wieder mit Ihrer Mission

Bei längeren Meetings oder Exerzitien außerhalb des Standorts kann es eine gute Idee sein, eine Aktivität zu finden, die Ihr Team erdet und daran erinnert, warum sie alle dort sind. Vielleicht möchten Sie damit beginnen, dass jemand Ihr Leitbild vorliest und dann ein paar Mitarbeiter Geschichten über Ihre Mission in Aktion aus dem vergangenen Jahr erzählen lassen und wie sie sich auf Ihr Meeting bezieht.

Kennen Sie die Stärken Ihres Teams

Gestalten Sie Ihr Meeting ansprechend, indem Sie die unterschiedlichen Stärken der Teilnehmer anhand der Rollen hervorheben, die sie im Meeting einnehmen. Haben Sie ein Teammitglied, das davon profitiert, wenn es einem detaillierten Reiseplan folgt? Erwägen Sie, sie zum Zeitnehmer zu machen. Ist einer Ihrer Kollegen ein unglaublicher Geschichtenerzähler? Fragen Sie, ob sie Ihnen eine Zusammenfassung Ihrer kürzlichen Schaffung einer toxischen Umgebung für Arbeitnehmer zur Verfügung stellen. Andererseits verbessert die Integration von Pflanzen, Fotos, stimmungsvoller Beleuchtung oder angenehmen Gerüchen in ein Büro die Gedächtnisleistung und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter.

5. Gehen Sie mit klaren nächsten Schritten

Eine der besten Möglichkeiten, wie Sie Ihre Meetings beenden können, besteht darin, selbstbewusst sagen zu können: „Okay, unsere nächsten Schritte sind also …“

Fassen Sie in den letzten Minuten Ihres Meetings zusammen, was Sie behandelt haben. Fragen Sie dann Ihre Teamkollegen, welche nächsten Schritte Sie ergreifen sollten, wer dafür verantwortlich sein wird und in welchem ​​Zeitrahmen sie abgeschlossen werden sollen. Wenn Sie diese während der Diskussion auf ein Whiteboard schreiben, können Sie Ihr Team in den Prozess einbeziehen, indem Sie sich auf eine visuelle Komponente der Zusammenfassung konzentrieren.

Senden Sie kurz nach dem Meeting eine Follow-up-E-Mail an die Teilnehmer, in der die Aktionspunkte und ihre Fälligkeitstermine schnell aufgelistet sind, damit sie frisch und für alle leicht zugänglich bleiben, bis sie abgeschlossen sind.

Indem Sie in Ihrem Meeting proaktiv Zeit einplanen, um die nächsten Schritte zusammenzufassen und zu vereinbaren, können Teammitglieder sofort an den wichtigsten Anforderungen Ihres Projekts arbeiten, anstatt Zeit mit dem Warten auf zusätzliche Anweisungen zu verlieren. Es schafft auch einen Präzedenzfall dafür, dass Meetings bei Ihrer gemeinnützigen Organisation trotz bereits voller Terminkalender zielgerichtet und die Zeit der Teilnehmer wert sind.

BONUS: Tipps für gemeinnützige Remote-Meetings

Die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten, hilft vielen Unternehmen, eine positive Work-Life-Balance für ihre Mitarbeiter zu schaffen. 76 % der Meeting-Teilnehmer geben jedoch immer noch an, persönliche Meetings zu bevorzugen, da sie die Ansichten des anderen besser verstehen und persönlich Entscheidungen treffen können.

Remote-Meetings sind mit einzigartigen Herausforderungen verbunden, aber es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Ergebnisse zu verbessern, wenn Sie sich nicht persönlich treffen können:

• Lassen Sie die Teilnehmer ihre Webcams einschalten. Dies hilft den Teammitgliedern, nonverbale Hinweise zu verarbeiten, erhöht das Engagement und schränkt Multitasking ein.
• Geben Sie Ihren Bildschirm frei, um durch die Agenda oder andere wichtige Dokumente zu gehen. Dies bietet ein visuelles Mittel, um die Aufmerksamkeit des Publikums besser zu fesseln.
• Legen Sie Protokolle fest, wie Sie sich beim Sprechen abwechseln. Einige Webplattformen verfügen möglicherweise über eine Funktion, auf die die Teilnehmer klicken können, um „ihre Hand zu heben“ und darauf zu warten, dass der Moderator sie aufruft.
• Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer an einem ruhigen Ort aufhalten, um störende Hintergrundgeräusche zu begrenzen.
• Legen Sie Standards für den Handyempfang und die Internetgeschwindigkeit fest, um schlechte Verbindungen zu vermeiden.

Optimieren Sie Ihre Nonprofit-Meetings

Viele Nonprofit-Profis können bei der Erwähnung eines weiteren Meetings in ihrem Kalender aufstöhnen. Mit einer guten Vorbereitung, einem festgelegten Zeitplan und positivem Engagement können Sie jedoch ein wirklich kollaboratives, effektives Meeting veranstalten, bei dem alle hart an der Mission Ihrer gemeinnützigen Organisation arbeiten.