Cómo aprovechar al máximo sus reuniones sin fines de lucro

Una estimación conservadora de cuánto tiempo pasa el empleado promedio en reuniones cada semana es de seis horas. Para los empleados de más alto nivel, ese compromiso de tiempo puede llegar a 23 horas por semana.

De hecho, una reunión bien dirigida presenta una oportunidad para que los equipos sean colaborativos, creativos y enfocados en el futuro. Sin embargo, si casi la mitad de las semanas laborales de los miembros del personal están ocupadas en reuniones improductivas o mal organizadas, podría costarle más de $399 mil millones al año.

Si bien es fácil distraerse en las reuniones u olvidarse de presupuestar el tiempo necesario para planificar y organizar una reunión productiva, es crucial aprovechar al máximo sus reuniones sin fines de lucro. Presentan una oportunidad para unir a su equipo en torno a objetivos comunes, garantizar que los departamentos no operen en silos y, en última instancia, promover su misión.

Use los cinco consejos a continuación para evitar perder el tiempo y la productividad de su personal, y aproveche al máximo cada reunión en su organización sin fines de lucro. Además, hemos incluido algunos consejos adicionales para los equipos que organizan reuniones remotas sin fines de lucro.

1. Recuerde que su reunión comienza antes de su reunión

¿Alguna vez se presentó a una reunión y no tenía idea de cuál era su propósito, o de repente le pidieron que hiciera una presentación sobre algo para lo que no estaba preparado? Las mejores reuniones comienzan antes de la reunión, ya que es más probable que los participantes participen en la discusión si los ha preparado de antemano.

Si está organizando la reunión, reserve tiempo en su calendario con al menos una semana de anticipación para planificar el contenido y las expectativas. A continuación se presentan algunas cosas a considerar sobre la marcha.

Establecer una agenda

Una agenda es la fuerza impulsora de su reunión, así que asegúrese de que comunique un plan y objetivos claros. Es posible que desee escribir una breve declaración de propósito en la parte superior de la agenda que responda por qué está teniendo la reunión y qué logrará al final. Por ejemplo, su declaración de propósito podría decir:

• "Detalle las necesidades de nuestra campaña de correo electrónico de invierno y designe personal líder para abordar cada necesidad".
• “Determine cuál de las tres iniciativas discutidas el mes pasado será el enfoque de nuestra organización para el primer trimestre”.
• “Generar una lista de nuevas estrategias de recaudación de fondos para presentar a los miembros de nuestra junta”.

Para mantener la claridad sobre el propósito de su reunión, limite la cantidad de temas de discusión no relacionados en su agenda. Si encuentra que su agenda cubre todo, desde sus campañas de correo electrónico hasta actualizaciones trimestrales de la junta, haga una pausa y considere dividirlas en reuniones separadas y más cortas enfocadas en uno o dos temas clave.

Finalmente, si envía una agenda muy cerca de la reunión, es posible que los participantes no tengan tiempo de mirarla antes de llegar. Asegúrese de enviarlo a todos los participantes al menos con una semana de anticipación para que puedan estar listos para discutir los temas en cuestión y traer los materiales necesarios con ellos.

Evaluar la lista de participantes

En los EE. UU., el 68 % de los profesionales informan que pierden tiempo de trabajo crítico debido a reuniones innecesarias. Esto subraya la importancia de asegurarse de que todos en su reunión realmente necesiten estar allí.

Siempre pregunte si todos los que están en su lista de invitados deben estar en la próxima reunión programada. Dependiendo del tema, puede que no sea necesario que algunas personas asistan. Asegúrese de actualizar sus invitaciones a reuniones con regularidad para que las personas no sientan que pierden el tiempo.

Evaluar la lista de participantes antes de su reunión también brinda la oportunidad de considerar la mejor manera de llegar a sus asistentes, ya sea a través de medios visuales, presentaciones de diapositivas o copias. Por ejemplo, es probable que una reunión que se centre en la marca incluya elementos de diseño gráfico, así que asegúrese de estar preparado con las herramientas adecuadas para presentar las imágenes a todos.

Este también es un buen momento para que el anfitrión de la reunión determine quién debe hablar sobre cada tema de la agenda o desempeñar funciones clave en la reunión, como ser el cronometrador. Mientras evalúa cómo encajarán los participantes en su reunión, asegúrese de comunicarse con ellos con anticipación para que puedan prepararse para sus roles.

Establecer normas de grupo

Las normas grupales son un conjunto de expectativas y formas de comunicación que un equipo determina y acuerda antes de comenzar su trabajo. Con el respaldo de todos los miembros del equipo, las normas del grupo pueden ayudar a un equipo a lograr sus objetivos a través de un sentido de propiedad compartida y pertenencia al trabajo por delante.

También pueden proporcionar un marco sobre cómo resolverá cualquier conflicto si surge. Las normas de grupo pueden incluir elementos tales como:

• Escucharemos activamente a todos y evitaremos distracciones externas.
• Asumiremos buenas intenciones y seremos duros con las ideas, no con las personas.
• Honraremos a nuestro cronometrador y comenzaremos y terminaremos las reuniones a tiempo.

Los equipos establecen normas grupales antes de las reuniones, ya sea a través de una reunión programada específicamente para este propósito o por correo electrónico. Para establecer normas de grupo para un equipo:

1. Explique su propósito y pídale a su equipo que haga una lluvia de ideas sobre los temas que les gustaría incluir.
2. Haga que un facilitador capture todas las ideas en un rotafolio o en un documento compartido en línea
3. Pídale al facilitador que revise cada elemento para ayudar al equipo a considerar si les gustaría agregarlo a la lista final de normas grupales.
4. Comparta la lista final de normas grupales con el equipo para cualquier edición final y para adoptarlas oficialmente.

Mientras facilita la conversación, considere cómo puede vincular las ideas de los participantes para las normas del grupo con su misión, visión y valores.

2. Cíñete a tu horario

La gestión ineficaz del tiempo hace que no pueda cumplir con su agenda completa y también baja la moral del equipo. De hecho, dos de las mayores irritaciones de los participantes de una reunión son "llegar tarde o irse temprano" (reportado por el 49 % de los encuestados) y "personas que hablan de nada durante largos períodos de tiempo" (reportado por el 46 % de los encuestados).

Hay varias técnicas que puede usar para cumplir con su horario y aprovechar al máximo sus reuniones sin fines de lucro.

Construir en el tiempo

Para evitar comenzar tarde, establezca la expectativa de que las personas lleguen unos minutos antes para sentarse y estar listas para comenzar a la hora programada, o cree intencionalmente un margen en su agenda para el tiempo de "establecerse".

Establecer límites de tiempo

Establezca límites de tiempo para cada tema de su agenda y designe a alguien como cronometrador. Si descubre que necesita atropellar un tema en particular, haga que su cronometrador comunique esa intención al grupo y comparta qué otro tema deberá posponerse para otra reunión al hacerlo.

Crear un estacionamiento

Cree un "estacionamiento" para otros elementos tangenciales que desvíen la discusión. Planee volver a estos elementos en una reunión o correo electrónico futuro para que su equipo pueda mantenerse en el tema.

Ser activo

No pierda un tiempo precioso repasando las decisiones y notas de la última reunión. Haga que sus reuniones sean activas y enfocadas en avanzar. Deje tiempo al final de su reunión para la reflexión y las ideas para futuros puntos de la agenda.

3. Limite las distracciones y escuche activamente

La escucha activa es una habilidad blanda que mejora la comunicación dentro de los equipos. Hay muchas cosas que puede hacer para ser un oyente activo, tales como:

• Retener el juicio cuando la gente habla
• Permita pausas entre los oradores para asegurarse de que hayan terminado
• Muestre comprensión al resumir lo que se dijo y preguntar si lo entendió bien.
• Hacer preguntas aclaratorias para comprometerse con los puntos de un orador
• Trate de evitar desarrollar una respuesta en su cabeza mientras alguien más todavía está hablando.

Ser interrumpido puede desencadenar emociones defensivas en las personas o interrumpir un tren de pensamiento significativo. Para ayudar, considere pedirles a las personas que levanten la mano, se turnen para hablar o pasen un objeto que indique quién es el hablante actual.

También es importante recordar que no puede ser un oyente activo si está en su computadora portátil, teléfono u ocupado con otras tareas laborales. Por lo tanto, establezca como norma del grupo mantener la tecnología y las distracciones externas al mínimo. Las personas deben concentrarse en la reunión en lugar de responder correos electrónicos, empacar sus pertenencias antes de que termine la reunión o actualizar sus redes sociales.

Al limitar las distracciones y escucharse activamente unos a otros, las personas están más presentes en las reuniones. Esto garantiza que los miembros de su equipo no se pierdan detalles importantes ni utilicen tiempo de trabajo adicional más adelante para buscar respuestas que ya se trataron en la reunión.

4. Involucre a sus empleados

En las reuniones, es importante mantenerse enfocado y ocuparse de los elementos de su negocio, pero puede ser difícil hacerlo si su equipo no se siente comprometido. Al usar las técnicas a continuación para aumentar la participación, evitará que los empleados se desconecten y se pierdan información importante de la reunión. También fomentará la creatividad y la innovación del equipo que pueden llevar los objetivos de su organización al siguiente nivel.

Hacer tiempo para jugar

Se ha descubierto que implementar el juego en el trabajo reduce el estrés, mejora la productividad y aumenta el aprendizaje. Si bien es posible que tenga un tiempo limitado en cada reunión, intente reservar cinco o diez minutos al principio o al final para crear vínculos como grupo.

Las actividades lúdicas de vinculación en equipo pueden incluir probar un nuevo rompehielos para conocerse, tomarse un tiempo para compartir sobre el viaje reciente de un colega o compartir algo por lo que está agradecido sobre uno de sus compañeros de equipo. Solo asegúrese de planificarlo para que pueda cumplir con el cronograma.

Vuelve a conectarte con tu misión

Para reuniones más largas o retiros fuera del sitio, puede ser una buena idea encontrar una actividad que alivie a su equipo y les recuerde por qué están todos allí. Es posible que desee comenzar pidiendo a alguien que lea su declaración de misión y luego que algunos empleados compartan historias de su misión en acción durante el año pasado y cómo se relaciona con su reunión.

Conozca las fortalezas de su equipo

Haga que su reunión sea atractiva resaltando las diferentes fortalezas de los participantes a través de los roles que desempeñan en la reunión. ¿Tiene un miembro del equipo que prospera cuando sigue un itinerario detallado? Considere convertirlos en el cronometrador. ¿Alguno de sus colegas es un narrador increíble? Pregunte si le proporcionarán el resumen de su reciente creación de un entorno tóxico para los trabajadores. Por otro lado, incorporar plantas, fotos, iluminación ambiental u olores agradables en una oficina mejora la retención de la memoria y la felicidad general de los empleados.

5. Salga con los siguientes pasos claros

Una de las mejores maneras en que puede finalizar sus reuniones es poder decir con confianza: "Está bien, entonces nuestros próximos pasos son..."

En los últimos minutos de su reunión, resuma lo que ha cubierto. Luego, pregunte a sus compañeros de equipo qué próximos pasos debe capturar, quién será responsable de ellos y el plazo para completarlos. Escribirlos en una pizarra mientras los discute es una excelente manera de involucrar a su equipo en el proceso centrándose en un componente visual del resumen.

Poco después de la reunión, envíe un correo electrónico de seguimiento a los participantes que enumere rápidamente los elementos de acción y sus fechas de vencimiento, para que se mantengan actualizados y fácilmente accesibles para todos hasta que estén completos.

Al programar proactivamente tiempo en su reunión para resumir y acordar los próximos pasos, los miembros del equipo pueden comenzar a trabajar de inmediato en las necesidades más importantes de su proyecto en lugar de perder tiempo esperando instrucciones adicionales. También sienta un precedente de que las reuniones en su organización sin fines de lucro tienen un propósito y valen la pena el tiempo de los participantes a pesar de los horarios ya ocupados.

BONIFICACIÓN: Consejos para reuniones remotas sin fines de lucro

Ser capaz de trabajar de forma remota ayuda a muchas organizaciones a proporcionar un equilibrio positivo entre la vida laboral y personal de sus empleados. Sin embargo, el 76% de los participantes de las reuniones aún informan que prefieren las reuniones cara a cara debido a su capacidad para comprender mejor los puntos de vista de los demás y tomar decisiones en persona.

Las reuniones remotas presentan desafíos únicos, pero hay varias formas de mejorar sus resultados si no puede reunirse cara a cara:

• Pida a los participantes que enciendan sus cámaras web. Esto ayuda a los miembros del equipo a procesar señales no verbales, aumenta el compromiso y limita la multitarea.
• Comparta su pantalla para recorrer la agenda u otros documentos importantes. Esto proporciona una imagen para capturar mejor la atención de la audiencia.
• Establezca protocolos sobre cómo turnarse para hablar. Algunas plataformas web pueden tener una función en la que los participantes pueden hacer clic para "levantar la mano" y esperar a que el facilitador los llame.
• Asegúrese de que todos los participantes estén en un lugar tranquilo para limitar el ruido de fondo molesto.
• Establezca estándares para la recepción de teléfonos celulares y las necesidades de velocidad de Internet para evitar malas conexiones.

Perfeccione sus reuniones sin fines de lucro

Muchos profesionales sin fines de lucro pueden gemir ante la mención de otra reunión en su calendario. Sin embargo, con una buena preparación, una programación establecida y un compromiso positivo, puede organizar una reunión verdaderamente colaborativa y efectiva que mantenga a todos trabajando arduamente hacia la misión de su organización sin fines de lucro.