Как получить максимальную отдачу от ваших некоммерческих встреч

По самым скромным подсчетам, сколько времени в среднем сотрудник проводит на совещаниях каждую неделю, составляет шесть часов. Для более высокопоставленных сотрудников это время может достигать 23 часов в неделю.

Действительно, хорошо организованная встреча дает командам возможность сотрудничать, проявлять творческий подход и ориентироваться на будущее. Однако, если почти половина рабочей недели сотрудников связана с непродуктивными или плохо организованными совещаниями, это может стоить вам свыше 399 миллиардов долларов в год.

Хотя на собраниях легко отвлечься или забыть запланировать время, необходимое для планирования и проведения продуктивного собрания, крайне важно получить максимальную отдачу от ваших некоммерческих собраний. Они дают возможность объединить вашу команду вокруг общих целей, убедиться, что отделы не работают обособленно, и, в конечном счете, выполнить вашу миссию.

Воспользуйтесь приведенными ниже пятью советами, чтобы не тратить время и продуктивность ваших сотрудников впустую, а также получать максимальную отдачу от каждой встречи в вашей некоммерческой организации. Кроме того, мы включили несколько дополнительных советов для команд, проводящих удаленные некоммерческие собрания.

1. Помните, что ваша встреча начинается до вашей встречи

Вы когда-нибудь появлялись на собрании и понятия не имели, какова его цель, или вас внезапно просили выступить с чем-то, к чему вы не были готовы? Лучшие встречи начинаются до встречи, так как участники с большей вероятностью вовлекаются в обсуждение, если вы подготовили их заранее.

Если вы проводите собрание, выделите время в своем календаре как минимум за неделю до него, чтобы спланировать содержание и ожидания. Ниже приведены некоторые вещи, которые следует учитывать в процессе.

Установите повестку дня

Повестка дня — это движущая сила вашей встречи, поэтому убедитесь, что она содержит четкий план и цели. Вы можете написать краткое заявление о цели в верхней части повестки дня, которое объясняет, почему вы проводите собрание и чего вы достигнете к его концу. Например, ваше заявление о цели может звучать так:

• «Подробно опишите потребности нашей зимней кампании по электронной почте и назначьте ведущих сотрудников для удовлетворения каждой потребности».
• «Определите, какая из трех инициатив, обсуждавшихся в прошлом месяце, будет в центре внимания нашей организации в первом квартале».
• «Создайте список новых стратегий сбора средств, чтобы представить его членам нашего совета директоров».

Чтобы сохранить ясность в отношении цели вашей встречи, ограничьте количество несвязанных тем для обсуждения в вашей повестке дня. Если вы обнаружите, что ваша повестка дня охватывает все, от ваших кампаний по электронной почте до ежеквартальных обновлений доски, сделайте паузу и подумайте о том, чтобы разделить их на отдельные, более короткие встречи, посвященные одной-двум ключевым темам.

Наконец, если вы отправляете повестку дня в непосредственной близости от встречи, у участников может не быть времени просмотреть ее до прибытия. Не забудьте разослать его всем участникам как минимум за неделю, чтобы они были готовы обсудить актуальные темы и принести с собой все необходимые материалы.

Оценить список участников

В США 68% специалистов сообщают о потере критического рабочего времени из-за ненужных совещаний. Это подчеркивает важность того, чтобы убедиться, что все участники вашей встречи действительно должны присутствовать.

Всегда спрашивайте, должны ли все в вашем списке приглашенных присутствовать на следующей запланированной встрече. В зависимости от темы, присутствие некоторых людей может не понадобиться. Убедитесь, что вы регулярно обновляете свои приглашения на встречи, чтобы люди не чувствовали, что их время потрачено впустую.

Оценка списка участников перед собранием также дает возможность рассмотреть наилучший способ связаться с вашими посетителями, будь то визуальные средства, презентации со слайдами или текст. Например, встреча, посвященная брендингу, скорее всего, будет включать в себя элементы графического дизайна, поэтому убедитесь, что у вас есть правильные инструменты, чтобы представить визуальные эффекты всем.

Это также хорошее время для организатора собрания, чтобы определить, кто должен говорить по каждой теме повестки дня или выполнять ключевые роли собрания, например, быть хронометристом. Когда вы оцениваете, как участники впишутся в вашу встречу, обязательно свяжитесь с ними заранее, чтобы они могли подготовиться к своим ролям.

Установите групповые нормы

Групповые нормы — это набор ожиданий и способов общения, которые команда определяет и согласовывает перед началом своей работы. При поддержке всех членов команды групповые нормы могут помочь команде достичь своих целей благодаря чувству общей ответственности и сопричастности к предстоящей работе.

Они также могут предоставить основу для того, как вы будете разрешать любые конфликты, если они возникнут. Групповые нормы могут включать такие пункты, как:

• Мы будем активно слушать всех и избегать внешних отвлекающих факторов
• Мы предполагаем благие намерения и жестко относимся к идеям, а не к людям
• Мы будем чтить нашего хронометриста и начинать и заканчивать встречи по расписанию

Команды устанавливают групповые нормы перед собраниями, либо на собрании, запланированном специально для этой цели, либо по электронной почте. Чтобы установить групповые нормы для команды:

1. Объясните их цель и попросите свою команду обсудить темы, которые они хотели бы включить.
2. Попросите ведущего зафиксировать все идеи на флипчарте или в общем онлайн-документе.
3. Попросите ведущего просмотреть каждый пункт, чтобы помочь команде решить, хотят ли они добавить его в окончательный список групповых норм.
4. Поделитесь окончательным списком групповых норм с командой для любых окончательных правок и официального их принятия.

Во время беседы подумайте, как вы можете связать идеи участников о групповых нормах с вашей миссией, видением и ценностями.

2. Придерживайтесь своего расписания

Из-за неэффективного тайм-менеджмента вы не можете полностью выполнить свою повестку дня, а также снижает боевой дух команды. На самом деле, два самых больших раздражения участников встречи — это «опоздание или ранний уход» (на это указали 49% респондентов) и «люди, которые долго болтают ни о чем» (на это указали 46% респондентов).

Есть несколько методов, которые вы можете использовать, чтобы придерживаться своего графика и извлечь максимальную пользу из ваших некоммерческих встреч.

Построить вовремя

Чтобы не начинать поздно, либо рассчитывайте на то, что люди придут на несколько минут раньше, чтобы занять свои места и быть готовыми начать в назначенное время, либо намеренно внесите в свое расписание буфер для времени «устроиться».

Установить ограничения по времени

Установите ограничения по времени для каждой темы в вашей повестке дня и назначьте кого-нибудь хронометристом. Если вы обнаружите, что вам нужно остановиться на определенной теме, попросите вашего хронометриста сообщить об этом намерении группе и сообщить, какую другую тему нужно будет отложить до другой встречи, сделав это.

Создать парковку

Создайте «парковку» для других второстепенных вопросов, которые сбивают обсуждение с курса. Запланируйте вернуться к этим элементам на будущей встрече или в электронном письме, чтобы ваша команда могла оставаться в теме.

Быть активным

Не тратьте драгоценное время на просмотр решений и заметок последней встречи. Сделайте ваши встречи активными и сосредоточенными на движении вперед. Оставьте время в конце встречи для размышлений и идей для будущих пунктов повестки дня.

3. Ограничьте отвлекающие факторы и активно слушайте

Активное слушание — это мягкий навык, который улучшает общение в команде. Есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы быть активным слушателем, например:

• Воздержитесь от осуждения, когда люди говорят
• Разрешить паузы между выступающими, чтобы убедиться, что они закончили
• Проявите понимание, подытоживая сказанное и спрашивая, правильно ли вы поняли.
• Задавайте уточняющие вопросы, чтобы понять точку зрения спикера
• Старайтесь не вырабатывать ответ в своей голове, пока кто-то еще говорит.

Если вас перебивают, это может вызвать у людей защитные эмоции или нарушить осмысленный ход мыслей. Чтобы помочь, попросите людей поднять руки, говорить по очереди или передать предмет, обозначающий, кто сейчас говорит.

Также важно помнить, что вы не можете быть активным слушателем, если сидите за ноутбуком, телефоном или заняты другими рабочими задачами. Поэтому сделайте групповой нормой сведение технологий и внешних отвлекающих факторов к минимуму. Люди должны быть сосредоточены на собрании, а не отвечать на электронные письма, собирать вещи до окончания собрания или обновлять свои ленты в социальных сетях.

Ограничивая отвлекающие факторы и активно слушая друг друга, люди больше присутствуют на собраниях. Это гарантирует, что члены вашей команды не пропустят важные детали или не потратят дополнительное рабочее время на поиск ответов, уже рассмотренных на собрании.

4. Вовлекайте своих сотрудников

На собраниях важно оставаться сосредоточенным и заботиться о своих деловых вопросах, но это может быть трудно сделать, если ваша команда не чувствует себя вовлеченной. Используя приведенные ниже методы для повышения вовлеченности, вы избежите того, чтобы сотрудники «отключались» и пропускали важную информацию о совещании. Вы также будете способствовать творчеству и инновациям команды, которые могут поднять цели вашей организации на новый уровень.

Найдите время для игры

Было обнаружено, что игра на работе снижает стресс, повышает производительность и улучшает обучение. Хотя у вас может быть ограниченное время на каждую встречу, постарайтесь выделить пять или десять минут в начале или в конце, чтобы объединиться в группе.

Игровые действия по сплочению команды могут включать в себя испытание нового ледокола, чтобы узнать друг друга, потратить некоторое время, чтобы рассказать о недавнем путешествии коллеги или поделиться чем-то, за что вы благодарны одному из ваших товарищей по команде. Просто убедитесь, что вы планируете это, чтобы вы могли оставаться в графике.

Вернитесь к своей миссии

Для более длительных встреч или выездных ретритов может быть хорошей идеей найти занятие, которое заземлит вашу команду и напомнит им, почему они все здесь. Вы можете начать с того, что кто-то прочитает ваше заявление о миссии, а затем пусть несколько сотрудников поделятся историями о вашей миссии в действии за последний год и о том, как она связана с вашим собранием.

Знайте сильные стороны своей команды

Сделайте вашу встречу увлекательной, подчеркнув различные сильные стороны участников через роли, которые они выполняют на встрече. Есть ли у вас член команды, которому нравится следовать подробному маршруту? Подумайте о том, чтобы сделать их хронометристами. Один из ваших коллег — невероятный рассказчик? Спросите, могут ли они рассказать о том, как вы недавно создали токсичную среду для рабочих. С другой стороны, включение в офис растений, фотографий, декоративного освещения или приятных запахов улучшает сохранение памяти сотрудников и общее ощущение счастья.

5. Уходите с четкими дальнейшими шагами

Один из лучших способов завершить встречу — уверенно сказать: «Хорошо, теперь наши следующие шаги…»

В последние несколько минут встречи подведите итоги того, что вы обсудили. Затем спросите своих товарищей по команде, какие следующие шаги вы должны зафиксировать, кто будет за них нести ответственность и сроки их выполнения. Написание их на доске во время обсуждения — отличный способ вовлечь вашу команду в процесс, сосредоточив внимание на визуальном компоненте резюме.

Вскоре после встречи отправьте участникам последующее электронное письмо с быстрым списком действий и сроков их выполнения, чтобы они оставались свежими и легко доступными для всех, пока они не будут завершены.

Заблаговременно планируя время на совещании для подведения итогов и согласования следующих шагов, члены команды могут сразу приступить к работе над наиболее важными потребностями вашего проекта, а не терять время на ожидание дополнительных инструкций. Это также создает прецедент того, что встречи в вашей некоммерческой организации являются целеустремленными и стоят времени участников, несмотря на и без того напряженные графики.

БОНУС: советы по проведению удаленных некоммерческих собраний

Возможность работать удаленно помогает многим организациям обеспечить положительный баланс между работой и личной жизнью для своих сотрудников. Тем не менее, 76% участников встреч по-прежнему сообщают, что предпочитают встречи лицом к лицу из-за их способности лучше понимать взгляды друг друга и принимать решения лично.

Удаленные встречи сопряжены с уникальными проблемами, но есть несколько способов улучшить ваши результаты, если вы не можете встретиться лицом к лицу:

• Попросите участников включить свои веб-камеры. Это помогает членам команды обрабатывать невербальные сигналы, повышает вовлеченность и ограничивает многозадачность.
• Поделитесь своим экраном, чтобы просмотреть повестку дня или другие важные документы. Это обеспечивает визуальный эффект, чтобы лучше привлечь внимание аудитории.
• Установите протоколы того, как говорить по очереди. На некоторых веб-платформах может быть предусмотрена функция, по которой участники могут щелкнуть «поднять руку» и дождаться, пока фасилитатор их вызовет.
• Убедитесь, что все участники находятся в тихом месте, чтобы ограничить отвлекающий фоновый шум.
• Установите стандарты для приема сотовых телефонов и скорости интернета, чтобы избежать плохих соединений.

Оттачивайте свои некоммерческие встречи

Многие профессионалы некоммерческих организаций могут застонать при упоминании еще одной встречи в их календаре. Тем не менее, при хорошей подготовке, четком расписании и позитивном участии вы можете провести действительно совместную и эффективную встречу, которая заставит всех усердно работать над миссией вашей некоммерческой организации.