Jak najlepiej wykorzystać spotkania non-profit

Ostrożne oszacowanie, jak długo przeciętny pracownik spędza na spotkaniach w tygodniu, wynosi sześć godzin. W przypadku pracowników wyższego szczebla to zaangażowanie czasowe może osiągnąć 23 godziny tygodniowo.

Rzeczywiście, dobrze zorganizowane spotkanie jest okazją dla zespołów do współpracy, kreatywności i skoncentrowania się na przyszłości. Jeśli jednak prawie połowa tygodni pracy członków personelu jest zajęta nieproduktywnymi lub źle zorganizowanymi spotkaniami, może to kosztować nawet 399 miliardów dolarów rocznie.

Chociaż łatwo jest rozproszyć się na spotkaniach lub zapomnieć o zaplanowaniu czasu potrzebnego na zaplanowanie i poprowadzenie produktywnego spotkania, maksymalne wykorzystanie spotkań organizacji non-profit ma kluczowe znaczenie. Stanowią okazję do zjednoczenia zespołu wokół wspólnych celów, zapewnienia, że ​​działy nie działają w silosach, a ostatecznie do dalszej realizacji misji.

Skorzystaj z pięciu poniższych wskazówek, aby uniknąć marnowania czasu i produktywności personelu oraz jak najlepiej wykorzystać każde spotkanie w organizacji non-profit. Dodatkowo zamieściliśmy kilka dodatkowych wskazówek dla zespołów organizujących zdalne spotkania organizacji non-profit.

1. Pamiętaj, że spotkanie zaczyna się przed spotkaniem

Czy kiedykolwiek pojawiłeś się na spotkaniu i nie miałeś pojęcia, jaki jest jego cel, albo nagle poproszono Cię o zaprezentowanie czegoś, na co nie byłeś przygotowany? Najlepsze spotkania rozpoczynają się przed spotkaniem, ponieważ uczestnicy są bardziej skłonni do zaangażowania się w dyskusję, jeśli wcześniej je przygotowałeś.

Jeśli jesteś gospodarzem spotkania, zarezerwuj czas w swoim kalendarzu z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, aby zaplanować treść i oczekiwania. Poniżej znajduje się kilka rzeczy do rozważenia w trakcie.

Ustaw plan

Agenda jest siłą napędową Twojego spotkania, więc upewnij się, że zawiera jasny plan i cele. Możesz chcieć napisać krótką deklarację celu na szczycie agendy, która odpowie, dlaczego masz spotkanie i co osiągniesz do jego końca. Na przykład deklaracja celu może brzmieć:

• „Opisz potrzeby naszej zimowej kampanii e-mailowej i wyznacz personel główny, który zaspokoi każdą potrzebę”.
• „Określ, na której z trzech inicjatyw omówionych w zeszłym miesiącu nasza organizacja będzie się koncentrować w pierwszym kwartale”.
• „Wygeneruj listę nowych strategii pozyskiwania funduszy do przedstawienia członkom zarządu”.

Aby zachować jasność co do celu spotkania, ogranicz liczbę niepowiązanych tematów dyskusji w swoim programie. Jeśli okaże się, że Twój program obejmuje wszystko, od kampanii e-mailowych po kwartalne aktualizacje tablicy, zatrzymaj je i rozważ podzielenie ich na oddzielne, krótsze spotkania poświęcone od jednego do dwóch kluczowych tematów.

Wreszcie, jeśli wyślesz program w pobliżu spotkania, uczestnicy mogą nie mieć czasu na zapoznanie się z nim przed przybyciem. Pamiętaj, aby wysłać go do wszystkich uczestników z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, aby byli gotowi do omówienia aktualnych tematów i przyniesienia ze sobą potrzebnych materiałów.

Oceń listę uczestników

W USA 68% profesjonalistów zgłasza utratę krytycznego czasu pracy z powodu niepotrzebnych spotkań. Podkreśla to znaczenie upewnienia się, że wszyscy uczestnicy spotkania naprawdę muszą tam być.

Zawsze pytaj, czy wszyscy z Twojej listy zaproszonych muszą być na następnym zaplanowanym spotkaniu. W zależności od tematu udział niektórych osób może nie być konieczny. Upewnij się, że regularnie aktualizujesz zaproszenia na spotkania, aby ludzie nie czuli, że ich czas jest zmarnowany.

Ocena listy uczestników przed spotkaniem zapewnia również możliwość rozważenia najlepszego sposobu dotarcia do uczestników, niezależnie od tego, czy jest to za pomocą środków wizualnych, prezentacji slajdów lub kopii. Na przykład spotkanie, które koncentruje się na brandingu, prawdopodobnie będzie zawierało elementy projektu graficznego, więc upewnij się, że jesteś przygotowany z odpowiednimi narzędziami, aby zaprezentować wszystkim wizualizacje.

Jest to również dobry czas dla gospodarza spotkania, aby ustalić, kto powinien mówić o każdym temacie agendy lub pełnić kluczowe role na spotkaniu, takie jak bycie chronometrażystą. Gdy oceniasz, jak uczestnicy będą pasować do Twojego spotkania, upewnij się, że skontaktujesz się z nimi wcześniej, aby mogli przygotować się do pełnienia swoich ról.

Ustal normy grupowe

Normy grupowe to zbiór oczekiwań i sposobów komunikacji, które zespół określa i uzgadnia przed rozpoczęciem pracy. Dzięki poparciu wszystkich członków zespołu, normy grupowe mogą pomóc zespołowi osiągnąć jego cele dzięki poczuciu współwłasności i przynależności do nadchodzącej pracy.

Mogą również zapewnić ramy, w jaki sposób będziesz rozwiązywać wszelkie konflikty, jeśli się pojawią. Normy grupowe mogą obejmować takie elementy, jak:

• Będziemy aktywnie słuchać wszystkich i unikać zewnętrznych zakłóceń
• Przyjmiemy dobre intencje i będziemy twardo podchodzić do pomysłów, a nie ludzi
• Będziemy honorować naszego sędziego mierzącego czas i rozpoczynać i kończyć spotkania zgodnie z harmonogramem

Zespoły ustalają normy grupowe przed spotkaniami, albo poprzez spotkanie zaplanowane specjalnie w tym celu, albo za pośrednictwem poczty elektronicznej. Aby ustalić normy grupowe dla zespołu:

1. Wyjaśnij ich cel i poproś zespół o przeprowadzenie burzy mózgów na tematy, które chcieliby uwzględnić
2. Poproś moderatora, aby utrwalił wszystkie pomysły na flipcharcie lub udostępnionym dokumencie online
3. Poproś moderatora o omówienie każdego elementu, aby pomóc zespołowi rozważyć, czy chciałby dodać go do ostatecznej listy norm grupowych
4. Udostępnij ostateczną listę norm grupowych zespołowi w celu wprowadzenia ostatecznych zmian i oficjalnego ich przyjęcia

Kiedy będziesz ułatwiać rozmowę, zastanów się, jak możesz połączyć pomysły uczestników dotyczące norm grupowych z twoją misją, wizją i wartościami.

2. Trzymaj się swojego harmonogramu

Nieefektywne zarządzanie czasem sprawia, że ​​nie możesz przejść przez cały swój plan, a także obniża morale zespołu. W rzeczywistości dwie największe irytacje uczestników spotkania to „spóźnienie się lub wcześniejsze wyjście” (zgłaszane przez 49% respondentów) oraz „ludzie, którzy przez długi czas o niczym nie rozmawiają” (zgłaszane przez 46% respondentów).

Istnieje kilka technik, których możesz użyć, aby trzymać się harmonogramu i jak najlepiej wykorzystać spotkania non-profit.

Zbuduj w czasie

Aby uniknąć późnego rozpoczynania, albo oczekiwanie, że ludzie przybędą kilka minut wcześniej, aby usiąść i być gotowym do rozpoczęcia o zaplanowanej godzinie, albo celowo zbuduj bufor w swoim programie na „ustalenie” czasu.

Ustaw limity czasu

Ustaw limity czasowe dla każdego tematu w swoim programie i wyznacz kogoś na chronometrażystę. Jeśli okaże się, że musisz pobiec na jakiś temat, poproś swojego chronometrażystę o przekazanie tej intencji grupie i podzielenie się tym innym tematem, który będzie musiał zostać przełożony na kolejne spotkanie.

Utwórz parking

Stwórz „parking” dla innych stycznych elementów, które odciągają dyskusję od kursu. Zaplanuj powrót do tych elementów podczas przyszłego spotkania lub wiadomości e-mail, aby Twój zespół mógł pozostać na temacie.

Być aktywnym

Nie trać cennego czasu na przeglądanie decyzji i notatek z ostatniego spotkania. Spraw, aby Twoje spotkania były aktywne i skoncentrowane na posuwaniu się naprzód. Pod koniec spotkania zostaw czas na refleksję i pomysły na przyszłe punkty agendy.

3. Ogranicz rozpraszanie uwagi i aktywnie słuchaj

Aktywne słuchanie to miękka umiejętność, która poprawia komunikację w zespołach. Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby być aktywnym słuchaczem, na przykład:

• Wstrzymuj osąd, gdy ludzie mówią
• Zezwalaj na przerwy między głośnikami, aby upewnić się, że są skończone
• Okaż zrozumienie, podsumowując to, co zostało powiedziane i pytając, czy dobrze zrozumiałeś
• Zadawaj pytania wyjaśniające, aby zaangażować się w uwagi mówcy
• Staraj się unikać wywoływania reakcji w głowie, gdy ktoś jeszcze mówi

Przerywanie może wywołać u ludzi emocje obronne lub zakłócić sensowny tok myślenia. Aby pomóc, rozważ poproszenie ludzi, aby podnieśli ręce, mówili na zmianę lub omijali przedmiot, który wskazuje, kto jest obecnym mówcą.

Ważne jest również, aby pamiętać, że nie możesz być aktywnym słuchaczem, jeśli korzystasz z laptopa, telefonu lub jesteś zajęty innymi zadaniami w pracy. Dlatego też, niech grupową normą będzie ograniczanie do minimum technologii i zewnętrznych czynników rozpraszających. Ludzie powinni skupić się na spotkaniu, zamiast odpowiadać na e-maile, pakować rzeczy przed zakończeniem spotkania lub odświeżać swoje kanały w mediach społecznościowych.

Ograniczając rozpraszanie uwagi i aktywnie słuchając się nawzajem, ludzie są bardziej obecni na spotkaniach. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu nie przegapią ważnych szczegółów ani nie wykorzystają dodatkowego czasu pracy na późniejsze szukanie odpowiedzi, które zostały już omówione na spotkaniu.

4. Zaangażuj swoich pracowników

Podczas spotkań ważne jest, aby pozostać skoncentrowanym i dbać o sprawy biznesowe, ale może to być trudne, jeśli Twój zespół nie czuje się zaangażowany. Korzystając z poniższych technik w celu zwiększenia zaangażowania, unikniesz sytuacji, w której pracownicy wychodzą poza strefę i przegapiają ważne informacje o spotkaniu. Będziesz także wspierać kreatywność i innowacyjność zespołu, które mogą przenieść cele Twojej organizacji na wyższy poziom.

Znajdź czas na zabawę

Stwierdzono, że wdrażanie zabawy w pracy zmniejsza stres, zwiększa produktywność i zwiększa naukę. Chociaż możesz mieć ograniczony czas na każde spotkanie, spróbuj wygospodarować pięć lub dziesięć minut na początku lub na końcu, aby związać się w grupie.

Zabawne zajęcia nawiązywania więzi z zespołem mogą obejmować wypróbowanie nowego lodołamacza, aby się poznać, poświęcenie czasu na opowiedzenie o niedawnej podróży kolegi lub podzielenie się czymś, za co jesteś wdzięczny, o jednym z członków zespołu. Tylko upewnij się, że to zaplanujesz, abyś mógł dotrzymać harmonogramu.

Połącz się z powrotem do swojej misji

W przypadku dłuższych spotkań lub rekolekcji poza siedzibą, dobrym pomysłem może być znalezienie zajęcia, które ugruntuje twój zespół i przypomni mu, dlaczego wszyscy tam są. Możesz zacząć od tego, by ktoś przeczytał Twoją misję, a następnie poproś kilku pracowników, aby podzielili się historiami Twojej misji w akcji z ostatniego roku i jej związku z Twoim spotkaniem.

Poznaj mocne strony swojego zespołu

Spraw, aby Twoje spotkanie było angażujące, podkreślając różne mocne strony uczestników poprzez role, które pełnią na spotkaniu. Czy masz członka zespołu, który dobrze się rozwija, gdy podąża szczegółową trasą? Rozważ zrobienie z nich chronometrażysty. Czy jeden z twoich kolegów jest niesamowitym gawędziarzem? Zapytaj, czy przedstawią podsumowanie twojego niedawnego stworzenia toksycznego środowiska dla pracowników. Z drugiej strony umieszczenie w biurze roślin, zdjęć, nastrojowego oświetlenia lub przyjemnych zapachów poprawia pamięć pracowników i ogólne szczęście.

5. Wyjdź z jasnymi kolejnymi krokami

Jednym z najlepszych sposobów na zakończenie spotkań jest możliwość śmiałego powiedzenia „OK, więc nasze następne kroki to…”

W ostatnich minutach spotkania podsumuj to, co omówiłeś. Następnie zapytaj kolegów z drużyny, jakie kolejne kroki powinieneś wykonać, kto będzie za nie odpowiedzialny i czas ich wykonania. Pisanie ich na tablicy podczas omawiania ich to świetny sposób na zaangażowanie zespołu w proces poprzez skupienie się na składniku wizualnym podsumowania.

Krótko po spotkaniu wyślij uczestnikom e-mail uzupełniający, w którym szybko wymienisz czynności do wykonania i ich terminy, aby pozostali aktualni i łatwo dostępni dla wszystkich, dopóki nie zostaną ukończone.

Dzięki proaktywnemu planowaniu czasu na spotkaniu w celu podsumowania i uzgodnienia kolejnych kroków członkowie zespołu mogą od razu przystąpić do pracy nad najważniejszymi potrzebami projektu, zamiast tracić czas na czekanie na dodatkowe instrukcje. Stanowi również precedens, że spotkania w Twojej organizacji non-profit są celowe i warte czasu uczestników, pomimo już napiętych harmonogramów.

BONUS: Wskazówki dotyczące zdalnych spotkań non-profit

Możliwość pracy zdalnej pomaga wielu organizacjom zapewnić pozytywną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym swoim pracownikom. Jednak 76% uczestników spotkań nadal preferuje spotkania twarzą w twarz ze względu na ich zdolność do lepszego zrozumienia nawzajem swoich poglądów i podejmowania decyzji osobiście.

Spotkania na odległość wiążą się z wyjątkowymi wyzwaniami, ale istnieje kilka sposobów na poprawę wyników, jeśli nie możesz spotkać się twarzą w twarz:

• Niech uczestnicy włączą swoje kamery internetowe. Pomaga to członkom zespołu przetwarzać sygnały niewerbalne, zwiększa zaangażowanie i ogranicza wielozadaniowość.
• Udostępnij swój ekran, aby przejść przez agendę lub inne ważne dokumenty. Zapewnia to wizualizację, która lepiej przykuwa uwagę publiczności.
• Ustal protokoły, jak mówić na zmianę. Niektóre platformy internetowe mogą mieć funkcję, którą uczestnicy mogą kliknąć, aby „podnieść rękę” i poczekać, aż moderator wezwie ich.
• Upewnij się, że wszyscy uczestniczący znajdują się w cichym miejscu, aby ograniczyć uciążliwy hałas w tle.
• Ustal standardy odbioru telefonów komórkowych i prędkości Internetu, aby uniknąć złych połączeń.

Doskonal swoje spotkania non-profit

Wielu profesjonalistów non-profit może jęczeć na wzmiankę o kolejnym spotkaniu w swoim kalendarzu. Jednak dzięki dobremu przygotowaniu, ustalonemu harmonogramowi i pozytywnemu zaangażowaniu możesz zorganizować prawdziwie oparte na współpracy, efektywne spotkanie, które sprawi, że wszyscy będą ciężko pracować nad misją Twojej organizacji non-profit.