Comment tirer le meilleur parti de vos réunions à but non lucratif

Une estimation prudente du temps qu'un employé moyen passe en réunion chaque semaine est de six heures. Pour les employés de niveau supérieur, cet engagement de temps peut atteindre 23 heures par semaine.

En effet, une réunion bien gérée présente une opportunité pour les équipes d'être collaboratives, créatives et tournées vers l'avenir. Cependant, si près de la moitié des semaines de travail des membres du personnel sont consacrées à des réunions improductives ou mal organisées, cela pourrait vous coûter plus de 399 milliards de dollars par an.

Bien qu'il soit facile de se laisser distraire lors de réunions ou d'oublier de budgétiser le temps nécessaire pour planifier et organiser une réunion productive, il est crucial de tirer le meilleur parti de vos réunions à but non lucratif. Ils offrent une opportunité d'unir votre équipe autour d'objectifs communs, de s'assurer que les départements ne fonctionnent pas en silos et, finalement, de faire avancer votre mission.

Utilisez les cinq conseils ci-dessous pour éviter de gaspiller le temps et la productivité de votre personnel et tirer le meilleur parti de chaque réunion dans votre organisation à but non lucratif. De plus, nous avons inclus quelques conseils supplémentaires pour les équipes organisant des réunions à distance à but non lucratif.

1. N'oubliez pas que votre réunion commence avant votre réunion

Vous êtes-vous déjà présenté à une réunion sans avoir aucune idée de son objectif, ou avez-vous soudainement été invité à présenter quelque chose pour lequel vous n'étiez pas préparé ? Les meilleures réunions commencent avant la réunion, car les participants sont plus susceptibles de s'engager dans la discussion si vous les avez préparés à l'avance.

Si vous organisez la réunion, réservez du temps sur votre calendrier au moins une semaine à l'avance pour planifier le contenu et les attentes. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à prendre en compte au fur et à mesure.

Définir un ordre du jour

Un ordre du jour est la force motrice de votre réunion, alors assurez-vous qu'il communique un plan et des objectifs clairs. Vous voudrez peut-être écrire une brève déclaration d'intention en haut de l'ordre du jour qui explique pourquoi vous organisez la réunion et ce que vous accomplirez à la fin de celle-ci. Par exemple, votre déclaration d'intention pourrait se lire :

• "Détailler les besoins de notre campagne d'e-mails d'hiver et désigner le personnel responsable pour répondre à chaque besoin."
• "Déterminez laquelle des trois initiatives discutées le mois dernier sera la priorité de notre organisation pour le premier trimestre."
• "Générez une liste de nouvelles stratégies de collecte de fonds à présenter aux membres de notre conseil d'administration."

Pour maintenir la clarté sur le but de votre réunion, limitez le nombre de sujets de discussion non liés à votre ordre du jour. Si vous constatez que votre agenda couvre tout, de vos campagnes par e-mail aux mises à jour trimestrielles du conseil d'administration, faites une pause et envisagez de les diviser en réunions distinctes et plus courtes axées sur un ou deux sujets clés.

Enfin, si vous envoyez un ordre du jour à proximité de la réunion, les participants n'auront peut-être pas le temps de le consulter avant d'arriver. Assurez-vous de l'envoyer à tous les participants au moins une semaine à l'avance afin qu'ils puissent être prêts à discuter des sujets à traiter et apporter tout le matériel nécessaire avec eux.

Évaluer la liste des participants

Aux États-Unis, 68 % des professionnels déclarent perdre du temps de travail critique en raison de réunions inutiles. Cela souligne l'importance de s'assurer que tout le monde dans votre réunion doit vraiment être là.

Demandez toujours si toutes les personnes figurant sur votre liste d'invités doivent être présentes à la prochaine réunion planifiée. Selon le sujet, il se peut que certaines personnes n'aient pas besoin d'y assister. Assurez-vous de mettre à jour régulièrement vos invitations aux réunions afin que les gens n'aient pas l'impression de perdre leur temps.

L'évaluation de la liste des participants avant votre réunion offre également l'occasion d'envisager la meilleure façon d'atteindre vos participants, que ce soit par des moyens visuels, des présentations de diapositives ou des copies. Par exemple, une réunion axée sur l'image de marque inclura probablement des éléments de conception graphique, alors assurez-vous d'être préparé avec les bons outils pour présenter les visuels à tout le monde.

C'est également un bon moment pour l'hôte de la réunion pour déterminer qui doit parler de chaque sujet à l'ordre du jour ou remplir les rôles clés de la réunion, comme être le chronométreur. Lorsque vous évaluez la place des participants dans votre réunion, assurez-vous de les contacter à l'avance afin qu'ils puissent se préparer à leurs rôles.

Établir des normes de groupe

Les normes de groupe sont un ensemble d'attentes et de moyens de communication qu'une équipe détermine et accepte avant de commencer son travail. Avec l'approbation de tous les membres de l'équipe, les normes de groupe peuvent aider une équipe à atteindre ses objectifs grâce à un sentiment de propriété partagée et d'appartenance au travail à venir.

Ils peuvent également fournir un cadre sur la façon dont vous résoudrez les conflits s'ils surviennent. Les normes de groupe peuvent inclure des éléments tels que :

• Nous écouterons activement tout le monde et éviterons les distractions externes
• Nous supposerons de bonnes intentions et serons durs avec les idées, pas avec les gens
• Nous honorerons notre chronométreur et commencerons et terminerons les réunions dans les délais

Les équipes établissent des normes de groupe avant les réunions, soit par le biais d'une réunion prévue spécifiquement à cet effet, soit par courrier électronique. Pour établir des normes de groupe pour une équipe :

1. Expliquez leur objectif et demandez à votre équipe de réfléchir aux sujets qu'ils aimeraient inclure
2. Demandez à un animateur de saisir toutes les idées sur un tableau à feuilles mobiles ou un document en ligne partagé
3. Demandez à l'animateur de parcourir chaque élément pour aider l'équipe à déterminer si elle souhaite l'ajouter à la liste finale des normes du groupe
4. Partagez la liste finale des normes de groupe avec l'équipe pour toute modification finale et pour les adopter officiellement

Pendant que vous animez la conversation, réfléchissez à la manière dont vous pouvez relier les idées des participants sur les normes de groupe à votre mission, votre vision et vos valeurs.

2. Respectez votre emploi du temps

Une gestion du temps inefficace fait en sorte que vous ne pouvez pas passer en revue tout votre agenda, et cela fait également baisser le moral de l'équipe. En fait, deux des plus grandes irritations des participants aux réunions sont « arriver en retard ou partir tôt » (rapporté par 49 % des répondants) et « les personnes qui ne parlent de rien pendant de longues périodes » (rapporté par 46 % des répondants).

Il existe plusieurs techniques que vous pouvez utiliser pour respecter votre emploi du temps et tirer le meilleur parti de vos réunions à but non lucratif.

Construire dans le temps

Pour éviter de commencer en retard, vous pouvez soit vous attendre à ce que les gens arrivent quelques minutes plus tôt pour s'asseoir et être prêts à commencer à l'heure prévue, soit créer intentionnellement un tampon dans votre agenda pour l'heure de « s'installer ».

Définir des limites de temps

Fixez des limites de temps pour chaque sujet de votre ordre du jour et désignez quelqu'un comme chronométreur. Si vous constatez que vous avez besoin de dépasser un sujet particulier, demandez à votre chronométreur de communiquer cette intention au groupe et de partager quel autre sujet devra être reporté à une autre réunion en le faisant.

Créer un parking

Créez un « terrain de stationnement » pour d'autres éléments secondaires qui détournent la discussion. Prévoyez de revenir sur ces éléments lors d'une prochaine réunion ou d'un e-mail afin que votre équipe puisse rester sur le sujet.

Être actif

Ne perdez pas un temps précieux à revoir les décisions et les notes de la dernière réunion. Rendez vos réunions actives et axées sur l'avancement. Prévoyez du temps à la fin de votre réunion pour la réflexion et des idées pour les futurs points à l'ordre du jour.

3. Limitez les distractions et écoutez activement

L'écoute active est une compétence non technique qui améliore la communication au sein des équipes. Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour être un auditeur actif, comme :

• Retenir le jugement quand les gens parlent
• Prévoyez des pauses entre les intervenants pour vous assurer qu'ils ont terminé
• Faites preuve de compréhension en résumant ce qui a été dit et en demandant si vous avez bien compris
• Poser des questions de clarification pour s'engager avec les points d'un orateur
• Essayez d'éviter de développer une réponse dans votre tête pendant que quelqu'un d'autre parle encore

Être interrompu peut déclencher des émotions défensives chez les gens ou perturber un train de pensée significatif. Pour vous aider, envisagez de demander aux gens de lever la main, de parler à tour de rôle ou de faire passer un objet indiquant qui est l'orateur actuel.

Il est également important de se rappeler que vous ne pouvez pas être un auditeur actif si vous êtes sur votre ordinateur portable, votre téléphone ou si vous êtes préoccupé par d'autres tâches professionnelles. Par conséquent, faites-en une norme de groupe pour réduire au minimum la technologie et les distractions extérieures. Les gens doivent se concentrer sur la réunion plutôt que de répondre aux e-mails, de ranger leurs affaires avant la fin de la réunion ou de rafraîchir leurs flux de médias sociaux.

En limitant les distractions et en s'écoutant activement les uns les autres, les gens sont plus présents dans les réunions. Cela garantit que les membres de votre équipe ne manqueront pas de détails importants ou n'utiliseront pas de temps de travail supplémentaire plus tard pour rechercher des réponses déjà couvertes lors de la réunion.

4. Engagez vos employés

Lors des réunions, il est important de rester concentré et de s'occuper de vos affaires, mais cela peut être difficile à faire si votre équipe ne se sent pas engagée. En utilisant les techniques ci-dessous pour augmenter l'engagement, vous éviterez que les employés ne « zonent » et ne manquent des informations importantes sur les réunions. Vous favoriserez également la créativité et l'innovation de l'équipe qui peuvent faire passer les objectifs de votre organisation au niveau supérieur.

Prenez le temps de jouer

Il a été constaté que la mise en œuvre du jeu au travail réduit le stress, améliore la productivité et augmente l'apprentissage. Bien que vous disposiez d'un temps limité à chaque réunion, essayez de réserver cinq ou dix minutes au début ou à la fin pour créer des liens en tant que groupe.

Les activités ludiques de création de liens d'équipe peuvent inclure essayer un nouveau brise-glace pour apprendre à se connaître, prendre du temps pour partager le voyage récent d'un collègue ou partager quelque chose dont vous êtes reconnaissant à propos de l'un de vos coéquipiers. Assurez-vous simplement de le planifier afin de pouvoir respecter le calendrier.

Reconnectez-vous à votre mission

Pour les réunions plus longues ou les retraites hors site, il peut être judicieux de trouver une activité qui motive votre équipe et lui rappelle pourquoi ils sont tous là. Vous voudrez peut-être commencer par demander à quelqu'un de lire votre énoncé de mission, puis demander à quelques employés de partager des histoires sur votre mission en action au cours de l'année écoulée et son lien avec votre réunion.

Connaître les points forts de votre équipe

Rendez votre réunion attrayante en mettant en évidence les différentes forces des participants à travers les rôles qu'ils jouent dans la réunion. Avez-vous un membre de l'équipe qui s'épanouit lorsqu'il suit un itinéraire détaillé ? Pensez à en faire le chronométreur. L'un de vos collègues est-il un conteur incroyable ? Demandez s'ils fourniront le récapitulatif de votre récente création d'un environnement toxique pour les travailleurs. D'un autre côté, incorporer des plantes, des photos, un éclairage d'ambiance ou des odeurs agréables dans un bureau améliore la mémoire des employés et leur bonheur général.

5. Partez avec des étapes suivantes claires

L'une des meilleures façons de mettre fin à vos réunions est de pouvoir dire en toute confiance : " OK, nos prochaines étapes sont donc… "

Dans les dernières minutes de votre réunion, résumez ce que vous avez couvert. Ensuite, demandez à vos coéquipiers quelles prochaines étapes vous devriez capturer, qui en sera responsable et le délai pour les terminer. Les écrire sur un tableau blanc au fur et à mesure que vous en discutez est un excellent moyen d'engager votre équipe dans le processus en se concentrant sur un composant visuel du récapitulatif.

Peu de temps après la réunion, envoyez un e-mail de suivi aux participants qui répertorie rapidement les éléments d'action et leurs dates d'échéance, afin qu'ils restent à jour et facilement accessibles à tous jusqu'à ce qu'ils soient terminés.

En planifiant de manière proactive le temps de votre réunion pour résumer et convenir des prochaines étapes, les membres de l'équipe peuvent se mettre immédiatement au travail sur les besoins les plus importants de votre projet plutôt que de perdre du temps à attendre des instructions supplémentaires. Cela crée également un précédent selon lequel les réunions de votre organisation à but non lucratif sont utiles et valent le temps des participants malgré des horaires déjà chargés.

BONUS : Conseils pour les réunions à distance à but non lucratif

La possibilité de travailler à distance aide de nombreuses organisations à offrir un équilibre travail-vie positif à leurs employés. Cependant, 76 % des participants aux réunions déclarent toujours préférer les réunions en face à face en raison de leur capacité à mieux comprendre les points de vue de chacun et à prendre des décisions en personne.

Les réunions à distance s'accompagnent de défis uniques, mais il existe plusieurs façons d'améliorer vos résultats si vous ne pouvez pas vous rencontrer en face à face :

• Demandez aux participants d'allumer leur webcam. Cela aide les membres de l'équipe à traiter les signaux non verbaux, augmente l'engagement et limite le multitâche.
• Partagez votre écran pour parcourir l'agenda ou d'autres documents importants. Cela fournit un visuel pour mieux capter l'attention du public.
• Établissez des protocoles sur la façon de parler à tour de rôle. Certaines plateformes Web peuvent avoir une fonctionnalité sur laquelle les participants peuvent cliquer pour « lever la main » et attendre que le facilitateur les appelle.
• Assurez-vous que toutes les personnes participantes se trouvent dans un endroit calme pour limiter les bruits de fond gênants.
• Établissez des normes pour la réception des téléphones portables et la vitesse d'Internet afin d'éviter les mauvaises connexions.

Aiguisez vos réunions à but non lucratif

De nombreux professionnels à but non lucratif peuvent grogner à la mention d'une autre réunion sur leur calendrier. Cependant, avec une bonne préparation, un calendrier défini et un engagement positif, vous pouvez organiser une réunion véritablement collaborative et efficace qui permet à tout le monde de travailler dur pour la mission de votre organisation à but non lucratif.