Como tirar o máximo proveito de suas reuniões sem fins lucrativos

Uma estimativa conservadora de quanto tempo o funcionário médio gasta em reuniões a cada semana é de seis horas. Para funcionários de nível mais alto, esse compromisso de tempo pode chegar a 23 horas por semana.

De fato, uma reunião bem conduzida apresenta uma oportunidade para as equipes serem colaborativas, criativas e focadas no futuro. No entanto, se quase metade das semanas de trabalho dos membros da equipe estiver vinculada a reuniões improdutivas ou mal organizadas, isso poderá custar mais de US$ 399 bilhões por ano.

Embora seja fácil se distrair em reuniões ou esquecer de planejar o tempo necessário para planejar e organizar uma reunião produtiva, tirar o máximo proveito de suas reuniões sem fins lucrativos é crucial. Eles apresentam uma oportunidade de unir sua equipe em torno de objetivos comuns, garantir que os departamentos não estejam operando em silos e, por fim, promover sua missão.

Use as cinco dicas abaixo para evitar o desperdício de tempo e produtividade de sua equipe e aproveite ao máximo cada reunião em sua organização sem fins lucrativos. Além disso, incluímos algumas dicas de bônus para equipes que realizam reuniões remotas sem fins lucrativos.

1. Lembre-se de que sua reunião começa antes da sua reunião

Você já apareceu em uma reunião e não tinha ideia de qual era o seu propósito, ou de repente foi convidado a apresentar algo para o qual não estava preparado? As melhores reuniões começam antes da reunião, pois é mais provável que os participantes se envolvam na discussão se você os tiver preparado com antecedência.

Se você estiver organizando a reunião, reserve um tempo em sua agenda com pelo menos uma semana de antecedência para planejar o conteúdo e as expectativas. Abaixo estão algumas coisas a considerar à medida que avança.

Defina uma agenda

Uma agenda é a força motriz da sua reunião, portanto, certifique-se de que ela comunique um plano e objetivos claros. Você pode escrever uma breve declaração de propósito no topo da agenda que responda por que você está tendo a reunião e o que você realizará no final dela. Por exemplo, sua declaração de propósito pode ser:

• “Detalhe as necessidades de nossa campanha de e-mail de inverno e designe a equipe principal para atender a cada necessidade.”
• “Determine qual das três iniciativas discutidas no mês passado será o foco de nossa organização para o primeiro trimestre.”
• “Gerar uma lista de novas estratégias de captação de recursos para apresentar aos membros do conselho.”

Para manter a clareza sobre o objetivo de sua reunião, limite o número de tópicos de discussão não relacionados em sua agenda. Se você achar que sua agenda cobre tudo, desde suas campanhas de e-mail até atualizações trimestrais do conselho, faça uma pausa e considere dividi-las em reuniões separadas e mais curtas, focadas em um ou dois tópicos principais.

Por fim, se você enviar uma agenda próxima à reunião, os participantes podem não ter tempo de examiná-la antes de chegar. Certifique-se de enviá-lo a todos os participantes com pelo menos uma semana de antecedência para que eles possam estar prontos para discutir os tópicos em questão e trazer todos os materiais necessários com eles.

Avalie a lista de participantes

Nos EUA, 68% dos profissionais relatam perder tempo de trabalho crítico devido a reuniões desnecessárias. Isso ressalta a importância de garantir que todos em sua reunião realmente precisem estar lá.

Sempre pergunte se todos na sua lista de convidados precisam estar na próxima reunião agendada. Dependendo do tema, pode não ser necessário que algumas pessoas compareçam. Certifique-se de atualizar seus convites de reunião regularmente para que as pessoas não sintam que seu tempo é desperdiçado.

Avaliar a lista de participantes antes de sua reunião também oferece uma oportunidade de considerar a melhor maneira de alcançar seus participantes, seja por meios visuais, apresentações de slides ou cópia. Por exemplo, uma reunião com foco na marca provavelmente incluirá elementos de design gráfico, portanto, certifique-se de estar preparado com as ferramentas certas para apresentar o visual a todos.

Este também é um bom momento para o anfitrião da reunião determinar quem deve falar sobre cada tópico da agenda ou preencher as principais funções da reunião, como ser o cronometrista. Ao avaliar como os participantes se encaixarão em sua reunião, certifique-se de entrar em contato com eles com antecedência para que eles possam se preparar para suas funções.

Estabeleça Normas de Grupo

As normas do grupo são um conjunto de expectativas e formas de comunicação que uma equipe determina e concorda antes de iniciar seu trabalho. Com o endosso de todos os membros da equipe, as normas do grupo podem ajudar uma equipe a atingir seus objetivos por meio de um senso de propriedade compartilhada e de pertencimento ao trabalho à frente.

Eles também podem fornecer uma estrutura de como você resolverá quaisquer conflitos se eles surgirem. As normas do grupo podem incluir itens como:

• Ouviremos ativamente a todos e evitaremos distrações externas
• Assumiremos boas intenções e seremos duros com ideias, não com pessoas
• Honraremos nosso cronometrista e começaremos e terminaremos as reuniões no horário

As equipes estabelecem as normas do grupo antes das reuniões, seja por meio de uma reunião agendada especificamente para esse fim, ou por e-mail. Para estabelecer normas de grupo para uma equipe:

1. Explique o objetivo deles e peça à sua equipe que faça um brainstorming de tópicos que eles gostariam de incluir
2. Peça a um facilitador que capture todas as ideias em um flipchart ou documento on-line compartilhado
3. Faça com que o facilitador analise cada item para ajudar a equipe a considerar se gostaria de adicioná-lo à lista final de normas do grupo
4. Compartilhe a lista final de normas do grupo com a equipe para quaisquer edições finais e adote-as oficialmente

Ao facilitar a conversa, considere como você pode vincular as ideias dos participantes para as normas do grupo à sua missão, visão e valores.

2. Atenha-se à sua programação

O gerenciamento de tempo ineficaz faz com que você não possa cumprir sua agenda completa e também diminui o moral da equipe. De fato, duas das maiores irritações dos participantes da reunião são “chegar atrasado ou sair cedo” (relatado por 49% dos entrevistados) e “pessoas que não falam sobre nada por longos períodos de tempo” (relatado por 46% dos entrevistados).

Existem várias técnicas que você pode usar para cumprir sua agenda e aproveitar ao máximo suas reuniões sem fins lucrativos.

Construir a tempo

Para evitar começar tarde, defina a expectativa de que as pessoas cheguem alguns minutos mais cedo para se sentar e estejam prontas para começar no horário agendado ou construa intencionalmente um buffer em sua agenda para o horário de “instalação”.

Definir limites de tempo

Defina limites de tempo para cada tópico em sua agenda e designe alguém como cronometrista. Se você achar que precisa atropelar um tópico específico, peça ao seu cronometrista que comunique essa intenção ao grupo e compartilhe qual outro tópico precisará ser adiado para outra reunião ao fazê-lo.

Criar um estacionamento

Crie um “estacionamento” para outros itens tangenciais que desviem a discussão. Planeje voltar a esses itens em uma futura reunião ou e-mail para que sua equipe possa permanecer no tópico.

Ser ativo

Não perca tempo precioso repassando as decisões e anotações da última reunião. Torne suas reuniões ativas e focadas em avançar. Reserve um tempo no final de sua reunião para reflexão e ideias para futuros itens da agenda.

3. Limite as distrações e ouça ativamente

A escuta ativa é uma habilidade suave que melhora a comunicação dentro das equipes. Há muitas coisas que você pode fazer para ser um ouvinte ativo, como:

• Reter o julgamento quando as pessoas falam
• Permita pausas entre os alto-falantes para garantir que eles tenham terminado
• Mostre compreensão resumindo o que foi dito e perguntando se você acertou
• Faça perguntas esclarecedoras para se envolver com os pontos de um orador
• Tente evitar desenvolver uma resposta em sua cabeça enquanto outra pessoa ainda está falando

Ser interrompido pode desencadear emoções defensivas nas pessoas ou interromper uma linha de pensamento significativa. Para ajudar, peça às pessoas que levantem as mãos, se revezem para falar ou passem um objeto que signifique quem é o orador atual.

Também é importante lembrar que você não pode ser um ouvinte ativo se estiver em seu laptop, telefone ou preocupado com outras tarefas de trabalho. Portanto, torne uma norma do grupo manter a tecnologia e as distrações externas no mínimo. As pessoas devem se concentrar na reunião em vez de responder a e-mails, empacotar pertences antes que a reunião termine ou atualizar seus feeds de mídia social.

Ao limitar as distrações e ouvir ativamente umas às outras, as pessoas estão mais presentes nas reuniões. Isso garante que os membros de sua equipe não percam detalhes importantes ou usem o tempo de trabalho extra mais tarde procurando respostas já abordadas na reunião.

4. Envolva seus funcionários

Nas reuniões, é importante manter o foco e cuidar de seus itens de negócios, mas pode ser difícil fazer isso se sua equipe não se sentir engajada. Ao usar as técnicas abaixo para aumentar o engajamento, você evitará que os funcionários fiquem “desligados” e percam informações importantes da reunião. Você também promoverá a criatividade e a inovação da equipe que podem levar os objetivos da sua organização para o próximo nível.

Arranje tempo para brincar

Verificou-se que a implementação de brincadeiras no trabalho reduz o estresse, aumenta a produtividade e aumenta o aprendizado. Embora você possa ter tempo limitado em cada reunião, tente reservar cinco ou dez minutos no início ou no final para se unir em grupo.

Atividades divertidas de união da equipe podem incluir tentar um novo quebra-gelo para se conhecerem, reservar um tempo para compartilhar sobre a viagem recente de um colega ou compartilhar algo pelo qual você é grato em um de seus colegas de equipe. Apenas certifique-se de planejar para que você possa cumprir o cronograma.

Conecte-se de volta à sua missão

Para reuniões mais longas ou retiros fora do local, pode ser uma boa ideia encontrar uma atividade que justifique sua equipe e os lembre do motivo de todos estarem lá. Você pode começar pedindo a alguém que leia sua declaração de missão e, em seguida, peça a alguns funcionários que compartilhem histórias de sua missão em ação no ano passado e como ela se relaciona com sua reunião.

Conheça os pontos fortes da sua equipe

Torne sua reunião envolvente, destacando os diferentes pontos fortes dos participantes por meio das funções que eles desempenham na reunião. Você tem um membro da equipe que prospera ao seguir um itinerário detalhado? Considere torná-los o cronometrista. Um de seus colegas é um contador de histórias incrível? Pergunte se eles fornecerão a recapitulação de sua recente criação de um ambiente tóxico para os trabalhadores. Por outro lado, incorporar plantas, fotos, iluminação ambiente ou cheiros agradáveis ​​em um escritório melhora a retenção de memória e a felicidade geral dos funcionários.

5. Saia com os próximos passos claros

Uma das melhores maneiras de encerrar suas reuniões é poder dizer com confiança: “OK, então nossos próximos passos são…”

Nos últimos minutos de sua reunião, resuma o que você abordou. Em seguida, pergunte aos seus colegas de equipe quais são os próximos passos que você deve capturar, quem será responsável por eles e o prazo para concluí-los. Escrevê-los em um quadro branco enquanto você os discute é uma ótima maneira de envolver sua equipe no processo, concentrando-se em um componente visual para a recapitulação.

Logo após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento aos participantes que lista rapidamente os itens de ação e suas datas de vencimento, para que permaneçam atualizados e facilmente acessíveis a todos até que sejam concluídos.

Ao agendar proativamente o tempo em sua reunião para resumir e concordar com as próximas etapas, os membros da equipe podem começar a trabalhar imediatamente nas necessidades mais importantes do seu projeto, em vez de perder tempo esperando instruções adicionais. Também estabelece um precedente de que as reuniões em sua organização sem fins lucrativos são propositais e valem o tempo dos participantes, apesar das agendas já ocupadas.

BÔNUS: Dicas para reuniões remotas sem fins lucrativos

Ser capaz de trabalhar remotamente ajuda muitas organizações a fornecer um equilíbrio positivo entre vida profissional e pessoal para seus funcionários. No entanto, 76% dos participantes da reunião ainda relatam preferir reuniões presenciais devido à sua capacidade de entender melhor os pontos de vista uns dos outros e tomar decisões pessoalmente.

As reuniões remotas vêm com desafios únicos, mas existem várias maneiras de melhorar seus resultados se você não puder se reunir pessoalmente:

• Peça aos participantes que liguem suas webcams. Isso ajuda os membros da equipe a processar pistas não verbais, aumenta o engajamento e limita a multitarefa.
• Compartilhe sua tela para percorrer a agenda ou outros documentos importantes. Isso fornece um visual para capturar melhor a atenção do público.
• Estabeleça protocolos sobre como se revezar na fala. Algumas plataformas da web podem ter um recurso que os participantes podem clicar para “levantar a mão” e esperar que o facilitador os chame.
• Certifique-se de que todos os participantes estejam em um local silencioso para limitar o ruído de fundo perturbador.
• Estabeleça padrões para a recepção de telefones celulares e necessidades de velocidade da internet para evitar conexões ruins.

Aprimore suas reuniões sem fins lucrativos

Muitos profissionais sem fins lucrativos podem resmungar com a menção de mais uma reunião em seu calendário. No entanto, com boa preparação, agendamento definido e engajamento positivo, você pode organizar uma reunião realmente colaborativa e eficaz que mantém todos trabalhando duro para a missão da sua organização sem fins lucrativos.