Cara Memaksimalkan Rapat Nirlaba Anda

Perkiraan konservatif untuk berapa lama rata-rata karyawan menghabiskan waktu dalam rapat setiap minggu adalah enam jam. Untuk karyawan yang lebih senior, komitmen waktu itu bisa mencapai 23 jam per minggu.

Memang, pertemuan yang dikelola dengan baik menghadirkan peluang bagi tim untuk menjadi kolaboratif, kreatif, dan fokus ke depan. Namun, jika hampir setengah dari minggu kerja anggota staf terikat dalam pertemuan yang tidak produktif atau tidak terorganisir dengan baik, Anda mungkin harus mengeluarkan biaya lebih dari $399 miliar per tahun.

Meskipun mudah teralihkan dalam rapat atau lupa menganggarkan waktu yang dibutuhkan untuk merencanakan dan menyelenggarakan rapat yang produktif, memaksimalkan rapat nirlaba Anda sangat penting. Mereka menghadirkan kesempatan untuk menyatukan tim Anda di sekitar tujuan bersama, memastikan departemen tidak beroperasi dalam silo, dan pada akhirnya memajukan misi Anda.

Gunakan lima tip di bawah ini untuk menghindari pemborosan waktu dan produktivitas staf Anda, dan manfaatkan setiap rapat di lembaga nonprofit Anda. Selain itu, kami telah menyertakan beberapa kiat bonus untuk tim yang mengadakan pertemuan nirlaba jarak jauh.

1. Ingat Rapat Anda Dimulai Sebelum Rapat Anda

Pernahkah Anda menghadiri rapat dan tidak tahu apa tujuannya, atau tiba-tiba diminta untuk mempresentasikan sesuatu yang tidak Anda persiapkan? Rapat terbaik dimulai sebelum rapat, karena peserta lebih cenderung terlibat dalam diskusi jika Anda telah mempersiapkannya sebelumnya.

Jika Anda menjadi tuan rumah rapat, sisihkan waktu di kalender Anda setidaknya satu minggu sebelumnya untuk merencanakan konten dan harapan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda pergi.

Tetapkan Agenda

Agenda adalah kekuatan pendorong rapat Anda, jadi pastikan agenda itu mengomunikasikan rencana dan tujuan yang jelas. Anda mungkin ingin menulis pernyataan tujuan singkat di bagian atas agenda yang menjawab mengapa Anda mengadakan rapat dan apa yang akan Anda capai di akhir rapat. Misalnya, pernyataan tujuan Anda mungkin berbunyi:

• “Rinci kebutuhan kampanye email musim dingin kami dan tunjuk staf utama untuk memenuhi setiap kebutuhan.”
• “Tentukan mana dari tiga inisiatif yang dibahas bulan lalu yang akan menjadi fokus organisasi kami untuk kuartal pertama.”
• “Buat daftar strategi penggalangan dana baru untuk disajikan kepada anggota dewan kami.”

Untuk menjaga kejelasan tujuan rapat Anda, batasi jumlah topik diskusi yang tidak terkait dalam agenda Anda. Jika Anda menemukan bahwa agenda Anda mencakup semuanya, mulai dari kampanye email hingga pembaruan dewan triwulanan, jeda dan pertimbangkan untuk membaginya menjadi pertemuan terpisah yang lebih pendek yang berfokus pada satu atau dua topik utama.

Terakhir, jika Anda mengirim agenda di dekat rapat, peserta mungkin tidak punya waktu untuk melihatnya sebelum tiba. Pastikan untuk mengirimkannya ke semua peserta setidaknya satu minggu sebelumnya sehingga mereka dapat siap untuk mendiskusikan topik yang ada dan membawa materi yang dibutuhkan bersama mereka.

Nilai Daftar Peserta

Di AS, 68% profesional melaporkan kehilangan waktu kerja kritis karena rapat yang tidak perlu. Ini menggarisbawahi pentingnya memastikan semua orang dalam rapat Anda benar-benar perlu hadir.

Selalu tanyakan apakah semua orang di daftar undangan Anda harus hadir di pertemuan terjadwal berikutnya. Tergantung pada topiknya, beberapa orang mungkin tidak perlu hadir. Pastikan Anda memperbarui undangan rapat secara teratur sehingga orang tidak merasa waktu mereka terbuang sia-sia.

Menilai daftar peserta sebelum rapat Anda juga memberikan kesempatan untuk mempertimbangkan cara terbaik untuk menjangkau peserta Anda, apakah itu melalui sarana visual, presentasi slide, atau salinan. Misalnya, rapat yang berfokus pada branding kemungkinan akan menyertakan elemen desain grafis, jadi pastikan Anda siap dengan alat yang tepat untuk mempresentasikan visual kepada semua orang.

Ini juga saat yang tepat bagi tuan rumah rapat untuk menentukan siapa yang harus berbicara tentang setiap topik agenda atau mengisi peran kunci rapat, seperti menjadi pencatat waktu. Saat Anda menilai bagaimana peserta akan cocok dengan rapat Anda, pastikan untuk menghubungi mereka terlebih dahulu sehingga mereka dapat mempersiapkan peran mereka.

Tetapkan Norma Kelompok

Norma kelompok adalah seperangkat harapan dan cara berkomunikasi yang ditentukan dan disepakati oleh tim sebelum memulai pekerjaannya. Dengan dukungan dari semua anggota tim, norma kelompok dapat membantu tim mencapai tujuannya melalui rasa kepemilikan bersama dan memiliki pekerjaan di depan.

Mereka juga dapat memberikan kerangka kerja tentang bagaimana Anda akan menyelesaikan konflik apa pun jika muncul. Norma kelompok dapat mencakup hal-hal seperti:

• Kami akan secara aktif mendengarkan semua orang dan menghindari gangguan eksternal
• Kami akan menganggap niat baik dan keras pada ide, bukan orang
• Kami akan menghormati pencatat waktu kami dan memulai dan mengakhiri pertemuan sesuai jadwal

Tim menetapkan norma kelompok sebelum rapat, baik melalui rapat yang dijadwalkan khusus untuk tujuan ini, atau melalui email. Untuk menetapkan norma kelompok untuk tim:

1. Jelaskan tujuan mereka dan minta tim Anda untuk bertukar pikiran tentang topik yang ingin mereka sertakan
2. Minta fasilitator untuk mencatat semua ide pada kertas plano atau dokumen online yang dibagikan
3. Mintalah fasilitator memeriksa setiap item untuk membantu tim mempertimbangkan apakah mereka ingin menambahkannya ke daftar akhir norma kelompok
4. Bagikan daftar terakhir norma kelompok dengan tim untuk setiap pengeditan akhir dan untuk secara resmi mengadopsinya

Saat Anda memfasilitasi percakapan, pertimbangkan bagaimana Anda dapat menghubungkan ide peserta untuk norma kelompok kembali ke misi, visi, dan nilai Anda.

2. Patuhi Jadwal Anda

Manajemen waktu yang tidak efektif membuat Anda tidak dapat menyelesaikan seluruh agenda Anda, dan juga menurunkan moral tim. Faktanya, dua hal yang paling mengganggu peserta rapat adalah “datang terlambat atau pulang lebih awal” (dilaporkan oleh 49% responden) dan “orang yang tidak membicarakan apa pun untuk jangka waktu yang lama” (dilaporkan oleh 46% responden).

Ada beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk tetap pada jadwal Anda dan memanfaatkan rapat nirlaba Anda.

Membangun dalam Waktu

Untuk menghindari terlambat memulai, atur ekspektasi bahwa orang-orang datang beberapa menit lebih awal untuk duduk dan bersiap untuk memulai pada waktu yang dijadwalkan, atau dengan sengaja membuat penyangga ke dalam agenda Anda untuk waktu "menyelesaikan".

Tetapkan Batas Waktu

Tetapkan batas waktu untuk setiap topik dalam agenda Anda dan tunjuk seseorang sebagai pencatat waktu. Jika Anda merasa perlu membahas topik tertentu, mintalah pencatat waktu Anda mengomunikasikan maksud tersebut dengan grup dan bagikan topik lain mana yang perlu ditunda untuk rapat lain dengan melakukannya.

Buat Tempat Parkir

Buat "tempat parkir" untuk barang-barang tangensial lainnya yang membuat diskusi keluar jalur. Rencanakan untuk mengulang kembali item-item ini dalam rapat atau email mendatang sehingga tim Anda dapat tetap fokus pada topik.

Jadilah aktif

Jangan buang waktu berharga untuk membahas keputusan dan catatan pertemuan terakhir. Jadikan rapat Anda aktif dan fokus untuk bergerak maju. Sisakan waktu di akhir pertemuan Anda untuk refleksi dan ide-ide untuk agenda mendatang.

3. Batasi Gangguan dan Dengarkan Secara Aktif

Mendengarkan secara aktif adalah soft skill yang meningkatkan komunikasi dalam tim. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk menjadi pendengar yang aktif, seperti:

• Tahan penilaian ketika orang berbicara
• Izinkan jeda antar speaker untuk memastikan selesai
• Tunjukkan pemahaman dengan meringkas apa yang dikatakan dan tanyakan apakah Anda melakukannya dengan benar
• Ajukan pertanyaan klarifikasi untuk terlibat dengan poin pembicara
• Cobalah untuk tidak mengembangkan respons di kepala Anda saat orang lain masih berbicara

Disela dapat memicu emosi defensif pada orang, atau mengganggu jalur pemikiran yang bermakna. Untuk membantu, pertimbangkan untuk meminta orang mengangkat tangan, bergiliran berbicara, atau membagikan benda yang menandakan siapa pembicara saat ini.

Penting juga untuk diingat bahwa Anda tidak dapat menjadi pendengar yang aktif jika Anda menggunakan laptop, ponsel, atau sibuk dengan tugas kerja lainnya. Oleh karena itu, jadikan norma kelompok untuk meminimalkan gangguan teknologi dan dari luar. Orang-orang harus fokus pada rapat daripada menanggapi email, mengemasi barang-barang sebelum rapat selesai, atau menyegarkan umpan media sosial mereka.

Dengan membatasi gangguan dan secara aktif mendengarkan satu sama lain, orang-orang lebih hadir dalam rapat. Ini memastikan anggota tim Anda tidak akan melewatkan detail penting atau menggunakan waktu kerja ekstra nanti untuk mencari jawaban yang sudah dibahas dalam rapat.

4. Libatkan Karyawan Anda

Dalam rapat, penting untuk tetap fokus dan mengurus item bisnis Anda, tetapi mungkin sulit untuk melakukannya jika tim Anda tidak merasa terlibat. Dengan menggunakan teknik-teknik di bawah ini untuk meningkatkan keterlibatan, Anda akan terhindar dari "zona" karyawan dan melewatkan informasi penting rapat. Anda juga akan mengembangkan kreativitas dan inovasi tim yang dapat membawa tujuan organisasi Anda ke tingkat berikutnya.

Luangkan Waktu untuk Bermain

Menerapkan bermain di tempat kerja telah ditemukan untuk mengurangi stres, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan pembelajaran. Meskipun Anda mungkin memiliki waktu terbatas setiap pertemuan, cobalah untuk menyisihkan lima atau sepuluh menit di awal atau akhir untuk ikatan sebagai sebuah kelompok.

Aktivitas ikatan tim yang menyenangkan dapat mencakup mencoba pemecah kebekuan baru untuk mengenal satu sama lain, meluangkan waktu untuk berbagi tentang perjalanan terakhir rekan kerja, atau berbagi sesuatu yang Anda syukuri tentang salah satu rekan tim Anda. Pastikan Anda merencanakannya sehingga Anda dapat tetap pada jadwal.

Hubungkan Kembali ke Misi Anda

Untuk rapat yang lebih lama atau retret di luar lokasi, ada baiknya untuk menemukan aktivitas yang menjadi dasar tim Anda dan mengingatkan mereka tentang mengapa mereka semua ada di sana. Anda mungkin ingin memulai dengan meminta seseorang membaca pernyataan misi Anda dan kemudian meminta beberapa karyawan berbagi cerita tentang tindakan misi Anda dari tahun lalu dan bagaimana kaitannya dengan pertemuan Anda.

Ketahui Kekuatan Tim Anda

Jadikan rapat Anda menarik dengan menyoroti berbagai kekuatan peserta melalui peran yang mereka lakukan dalam rapat. Apakah Anda memiliki anggota tim yang berkembang pesat saat mengikuti rencana perjalanan yang terperinci? Pertimbangkan untuk menjadikannya sebagai pencatat waktu. Apakah salah satu rekan Anda adalah pendongeng yang luar biasa? Tanyakan apakah mereka akan memberikan rekap Anda baru-baru ini menciptakan lingkungan beracun bagi pekerja. Di sisi lain, menggabungkan tanaman, foto, pencahayaan suasana hati, atau aroma yang menyenangkan ke dalam kantor meningkatkan retensi memori dan kebahagiaan karyawan secara keseluruhan.

5. Pergi Dengan Langkah Berikutnya yang Jelas

Salah satu cara terbaik untuk mengakhiri rapat adalah dengan percaya diri mengatakan, “Oke, jadi langkah kita selanjutnya adalah…”

Dalam beberapa menit terakhir rapat Anda, rangkum apa yang telah Anda bahas. Kemudian, tanyakan kepada rekan satu tim Anda apa langkah selanjutnya yang harus Anda ambil, siapa yang akan bertanggung jawab untuk mereka, dan jangka waktu untuk menyelesaikannya. Menulis ini di papan tulis saat Anda mendiskusikannya adalah cara yang bagus untuk melibatkan tim Anda dalam proses dengan memusatkan pada komponen visual ke rekap.

Segera setelah rapat, kirim email tindak lanjut ke peserta yang dengan cepat mencantumkan item tindakan dan tanggal jatuh temponya, sehingga tetap segar dan mudah diakses oleh semua orang hingga selesai.

Dengan secara proaktif menjadwalkan waktu dalam rapat Anda untuk meringkas dan menyetujui langkah selanjutnya, anggota tim dapat langsung mengerjakan kebutuhan terpenting proyek Anda daripada kehilangan waktu menunggu instruksi tambahan. Ini juga menjadi preseden bahwa rapat di lembaga nonprofit Anda memiliki tujuan dan sepadan dengan waktu para peserta meskipun jadwalnya sudah sibuk.

BONUS: Kiat untuk Rapat Nirlaba Jarak Jauh

Mampu bekerja dari jarak jauh membantu banyak organisasi memberikan keseimbangan kehidupan kerja yang positif bagi karyawan mereka. Namun, 76% peserta rapat masih melaporkan lebih memilih pertemuan tatap muka karena kemampuan mereka untuk lebih memahami pandangan satu sama lain dan membuat keputusan secara langsung.

Rapat jarak jauh datang dengan tantangan unik, tetapi ada beberapa cara untuk meningkatkan hasil Anda jika Anda tidak dapat bertemu langsung:

• Minta peserta menyalakan kamera web mereka. Ini membantu anggota tim memproses isyarat non-verbal, meningkatkan keterlibatan, dan membatasi multitasking.
• Bagikan layar Anda untuk menelusuri agenda atau dokumen penting lainnya. Ini memberikan visual untuk menangkap perhatian audiens dengan lebih baik.
• Tetapkan protokol tentang cara bergiliran berbicara. Beberapa platform web mungkin memiliki fitur yang dapat diklik oleh peserta untuk “mengangkat tangan” dan menunggu fasilitator memanggil mereka.
• Pastikan semua orang yang berpartisipasi berada di lokasi yang tenang untuk membatasi kebisingan latar belakang yang mengganggu.
• Tetapkan standar untuk penerimaan ponsel dan kebutuhan kecepatan internet untuk menghindari koneksi yang buruk.

Asah Rapat Nirlaba Anda

Banyak profesional nirlaba mungkin mengeluh saat menyebutkan pertemuan lain di kalender mereka. Namun, dengan persiapan yang baik, pengaturan penjadwalan, dan keterlibatan positif, Anda dapat menyelenggarakan pertemuan yang benar-benar kolaboratif dan efektif yang membuat semua orang bekerja keras untuk misi nirlaba Anda.