ทำอย่างไรจึงจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ

การประมาณการที่ระมัดระวังสำหรับระยะเวลาที่พนักงานโดยเฉลี่ยใช้ในการประชุมในแต่ละสัปดาห์คือหกชั่วโมง สำหรับพนักงานระดับอาวุโส ความมุ่งมั่นด้านเวลานั้นสามารถเข้าถึงได้ถึง 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

อันที่จริง การประชุมที่ดำเนินไปอย่างดีเปิดโอกาสให้ทีมทำงานร่วมกัน สร้างสรรค์ และมุ่งไปข้างหน้า อย่างไรก็ตาม หากสัปดาห์การทำงานของพนักงานเกือบครึ่งเชื่อมโยงกับการประชุมที่ไม่ได้ผลหรือการจัดประชุมที่ไม่ดี อาจทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายมากกว่า 399 พันล้านดอลลาร์ต่อปี

แม้ว่าการฟุ้งซ่านในการประชุมจะเป็นเรื่องง่าย หรือลืมจัดงบประมาณสำหรับเวลาที่จำเป็นในการวางแผนและจัดการประชุมที่มีประสิทธิผล แต่การใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมที่ไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นสิ่งสำคัญ พวกเขานำเสนอโอกาสในการรวมทีมของคุณโดยมีเป้าหมายร่วมกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนกต่างๆ ไม่ได้ทำงานแบบแยกส่วน และท้ายที่สุดแล้ว ภารกิจของคุณต่อไป

ใช้เคล็ดลับห้าข้อด้านล่างเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณ และใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมแต่ละครั้งที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ นอกจากนี้ เราได้รวมเคล็ดลับโบนัสสองสามข้อสำหรับทีมที่จัดการประชุมที่ไม่แสวงหากำไรทางไกล

1. จำการประชุมของคุณเริ่มต้นก่อนการประชุมของคุณ

คุณเคยไปประชุมและไม่รู้ว่าจุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร หรือจู่ๆ ก็ถูกขอให้นำเสนอในสิ่งที่คุณไม่ได้เตรียมไว้ การประชุมที่ดีที่สุดเริ่มต้น ก่อน การประชุม เนื่องจากผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในการอภิปรายมากขึ้น หากคุณได้จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า

หากคุณกำลังจัดการประชุม ให้จัดสรรเวลาในปฏิทินของคุณล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์เพื่อวางแผนเนื้อหาและความคาดหวัง ด้านล่างนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อคุณดำเนินการ

กำหนดวาระ

วาระการประชุมเป็นแรงผลักดันในการประชุมของคุณ ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อสารแผนและเป้าหมายที่ชัดเจน คุณอาจต้องการเขียนข้อความระบุวัตถุประสงค์สั้นๆ ไว้บนสุดของวาระการประชุมที่ตอบว่าทำไมคุณถึงมีการประชุมและสิ่งที่คุณจะทำสำเร็จเมื่อสิ้นสุดการประชุม ตัวอย่างเช่น คำชี้แจงวัตถุประสงค์ของคุณอาจอ่านว่า:

• “ให้รายละเอียดความต้องการสำหรับแคมเปญอีเมลช่วงฤดูหนาวของเรา และกำหนดเจ้าหน้าที่หลักที่ตอบสนองความต้องการแต่ละอย่าง”
• “กำหนดว่าโครงการริเริ่มใดในสามโครงการที่กล่าวถึงเมื่อเดือนที่แล้วจะเป็นจุดสนใจขององค์กรของเราในไตรมาสแรก”
• “สร้างรายการกลยุทธ์การระดมทุนใหม่เพื่อนำเสนอต่อสมาชิกคณะกรรมการของเรา”

เพื่อรักษาความชัดเจนในวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณ ให้จำกัดจำนวนหัวข้อการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องในวาระการประชุมของคุณ หากคุณพบว่าวาระการประชุมของคุณครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่แคมเปญอีเมลไปจนถึงการอัปเดตบอร์ดรายไตรมาส ให้หยุดชั่วคราวและพิจารณาแยกออกเป็นการประชุมที่สั้นลงโดยเน้นที่หัวข้อหลักหนึ่งถึงสองหัวข้อ

สุดท้าย หากคุณส่งวาระการประชุมใกล้กับการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมอาจไม่มีเวลาดูก่อนที่จะมาถึง อย่าลืมส่งให้ผู้เข้าร่วมทุกคนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ เพื่อให้พร้อมสำหรับการอภิปรายในหัวข้อที่มีอยู่และนำเอกสารที่จำเป็นติดตัวไปด้วย

ประเมินรายชื่อผู้เข้าร่วม

ในสหรัฐอเมริกา ผู้เชี่ยวชาญ 68% รายงานว่าสูญเสียเวลาทำงานที่สำคัญเนื่องจากการประชุมที่ไม่จำเป็น สิ่งนี้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการทำให้แน่ใจว่าทุกคนในการประชุมของคุณต้องอยู่ที่นั่นจริงๆ

ถามเสมอว่าทุกคนในรายการเชิญของคุณจำเป็นต้องอยู่ในการประชุมตามกำหนดการครั้งถัดไปหรือไม่ ขึ้นอยู่กับหัวข้อ อาจไม่จำเป็นสำหรับบางคนที่จะเข้าร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอัปเดตคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเป็นประจำเพื่อไม่ให้ผู้คนรู้สึกว่าเสียเวลาเปล่า

การประเมินรายชื่อผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมยังให้โอกาสในการพิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ ไม่ว่าจะด้วยวิธีการแสดงภาพ การนำเสนอด้วยสไลด์ หรือคัดลอก ตัวอย่างเช่น การประชุมที่เน้นการสร้างแบรนด์มีแนวโน้มที่จะรวมองค์ประกอบการออกแบบกราฟิก ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณได้เตรียมเครื่องมือที่เหมาะสมในการนำเสนอภาพต่อทุกคน

นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่ดีสำหรับเจ้าภาพการประชุมในการพิจารณาว่าใครควรพูดเกี่ยวกับหัวข้อแต่ละวาระหรือกรอกบทบาทสำคัญของการประชุม เช่น เป็นผู้รักษาเวลา ในขณะที่คุณประเมินว่าผู้เข้าร่วมจะเข้าร่วมการประชุมของคุณอย่างไร ให้ติดต่อพวกเขาล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมตัวสำหรับบทบาทของพวกเขาได้

กำหนดบรรทัดฐานของกลุ่ม

บรรทัดฐานของกลุ่มคือชุดของความคาดหวังและวิธีการสื่อสารที่ทีมกำหนดและตกลงก่อนที่จะเริ่มทำงาน ด้วยการสนับสนุนจากสมาชิกในทีมทุกคน บรรทัดฐานของกลุ่มสามารถช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมายผ่านความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมกันและเป็นส่วนหนึ่งของงานในอนาคต

พวกเขายังสามารถจัดเตรียมกรอบสำหรับวิธีแก้ไขข้อขัดแย้งหากเกิดขึ้น บรรทัดฐานของกลุ่มอาจรวมถึงรายการต่างๆ เช่น:

• เราจะตั้งใจฟังทุกคนและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนภายนอก
• เราจะยึดเอาเจตนาที่ดีและแข็งกร้าวต่อความคิด ไม่ใช่ผู้คน
• เราจะให้เกียรติผู้จับเวลาของเราและเริ่มและสิ้นสุดการประชุมตามกำหนดเวลา

ทีมสร้างบรรทัดฐานของกลุ่มก่อนการประชุม ไม่ว่าจะผ่านการประชุมที่กำหนดไว้สำหรับวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ หรือทางอีเมล ในการสร้างบรรทัดฐานของกลุ่มสำหรับทีม:

1. อธิบายวัตถุประสงค์และขอให้ทีมของคุณระดมความคิดหัวข้อที่ต้องการรวมไว้ด้วย
2. ให้วิทยากรบันทึกแนวคิดทั้งหมดบนฟลิปชาร์ตหรือเอกสารออนไลน์ที่แชร์
3. ให้วิทยากรดำเนินการผ่านแต่ละรายการเพื่อช่วยทีมพิจารณาว่าต้องการเพิ่มในรายการสุดท้ายของบรรทัดฐานของกลุ่มหรือไม่
4. แชร์รายการบรรทัดฐานของกลุ่มสุดท้ายกับทีมสำหรับการแก้ไขขั้นสุดท้ายและนำไปใช้อย่างเป็นทางการ

ในขณะที่คุณอำนวยความสะดวกในการสนทนา ให้พิจารณาว่าคุณจะเชื่อมโยงความคิดของผู้เข้าร่วมสำหรับบรรทัดฐานของกลุ่มกลับไปยังพันธกิจ วิสัยทัศน์ และค่านิยมของคุณได้อย่างไร

2. ยึดติดกับตารางเวลาของคุณ

การจัดการเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้คุณไม่สามารถดำเนินการตามวาระทั้งหมดได้ และยังลดขวัญกำลังใจของทีมอีกด้วย อันที่จริง การระคายเคืองที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสองประการของผู้เข้าร่วมประชุมคือ “มาสายหรือกลับเร็ว” (รายงานโดย 49% ของผู้ตอบแบบสอบถาม) และ “คนที่ไม่พูดอะไรเลยเป็นระยะเวลานาน” (รายงานโดย 46% ของผู้ตอบแบบสอบถาม)

มีเทคนิคหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อทำตามกำหนดเวลาและใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ

สร้างในเวลา

เพื่อหลีกเลี่ยงการเริ่มต้นสาย ให้ตั้งความคาดหวังว่าผู้คนจะมาถึงก่อนเวลาสองสามนาทีเพื่อนั่งและพร้อมที่จะเริ่มต้นตามเวลาที่กำหนดไว้ หรือตั้งใจสร้างบัฟเฟอร์ในวาระของคุณสำหรับ "การตกลง"

ตั้งเวลาจำกัด

กำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุมของคุณและกำหนดคนเป็นผู้จับเวลา หากคุณพบว่าคุณจำเป็นต้องทบทวนในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ให้ผู้จับเวลาของคุณแจ้งเจตนานั้นกับกลุ่มและแชร์ว่าหัวข้ออื่นใดที่จะต้องเลื่อนออกไปสำหรับการประชุมครั้งต่อไปโดยทำเช่นนั้น

สร้างที่จอดรถ

สร้าง "ที่จอดรถ" สำหรับรายการสัมผัสอื่น ๆ ที่อภิปรายนอกหลักสูตร วางแผนที่จะวนกลับไปที่รายการเหล่านี้ในการประชุมในอนาคตหรืออีเมลเพื่อให้ทีมของคุณสามารถอยู่ในหัวข้อ

กระตือรือร้น

อย่าเสียเวลาอันมีค่าไปกับการตัดสินใจและบันทึกของการประชุมครั้งล่าสุด ทำให้การประชุมของคุณมีความกระตือรือร้นและมุ่งเน้นไปที่การก้าวไปข้างหน้า ให้เวลาเมื่อสิ้นสุดการประชุมเพื่อทบทวนและเสนอแนวคิดสำหรับวาระในอนาคต

3. จำกัดการรบกวนและตั้งใจฟัง

การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นทักษะที่นุ่มนวลที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารภายในทีม มีหลายสิ่งที่คุณทำได้เพื่อเป็นผู้ฟังที่กระตือรือร้น เช่น:

• ระงับการตัดสินเมื่อมีคนพูด
• อนุญาตให้หยุดชั่วคราวระหว่างลำโพงเพื่อให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้น
• แสดงความเข้าใจโดยสรุปสิ่งที่พูดและถามว่าเข้าใจถูกไหม
• ถามคำถามชี้แจงเพื่อมีส่วนร่วมกับประเด็นของผู้พูด
• พยายามอย่าพัฒนาการตอบสนองในหัวของคุณในขณะที่คนอื่นกำลังพูดอยู่

การถูกขัดจังหวะสามารถกระตุ้นอารมณ์การป้องกันในผู้คนหรือขัดขวางการคิดที่มีความหมาย เพื่อช่วย ลองขอให้ผู้คนยกมือ ผลัดกันพูด หรือส่งสิ่งของที่บ่งบอกว่าผู้พูดคนปัจจุบันเป็นใคร

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณไม่สามารถเป็นผู้ฟังที่กระตือรือร้นได้หากคุณใช้แล็ปท็อป โทรศัพท์ หรือยุ่งกับงานอื่นๆ ดังนั้นจึงทำให้เป็นบรรทัดฐานของกลุ่มที่จะรักษาเทคโนโลยีและสิ่งรบกวนภายนอกให้เหลือน้อยที่สุด ผู้คนควรมุ่งความสนใจไปที่การประชุมมากกว่าการตอบกลับอีเมล จัดข้าวของก่อนที่การประชุมจะจบลง หรือรีเฟรชฟีดโซเชียลมีเดีย

ผู้คนเข้าร่วมการประชุมมากขึ้นผ่านการจำกัดสิ่งรบกวนสมาธิและตั้งใจฟังกันและกัน เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณจะไม่พลาดรายละเอียดที่สำคัญหรือใช้เวลาทำงานเพิ่มเติมในภายหลังเพื่อค้นหาคำตอบที่กล่าวถึงในการประชุม

4. ดึงดูดพนักงานของคุณ

ในการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องมีสมาธิจดจ่อและดูแลรายการทางธุรกิจของคุณ แต่อาจทำได้ยากหากทีมของคุณไม่รู้สึกมีส่วนร่วม การใช้เทคนิคด้านล่างเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม คุณจะไม่ต้องให้พนักงาน "แบ่งเขต" และพลาดข้อมูลการประชุมที่สำคัญ คุณยังส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมของทีมที่สามารถนำเป้าหมายขององค์กรของคุณไปสู่อีกระดับ

หาเวลาเล่น

พบว่าการใช้การเล่นในที่ทำงานช่วยลดความเครียด เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มการเรียนรู้ แม้ว่าคุณอาจมีเวลาจำกัดในการประชุมแต่ละครั้ง ให้พยายามจัดสรรเวลาห้าหรือสิบนาทีในตอนเริ่มต้นหรือสิ้นสุดเพื่อสานสัมพันธ์กันเป็นกลุ่ม

กิจกรรมกระชับมิตรที่สนุกสนานอาจรวมถึงการลองเรือตัดน้ำแข็งใหม่เพื่อทำความรู้จักกัน ใช้เวลาสักครู่เพื่อแบ่งปันเกี่ยวกับการเดินทางล่าสุดของเพื่อนร่วมงาน หรือการแบ่งปันสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณเกี่ยวกับเพื่อนร่วมทีมคนหนึ่งของคุณ เพียงให้แน่ใจว่าคุณวางแผนไว้เพื่อให้คุณสามารถทำตามกำหนดเวลาได้

เชื่อมต่อกลับไปยังภารกิจของคุณ

สำหรับการประชุมที่ยาวนานขึ้นหรือการพักผ่อนนอกสถานที่ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะหากิจกรรมที่มีเหตุผลในทีมของคุณและเตือนพวกเขาว่าเหตุใดพวกเขาจึงอยู่ที่นั่น คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยการมีคนอ่านคำแถลงพันธกิจของคุณ จากนั้นให้พนักงานสองสามคนแบ่งปันเรื่องราวเกี่ยวกับพันธกิจของคุณในการดำเนินการจากปีที่ผ่านมาและความเกี่ยวข้องกับการประชุมของคุณอย่างไร

รู้จุดแข็งของทีมคุณ

ทำให้การประชุมของคุณมีส่วนร่วมโดยเน้นจุดแข็งต่างๆ ของผู้เข้าร่วมผ่านบทบาทที่พวกเขาทำในการประชุม คุณมีสมาชิกในทีมที่ประสบความสำเร็จเมื่อทำตามแผนการเดินทางโดยละเอียดหรือไม่? พิจารณาทำให้พวกเขาเป็นผู้จับเวลา หนึ่งในเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นนักเล่าเรื่องที่เหลือเชื่อหรือไม่? ถามว่าพวกเขาจะให้ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับการสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นพิษสำหรับคนงานล่าสุดของคุณหรือไม่ ในทางกลับกัน การนำต้นไม้ รูปถ่าย แสงสร้างบรรยากาศ หรือกลิ่นที่น่ารื่นรมย์มารวมไว้ในสำนักงานจะช่วยเพิ่มการจดจำและความสุขโดยรวมของพนักงาน

5. ออกจากขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการสิ้นสุดการประชุมคือการพูดอย่างมั่นใจว่า “ตกลง ขั้นตอนต่อไปของเราคือ…”

ในไม่กี่นาทีสุดท้ายของการประชุม ให้สรุปสิ่งที่คุณพูดถึง จากนั้น ให้ถามเพื่อนร่วมทีมของคุณว่าควรทำอย่างไรในขั้นตอนต่อไป ใครจะต้องรับผิดชอบ และกรอบเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น การเขียนสิ่งเหล่านี้บนไวท์บอร์ดในขณะที่คุณอภิปรายเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการโดยเน้นที่องค์ประกอบภาพในการสรุป

ไม่นานหลังการประชุม ส่งอีเมลติดตามผลไปยังผู้เข้าร่วมที่แสดงรายการการดำเนินการและวันครบกำหนดอย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่ายและเข้าถึงได้ง่ายจนกว่าจะเสร็จสิ้น

ด้วยการจัดกำหนดการเวลาในการประชุมของคุณในเชิงรุกเพื่อสรุปและตกลงในขั้นตอนต่อไป สมาชิกในทีมสามารถทำงานตามความต้องการที่สำคัญที่สุดของโครงการได้ทันที แทนที่จะเสียเวลารอคำแนะนำเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังกำหนดแบบอย่างว่าการประชุมในองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณมีจุดมุ่งหมายและคุ้มค่ากับเวลาของผู้เข้าร่วมแม้ว่าจะมีตารางงานที่ยุ่งอยู่แล้วก็ตาม

โบนัส: เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่ไม่แสวงหากำไรทางไกล

ความสามารถในการทำงานทางไกลช่วยให้องค์กรหลายแห่งสร้างสมดุลชีวิตและการทำงานเชิงบวกให้กับพนักงาน อย่างไรก็ตาม 76% ของผู้เข้าร่วมประชุมยังคงรายงานว่าชอบการประชุมแบบเห็นหน้ากันมากกว่าเนื่องจากความสามารถในการทำความเข้าใจความคิดเห็นของกันและกันและตัดสินใจด้วยตนเองได้ดีขึ้น

การประชุมทางไกลมาพร้อมกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร แต่มีหลายวิธีในการปรับปรุงผลลัพธ์ของคุณ หากคุณไม่สามารถพบปะแบบเห็นหน้ากัน:

• ให้ผู้เข้าร่วมเปิดเว็บแคม ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในทีมประมวลผลสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด เพิ่มการมีส่วนร่วม และจำกัดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
• แชร์หน้าจอของคุณเพื่ออธิบายวาระหรือเอกสารสำคัญอื่นๆ สิ่งนี้ให้ภาพเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ชมได้ดียิ่งขึ้น
• กำหนดโปรโตคอลสำหรับวิธีผลัดกันพูด แพลตฟอร์มเว็บบางแห่งอาจมีฟีเจอร์ที่ผู้เข้าร่วมสามารถคลิกเพื่อ "ยกมือขึ้น" และรอให้ผู้อำนวยความสะดวกโทรหาพวกเขา
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมอยู่ในสถานที่เงียบสงบเพื่อจำกัดเสียงรบกวนที่ก่อกวน
• กำหนดมาตรฐานการรับโทรศัพท์มือถือและความเร็วอินเทอร์เน็ตเพื่อหลีกเลี่ยงการเชื่อมต่อที่ไม่ดี

ฝึกฝนการประชุมที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ

ผู้เชี่ยวชาญที่ไม่แสวงหาผลกำไรหลายคนอาจคร่ำครวญเมื่อกล่าวถึงการประชุมอีกครั้งในปฏิทินของตน อย่างไรก็ตาม ด้วยการเตรียมตัวที่ดี กำหนดเวลา และการมีส่วนร่วมในเชิงบวก คุณสามารถจัดการประชุมที่มีการทำงานร่วมกันและมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง ซึ่งช่วยให้ทุกคนทำงานอย่างหนักเพื่อบรรลุภารกิจขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ