如何充分利用您的非营利会议

对于员工每周平均花在会议上的时间，保守估计为 6 小时。 对于更高级别的员工，该时间承诺可以达到每周 23 小时。

事实上，一个运行良好的会议为团队提供了一个协作、创造性和前瞻性的机会。 但是，如果将近一半的工作人员每周的工作时间都花在效率低下或组织不善的会议上，那么每年可能会花费您超过 3990 亿美元。

虽然很容易在会议中分心或忘记预算计划和主持高效会议所需的时间，但充分利用您的非营利会议至关重要。 它们提供了一个机会，可以围绕共同目标团结您的团队，确保部门不会各自为政，并最终推进您的使命。

使用以下五个技巧来避免浪费员工的时间和生产力，并充分利用非营利组织的每次会议。 此外，我们还为举办远程非营利会议的团队提供了一些额外提示。

1. 记住会议在会议之前开始

您是否曾经参加过一次会议但不知道会议的目的是什么，或者突然被要求介绍一些您没有准备好的事情？ 最好的会议在会议之前开始，因为如果您事先准备好，参与者更有可能参与讨论。

如果您要主持会议，请至少提前一周在日历上留出时间来计划内容和期望。 以下是一些需要考虑的事项。

制定议程

议程是会议的驱动力，因此请确保它传达了明确的计划和目标。 你可能想在议程的顶部写一个简短的目的陈述，回答你开会的原因以及在会议结束时你将完成什么。 例如，您的目的陈述可能是：

• “详细说明我们的冬季电子邮件活动的需求，并指定负责人来满足每一个需求。”
• “确定上个月讨论的三项举措中的哪一项将成为我们组织第一季度的重点。”
• “生成一份新的筹款策略清单，提交给我们的董事会成员。”

为了保持会议目的的清晰性，请限制议程上不相关的讨论主题的数量。 如果您发现您的议程涵盖了从电子邮件活动到季度董事会更新的所有内容，请暂停并考虑将它们分成单独的、较短的会议，重点关注一到两个关键主题。

最后，如果您在会议附近发送议程，参与者可能没有时间在到达之前查看它。 确保至少提前一周将其发送给所有参与者，以便他们准备好讨论手头的主题并随身携带任何需要的材料。

评估参与者名单

在美国，68% 的专业人士报告说由于不必要的会议而失去了关键的工作时间。 这强调了确保会议中的每个人都真正需要在场的重要性。

始终询问您邀请列表中的每个人是否需要参加下一次安排的会议。 根据主题，某些人可能没有必要参加。 确保您定期更新您的会议邀请，这样人们就不会觉得他们的时间被浪费了。

在您的会议之前评估参与者列表还提供了一个机会来考虑与您的与会者联系的最佳方式，无论是通过视觉方式、幻灯片演示还是复制。 例如，专注于品牌推广的会议可能会包含图形设计元素，因此请确保您准备好使用正确的工具向所有人展示视觉效果。

这也是会议主持人确定谁应该谈论每个议程主题或担任关键会议角色（例如担任计时员）的好时机。 当您评估参与者如何适应您的会议时，请务必提前与他们联系，以便他们为自己的角色做好准备。

建立团体规范

团队规范是团队在开始工作之前确定并同意的一组期望和沟通方式。 在所有团队成员的认可下，团队规范可以通过共享所有权和对未来工作的归属感来帮助团队实现其目标。

它们还可以提供一个框架，让您在出现任何冲突时如何解决它们。 团体规范可能包括以下项目：

• 我们会积极倾听大家的意见，避免外界干扰
• 我们将假设良好的意图并且对想法很苛刻，而不是对人
• 我们将尊重我们的计时员并按时开始和结束会议

团队在会议之前通过专门为此目的安排的会议或通过电子邮件建立小组规范。 为团队建立团队规范：

1. 解释他们的目的，并要求您的团队集思广益他们想要包括的主题
2. 让辅导员在活动挂图或共享在线文档上记录所有想法
3. 让辅导员仔细检查每个项目，以帮助团队考虑是否愿意将其添加到小组规范的最终列表中
4. 与团队共享最终的组规范列表，以进行任何最终编辑并正式采用它们

当您促进对话时，请考虑如何将参与者对团体规范的想法与您的使命、愿景和价值观联系起来。

2.坚持你的时间表

无效的时间管理使您无法完成全部议程，并且还降低了团队士气。 事实上，与会人员最大的两个烦恼是“迟到或早退”（49% 的受访者表示）和“长时间不说话的人”（46% 的受访者表示）。

您可以使用多种技术来遵守您的日程安排并充分利用您的非营利会议。

及时建造

为了避免迟到，要么设定人们提前几分钟到达坐下并准备在您预定的时间开始的期望，或者故意在您的议程中建立一个“安顿下来”时间的缓冲区。

设置时间限制

为您议程上的每个主题设置时间限制，并指定某人作为计时员。 如果您发现您需要讨论某个特定主题，请让您的计时员与小组沟通该意图，并通过这样做分享哪些其他主题需要推迟到另一个会议。

创建停车场

为其他使讨论偏离正轨的无关项目创建一个“停车场”。 计划在未来的会议或电子邮件中循环回到这些项目，以便您的团队可以保持主题。

积极点

不要浪费宝贵的时间去复习上次会议的决定和笔记。 让您的会议活跃起来，并专注于向前发展。 在会议结束时留出时间对未来议程项目进行反思和想法。

3.限制分心并积极倾听

积极倾听是一项改善团队内部沟通的软技能。 要成为一个积极的倾听者，您可以做很多事情，例如：

• 当人们说话时保留判断力
• 允许演讲者之间暂停以确保他们已完成
• 通过总结所说的话并询问您是否正确来表示理解
• 提出澄清问题以与演讲者的观点互动
• 尽量避免在别人还在说话时在你的脑海中产生反应

被打断会引发人们的防御情绪，或打乱有意义的思路。 为了提供帮助，请考虑让人们举手、轮流发言或绕过一个表明当前发言者是谁的物体。

同样重要的是要记住，如果您使用笔记本电脑、电话或专注于其他工作任务，您就不能成为一个积极的倾听者。 因此，将技术和外界干扰降到最低，使其成为一项集体规范。 人们应该专注于会议，而不是回复电子邮件、在会议结束前收拾行李或刷新他们的社交媒体信息。

通过限制分心和积极倾听，人们在会议中的参与度更高。 这可确保您的团队成员不会错过重要的细节或在以后使用额外的工作时间来寻找会议中已经涵盖的答案。

4. 让您的员工参与进来

在会议中，保持专注并处理您的业务项目很重要，但如果您的团队不参与其中，则很难做到这一点。 通过使用以下技术来提高参与度，您将避免让员工“走神”并错过重要的会议信息。 您还将培养团队创造力和创新能力，从而将您的组织目标提升到一个新的水平。

腾出时间玩

已经发现在工作中实施游戏可以减轻压力、提高生产力并增加学习。 虽然您每次会议的时间可能有限，但请尝试在开始或结束时留出五到十分钟来建立团队联系。

有趣的团队联系活动可以包括尝试新的破冰船以相互了解，花一些时间分享同事最近的旅行，或者分享您对某个队友的感激之情。 只要确保你有计划，这样你就可以按时完成。

连接回你的使命

对于较长时间的会议或异地静修，最好找一项活动让您的团队扎根并提醒他们为什么他们都在那里。 您可能希望首先让某人阅读您的使命宣言，然后让一些员工分享您过去一年的使命故事以及它与您的会议的关系。

了解团队的优势

通过他们在会议中扮演的角色突出参与者的不同优势，让您的会议更具吸引力。 您是否有一个团队成员在遵循详细的行程时茁壮成长？ 考虑让他们成为计时员。 你的一位同事是一个令人难以置信的讲故事的人吗？ 询问他们是否会提供您最近为工人创造有毒环境的回顾。 另一方面，将植物、照片、情绪照明或宜人的气味融入办公室可以提高员工的记忆力和整体幸福感。

5. 留下明确的后续步骤

结束会议的最佳方式之一是能够自信地说：“好的，所以我们的下一步是……”

在会议的最后几分钟，总结你所讨论的内容。 然后，询问您的队友您应该采取哪些后续步骤，谁将负责这些步骤，以及完成它们的时间范围。 在讨论时将这些内容写在白板上是一种让您的团队参与到流程中的好方法，方法是围绕回顾的视觉组件。

会议结束后不久，向参与者发送一封后续电子邮件，其中会快速列出行动项目及其截止日期，以便在完成之前让每个人都可以轻松访问它们。

通过在会议中主动安排时间来总结和商定后续步骤，团队成员可以立即着手解决项目最重要的需求，而不是浪费时间等待额外的指示。 它还开创了一个先例，即您的非营利组织的会议是有目的的，尽管日程已经很忙，但值得参与者花时间。

奖金：远程非营利会议的提示

能够远程工作有助于许多组织为其员工提供积极的工作与生活平衡。 然而，76% 的会议参与者仍表示更喜欢面对面的会议，因为他们能够更好地理解彼此的观点并亲自做出决定。

远程会议带来了独特的挑战，但如果您无法面对面会议，有几种方法可以改善您的成果：

• 让参与者打开他们的网络摄像头。 这有助于团队成员处理非语言提示、增加参与度并限制多任务处理。
• 共享您的屏幕以浏览议程或其他重要文件。 这提供了一种视觉效果，可以更好地吸引观众的注意力。
• 建立如何轮流发言的协议。 一些网络平台可能有一个功能，参与者可以点击“举手”并等待主持人呼叫他们。
• 确保参与的每个人都在一个安静的地方，以限制破坏性的背景噪音。
• 为手机接收和互联网速度设定标准，以避免连接不良。

磨练您的非营利会议

许多非营利组织的专业人士可能会在提到他们日历上的另一个会议时呻吟。 但是，通过良好的准备、设定的日程安排和积极的参与，您可以举办一次真正协作、有效的会议，让每个人都为您的非营利组织的使命而努力工作。